Terminologia zarządzania projektami

Poniższe definicje opisują, jak te terminy są używane w ProjectLibre; Twoja organizacja może używać ich inaczej, ale przynajmniej te definicje dają jednoznaczny słowniczek, pozwalający zrozumieć działanie tego oprogramowania. Dla tych, którzy potrzebują więcej definicji, dostępna jest pełniejsza lista definicji1.

Konto: Konto jest używane w strukturze podziału kosztów (CBS) do reprezentowania miejsca, w którym można agregować koszty zadań lub zasobów.

Alokacja: Zadania są alokowane do zasobów na etapie planowania projektu. Rzeczywiste przydziały są częścią procesu harmonogramowania. Ważne jest, że samo dokonanie takich przydziałów nie gwarantuje, że potrzebny zasób będzie dostępny.

Przydział: Zasoby są przydzielane do wykonania zadań zgodnie z najlepszym szacunkiem planistów projektu. Przydział jest ważną częścią procesu harmonogramowania.

ACWP: Rzeczywisty koszt wykonanej pracy (ACWP) to suma wszystkich kosztów niezbędnych do ukończenia prac w ramach projektu.

BCWP: Budżetowany koszt wykonanej pracy (BCWP) to suma budżetowanych kosztów wykonanej pracy przy realizacji projektu.

BCWS: Budżetowany koszt zaplanowanej pracy (BCWS) to suma budżetowanych kosztów przewidzianych dla pracy zaplanowanej do ukończenia projektu.

CBS: Struktura podziału kosztów składa się z kont zasobów podzielonych tak, aby odpowiadały elementarnym zadaniom określonym w strukturze podziału pracy (SPP) dla danego przedsięwzięcia. CBS organizuje konta w ramach, które umożliwiają agregację kosztów niezależnie od SPP czy RBS.

CPI: Wskaźnik wydajności kosztowej (CPI) jest równy BCWP/ACWP. Gdy ten wskaźnik jest mniejszy niż 1, projekt przekracza budżet. Jeśli CPI > 1, koszty projektu mieszczą się w budżecie. Gdy wskaźnik jest równy 1, koszty projektu są dokładnie w budżecie. Gdy wskaźnik jest większy niż jeden, projekt jest poniżej budżetu.

Oszacowanie: Przewidywanie oczekiwanego nakładu pracy lub czasu potrzebnego do wykonania danego zadania.

Punkt kontrolny: Punkt kontrolny to specjalne zadanie reprezentujące zdarzenie w Twoim projekcie; jest to zadanie o nakładzie pracy równym 0,00 h. Zwykle służy do oznaczenia ważnego rezultatu, na przykład ukończenia produktu, który satysfakcjonuje klienta i został przez niego zaakceptowany.

PERT: Technika oceny i przeglądu programów (PERT) jest rozszerzeniem metody ścieżki krytycznej (CPM). Szacunki nakładu pracy w CPM są szacunkami punktowymi, natomiast szacunki nakładu pracy w PERT są obliczane przez ważenie szacunków optymistycznego, najbardziej prawdopodobnego i pesymistycznego [(O + 4*M + P)/6].

Rozkład PERT: Ten rozkład to uproszczony sposób obliczenia oczekiwanego szacunku na podstawie szacunków optymistycznego, najbardziej prawdopodobnego i pesymistycznego.

Zasób: Zasób może być jednego z trzech typów: Praca, Materiał lub Zespół. Wszystkie zasoby muszą należeć do grupy badawczej.

Grupa zasobów: Grupa zasobów to zbiór podobnych zasobów.

Zespół zasobów: Zespół zasobów składa się z pewnej liczby zasobów pracujących razem nad wspólnym celem.

RBS: Struktura podziału zasobów (RBS) organizuje zasoby w hierarchiczne grupy i strukturę.

SPI: Wskaźnik wydajności harmonogramu (SPI) jest równy BCWP/BCWS. Gdy ten wskaźnik jest mniejszy niż 1, projekt przekracza budżet. Jeśli CPI > 1, koszty projektu mieszczą się w budżecie.

Zadanie sumaryczne: Zadanie sumaryczne ma zadania podrzędne (podzadania) i zestawia informacje na podstawie tych podzadań.

Zadanie: Zadanie to jednostka pracy; zasoby są zazwyczaj przydzielane na poziomie zadania.

SPP: Struktura podziału pracy (SPP) służy do rozkładania dużych projektów na łatwe do opanowania fragmenty, aby ułatwić planowanie i zarządzanie.

Zadania, zasoby i koszty

Trzy z najważniejszych terminów z powyższej listy to zadania, zasoby i koszty; to podstawowe elementy, którymi się operuje i które się porządkuje w zarządzaniu projektami. Każdemu z tych pojęć i sposobom pracy z nimi w ProjectLibre poświęcimy osobną uwagę w dalszych sekcjach, ale w tej wprowadzającej części poniższe akapity mają na celu utrwalić te pojęcia w umyśle użytkownika.

Zadania są podstawowymi elementami harmonogramu projektu. Definicja z poprzedniej sekcji była bardzo zwięzła, ale znacząca — każde zadanie reprezentuje jednostkę pracy, krok w kierunku ukończenia projektu. Jak łatwo się domyślić, zadania często muszą przybrać formę hierarchiczną, by ułatwić rozłożenie złożonego projektu na możliwe do opanowania i zrozumiałe fragmenty. Dokładnie to mówi definicja SPP; dlatego SPP składa się z hierarchicznego drzewa rozłożonych zadań. Struktura organizacyjna przedstawiona przez SPP ma ułatwić zrozumienie, jak poszczególne elementy złożonego zadania łączą się ze sobą, a ProjectLibre jest doskonałym narzędziem do przedstawiania tej struktury zadań i ich wzajemnych powiązań.

Zasoby są współdzielone; wszyscy ludzie i materiały należące do Twojej organizacji są współdzielone przez wszystkie projekty obsługiwane przez organizację. Zasoby ludzkie mają typ „Praca” (wyrażany w godzinach lub dniach — czas), a materiały mają typ „Materiał” (wyrażany w ilości — na przykład worki cementu). ProjectLibre udostępnia arkusz do zarządzania zasobami (rysunek 1). Te typowe nagłówki arkusza można dostosować do potrzeb konkretnych projektów.

Rysunek 1. Arkusz zasobów

„Koszt”1 odnosi się do wartości pieniężnej lub wyceny finansowej konkretnego działania w projekcie i jest najczęściej stosowanym sposobem agregowania zasobów w zarządzanym projekcie. Jak sugeruje rysunek 1, typowe jest przypisywanie zasobom ludzkim stawek godzinowych (lub tygodniowych czy miesięcznych). Podobnie kwota pieniędzy zapłacona za nabycie materiałów, wyrażona jako koszt w dolarach, wskazuje względną wartość różnych materiałów.