Viste

Molte delle viste del comando “Vista” sono identiche a quelle delle sezioni dei comandi “Attività” e “Risorsa”, ad esempio i fogli di calcolo “Gantt” e “Risorse”. Per semplificare l’uso di questo manuale, il testo e le immagini vengono ripetuti qui, ma è indicato anche un collegamento alle sezioni precedenti.

Una caratteristica importante della sezione “Vista” è la possibilità di mostrare delle sotto-viste nella parte inferiore dello schermo, sia dal comando “Vista” con le icone della sezione “Sub-View”, sia con le icone della riga superiore, in alto a destra.

Le sotto-viste si trovano sempre nella parte inferiore ma, a differenza della suddivisione verticale del foglio di calcolo “Gantt”, le schermate delle sotto-viste del comando “Vista” sono suddivise orizzontalmente. Con il mouse (figura 75) è possibile modificare le dimensioni della parte superiore e di quella inferiore: facendo clic sulla linea di divisione compare una doppia freccia, e con il mouse si può spostare la divisione orizzontale a piacere.

Figura 75. Ridimensionamento della parte superiore e inferiore della vista

Viste delle attività

Gantt

A partire dal lato sinistro di questa riga di funzioni, nella sezione “Views”, il pulsante “Gantt Chart” è già piuttosto familiare, essendo stato presentato in precedenza. Un clic con il tasto sinistro del mouse su questo pulsante apre il foglio di calcolo predefinito, già provvisto delle intestazioni utili alla gestione del progetto: Nome, Durata, Inizio, Fine e simili. Questo foglio di calcolo personalizzato della pagina Gantt di ProjectLibre presenta alcune funzionalità particolari nella parte in basso a sinistra.

La prima colonna è semplicemente una numerazione sequenziale per ciascuna attività e sottoattività, che parte da 1 e aumenta di un’unità a ogni nuova riga. Questa colonna è quindi il numero di riga del foglio di calcolo “Attività”.

La seconda colonna offre una certa flessibilità nel personalizzare il foglio di calcolo in base alle proprie esigenze. Contiene un cerchio con una “i” al suo interno (rettangolo magenta nella figura 30), forse a indicare che questa icona consente di inserire nuove colonne. Facendo clic con il tasto sinistro sull’icona, l’intera colonna viene evidenziata in nero e si possono modificare tutte le righe secondo necessità. (Allo stesso modo, un clic con il tasto sinistro sulla prima riga, quella del titolo, evidenzia quella riga per inserimenti su più righe.) Facendo clic con il tasto destro sull’icona, appare una finestra di dialogo che offre tre scelte: (1) Inserisci colonna…, (2) Nascondi colonna e (3) Trova. Selezionando una di queste opzioni si apre una finestra di dialogo per inserire ulteriori informazioni. La finestra di dialogo per la prima di queste scelte è riportata sotto (figura 31). Per la variabile di campo sono disponibili diverse opzioni (vedere le definizioni all’inizio del manuale); effettuando una selezione si inserisce una nuova colonna (figura 32), etichettata con il “Campo” scelto. Nel nostro esempio la nuova colonna è etichettata “Baseline1 Start”. Questa funzione consente all’analista di personalizzare in modo molto flessibile il contenuto del diagramma di Gantt per monitorare il progetto.

Figura 31. Finestra di dialogo per la funzione “Inserisci colonna” del foglio di calcolo “Gantt”

Figura 32. Nuova colonna del diagramma di Gantt con etichetta “Baseline1 Start”

La scelta “Nascondi colonna” in questa finestra di dialogo consente di rimuovere questa nuova colonna (o qualsiasi altra colonna visibile). Infine, la scelta “Trova” apre una finestra di dialogo (mostrata nella figura 33) che permette di cercare il nome di un campo.

Figura 33. Selezione “Trova”

Reticolo

Figura 34. Vista “Reticolo” del flusso delle attività

La figura 34 mostra in forma riassuntiva ciascuna delle attività del nostro piano di progetto di esempio “New Shower”. In un certo senso, questa vista “Reticolo” è molto simile al lato destro del diagramma di Gantt (figura 30): le informazioni sono le stesse. La vista “Reticolo” si limita a presentare queste informazioni sotto forma di diagramma di flusso, ricollocando le informazioni di ciascuna riga di attività all’interno del blocco corrispondente. L’analista può anche spostare i blocchi delle attività nel diagramma per modificare la presentazione grafica, posizionando il cursore sul contorno del blocco da spostare e attendendo che compaia un’icona a forma di mano. Tenendo premuto il tasto sinistro del mouse, si può riposizionare il blocco selezionato nel punto desiderato dello spazio bianco. Allo stesso modo, posizionando il cursore all’interno di un blocco e facendo poi clic con il tasto sinistro, si può inserire del testo aggiuntivo o correggere il testo esistente digitando sulla tastiera.

I collegamenti tra le attività vengono mantenuti e il percorso critico è evidenziato da un contorno rosso attorno ai relativi blocchi. In questa vista è anche possibile aggiungere, rimuovere o modificare i collegamenti. Posizionando il cursore su una linea di dipendenza tra attività, compare un segno più. Un clic con il tasto sinistro apre quindi una finestra di dialogo (figura 35) che consente di modificare il collegamento a piacere. Questa finestra di dialogo riporta la sequenza di dipendenza Da-A, con entrambe le etichette per una chiara identificazione. Offre poi quattro tipi di collegamento: FS (l’opzione predefinita), FF, SF e SS. FS indica Fine-Inizio (dell’attività Da verso l’attività A), FF indica Fine-Fine, SF indica Inizio-Fine e SS indica Inizio-Inizio. La scelta del tipo di collegamento modifica ovviamente il flusso di lavoro tra le attività. L’opzione predefinita è di gran lunga la più utilizzata. Si noti che questa finestra di dialogo consente anche di aggiungere un ritardo (tempo libero) tra le attività, con un valore numerico espresso in ore, giorni o altre unità di tempo appropriate. La riga inferiore, con quattro pulsanti, consente di rimuovere completamente il collegamento, accettare le modifiche apportate, annullare l’operazione oppure accedere alla documentazione della guida in linea, disponibile su www.projectlibre.com nel menu Community, dopo aver effettuato l’accesso al sito.

Figura 35. Finestra di dialogo di modifica “Dipendenza attività”

Infine, la vista “Reticolo” non mostra in modo altrettanto completo la cronologia delle attività (non c’è un calendario, ma solo le date di inizio e fine, a mostrare la progressione delle attività).

WBS

La figura 37 è il grafico predefinito che compare quando si effettua la selezione WBS (ellisse blu nella figura 36) con un clic del tasto sinistro del mouse. Questo diagramma è simile alla vista di flusso “Reticolo” delle attività, in quanto ciascun blocco è separato. Tuttavia, le voci testuali all’interno del blocco corrispondono ai campi del foglio di calcolo “Gantt” originale: nell’esempio mostrato, “Costo” (a indicare che, man mano che i costi vengono inseriti nel corso della vita di un progetto, possono essere monitorati da questo blocco dall’analista e/o dal manager) e “Budget”. Si noti che questa seconda voce è vuota; se aggiungiamo una colonna “Budget”.

Figura 36. Vista Struttura di ripartizione del lavoro (WBS) delle attività

Questo grafico può essere modificato più o meno allo stesso modo del grafico della vista “Reticolo”. Un clic con il tasto sinistro sul testo all’interno di un blocco ne consente la modifica. Inoltre, posizionando il mouse sul contorno di un blocco è possibile spostarlo. Ad esempio, la figura 36 mostra i blocchi delle attività del nostro progetto di esempio disposti in configurazione orizzontale.

Figura 37. Struttura di ripartizione del lavoro (WBS) – Attività riorganizzate

Potrebbe essere più adatto alle proprie esigenze, e più chiaro, disporre la WBS in verticale (figura 37). Lo spostamento dei blocchi avviene come descritto nel paragrafo sulla vista “Reticolo”: posizionare il cursore sul contorno del blocco da spostare, quindi fare clic con il tasto sinistro e trascinare il blocco nella posizione desiderata. Le linee di collegamento possono essere modificate in modo analogo a quanto descritto per i collegamenti della vista “Reticolo”. Naturalmente la finestra di dialogo è leggermente diversa (figura 38) e l’analista può solo rimuovere la relazione gerarchica (equivalente a selezionare “Diminuisci rientro” nella riga di comando per la sottoattività) oppure accettarla.

Figura 38. Finestra di dialogo “Relazione gerarchica”

Un’ultima nota: quando il testo nei riquadri (ad esempio le descrizioni delle attività) supera la larghezza del riquadro, basta un clic con il tasto sinistro all’interno dell’area di testo per visualizzare il resto della riga. Questo trucco dello “sbirciare a destra” funziona anche nella vista “Reticolo” descritta nel paragrafo precedente. In quel caso è utile assicurarsi che il cursore si trovi sulla riga di testo da estendere per la visualizzazione.

Utilizzo attività

Figura 39. Vista “Utilizzo attività”

La scelta successiva nella sezione “Views” della barra multifunzione è la vista “Utilizzo attività” (figura 39), che mostra il lavoro orario in base alle informazioni inserite. La metà sinistra (la parte a foglio di calcolo) della vista riepiloga l’assegnazione totale di ore a ciascuna attività, mentre la metà destra (la pianificazione) mostra il profilo orario delle ore disponibili dei lavoratori nel tempo. Il foglio di calcolo è identico a quello del diagramma di Gantt descritto in precedenza; l’unica differenza sembra essere il colore di sfondo marrone chiaro di queste informazioni nella vista “Utilizzo attività”.

Il lato destro della vista mostra il lavoro pianificato. Si noti che il lavoro pianificato per un’attività è la somma del tempo assegnato alle sottoattività all’interno di ciascun livello gerarchico. Ad esempio, la somma delle ore nelle righe 3 e 4 dà, per ciascun mese, il totale delle ore dell’attività padre nella riga 2 (rettangolo verde). È possibile modificare direttamente le ore sul lato destro di questa vista, ma è anche del tutto possibile (forse persino probabile) che così facendo si alterino i totali sul lato sinistro e che nella pianificazione compaiano frazioni di ore o di giorni.

Viste delle risorse

Risorse

Il foglio di calcolo “Risorse” si apre con un clic del mouse sul pulsante “Risorse” nel gruppo “Views”.

Figura 67. Finestra di definizione delle risorse

Questo foglio di calcolo contiene tutti i dettagli sulle risorse, come: Nome, RBS, tipo, indirizzo e-mail, iniziali, tariffa oraria, tariffa per gli straordinari, calendario di base, ecc.

Le informazioni di questo foglio di calcolo vengono usate da ProjectLibre per eseguire i calcoli relativi al progetto, ad esempio la durata del lavoro di una persona in base alle sue unità massime, oppure la spesa in base alle tariffe personali, ecc. Si può compilare il foglio di calcolo digitando direttamente nelle celle, e un clic con il tasto destro del mouse apre un menu con alcune comode funzioni di aiuto.

Il foglio di calcolo è flessibile e si adatta facilmente alle proprie esigenze nascondendo una colonna o aggiungendone di nuove. Per nascondere una colonna basta fare clic su “Nascondi colonna”: la colonna selezionata scompare dalla vista, ma non viene eliminata. Per aggiungere una nuova colonna, fare clic su “Inserisci colonna…”: si aprirà la finestra “Inserisci nuova colonna”. La finestra consente di scegliere quale colonna aggiungere da un lungo elenco a scorrimento; selezionare la colonna desiderata e confermare con un clic su “OK”.

Figura 68. Finestra per selezionare la “New Column”

È possibile assegnare un calendario di base separato a ciascuna risorsa/persona. Ad esempio, una gru può avere un calendario di 24 ore, mentre i gruisti hanno ciascuno un calendario di 8 o 12 ore per i rispettivi turni.

Un doppio clic del mouse apre la finestra “Informazioni risorsa”, descritta più avanti.

RBS

La struttura di ripartizione delle risorse (RBS) mostra in una struttura gerarchica un ampio elenco di risorse: personale, strumenti, materiali, attrezzature e altri servizi. Il costo non è una risorsa in quanto tale, anche se tutte le risorse comportano un costo. Un clic sul pulsante “RBS” nella barra multifunzione del comando “Risorsa” mostra questo schema, figura 68.

Ogni blocco rappresenta una risorsa e indica la spesa per l’utilizzo di quella risorsa nel progetto rispetto al budget.

La relazione gerarchica tra le risorse è indicata da una linea. Un clic su questa linea apre una nuova finestra che consente di rimuoverla facendo clic sul pulsante “Rimuovi”, figura 70.

Figura 69. Struttura di ripartizione delle risorse (RBS) del progetto

È disponibile anche un’opzione per creare una nuova linea di relazione tra le risorse: facendo clic con il mouse all’interno di un blocco di risorse, apparirà una linea dal blocco verso il mouse con un simbolo ∞; facendo clic sull’altro blocco si crea la nuova relazione.

Figura 70. Finestra per modificare la relazione tra le risorse

Utilizzo risorsa

Figura 71. Foglio di calcolo dettagliato con i dati di utilizzo delle risorse

Basta fare clic sul pulsante Utilizzo attività del comando Risorsa (figura 71) per visualizzare un foglio di calcolo dettagliato con tutti i dati di utilizzo delle risorse per attività. “Usage Per Resource” è indicato in una colonna sul lato sinistro; è presente anche il relativo “Usage per Task” in ore, un totale delle ore e, dove applicata, una media, ecc. Un clic del mouse sull’intestazione della colonna consente di nasconderla o anche di crearne una nuova. Si apre una finestra “New Column”, che permette di selezionare la colonna da un lungo elenco, tra cui alcuni dati sui costi.

Sul lato destro di questo foglio di calcolo sono indicate le ore assegnate per risorsa e attività, distribuite nel tempo in ore, giorni o settimane. La scala temporale può essere regolata con i pulsanti “Ingrandisci” o “Riduci”, da ore a trimestri. Con il mouse è anche possibile modificare le dimensioni dei riquadri sinistro e destro di questa schermata, con un’azione di clic e trascinamento.

Altre viste

Per fortuna, in “Other Views” ci sono alcune funzioni interessanti che offrono nuove viste e persino diversi tipi di report.

Progetti

Un clic sul pulsante “Progetti” nella sezione “Vista” del comando apre una schermata che mostra tutti i progetti attualmente aperti in ProjectLibre, figura 76. In questo modo è molto semplice e veloce passare da un progetto all’altro tra quelli che si gestiscono. Un clic con il tasto destro del mouse sull’intestazione di una colonna apre una piccola finestra che permette di nascondere la colonna selezionata o di aggiungerne una nuova. L’aggiunta di una nuova colonna è stata spiegata in precedenza, con la selezione dalla finestra “New Column”. La larghezza della colonna può essere facilmente modificata spostando il mouse sul bordo dell’intestazione della colonna: quando compare una doppia freccia, si può trascinare il mouse fino a ottenere la larghezza desiderata.

Figura 76. Un elenco di ProjectLibre con alcune informazioni

Un doppio clic in un punto qualsiasi dell’elenco dei progetti apre la finestra “Informazioni progetto”, con informazioni più dettagliate sul progetto selezionato. Ha notato anche una piccola casella a scorrimento nell’angolo in alto a destra, con il nome di un progetto? È il progetto su cui si sta lavorando, ma un clic sulla piccola freccia apre una finestra che mostra gli altri progetti attivi nel programma ProjectLibre, permettendo di passare rapidamente a un altro progetto.

Figura con i progetti attivi

Report

I report devono essere stampati e letti da chi è interessato al contenuto o da chi deve investire il proprio denaro nel progetto. Di conseguenza, il report ha un aspetto migliore e più curato delle viste a schermo.

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Un clic sul pulsante “Report” nella sezione del comando “Vista” apre un bel report, figura 77.

Figura 77. Il report “Project Details” realizzato con la funzione report di ProjectLibre

Più avanti vedremo come selezionare diversi tipi di report. Prima, osserviamo le icone appena sopra il report: sono icone standard, facili da spiegare.

La prima, Salva: per salvare questo report in diversi formati, tra cui pdf, xml, htm, csv, xls, rtf,

la seconda, Stampa: per stampare il report su carta,

la terza, Aggiorna: crea una nuova versione dello stesso report, ad esempio dopo un aggiornamento,

dalla 4ª all’8ª: sono funzioni destinate principalmente ai report su più pagine, per scorrere tra le pagine,

dalla 9ª all’11ª: sono pulsanti per gestire il report a schermo, adattandolo all’altezza o alla larghezza dello schermo,

dalla 12ª alla 14ª: pulsanti di zoom per ingrandire o rimpicciolire il report, per adattarlo allo schermo o per osservarlo in dettaglio.

Come già detto, è disponibile un’ampia scelta di report, con due elenchi di opzioni correlate, figura 78.

Figura 78. Due caselle a scorrimento con elenchi correlati per selezionare il report desiderato

A seconda di ciò che si sceglie nell’elenco a scorrimento “Report”, sarà disponibile un altro elenco da cui scegliere. Quindi 4 scelte principali e, per ciascuna, da 6 a 12 scelte aggiuntive: con buone probabilità si troverà il report desiderato.

Sotto-viste

Abbiamo già spiegato come modificare la dimensione delle sotto-viste; per comodità si può iniziare con lo schermo diviso a metà tra vista principale e sotto-vista. La selezione nella vista principale influisce in una certa misura sulle informazioni mostrate nelle sotto-viste, come vedremo più avanti.

Il passaggio tra le sotto-viste può avvenire in due modi: con le icone della sezione di comandi “Sub-View”, oppure con le icone in alto a destra dello schermo (figura 79); quest’ultimo modo è molto comodo se si sta visualizzando il menu principale “Attività” o “Risorsa”, perché non occorre passare prima a “Vista”.

Figura 79. Icone per le sotto-viste

Istogramma

Facendo clic sull’icona “Istogramma” viene mostrata la sotto-vista degli istogrammi, con i dati della vista principale selezionata in precedenza; la vista principale si può anche selezionare in seguito. L’attività o la risorsa selezionata nella parte superiore (vista principale) sarà l’origine dei dati mostrati nell’istogramma della sotto-vista. In questo esempio è selezionata l’attività “Ontwikkelen idee”. Nella sotto-vista, tra le risorse, “Ard” e “George” sono contrassegnati da un punto verde, a indicare che entrambi sono assegnati a questa attività. Come risorsa è selezionato “Ard”, e l’opzione “Assegnazioni non avviate” dell’elenco “Filtro sulle risorse” permette di mostrarne i dati filtrati.

Figura 80 Una sotto-vista a istogramma

Le barre blu dell’istogramma riguardano la risorsa selezionata, in questo caso “Ard”. Le barre verdi riguardano l’intero progetto. La linea nera indica la percentuale di disponibilità delle risorse.

Grafici

Facendo clic sull’icona “Charts” viene mostrata la sotto-vista dei grafici, anch’essa relativa all’attività selezionata nella vista principale. Anche in questo caso, la figura 81 ne mostra un esempio.

Anche nei grafici le risorse assegnate all’attività sono indicate con un punto verde. L’elenco “Filtro sulle risorse” offre le stesse scelte, ma qui ce ne sono di più.

Con le caselle di controllo si può scegliere di visualizzare un istogramma oppure i contorni, e oltre a questo è anche possibile visualizzare il costo cumulativo (in questo caso) lungo la durata del progetto.

Con i pulsanti di opzione “Lavoro” e “Costo” compariranno elenchi diversi, con molte variabili tra cui scegliere. Effettuata una selezione, il risultato viene mostrato nel grafico.

La spiegazione di alcuni codici di costo:

ACWP: Costo effettivo del lavoro svolto

BCWP: Costo preventivato del lavoro svolto

BCWS: Costo preventivato del lavoro pianificato.

Figura 81. La sotto-vista “Chart”

Utilizzo attività

Facendo clic sull’icona “Utilizzo attività” viene mostrata la sotto-vista per l’utilizzo delle attività, anch’essa relativa all’attività selezionata nella vista principale: Brainstorming. La figura 82 ne mostra un esempio.

Figura 82. La sotto-vista “Utilizzo attività”

Qui non ci sono altre selezioni. L’utilizzo delle risorse da parte dell’attività è mostrato in forma di tabella sul lato sinistro. Le colonne possono essere nascoste o se ne possono aggiungere di nuove, come spiegato in precedenza. Si vede che 4 persone partecipano all’attività “Brainstorming”, con la quantità di ore lavorate su questa attività, che fa parte dell’attività principale “Ontwikkelen idee”.

Il lato destro della sotto-vista mostra le ore lavorate su questa attività giorno per giorno; per scorrere i giorni del calendario si usa il cursore di scorrimento del diagramma di Gantt in alto.

Utilizzo risorsa

Facendo clic sull’icona “Utilizzo risorsa” viene mostrata la sotto-vista per il lavoro delle risorse, anch’essa relativa all’attività selezionata nella vista principale: Brainstorming. La figura 83 ne mostra un esempio.

Figura 83. La sotto-vista per “Utilizzo risorsa”

Per le risorse assegnate al progetto (non solo persone, ma anche attrezzature, ecc.), questa sotto-vista “Utilizzo risorsa” mostra tutte le ore lavorate sulle diverse attività del progetto, nonché, sul lato destro, le stesse ore ripartite sui giorni lavorati nel progetto. Mostra anche il totale delle ore di ciascuna risorsa, mentre per il manager le ore di lavoro vengono riepilogate in un totale complessivo. Le colonne possono essere modificate, nascondendone alcune o aggiungendone di nuove nel modo consueto.

La colonna “Profilo del lavoro” mostra una piccola finestra a scorrimento dopo un clic con il tasto destro del mouse. Qui si può indicare l’andamento del lavoro della risorsa per ciascuna attività: si può preferire un profilo piatto o magari concentrato all’inizio; chi scrive teme sempre il profilo concentrato alla fine, perché le ore passate sono passate. Si noti anche che nella colonna “Cost Rate” si può indicare quale delle tariffe di manodopera della risorsa è applicabile.

Nessuna sotto-finestra

Questa funzione è la più semplice da spiegare: facendo clic su “No Sub-Window” si chiude qualsiasi sotto-finestra aperta.