ProjectLibre Desktop · Werken met ProjectLibre
Weergaven
Elke weergave in ProjectLibre Desktop: taak-, resource-, project- en rapportweergaven, en de subweergaven histogram, grafieken en gebruik.
Veel weergaven in de opdracht “Weergave” zijn identiek aan de weergaven in de opdrachtsecties “Taak” en “Resource”, bijvoorbeeld de spreadsheets “Gantt” en “Resource”. Om het gebruik van deze handleiding te vereenvoudigen, worden de tekst en de afbeeldingen hier herhaald, met ook een link naar de eerdere paragrafen.
Een belangrijk kenmerk van de sectie “Weergave” is de mogelijkheid om subweergaven in het onderste deel van het scherm te tonen, hetzij vanuit de opdracht “Weergave” met de pictogrammen in de sectie “Sub-View”, hetzij met de pictogrammen rechtsboven in de bovenste rij.
De subweergaven staan altijd in het onderste deel, maar in tegenstelling tot de verticale splitsing in de spreadsheet “Gantt” hebben de schermen Weergave – Subweergaven een horizontale splitsing. Met de muis, figuur 75, kunt u de grootte van het boven- en onderste deel wijzigen: klik op de splitslijn, er verschijnt een dubbele pijl, en met de muis kunt u deze horizontale splitsing naar wens verplaatsen.
Taakweergaven
Gantt
Links in deze rij met functies, in de sectie “Views”, is de knop “Gantt Chart” al enigszins bekend, omdat die eerder al is geïntroduceerd. Klikt u met de linkermuisknop op deze knop, dan verschijnt de standaardspreadsheet die al is voorzien van handige labels voor projectbeheer: Naam, Duur, Begin, Einde en dergelijke. Deze op maat gemaakte spreadsheet linksonder op de Gantt-pagina van ProjectLibre heeft een paar unieke eigenschappen.
De eerste kolom is eenvoudig een doorlopende nummering voor elke taak en subtaak, die bij 1 begint en bij elke extra rij met één oploopt. Deze kolom is dus het rijnummer van de spreadsheet “Taak”.
De tweede kolom biedt wat flexibiliteit om de spreadsheet op uw eigen behoeften af te stemmen. Er staat een cirkel met een “i” in (magenta rechthoek in figuur 30), wellicht om aan te geven dat dit pictogram het invoegen van nieuwe kolommen mogelijk maakt. Klikt u met de linkermuisknop op het pictogram, dan wordt de hele kolom zwart gemarkeerd en kunt u alle rijen naar wens aanpassen. (Op dezelfde manier markeert een klik met de linkermuisknop in de eerste rij of de titelrij ook die rij, voor het invoegen van meerdere rijen tegelijk.) Klikt u met de rechtermuisknop op het pictogram, dan verschijnt een dialoogvenster met drie keuzes: (1) Kolom invoegen, (2) Kolom verbergen en (3) Zoeken. Elke keuze opent een dialoogvenster waarin u meer informatie kunt invoeren. Het dialoogvenster voor de eerste keuze ziet u hieronder (figuur 31). Er zijn verschillende keuzes voor de veldvariabele (zie de definities aan het begin van de handleiding) en een selectie resulteert in een extra kolom (figuur 32) met het label van het gekozen “Veld”. In ons voorbeeld krijgt de nieuwe kolom het label “Baseline1 Start”. Met deze functie kan de analist de inhoud van het Gantt-diagram heel flexibel aanpassen om het project te volgen.
Met de keuze “Kolom verbergen” in dit dialoogvenster kunt u deze nieuwe kolom (of elke andere zichtbare kolom) verwijderen. Ten slotte opent de keuze “Zoeken” een dialoogvenster (figuur 33) waarmee u op een veldnaam kunt zoeken.
Netwerk
Figuur 34 toont alle taken van ons voorbeeldproject New Shower in samengevatte vorm. In zekere zin lijkt deze weergave “Netwerk” sterk op de rechterkant van het Gantt-diagram (figuur 30): de informatie is dezelfde. De weergave “Netwerk” zet die informatie eenvoudig om in een stroomdiagram en plaatst de gegevens van elke taakrij in het bijbehorende blok. De analist kan de taakblokken in het diagram ook verplaatsen om de grafische weergave te wijzigen, door de cursor boven de omtrek van het te verplaatsen blok te houden tot er een handpictogram verschijnt. Klik met de linkermuisknop, houd deze ingedrukt en verplaats het geselecteerde blok naar de gewenste positie in de witruimte. Houdt u de cursor boven een punt binnen een blok en klikt u met de linkermuisknop, dan kunt u met het toetsenbord extra of gecorrigeerde tekst invoegen.
De koppelingen tussen taken blijven behouden en het kritieke pad wordt voor die blokken ook met een rode omtrek gemarkeerd. Koppelingen kunnen in deze weergave ook worden toegevoegd, verwijderd of gewijzigd. Houdt u de cursor boven een verbindingslijn van een taakafhankelijkheid, dan verschijnt een plusteken. Een linkermuisklik opent dan een dialoogvenster (figuur 35) waarmee u de verbinding naar wens kunt wijzigen. Dit dialoogvenster toont de Van-Naar-volgorde van de afhankelijkheid, met beide labels duidelijk vermeld. Vervolgens biedt het vier mogelijke typen afhankelijkheidsverbindingen: EB (de standaardoptie), EE, BE en BB. EB staat voor Einde-naar-begin (van de Van-taak naar de Naar-taak), EE voor Einde-naar-einde, BE voor Begin-naar-einde en BB voor Begin-naar-begin. De keuze van het verbindingstype verandert uiteraard de doorstroming van het werk tussen taken. De standaardkeuze is veruit de meest gebruikte. Merk op dat u in dit dialoogvenster ook vertraging (vrije tijd) tussen taken kunt toevoegen, met een numerieke waarde in uren, dagen of een andere geschikte tijdseenheid. Met de onderste rij van vier keuzes kunt u de koppeling volledig verwijderen, de aangebrachte wijzigingen accepteren, uw bewerking annuleren of naar de online helpdocumentatie gaan op www.projectlibre.com onder het menu Community, zodra u bent ingelogd op de website.
Ten slotte toont de weergave “Netwerk” de chronologie van de taken minder volledig (er is geen kalender, alleen begin- en einddatums, die de voortgang van de taken weergeven).
WBS
Figuur 37 is het standaarddiagram dat verschijnt zodra u met een linkermuisklik WBS selecteert (blauwe ellips in figuur 36). Dit diagram lijkt op de stroomweergave “Netwerk” van de taken, in die zin dat elk blok apart staat. De tekst in het blok is echter gekoppeld aan velden in de oorspronkelijke spreadsheet “Gantt”; in het getoonde voorbeeld “Kosten” (wat betekent dat kosten die in de loop van een project worden ingevoerd, door de analist en/of manager vanuit dit blok kunnen worden gevolgd) en “Budget”. Merk op dat dit tweede veld leeg is, als we een kolom “Budget” toevoegen.
Dit diagram kan op vrijwel dezelfde manier worden gewijzigd als het diagram van de weergave “Netwerk”. Klikt u met de linkermuisknop op de tekst in een blok, dan kunt u die tekst wijzigen. Houdt u de muis boven de omtrek van een blok, dan kunt u het blok verplaatsen. Figuur 36 toont bijvoorbeeld de taakblokken van ons voorbeeldproject, in een horizontale opstelling.
Het kan beter bij uw doel passen en overzichtelijker zijn om de WBS verticaal in te delen (figuur 37). U verplaatst de blokken op dezelfde manier als beschreven bij de weergave “Netwerk”: houd de cursor boven de omtrek van het te verplaatsen blok, klik met de linkermuisknop en sleep het blok naar de gewenste positie. De verbindingslijnen kunnen op dezelfde manier worden gewijzigd als beschreven bij de koppelingen van de weergave “Netwerk”. Het dialoogvenster is uiteraard iets anders (figuur 38): de analist kan alleen de hiërarchische relatie verwijderen (vergelijkbaar met het selecteren van “Uitspringen” in de opdrachtregel voor de subtaak) of deze accepteren.
Nog een laatste opmerking: wanneer de tekst in de vakken (bijvoorbeeld de taakbeschrijvingen) breder is dan het vak, toont een linkermuisklik met de cursor binnen het tekstgebied de rest van de tekstregel. Deze “kijk-naar-rechts”-truc werkt ook in de weergave “Netwerk” uit de vorige paragraaf. Zorg er in dat geval voor dat de cursor op de tekstregel staat die u wilt bekijken.
Taakgebruik
De volgende keuze in de sectie “Views” van het opdrachtlint is de weergave “Taakgebruik” (figuur 39), die het werk per uur toont op basis van de ingevoerde informatie. De linkerhelft (de spreadsheet) van de weergave vat de totale toewijzing van uren per taak samen, terwijl de rechterhelft (het planningsschema) het uurprofiel van de beschikbare uren van medewerkers tegen de chronologische tijd toont. De spreadsheet is identiek aan de eerder beschreven spreadsheet van het Gantt-diagram; het enige verschil lijkt de lichtbruine achtergrondkleur van deze informatie in de weergave “Taakgebruik”.
De rechterkant van de weergave toont het geplande werk. Merk op dat het geplande werk voor een taak de som is van de tijd die is toegewezen aan de subtaken binnen elke hiërarchische laag. Zo telt de som van de uren in de regels 3 en 4 op tot het totale aantal uren van de bovenliggende taak in regel 2 (groene rechthoek) per maand. U kunt de uren aan de rechterkant van deze weergave rechtstreeks bewerken, maar het is ook goed mogelijk (misschien zelfs waarschijnlijk) dat dit de totalen aan de linkerkant verandert en dat er gebroken uren of dagen in het schema terechtkomen.
Resourceweergaven
Resources
De spreadsheet “Resources” verschijnt met een muisklik op de knop “Resources” in de groep “Views”.
Deze spreadsheet bevat alle gegevens over resources, zoals: naam, RBS, type, e-mailadres, initialen, uurtarief, overwerktarief, basiskalender, enz.
ProjectLibre gebruikt de informatie uit deze spreadsheet om berekeningen voor uw project te maken, bijvoorbeeld de duur van het werk van een persoon op basis van diens maximale eenheden, of de uitgaven aan de hand van de persoonlijke tarieven, enz. U kunt de spreadsheet invullen door rechtstreeks in de cellen te typen, en een rechtermuisklik opent een venster met handige functies.
De spreadsheet is flexibel en eenvoudig aan uw behoeften aan te passen door een kolom te verbergen of nieuwe toe te voegen. Om een kolom te verbergen, klikt u eenvoudig op “Kolom verbergen” en de geselecteerde kolom verdwijnt uit de weergave; verwijderd wordt hij echter niet. Om een nieuwe kolom toe te voegen, klikt u op “Kolom invoegen”, waarna het venster “Kolom invoegen” verschijnt. Hierin kiest u uit een lange lijst de kolom die u wilt toevoegen: selecteer de gewenste kolom en bevestigt u met een klik op “OK”.
U kunt aan elke resource of persoon een eigen basiskalender toewijzen. Een kraan kan bijvoorbeeld een kalender van 24 uur hebben, terwijl de kraanmachinisten elk een kalender van 8 of 12 uur hebben voor hun respectieve diensten.
Een dubbelklik opent het venster “Resource-informatie”; verderop meer over dit venster.
RBS
De RBS (Resource Breakdown Structure) toont in een grote lijst een hiërarchische structuur van resources: personeel, gereedschap, materialen, uitrusting en andere diensten. Kosten zijn op zich geen resource, al kosten alle resources geld. Een klik op de knop “RBS” in het opdrachtlint “Resources” toont dit schema, figuur 68.
Elk blok staat voor een resource en geeft de uitgaven voor het gebruik van die resource in het project ten opzichte van het budget weer.
De hiërarchische relatie tussen resources wordt met een lijn aangegeven. Een klik op deze relatielijn opent een nieuw venster waarin u de lijn kunt verwijderen met een klik op de knop “Verwijderen”, figuur 70.
Er is ook een optie om een nieuwe relatielijn tussen resources te maken: klik met de muis in een resourceblok, waarna een lijn met een ∞-symbool verschijnt van het blok naar de muisaanwijzer; klik op het andere blok om de nieuwe relatie te maken.
Resourcegebruik
Er verschijnt een gedetailleerde spreadsheet met alle gebruiksgegevens per resource en taak; klik hiervoor op de knop Taakgebruik in de opdracht Resource, figuur 71. “Usage Per Resource” staat links in een kolom aangegeven, net als het bijbehorende “Usage per Task” in uren, een totaal aantal uren en waar een gemiddelde is toegepast, enz. Een muisklik op de kolomkop maakt het mogelijk de kolom te verbergen of zelfs een nieuwe toe te voegen. Er opent een venster “New Column” waarin u de kolom uit een lange lijst kunt kiezen, waaronder enkele kostengegevens.
Aan de rechterkant van deze spreadsheet worden de toegewezen uren per resource en taak getoond in een datumstructuur, in uren, dagen of weken. U kunt de tijdschaal aanpassen met de knoppen “Inzoomen” of “Uitzoomen”, van uren tot kwartalen van een jaar. Met de muis kunt u ook de grootte van het linker- en rechterdeelvenster op dit scherm wijzigen, door te klikken en te slepen.
Overige weergaven
Gelukkig bevat “Other Views” een aantal interessante functies die enkele nieuwe weergaven bieden, en zelfs diverse soorten rapporten.
Projecten
Een klik op de knop “Projecten” in de sectie “Weergave” van de opdracht opent een scherm met alle projecten die u op dit moment geopend hebt in ProjectLibre, figuur 76. Zo kunt u snel en eenvoudig wisselen tussen de verschillende projecten die u beheert. Een rechtermuisklik op de kop van een kolom opent een klein venster waarmee u de gemarkeerde kolom kunt verbergen of een nieuwe kolom kunt toevoegen. Het toevoegen van een nieuwe kolom is al eerder beschreven: u selecteert deze in een venster “New Column”. U kunt de kolombreedte eenvoudig wijzigen door de muis naar de rand van de kolomkop te bewegen; zodra een dubbele pijl verschijnt, kunt u slepen tot de gewenste breedte is bereikt.
Dubbelklikt u ergens in de projectlijst, dan opent het venster “Projectinformatie” met meer gedetailleerde informatie over het geselecteerde project. Is u ook de kleine keuzelijst rechtsboven opgevallen, met een projectnaam erin? Dit is het project waaraan u op dit moment werkt, maar een klik op het kleine pijltje opent een venster met de andere actieve projecten in ProjectLibre; zo kunt u snel naar een ander project overschakelen.
Rapport
Rapporten worden afgedrukt en gelezen door wie geïnteresseerd is in de inhoud, of door wie geacht wordt geld in uw project te investeren. Daarom ziet het rapport er beter en aantrekkelijker uit dan de weergaven op het scherm.
Een klik op de knop “Rapport” in de opdrachtsectie “Weergave” opent een fraai rapport, figuur 77.
Verderop leert u hoe u uit verschillende rapporten kunt kiezen. Laten we eerst kijken naar de pictogrammen net boven het rapport. Dit zijn standaardpictogrammen en eenvoudig uit te leggen.
Het linkerpictogram, Opslaan: om dit rapport in verschillende indelingen op te slaan, waaronder pdf, xml, htm, csv, xls, rtf,
2e, Afdrukken: om een papieren afdruk van uw rapport te maken,
3e, Vernieuwen: maakt een nieuwe versie van hetzelfde rapport, bijvoorbeeld na een update,
4e t/m 8e: dit zijn functies, vooral voor rapporten met meerdere pagina’s, om door de pagina’s te bladeren,
9e t/m 11e: dit zijn knoppen om het rapport op het scherm te beheren, aangepast aan de hoogte of de breedte van het scherm,
12e t/m 14e: zoomknoppen om het rapport te vergroten of te verkleinen, zodat het op het scherm past of om details te bekijken.
Zoals gezegd is er een ruime keuze aan rapporten, met twee keuzelijsten met gerelateerde opties, figuur 78.
Afhankelijk van uw keuze in de keuzelijst “Rapport” komt een andere lijst beschikbaar om uit te kiezen. Met 4 hoofdkeuzes en daarbinnen zo’n 6 tot 12 extra keuzes is de kans groot dat u het gewenste rapport vindt.
Subweergaven
We hebben al uitgelegd hoe u de grootte van de subweergaven kunt wijzigen; voor het gemak kunt u beginnen met de hoofdweergave en de subweergave in tweeën verdeeld op het scherm. De keuze in de hoofdweergave heeft enige invloed op de informatie die in de subweergaven wordt getoond, zoals u verderop zult zien.
U kunt op twee manieren tussen subweergaven schakelen: met de pictogrammen in de opdrachtsectie “Sub-View”, of met de pictogrammen rechtsboven in het scherm, figuur 79; dat laatste is erg handig wanneer u in het hoofdmenu “Taak” of “Resource” zit en niet eerst naar Weergaven hoeft te schakelen.
Histogram
Klikt u op het pictogram “Histogram”, dan toont de subweergave de histogrammen met gegevens uit de eerder geselecteerde hoofdweergave; u kunt deze ook later selecteren. De taak of resource die bovenin (hoofdweergave) is geselecteerd, levert de gegevens voor het histogram in de subweergave. In dit voorbeeld is de taak “Ontwikkelen idee” geselecteerd. In de subweergave zijn onder de resources “Ard” en “George” met een groene stip gemarkeerd, om te laten zien dat beiden aan deze taak zijn toegewezen. Omdat de resource “Ard” is geselecteerd, kunt u met de optie “Niet-gestarte toewijzingen” uit de lijst van het “Resourcefilter” zijn gefilterde gegevens tonen.
De blauwe balken in het histogram zijn voor de geselecteerde resource, in dit geval “Ard”. De groene balken zijn voor het hele project. De zwarte lijn geeft het beschikbaarheidspercentage van de resources aan.
Grafieken
Klikt u op het pictogram “Charts”, dan toont de subweergave de grafieken, opnieuw gekoppeld aan de geselecteerde taak in de hoofdweergave. Ook hiervan ziet u een voorbeeld in figuur 81.
Ook in de grafieken zijn de resources die aan de taak zijn toegewezen met een groene stip aangegeven. De lijst “Resourcefilter” biedt dezelfde keuzes, maar met meer mogelijkheden.
Met selectievakjes kunt u kiezen tussen een histogram of de contouren, en daarnaast ook de cumulatieve kosten (in dit geval) over de looptijd van het project bekijken.
Met de keuzerondjes “Werk” en “Kosten” verschijnen verschillende lijsten met veel invoervariabelen om uit te kiezen. Maak een keuze en het resultaat verschijnt in de grafiek.
Een toelichting bij enkele kostencodes:
ACWP: Werkelijke kosten van uitgevoerd werk
BCWP: Begrote kosten van uitgevoerd werk
BCWS: Begrote kosten van gepland werk.
Taakgebruik
Klikt u op het pictogram “Taakgebruik”, dan toont de subweergave het taakgebruik, opnieuw gekoppeld aan de geselecteerde taak in de hoofdweergave: Brainstormen. Een voorbeeld ziet u in figuur 82.
Hier zijn geen verdere keuzes. Het taakgebruik per resource wordt links in tabelvorm getoond. De kolommen kunnen, zoals eerder beschreven, worden verborgen of er kunnen nieuwe worden toegevoegd. Hieruit blijkt dat 4 personen meewerken aan de taak “Brainstormen”, met het aantal uren dat aan deze taak is gewerkt, die deel uitmaakt van de hoofdtaak “Ontwikkelen idee”.
De rechterkant van de subweergave toont de uren die per dag aan deze taak zijn gewerkt; u verschuift de kalenderdagen met de schuifregelaar in het Gantt-diagram bovenin.
Resourcegebruik
Klikt u op het pictogram “Resourcegebruik”, dan toont de subweergave het resourcewerk, opnieuw gekoppeld aan de geselecteerde taak in de hoofdweergave: Brainstormen. Een voorbeeld ziet u in figuur 83.
Voor de resources die aan het project zijn toegewezen (niet alleen personen, maar ook bijvoorbeeld uitrusting), toont deze subweergave “Resourcegebruik” alle gewerkte uren op de verschillende taken in het project, en aan de rechterkant ook deze uren verdeeld over de dagen waarop aan het project is gewerkt. Ook het totale aantal uren per resource wordt getoond, terwijl voor de manager het totaal van alle werkuren wordt opgeteld. U kunt de kolommen op de vertrouwde manier aanpassen, door sommige te verbergen of nieuwe toe te voegen.
De kolom “Werkcontour” toont na een klik met de rechtermuisknop een klein venster. Hierin geeft u de vorm van het werkpatroon van de resource per taak aan; u geeft misschien de voorkeur aan Vlak of misschien aan Aflopend; voor Oplopend ben ik altijd huiverig, want de uren die voorbij zijn, zijn voorbij. Merk ook op dat u in de kolom “Cost Rate” kunt aangeven welk van de arbeidstarieven van de resource van toepassing is.
Geen subvenster
Deze functie is het makkelijkst uit te leggen: een klik op “No Sub-Window” sluit elk geopend subvenster.