Terminología de gestión de proyectos

Las definiciones siguientes describen cómo se usan estos términos en ProjectLibre; su organización puede usar los términos de otra manera, pero al menos estas definiciones ofrecen un glosario inequívoco para entender cómo funciona este software. Para quien necesite más definiciones, hay disponible una lista de definiciones1 más completa.

Cuenta: una cuenta se usa en una estructura de desglose de costos (CBS) para representar un lugar donde se pueden acumular los costos de tareas o recursos.

Reparto: las tareas se reparten entre los recursos durante la etapa de planificación del proyecto. Las asignaciones reales forman parte del proceso de programación. Un punto importante: el mero hecho de hacer estas asignaciones no garantiza que el recurso necesario vaya a estar disponible.

Asignación: los recursos se asignan para completar las tareas según la mejor estimación de los planificadores del proyecto. La asignación es una parte importante del proceso de programación.

ACWP: el costo real del trabajo realizado (ACWP) es la suma de todos los costos necesarios para completar el trabajo del proyecto.

BCWP: el costo presupuestado del trabajo realizado (BCWP) es la suma de los costos presupuestados de lo realizado para completar el proyecto.

BCWS: el costo presupuestado del trabajo programado (BCWS) es la suma de los costos presupuestados previstos para el trabajo programado para completar el proyecto.

CBS: la estructura de desglose de costos se compone de cuentas de recursos desglosadas para ajustarse a las tareas elementales detalladas en la estructura de desglose del trabajo (EDT) del desarrollo. La CBS organiza las cuentas en un marco que permite acumular los costos con independencia de la EDT o de la RBS.

CPI: el índice de rendimiento del costo (CPI) es igual a BCWP/ACWP. Cuando este índice es menor que 1, el proyecto está por encima del presupuesto. Si el CPI > 1, los costos del proyecto están por debajo del presupuesto. Cuando el índice es igual a 1, los costos del proyecto están dentro del presupuesto. Cuando el índice es mayor que 1, el proyecto está por debajo del presupuesto.

Estimación: una predicción de la cantidad de esfuerzo o tiempo que se prevé necesaria para completar una tarea determinada.

Hito: un hito es una tarea especial que representa un evento en su proyecto; es una tarea con un esfuerzo de 0,00 h. Suele usarse para marcar un resultado importante; por ejemplo, la finalización de un entregable satisfactorio y aceptado por el cliente.

PERT: la técnica de evaluación y revisión de programas (PERT) es una mejora del método de la ruta crítica (CPM). En el CPM, las estimaciones de esfuerzo de una tarea son estimaciones puntuales, mientras que en PERT se calculan ponderando las estimaciones Optimista, Más probable y Pesimista [(O + 4*M + P)/6].

Distribución PERT: esta distribución es una forma simplificada de calcular una estimación Esperada a partir de las estimaciones Optimista, Más probable y Pesimista.

Recurso: un recurso puede ser de uno de tres tipos: Trabajo, Material o Equipo. Todos los recursos deben pertenecer a un Grupo de recursos.

Grupo de recursos: un grupo de recursos es un conjunto de recursos similares.

Equipo de recursos: un equipo de recursos está formado por varios recursos que trabajan juntos para un fin común.

RBS: la estructura de desglose de recursos (RBS) organiza los recursos en grupos y en una estructura jerárquica.

SPI: el índice de rendimiento del cronograma (SPI) es igual a BCWP/BCWS. Cuando este índice es menor que 1, el proyecto está por encima del presupuesto. Si el CPI > 1, los costos del proyecto están por debajo del presupuesto.

Tarea de resumen: una tarea de resumen tiene tareas subordinadas (subtareas) y acumula la información de esas subtareas.

Tarea: una tarea es una unidad de trabajo; los recursos suelen repartirse a nivel de tarea.

EDT: la estructura de desglose del trabajo (EDT) se usa para descomponer proyectos grandes en fragmentos manejables, para facilitar la planificación y la gestión.

Tareas, recursos y costos

Tres de los términos más importantes de la lista anterior son tareas, recursos y costos; son los elementos centrales que se manipulan y organizan en la gestión de proyectos. Más adelante profundizaremos en cada uno de estos conceptos y en cómo trabajar con ellos en ProjectLibre, pero, para esta sección introductoria, los párrafos siguientes están pensados para fijar estos conceptos firmemente en la mente del usuario.

Las tareas son los bloques fundamentales de un cronograma de proyecto. La definición de la sección anterior era muy escueta, pero significativa: cada tarea representa una unidad de trabajo, un paso hacia la finalización de un proyecto. Como probablemente resulte evidente, las tareas a menudo deben adoptar una forma jerárquica para ayudar a descomponer un proyecto complejo en fragmentos manejables y comprensibles. Eso es exactamente lo que establece la definición de una EDT; por eso, la EDT se compone de un árbol jerárquico de tareas descompuestas. La estructura organizativa que representa la EDT está pensada para facilitar la comprensión de cómo encajan entre sí los distintos elementos de una tarea compleja, y ProjectLibre es una herramienta excelente para representar esa estructura de tareas y cómo interactúan.

Los recursos son entidades compartidas; todas las personas y materiales de su organización se comparten entre todos los proyectos que la organización respalda. Los recursos de personas tienen el tipo “Trabajo” (expresado en horas o días, es decir, tiempo) y los materiales tienen el tipo “Material” (expresado en una cantidad, por ejemplo, sacos de cemento). ProjectLibre ofrece una representación en hoja de cálculo para gestionar los recursos (figura 1). Estos encabezados habituales de la hoja de cálculo se pueden adaptar a las necesidades de cada proyecto.

Figura 1. Hoja de cálculo de recursos

El “Costo”1 se refiere al valor monetario o al precio financiero de una actividad concreta del proyecto, y es la forma más habitual de acumular los recursos de un proyecto para gestionarlo. Como sugiere la figura 1, es habitual asignar tarifas por hora (o semanales o mensuales) a los recursos de personas. De forma similar, el importe pagado para adquirir materiales, expresado como un costo en dólares, indica el valor relativo de los distintos materiales.