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Recursos
Trabajar con los recursos: las vistas Recursos, RBS y Uso de recursos, e insertar, editar y organizar recursos.
En la cinta de comandos, la pestaña “Recursos” comprende algunas funciones que se dividen en tres grupos: Vistas, Portapapeles y Recursos; algunas de las funciones, por ejemplo “Calendario”, son las mismas que las de la cinta de comandos. Por ello, se indicarán con un enlace.
Vistas
Recursos
La hoja de cálculo “Recursos” aparece al hacer clic con el mouse en el icono “Recursos” del grupo “Vistas”.
Esta hoja de cálculo contiene todos los detalles sobre los recursos, como Nombre, RBS, tipo, dirección de correo electrónico, iniciales, Tasa por hora, Tasa de horas extra, Calendario base, etc.
ProjectLibre utiliza la información de esta hoja de cálculo para hacer los cálculos de su proyecto, por ejemplo, la duración del trabajo de una persona según su capacidad máxima, o el gasto usando las tarifas personales, etc. Es posible completar la hoja de cálculo escribiendo directamente en las celdas, y un clic derecho del mouse ofrece un menú desplegable con funciones sencillas de ayuda.
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La hoja de cálculo es flexible y fácil de adaptar a sus necesidades ocultando una columna o agregando otras nuevas. Para ocultar una columna, simplemente haga clic en “Ocultar columna” y la columna seleccionada desaparecerá de la vista; sin embargo, no se elimina. Para agregar una nueva columna, haga clic en “Insertar columna” y aparecerá una nueva ventana “Insertar columna”. La ventana le permite elegir qué columna agregar de una larga lista desplegable, seleccionar la columna requerida y confirmar con un clic en “Aceptar”.
Es posible asignar un calendario base distinto a cada Recurso/Persona. Por ejemplo, una grúa puede tener un calendario de 24 horas, mientras que los operadores de grúa tienen cada uno un calendario de 8 o 12 horas para sus respectivos turnos.
Un doble clic del mouse muestra la ventana “Información del recurso”, que se describe más adelante.
RBS
La estructura de desglose de recursos (RBS) muestra una estructura jerárquica en una gran lista de recursos: personal, herramientas, materiales, equipos y otros servicios. El costo no es un recurso como tal, aunque todos los recursos cuestan dinero. Un clic en el botón “RBS” de la barra de comandos “Recursos” muestra este esquema, figura 69. La RBS le permite categorizar y resumir los costos de los recursos dentro del proyecto. Es, en esencia, similar a una estructura de desglose del trabajo (EDT), que organiza las tareas en una estructura jerárquica y acumula los datos a medida que se asciende en el árbol. La RBS funciona de forma parecida, pero crea la jerarquía a partir de los recursos.
Cada nodo/bloque representa un recurso e indica el gasto de su uso en el proyecto frente al presupuesto. La relación jerárquica entre recursos se indica con una línea. Un clic en esta línea de relación abre una nueva ventana que permite eliminar la línea haciendo clic en el botón “Quitar”, figura 70.
También está disponible una opción para crear una nueva línea de relación entre recursos: haga clic con el mouse dentro de un bloque de recursos y aparecerá una línea desde el bloque hasta el mouse con un símbolo ∞; haga clic en el otro bloque para crear la nueva relación.
Uso de recursos
Se mostrará una hoja de cálculo detallada con todos los datos de uso de los recursos por tarea; basta con hacer clic en el botón “Uso de tareas” del comando “Recursos”, figura 71. El uso por recurso se indica en una columna del lado izquierdo; también figura su uso por tarea en horas, un total de horas y dónde se ha aplicado un promedio, etc. Un clic del mouse en el encabezado de la columna permite ocultarla o incluso crear una nueva. Se abre una ventana “Nueva columna” que le permite seleccionar la columna de una larga lista, entre ellas algunos datos de costo.
En el lado derecho de esta hoja de cálculo se indican las horas asignadas por recurso y tarea según la estructura de fechas, en horas, días o semanas. La escala de tiempo se puede ajustar con los botones “Acercar” o “Alejar”, desde horas hasta trimestres del año. El mouse también le permite cambiar el tamaño de los paneles izquierdo y derecho de esta pantalla haciendo clic y arrastrando.
Acercar/Alejar
Esta función es comparable a la función Acercar/Alejar ya comentada en el comando “Tarea”.
Portapapeles
Las funciones del “Portapapeles” para Pegar, Copiar y Cortar son comparables a las del comando “Tarea”.
Recursos
El grupo Recursos del comando “Recursos” tiene varias funciones, algunas de las cuales son similares a las del comando “Tarea”; en esos casos se remitirá a ellas.
Insertar
El botón “Insertar” funciona únicamente en la hoja de cálculo “Recursos” y en la tabla “Uso de recursos”. Primero se debe marcar un recurso. Un clic en el botón “Insertar” agregará una fila encima de la marcada y le permitirá introducir un nuevo recurso.
Cuando esté en la tabla “Uso de recursos”, marque una fila de tarea dentro de un recurso y haga clic en el botón “Insertar”; se creará una nueva fila al final de ese recurso y le permitirá introducir un recurso.
Eliminar
El botón “Eliminar” también funciona únicamente en la hoja de cálculo de Recursos y en la tabla “Uso de recursos”.
Primero hay que marcar la fila que se desea eliminar con un clic del mouse. La fila queda resaltada en gris, y un clic en “Eliminar” quitará esta fila de “Recurso” de la tabla.
Aplicar sangría/Anular sangría
Las funciones “Aplicar sangría” y “Anular sangría” son herramientas eficaces para modificar la estructura jerárquica de la RBS, de forma similar a las funciones Aplicar sangría y Anular sangría comentadas en el comando “Tarea”.
Información
Al hacer clic en el botón “Información” del comando “Recursos” se abre una nueva ventana “Información del recurso”, pero solo si hay un recurso seleccionado; de lo contrario, debe seleccionar uno para que aparezca la ventana.
La ventana “Información del recurso” tiene cinco pestañas, pero se abre por defecto con la pestaña “General”.
Se puede introducir información general sobre el recurso; observe que el nombre del recurso ya aparece.
La pestaña “Costos” permite especificar para este recurso las tasas de mano de obra, las tasas de horas extra y el costo por uso. Observe que la primera columna se llama “Fecha de vigencia” y que hay 5 pestañas más pequeñas, A, B, C, D, E (figura 74). Esto le permitirá establecer 5 intervalos de tiempo distintos, cada uno con su tarifa, para este recurso; muy práctico para un aumento de sueldo, ¿verdad?
La pestaña “Disponibilidad del recurso” le permite especificar, para el recurso, el porcentaje de tiempo disponible para el proyecto en distintos intervalos de tiempo.
La pestaña “Tareas” ofrece un resumen de todas las tareas en las que participa el recurso marcado.
La pestaña “Notas” ofrece un espacio libre para información adicional sobre este recurso.
Calendario
El botón “Calendario” del comando “Recursos” muestra la misma ventana de información que el botón Calendario del comando “Tarea”.
Notas
Al hacer clic en el botón “Notas” del comando “Recursos” se abrirá la ventana “Información”, pero esta vez con la pestaña “Notas” ya abierta. La pestaña “Notas” ofrece un espacio libre para información adicional sobre este recurso.
Buscar
El botón “Buscar” del comando “Recursos” muestra la misma ventana “Buscar” que el botón Buscar del comando “Tarea”.