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Risorse
Lavorare con le risorse: le viste Risorse, RBS e Utilizzo risorse, e l'inserimento, la modifica e l'organizzazione delle risorse.
Nella barra multifunzione, la scheda “Risorse” comprende alcune funzionalità divise in tre gruppi: Viste, Appunti e Risorse; alcune funzioni, ad esempio “Calendario”, sono le stesse della barra multifunzione. Pertanto, saranno indicate con un rimando.
Viste
Risorse
Il foglio di calcolo “Risorse” si apre con un clic del mouse sull’icona “Risorse” nel gruppo “Viste”.
Questo foglio di calcolo contiene tutti i dettagli sulle risorse, come Nome, RBS, tipo, indirizzo e-mail, iniziali, Tariffa oraria, Tariffa straordinaria, Calendario di progetto, ecc.
Le informazioni di questo foglio di calcolo sono utilizzate da ProjectLibre per effettuare i calcoli del progetto, ad es. la durata del lavoro di una persona in base alle sue unità massime, oppure la spesa utilizzando le tariffe personali, ecc. È possibile compilare il foglio di calcolo digitando direttamente nelle celle, e un clic con il tasto destro del mouse apre un menu a discesa con alcune funzioni utili.
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Il foglio di calcolo è flessibile e facile da adattare alle proprie esigenze, nascondendo una colonna o aggiungendone di nuove. Per nascondere una colonna basta fare clic su “Nascondi colonna” e la colonna selezionata scompare dalla vista; non viene tuttavia eliminata. Per aggiungere una nuova colonna, fare clic su “Inserisci colonna…” e apparirà la finestra “Inserisci nuova colonna”. La finestra permette di scegliere quale colonna aggiungere da un lungo elenco a scorrimento; selezionare la colonna desiderata e confermare con un clic su “OK”.
È possibile assegnare un calendario di base distinto a ciascuna Risorsa/Persona. Ad es. una gru può avere un calendario di 24 ore, mentre i gruisti hanno ciascuno un calendario di 8 o 12 ore per i rispettivi turni.
Un doppio clic del mouse mostrerà la finestra “Informazioni risorsa”; se ne parla più avanti.
RBS
La Resource Breakdown Structure (RBS) mostra una struttura gerarchica in un ampio elenco di risorse, tra personale, strumenti, materiali, attrezzature e altri servizi. Il costo non è una risorsa in quanto tale, sebbene tutte le risorse costino denaro. Un clic sul pulsante “RBS” nella barra dei comandi “Risorse” mostra questo schema, figura 69. La RBS consente di classificare e riepilogare i costi delle risorse all’interno del progetto. È essenzialmente simile a una Work Breakdown Structure che organizza le attività in una struttura gerarchica, aggregando i dati man mano che si risale lungo l’albero. Nella RBS il principio è lo stesso, ma la gerarchia viene creata in base alle risorse.
Ogni nodo/blocco rappresenta una risorsa e indica la spesa del suo utilizzo nel progetto rispetto al budget. La relazione gerarchica tra le risorse è indicata con una linea. Un clic su questa linea di relazione apre una nuova finestra che permette di rimuovere la linea facendo clic sul pulsante “Rimuovi”, figura 70.
È disponibile anche un’opzione che crea una nuova linea di relazione tra le risorse: fare clic con il mouse all’interno di un blocco di risorsa e apparirà una linea dal blocco al puntatore con un simbolo ∞; fare clic sull’altro blocco per creare la nuova relazione.
Utilizzo risorsa
Per visualizzare un foglio di calcolo dettagliato con tutti i dati di utilizzo delle risorse per attività, basta fare clic sul pulsante “Utilizzo attività” nel comando “Risorsa” (figura 71). L’utilizzo per risorsa è indicato sul lato sinistro in una colonna; sono presenti anche il suo utilizzo per attività in ore, il totale delle ore e dove è stata applicata una media, ecc. Un clic del mouse sull’intestazione della colonna permette di nasconderla o anche di crearne una nuova. Si apre una finestra Nuova colonna, che permette di selezionare la colonna da un lungo elenco, tra cui alcuni dati di costo.
Sul lato destro di questo foglio di calcolo sono indicate le ore assegnate per risorsa e attività secondo una struttura temporale, in ore, giorni o settimane. La scala temporale può essere regolata con i pulsanti “Ingrandisci” o “Riduci”, dalle ore ai trimestri dell’anno. Il mouse permette anche di modificare la dimensione dei riquadri sinistro e destro di questa schermata, con un’azione di clic e trascinamento.
Ingrandisci/Riduci
Questa funzione è analoga alla funzione Ingrandisci/Riduci già vista nel comando “Attività”.
Appunti
Le funzioni “Appunti” per Incolla, Copia e Taglia sono analoghe a quelle del comando “Attività”.
Risorse
Il gruppo Risorse nel comando “Risorsa” ha diverse funzioni, alcune delle quali sono analoghe alle funzioni del comando “Attività”; a queste si farà riferimento.
Inserisci
Il pulsante “Inserisci” funziona solo nel foglio di calcolo “Risorse” e nella tabella “Utilizzo risorsa”. Per prima cosa occorre selezionare una risorsa. Un clic sul pulsante “Inserisci” aggiunge una riga sopra quella selezionata e permetterà di inserire una nuova risorsa.
Nella tabella “Utilizzo risorsa”, selezionare una riga di attività all’interno di una risorsa e fare clic sul pulsante “Inserisci”: verrà creata una nuova riga alla fine di questa risorsa, che permetterà di inserire una risorsa.
Elimina
Il pulsante “Elimina” funziona anch’esso solo nel foglio di calcolo Risorse e nella tabella “Utilizzo risorsa”.
Per prima cosa occorre selezionare con un clic del mouse la riga da eliminare. La riga viene evidenziata in grigio e un clic su “Elimina” rimuoverà questa riga “Risorsa” dalla tabella.
Aumenta rientro/Diminuisci rientro
Le funzioni “Aumenta rientro” e “Diminuisci rientro” sono strumenti efficaci per modificare la struttura gerarchica della RBS, in modo analogo alle funzioni Aumenta rientro e Diminuisci rientro viste nel comando “Attività”.
Informazioni
Un clic sul pulsante “Informazioni” nel comando Risorsa aprirà una nuova finestra “Informazioni risorsa” solo se è stata selezionata una risorsa; altrimenti occorre selezionare una risorsa perché la finestra appaia.
La finestra “Informazioni risorsa” ha cinque schede, ma si apre di norma con la scheda “Generale” già aperta.
È possibile inserire informazioni generali sulla risorsa; si noti che il nome della risorsa è già presente.
La scheda “Costi” permette di specificare per questa risorsa le Tariffe della manodopera, le Tariffe straordinarie e il Costo per utilizzo. Si notino la prima colonna, chiamata “Data effettiva”, e le 5 schede più piccole, A, B, C, D, E (figura 74). Ciò consente di impostare 5 intervalli di tempo diversi, ciascuno con la propria tariffa, per questa risorsa; non male per un aumento di stipendio, eh?
La scheda “Disponibilità risorsa” permette di specificare per la risorsa la percentuale di tempo disponibile per il progetto, con alcuni intervalli temporali.
La scheda “Attività” offre un riepilogo di tutte le attività in cui è coinvolta la risorsa selezionata.
La scheda “Note” offre uno spazio libero per informazioni aggiuntive su questa risorsa.
Calendario
Il pulsante “Calendario” nel comando “Risorsa” apre la stessa finestra informativa del pulsante Calendario nel comando “Attività”.
Note
Un clic sul pulsante “Note” nel comando “Risorsa” aprirà la finestra “Informazioni”, ma questa volta con la scheda “Note” già aperta. La scheda “Note” offre uno spazio libero per informazioni aggiuntive su questa risorsa.
Trova
Il pulsante “Trova” nel comando “Risorsa” apre la stessa finestra “Trova” del pulsante Trova nel comando “Attività”.