ProjectLibre Desktop · ProjectLibre の使い方
ビュー
ProjectLibre Desktop のすべてのビュー(タスク、リソース、プロジェクト、レポートの各ビュー)と、ヒストグラム・チャート・使用状況のサブビューについて説明します。
「ビュー」コマンドの多くのビューは、「タスク」コマンドと「リソース」コマンドのセクションにあるビューと同じです。たとえば「ガント」と「リソース」のスプレッドシートがそうです。このマニュアルを使いやすくするため、ここでもテキストと画像を繰り返し掲載していますが、該当する前のセクションへのリンクも示しています。
「ビュー」セクションの重要な機能は、画面の下部にサブビューを表示できることです。これは「ビュー」コマンドの「サブビュー」セクションにあるアイコンから、または画面右上の行にあるアイコンから行えます。
「サブビュー」は常に画面の下部に表示されますが、「ガント」スプレッドシートの分割が垂直方向であるのに対し、ビューの「サブビュー」画面は水平方向に分割されます。マウスを使うと(図75)、上部と下部の大きさを変更できます。分割線の上でクリックすると双方向の矢印が表示され、そのままマウスでこの水平の分割線を好きな位置に動かせます。
タスク ビュー
ガント
このコマンド行を左側から見ていくと、「ビュー」セクションの「ガント チャート」ボタンは、すでに前の章で紹介したのでなじみがあるはずです。このボタンを左クリックすると、名前、期間、開始、終了といったプロジェクト管理に便利なラベルがあらかじめ設定されたデフォルトのスプレッドシートが表示されます。ProjectLibre のガント ページの左下部分には、この調整済みスプレッドシートに特有のいくつかの機能があります。
最初の列は、各タスクとサブタスクに連番を振るだけの列で、1から始まり行が増えるごとに1ずつ増えていきます。つまりこの列は、「タスク」スプレッドシートの行番号です。
2番目の列は、スプレッドシートを自分の用途に合わせて調整する柔軟性を提供します。この列には「i」の入った丸いアイコンがあり(図30のマゼンタの四角形)、このアイコンから新しい列を挿入できることを示しているようです。このアイコンを左クリックすると列全体が黒く反転し、すべての行を思いどおりに変更できます。(同様に、最初の行やタイトル行を左クリックすると、複数行をまとめて挿入する際にその行が反転表示されます。)このアイコンを右クリックすると、(1) 列の挿入、(2) 列の非表示、(3) 検索という3つの選択肢を示すダイアログ ボックスが表示されます。いずれかを選ぶと、さらに情報を入力するためのダイアログ ボックスが表示されます。最初の選択肢のダイアログ ボックスは以下のとおりです(図31)。フィールド変数にはいくつもの選択肢があり(定義はマニュアルの冒頭を参照してください)、選択すると「フィールド」で選んだ項目のラベルが付いた列が追加されます(図32)。この例では、新しい列には「Baseline1 Start」というラベルが付いています。この機能により、分析担当者はプロジェクトを追跡するためにガント チャートの内容を非常に柔軟に調整できます。
このダイアログ ボックスの「列の非表示」を選ぶと、この新しい列(または表示されている他の列)を非表示にできます。最後に「検索」を選ぶと、フィールド名を検索できるダイアログ ボックスが表示されます(図33)。
ネットワーク
図34は、「New Shower」のサンプル プロジェクト計画にある各タスクを要約した形で示しています。ある意味で、この「ネットワーク」ビューはガント チャートの右側(図30)によく似ており、含まれる情報は同じです。「ネットワーク」ビューは、その情報をフロー ダイアグラムの形に置き換え、各タスク行の情報を対応するブロックの中に配置し直したものにすぎません。分析担当者は、移動したいブロックの輪郭にカーソルを合わせて手の形のアイコンが現れるまで待つことで、ダイアグラム内のタスク ブロックを動かし、図の見た目を変えることもできます。左クリックしたままマウスのボタンを押さえ、選択したブロックを空白部分の好きな位置まで動かします。同様に、ブロックの内側にカーソルを合わせて左クリックすると、キーボードからの入力でテキストを追加したり修正したりできます。
タスク間のつながりはそのまま保たれ、クリティカル パス上のブロックには赤い輪郭が付きます。このビューでも、つながりの追加・削除・変更が行えます。タスクの依存関係を示す接続線にカーソルを合わせるとプラス記号が表示されます。そこで左クリックするとダイアログ ボックスが開き(図35)、接続内容を思いどおりに変更できます。このダイアログ ボックスには、From(先行)から To(後続)への依存関係の順序が、両方のラベルとともに示されるので、はっきりと見分けられます。依存関係の種類は、FS(既定の設定)、FF、SF、SSの4種類から選べます。FSは「終了-開始」(From タスクの終了から To タスクの開始へ)、FFは「終了-終了」、SFは「開始-終了」、SSは「開始-開始」を意味します。接続の種類を選ぶと、タスク間の作業の流れも当然変わります。既定の設定が圧倒的によく使われます。このダイアログ ボックスでは、タスク間に時間・日・その他の単位で数値を入力し、遅延時間(余裕時間)を追加することもできます。下段の4つの選択肢では、つながりを完全に削除する、変更を確定する、操作を取り消す、またはウェブサイトにログインした状態でコミュニティ メニューにある www.projectlibre.com のオンライン ヘルプ ドキュメントを開く、のいずれかを行えます。
最後に、「ネットワーク」ビューでは、タスクの時系列はそれほど完全には示されません(カレンダー表示はなく、タスクの進行を示すのは開始日と終了日だけです)。
WBS
図37は、左クリックでWBS(図36の青い楕円)を選択したときに表示される既定のチャートです。この図は、各ブロックが独立している点で、タスクの「ネットワーク」フロー ビューと似ています。ただし、ブロックの中のテキストは元の「ガント」スプレッドシートの列に対応しており、この例では「コスト」(プロジェクトの進行中に入力されたコストを、分析担当者やマネージャーがこのブロックから確認できることを示します)と「予算」です。この2つ目の項目は空欄になっていることに注目してください。これは「予算」列を追加した場合です。
このチャートは、「ネットワーク」ビューのチャートとほぼ同じ方法で編集できます。ブロック内のテキストを左クリックすると、そのテキストを変更できます。また、ブロックの輪郭にマウスを合わせると、ブロックを移動できます。たとえば図36では、サンプル プロジェクトのタスク ブロックが横方向に並べて配置されています。
目的によっては、WBSを縦方向に並べたほうが見やすく、用途に合うこともあります(図37)。ブロックの移動は「ネットワーク」ビューの段落で説明したとおりです。移動したいブロックの輪郭にカーソルを合わせ、左クリックしたままドラッグして目的の位置に動かします。接続線も、「ネットワーク」ビューのつながりについて説明したのと同じように変更できます。もちろんダイアログ ボックスは少し異なり(図38)、分析担当者が行えるのは、階層関係を削除する(サブタスクに対してコマンド行の「レベル上げ」を選ぶのと同等です)か、それをそのまま受け入れるかのいずれかです。
最後に1つ補足します。ブロック内の説明(たとえばタスクの説明)がブロックの幅を超える場合、テキスト領域の中でカーソルを合わせて左クリックすると、残りのテキストが表示されます。この「右側をのぞき見る」方法は、前の段落で説明した「ネットワーク」ビューでも使えます。その場合は、表示を広げたいテキスト行の上にカーソルがあることを確認すると、うまくいきます。
タスク使用状況
コマンド リボンの「ビュー」セクションで次に選べるのは、「タスク使用状況」ビュー(図39)です。これは、入力された情報をもとに時間単位の作業を示します。ビューの左半分(スプレッドシート部分)には各タスクに割り当てられた時間の合計がまとめられ、右半分(スケジュール部分)には、時系列に沿って利用可能な作業者の時間単位の状況が表示されます。このスプレッドシートは、前に説明したガント チャートのスプレッドシートと同じ内容ですが、唯一の違いは、「タスク使用状況」ビューではこの情報の背景が薄い黄褐色になっていることです。
ビューの右側には、予定されている作業が表示されます。タスクの予定作業は、各階層にあるサブタスクに割り当てられた時間の合計になっていることに注目してください。たとえば、3行目と4行目の時間を月ごとに合計すると、2行目にある親タスク(緑色の四角形)の時間の合計と一致します。このビューの右側で時間を直接編集することもできますが、そうすると左側の合計が変わり、スケジュールに端数の時間や日数が組み込まれることも十分にあり得ます(むしろその可能性が高いでしょう)。
リソース ビュー
リソース
「ビュー」グループにある「リソース」ボタンをクリックすると、「リソース」スプレッドシートが表示されます。
このスプレッドシートには、名前、RBS、種類、メール アドレス、頭文字、時間単価、超過単価、基準カレンダーなど、リソースに関するあらゆる詳細が含まれます。
このスプレッドシートの情報は、たとえば担当者の最大単位に応じた作業期間や、各担当者の単価を使った支出額など、プロジェクトの計算にProjectLibreが利用します。セルに直接入力してスプレッドシートを埋めることができ、右クリックすると便利な機能を備えたウィンドウが表示されます。
このスプレッドシートは柔軟で、列を非表示にしたり新しい列を追加したりして、簡単に自分の用途に合わせられます。列を非表示にするには「列の非表示」をクリックするだけで、選んだ列がビューから消えますが、削除されるわけではありません。新しい列を追加するには「列の挿入」をクリックすると、新しい「列の挿入」ウィンドウが表示されます。このウィンドウでは、長いスクロール リストから追加する列を選べます。必要な列を選択し、「OK」をクリックして確定します。
リソース(担当者)ごとに、それぞれ別の基準カレンダーを割り当てることができます。たとえば、クレーンには24時間のカレンダーを設定し、クレーンの運転手にはそれぞれのシフトに応じて8時間または12時間のカレンダーを設定する、といった具合です。
このウィンドウでダブルクリックすると、「リソース情報」ウィンドウが表示されます。これについては後ほど説明します。
RBS
リソース ブレークダウン ストラクチャー (RBS) は、要員、道具、資材、設備やその他のサービスといったリソースを、大きな一覧の中に階層構造で示したものです。すべてのリソースには費用がかかりますが、コストそのものはリソースではありません。「リソース」コマンド リボンの「RBS」ボタンをクリックすると、この図が表示されます(図68)。
それぞれのブロックは1つのリソースを表し、そのリソースがプロジェクトの中でどれだけ使われ、予算に対していくら支出されたかを示します。
リソース間の階層関係は線で示されます。この関係線をクリックすると新しいウィンドウが開き、「削除」ボタンをクリックしてこの線を取り除くことができます(図70)。
リソース間に新しい関係線を作る方法もあります。リソースのブロックの中でクリックすると、そのブロックからマウスの位置まで∞記号の付いた線が伸びます。そのまま別のブロックでクリックすると、新しい関係が作られます。
リソース使用状況
「リソース」コマンドにある「タスク使用状況」ボタンをクリックするだけで、タスクごとのリソース使用状況データをすべて示す詳細なスプレッドシートが表示されます(図71)。左側の列には「リソースごとの使用状況」が示され、さらに「タスクごとの使用状況」が時間単位で、合計時間や平均化が適用された箇所なども表示されます。列の見出しをクリックすると、列を非表示にしたり新しい列を作成したりできます。「新しい列」ウィンドウが開き、長いリストから列を選べます。その中にはコストに関するデータもあります。
このスプレッドシートの右側には、リソースとタスクごとに割り当てられた時間が、時間・日・週単位の日付構造の中に示されます。時間の目盛りは「拡大」または「縮小」ボタンを使って、時間単位から四半期単位まで調整できます。また、クリックしたままドラッグすることで、この画面の左右のペインのサイズを変更することもできます。
その他のビュー
幸い、「その他のビュー」にはいくつか興味深い機能があり、新しいビューやさまざまな種類のレポートも用意されています。
プロジェクト
「ビュー」セクションの「プロジェクト」ボタンをクリックすると、ProjectLibreで実際に開いているすべてのプロジェクトを示す画面が開きます(図76)。これにより、管理している複数のプロジェクトを簡単かつすばやく切り替えられます。列の見出しを右クリックすると小さなウィンドウが開き、選んだ列を非表示にしたり、新しい列を追加したりできます。新しい列の追加方法は前に説明したとおり、「新しい列」ウィンドウから選択します。列の幅は、列見出しの端にマウスを合わせて双方向の矢印が表示されたら、そのままドラッグして必要な幅になるまで簡単に変更できます。
プロジェクトの一覧のどこかをダブルクリックすると、「プロジェクト情報」ウィンドウが開き、選んだプロジェクトについてより詳しい情報が表示されます。また、右上隅にプロジェクト名の入った小さなスクロール ボックスがあることにお気づきでしょうか。これは現在作業しているプロジェクトを示していますが、その横の小さな矢印をクリックすると、ProjectLibreで開いている他のアクティブなプロジェクトを示すウィンドウが開き、すばやく別のプロジェクトに切り替えられます。
レポート
レポートは、その内容に関心がある人や、プロジェクトに資金を投じる予定の人が、印刷して読むためのものです。そのため、レポートの体裁は画面上のビューよりも見栄えよく、魅力的に仕上がっています。
「ビュー」コマンド セクションの「レポート」ボタンをクリックすると、見栄えのよいレポートが開きます(図77)。
さまざまなレポートの選び方については後で説明します。まずは、レポートのすぐ上にあるアイコンを見てみましょう。これらは標準的なアイコンなので、簡単に説明できます。
左端の「保存」:このレポートをpdf、xml、htm、csv、xls、rtfなど、さまざまな形式で保存します。
2番目の「印刷」:レポートを紙に印刷します。
3番目の「更新」:たとえばデータを更新した後などに、同じレポートの最新版を作成します。
4番目から8番目:主に複数ページのレポートでページをめくるための機能です。
9番目から11番目:画面上でのレポートの表示を調整するボタンで、画面の高さや幅に合わせます。
12番目から14番目:レポートを画面に収まるように拡大・縮小したり、細部を確認したりするためのズーム ボタンです。
前述のとおり、選べるレポートにはさまざまな種類があり、関連する選択肢を示す2つのリストが用意されています(図78)。
「レポート」のスクロール リストで何を選ぶかによって、選択できる別のリストが表示されます。つまり4つの主な選択肢があり、そこからさらに6~12個の選択肢が用意されているので、目的のレポートが見つかる可能性は高いでしょう。
サブビュー
サブビューのサイズを変更する方法はすでに説明したので、使いやすいように、画面をメイン ビューとサブビューで半分ずつに分けるところから始めるとよいでしょう。後で見ていくように、メイン ビューでの選択はサブビューに表示される情報にもある程度影響します。
サブビューの切り替えは2通りの方法で行えます。1つは「サブビュー」コマンド セクションのアイコンを使う方法、もう1つは画面右上にあるアイコンを使う方法です(図79)。後者は、「タスク」や「リソース」のメイン メニューを表示しているときに、先に「ビュー」に切り替えなくても済むので便利です。
ヒストグラム
「ヒストグラム」アイコンをクリックすると、それ以前にメイン ビューで選んでいた項目を入力としたヒストグラムのサブビューが表示されます。もちろん、後から選ぶこともできます。上部(メイン ビュー)で選んだタスクまたはリソースが、サブビューのヒストグラムに表示されるデータの元になります。この例ではタスク「Ontwikkelen idee」が選ばれています。サブビューのリソース欄では「Ard」と「George」が緑色の点で示されており、両者がこのタスクに割り当てられていることを表しています。リソースとして「Ard」が選ばれており、「リソース フィルター」の一覧にある「未開始の割り当て」オプションを使うと、彼のデータだけを絞り込んで表示できます。
ヒストグラムの青い棒は選んだリソース、この場合は「Ard」を表します。緑色の棒はプロジェクト全体を表します。黒い線は、リソースの稼働可能割合を示します。
チャート
「チャート」アイコンをクリックすると、メイン ビューで選んだタスクに関連するチャートのサブビューが表示されます。ここでも例として、図81にスクリーンショットを示します。
チャートでも、そのタスクに割り当てられたリソースは緑色の点で示されます。「リソース フィルター」のリストには同じ選択肢がありますが、選べる項目はさらに多くなっています。
チェック ボックスを使うと、ヒストグラムまたは輪郭線を表示するかどうかを選べ、さらにこの例では、プロジェクト期間全体の累積コストも表示できます。
「作業」と「コスト」のラジオ ボタンを使うと、選べる変数を多数含む別のリストが表示されます。選択すると、その結果がチャートに表示されます。
いくつかのコスト コードの説明です。
ACWP: 実行した作業の実績コスト
BCWP: 実行した作業の予算コスト
BCWS: 予定された作業の予算コスト。
タスク使用状況
「タスク使用状況」アイコンをクリックすると、メイン ビューで選んだタスク(この例では「Brainstorming」)に関連するタスク使用状況のサブビューが表示されます。例として、図82にスクリーンショットを示します。
ここでは、それ以上の選択項目はありません。左側には、リソースごとのタスク使用状況が表形式で示されます。列は、前に説明したとおり非表示にしたり新しく追加したりできます。これを見ると、「Ontwikkelen idee」という親タスクの一部である「Brainstorming」タスクに4人が参加しており、それぞれがこのタスクに費やした時間がわかります。
サブビューの右側には、このタスクに費やした時間が日ごとに表示されます。表示するカレンダー上の日付を切り替えるには、上部のガント ダイアグラムにあるスライダーを使います。
リソース使用状況
「リソース使用状況」アイコンをクリックすると、メイン ビューで選んだタスク(「Brainstorming」)に関連するリソースの作業状況のサブビューが表示されます。例として、図83にスクリーンショットを示します。
プロジェクトに割り当てられたリソース(担当者だけでなく設備なども含みます)について、この「リソース使用状況」サブビューでは、プロジェクト内のさまざまなタスクに費やした時間がすべて表示され、右側にはその時間がプロジェクトの作業日ごとに示されます。また、リソースごとの合計時間も表示され、マネージャー向けにはすべての作業時間の合計が集計されます。列はこれまでと同じ方法で、非表示にしたり新しく追加したりして変更できます。
「作業時間の配分型」列を右クリックすると、小さなスクロール ウィンドウが表示されます。ここでは、タスクごとのリソースの作業パターンの形を指定できます。「均等型」がよいかもしれませんし、「減少型」がよいかもしれません。「増加型」は、過ぎてしまった時間は取り戻せないので、私はいつも不安に感じます。また、「コスト単価」列では、そのリソースのどの労務単価を適用するかを指定できることにも注目してください。
サブウィンドウなし
この機能は説明がとても簡単です。「サブウィンドウなし」をクリックすると、開いているサブウィンドウがすべて閉じます。