ProjectLibre Desktop · Pierwsze kroki
Utwórz przykładowy projekt
Zbuduj rzeczywisty plan projektu krok po kroku: szkielet projektu, zasoby, zadania, współzależności, przydziały, a na koniec ocena planu.
Poniżej przedstawiono ten sam schemat, aktualizując jedynie te jego fragmenty, na które wpływa nowy interfejs ProjectLibre. „Najlepszym sposobem na zrozumienie, w jaki sposób można utworzyć plan projektu za pomocą ProjectLibre, jest przeanalizowanie realistycznego przykładu, takiego jak ten poniżej. Ten przykład, choć prosty, zawiera opis krok po kroku typowych działań, jakie kierownik projektu mógłby podjąć, aby ustalić wykonalny plan projektu za pomocą (ProjectLibre)”. Ten przykład prawdopodobnie nie będzie idealnie pasował do konkretnego projektu, dlatego można go zmodyfikować albo utworzyć własny, lepiej dopasowany do swoich potrzeb. Podstawowe kroki najprawdopodobniej pozostaną jednak aktualne.
Dla przykładowego projektu omawianego w tym rozdziale przyjęto stosunkowo niewielki zestaw założeń. Obejmują one:
- ProjectLibre został zainstalowany i skonfigurowany zgodnie z wcześniejszym opisem oraz podłączony do działającej drukarki (lub przynajmniej do pseudodrukarki, takiej jak PDF Creator).
- Przykładowy projekt o nazwie „New Shower” to działanie marketingowe trwające 6 miesięcy.
- Do projektu New Shower przydzielone są trzy zasoby osobowe w pełnym wymiarze czasu pracy, licząc w tym kierownika projektu.
- Dla projektu New Shower nie przyjęto żadnego ograniczenia budżetowego; organizacja w pełni popiera to przedsięwzięcie, ale harmonogram ma bardzo duże znaczenie. Projekt musi zostać ukończony w ciągu 6 miesięcy.
- Wymagany (obowiązkowy) termin ukończenia przypada nie później niż sześć miesięcy od daty rozpoczęcia.
Krok 1: Utwórz szkielet planu projektu
Pierwszym krokiem jest określenie podstawowych parametrów projektu. Pracę z ProjectLibre rozpoczyna się zgodnie z opisem zaczynającym się na stronie 6. Sposób rozpoczęcia tego procesu pokazują rysunki 4 i 5. Teraz należy nadać nowemu projektowi nazwę „New Shower”, wpisując ją w górnym wierszu, tak jak pokazano powyżej rysunku 5. Należy też dodać datę rozpoczęcia, jak pokazano na rysunku 16. Można również odznaczyć pole „Planowanie w przód”, które jest zaznaczone domyślnie. Pozwala to wybrać datę zakończenia i sprawić, że ProjectLibre po wprowadzeniu wymaganych zadań wyliczy harmonogram wstecz. Ta alternatywna metoda jest przeznaczona przede wszystkim dla projektów z ustaloną, nieprzekraczalną datą zakończenia — takich jak „New Shower”, który ma obowiązkowy termin ukończenia. Nieco częściej pozostawia się domyślnie zaznaczoną opcję, jak na rysunku 16, wprowadza wymagane zadania i pozwala programowi obliczyć datę zakończenia. W tym przykładzie jednak pole „Planowanie w przód” zostanie odznaczone, aby mieć pewność dotrzymania obowiązkowego terminu ukończenia. Ta zmiana sprawia, że ten przykład różni się nieco od pierwotnego. Opracowując własny przykład do nauki, należy uwzględnić własne uwarunkowania organizacyjne i wykorzystać te funkcje ProjectLibre, które odpowiadają konkretnym potrzebom. Ustalanie założeń i ograniczeń przypomina trochę opracowywanie, doprecyzowywanie i weryfikowanie wymagań dla systemu. Pole notatek w oknie dialogowym służącym do nadania nazwy projektowi to dobre miejsce, aby zacząć dokumentować część z tych ograniczeń i założeń.
Po kliknięciu „OK” otwiera się pusty wykres Gantta, podobny do tego z rysunku 6, ale z wpisaną nową nazwą projektu.
Krok 2: Zidentyfikuj zasoby projektu
Kolejnym krokiem jest zidentyfikowanie i nazwanie dostępnych zasobów. W przypadku New Shower wszystkie zasoby są zasobami ludzkimi, a wszystkie niezbędne informacje można wprowadzić, przechodząc do arkusza „Zasoby” jednym ze sposobów opisanych wcześniej w akapicie o nawigacji w ProjectLibre. Najlepiej przejść do tego arkusza, wybierając „Zasób” w górnym wierszu, a następnie klikając ikonę „Zasoby” po lewej stronie drugiego wiersza. Te dwie czynności powodują wyświetlenie arkusza pokazanego na rysunku 17.
Lewa część arkusza „Zasób” (rysunek 17) to tylko część informacji, jakie można w nim przechowywać. Innym sposobem, aby zobaczyć więcej informacji, które można tu przechowywać, jest po prostu przewinięcie arkusza w prawo za pomocą dolnego paska przewijania, jak sugeruje rysunek 18. Po prawej stronie arkusza mogą znajdować się takie informacje jak stawka wynagrodzenia i kalendarz, zgodnie z nagłówkami kolumn.
Wartości wpisywane do komórek tego arkusza muszą mieć określony format, w przeciwnym razie pojawia się komunikat o błędzie, taki jak na rysunku 19, ostrzegający o niespójnych wpisach. Ten arkusz staje się więc centralnym źródłem informacji o zasobach dostępnych dla projektu — zarówno ludzkich, jak i materiałowych.
Do arkusza „Zasoby” można dotrzeć również, wybierając „Widok” w górnym wierszu paska poleceń, a następnie klikając ikonę „Zasoby” w drugim wierszu, w bloku widoków „Zasób”, znajdującym się tuż obok bloku widoków „Zadanie” (zawierającego ikonę „Gantt”).
Poszczególne cechy zasobu można też wprowadzać — czasem wygodniej — klikając lewym przyciskiem myszy nazwę zasobu w arkuszu „Zasoby” i wypełniając okno dialogowe (rysunek 20) dla tego zasobu. Ten sposób wprowadzania danych może być wydajniejszy i łatwiejszy w organizacji niż wpisywanie ich bezpośrednio w arkuszu. Oczywiście poszczególne zakładki tego okna, a także duże pole na notatki, pozwalają na wiele sposobów dostosowania danych wejściowych do projektu. Należy przyjrzeć się każdej z zakładek u góry tego okna, aby zrozumieć, dlaczego ta alternatywna metoda wprowadzania danych może się przydać w konkretnym projekcie.
Na początek warto dokładnie przyjrzeć się zakładce „Ogólne” (rysunek 21) i zauważyć, że można w niej podać wiele szczegółów o każdym zasobie wchodzącym w skład bazy zasobów projektu. Można tu określić konkretne grupy robocze, dane kontaktowe, opisy materiałów, a nawet spersonalizowane kalendarze pracy (na przykład elastyczny czas pracy, jeśli jest potrzebny) oraz zwykłe identyfikatory, takie jak identyfikator RBS.
Zakładka „Koszty” pozwala określić indywidualne stawki za pracę dla danego zasobu, obowiązujące od dowolnej daty. W rzeczywistości pięć podzakładek (A–E) pozwala ustawić nawet pięć różnych stawek kosztowych dla jednego zasobu osobowego. Można też przyznać zasobowi „podwyżkę”, po prostu podnosząc stawkę od odpowiedniej „Daty obowiązywania” w lewej kolumnie danej zakładki.
Zakładka „Dostępność zasobu” (rysunek 23) udostępnia kolejne możliwości rozbudowania bazy zasobów. Zawiera ona również pole ustawiające górny limit wykorzystania danego zasobu. Limit ten zwykle wyraża się jako maksymalny procent czasu, w jakim dany zasób może być wykorzystywany.
Podzakładka „Zadania” (rysunek 24) przedstawia listę wszystkich zobowiązań lub przydziałów przypisanych każdej osobie w bazie zasobów. Kolumny podają szczegóły każdego z tych przydziałów (na przykład daty rozpoczęcia i zakończenia) dla każdego zadania, na każdej stronie zakładki danego zasobu.
Na koniec na rysunku 25 pokazano podzakładkę „Notatki”. Jej podstawową funkcją jest oczywiście udostępnienie miejsca na opisanie dowolnej cechy zasobu, którą warto udokumentować — stąd duża wolna przestrzeń na opis lub inną notatkę.
Krok 3: Zidentyfikuj zadania projektu wysokiego poziomu
Przyjęto, że przykładowy projekt „New Shower” jest podobny do wcześniejszego projektu, który organizacja z powodzeniem ukończyła. Projekt ten, podobnie jak niemal każdy projekt, można opisać pięcioma ogólnymi zadaniami: Inicjowanie, Badania, Zawieranie umów, Rozwój i Uruchomienie. Te ogólne etykiety nie są może tak jednoznacznie opisowe, jak by się chciało, ale pozwalają w ogólny sposób kategoryzować zadania wysokiego poziomu. W praktyce wprowadza się bardziej opisowe tytuły zadań, które jednak nadal odpowiadają temu ogólnemu podziałowi (rysunek 26). Warto zauważyć, że wszystkie użyte dotąd paski zadań są czerwone. To kolorowanie oznacza, że wszystkie zadania należą do zadania krytycznego, co na tym etapie analizy nie ma jeszcze żadnego znaczenia. Po zakończeniu prac ścieżka krytyczna będzie oznaczona na czerwono, a wszystkie paski zadań niekrytycznych — na niebiesko, ale na tym etapie opracowywania planu projektu jest zdecydowanie za wcześnie, aby wyznaczać ścieżkę krytyczną.
Krok 4: Zidentyfikuj współzależności zadań
Niektórych zadań nie można rozpocząć, dopóki inne nie zostaną ukończone — to znaczy drugie zadanie zależy od ukończenia innego zadania, zanim będzie mogło się rozpocząć. W przykładzie „New Shower” jest oczywiste, że aplikacji nie można wprowadzić na rynek na całym świecie, dopóki nie zakończą się testy beta, a testów beta nie można rozpocząć, dopóki aplikacja nie zostanie opracowana. Wreszcie zatwierdzenie rozpoczęcia prac (wynikające z odbycia spotkania inauguracyjnego) musi nastąpić, zanim rozpoczną się jakiekolwiek inne zadania. Te współzależności pokazano na rysunku 27.
Kolorowanie pokazuje teraz ścieżkę krytyczną na czerwono; logika współzależności wyznacza tę ścieżkę. Ścieżka krytyczna składa się obecnie z trzech elementów, a ścieżka niekrytyczna nie ma na nią wpływu. Jest jeszcze kilka innych niuansów dotyczących pracy z zadaniami, które zostaną omówione w następnej części. Najpierw jednak trzeba przydzielić zasoby i, tam gdzie to konieczne, rozłożyć zadania wyższego poziomu na mniejsze.
Krok 5: Przydziel zasoby projektu do odpowiednich zadań
Każde zadanie zwykle wymaga do wykonania jednego lub większej liczby zasobów. Niektóre kolumny wykresu Gantta mogą być ukryte, dopóki pionowy suwak nie zostanie przesunięty w prawo. Nazwy elementów zasobów można wpisywać bezpośrednio w kolumnie „Nazwa”. Domyślnie przydzielane jest 100% czasu danego zasobu do danego zadania, ale opcję tę można zmienić w oknie dialogowym przydziału. Pole „Nazwa” pozwala wprowadzić bezpośrednio kilka zasobów naraz, wraz z procentem czasu przydzielonym do każdego zadania. Nazwy poszczególnych zasobów rozdziela się średnikiem, jak pokazano w górnej części rysunku 28 (żółty prostokąt). Na tym wykresie przyjęto domyślną wartość 100% czasu poświęcanego na projekt. Po wybraniu opcji „Użycie zadania” w drugim wierszu wstążki poleceń (purpurowy prostokąt) przydzielone zasoby (w godzinach) pojawiają się w lewym dolnym rogu ekranu. To wygodny sposób, aby zilustrować, jak obsadzone jest każde zadanie. Można zmodyfikować liczbę godzin, aby odciążyć kierownika projektu na rzecz innych zadań — można to sprawdzić, zmieniając ręcznie godziny w odpowiednim żółtym wierszu. Zmiany tego rodzaju prawdopodobnie zmienią całkowitą liczbę dni przypisanych do zadania; dobranie odpowiedniego procentu może być lepszym sposobem na rozpoczęcie tego rodzaju bilansowania zasobów. Ta kwestia zostanie wkrótce omówiona ponownie.
Można też wybrać opcję „Użycie zasobu” (zielony prostokąt na rysunku 29), aby zobaczyć, jak obciążona jest każda osoba w poszczególnych zadaniach. Ten widok może ułatwić ustalanie priorytetów obciążenia pracą dla poszczególnych osób. Podczas takiego ustalania priorytetów, w miarę zmiany procentu zaangażowania, niektóre zadania mogą zostać skrócone, ponieważ ProjectLibre próbuje automatycznie przeliczyć harmonogram. Może być konieczne przełączenie na planowanie ręczne, aby uwzględnić pracę w niepełnym wymiarze na wybranych zadaniach, zbilansować obciążenie pracą i jednocześnie utrzymać zakładany harmonogram. Więcej na ten temat pojawi się przy omawianiu funkcji „Histogram” oraz filtrowania.
Krok 6: Uszczegółów i rozłóż zadania
Umiejętność sprawnego dzielenia zadań na mniejsze jest ważną cechą dobrego kierownika. ProjectLibre ułatwia analitykowi tego rodzaju działania. Rozłożenie złożonego zadania na prostsze elementy pozwala lepiej zrozumieć powiązania między nimi i daje wgląd w szacowanie zapotrzebowania na zasoby. Niemal zawsze wprowadza też do harmonogramu wykorzystanie zasobów — zarówno ludzi, jak i obiektów — dokładnie wtedy, kiedy jest ono potrzebne. Na rysunku 30 pokazano cztery takie dekompozycje zadań dla przykładu „New Shower”. W bardziej złożonych projektach dekompozycji takich będzie zapewne znacznie więcej, ale te proste przykłady wystarczają, by zilustrować działanie programu. Warto zauważyć, że ProjectLibre używa wcięć do pokazania hierarchii podzadań; ta funkcja wspiera też tworzenie struktury podziału pracy, co zostanie pokazane w dalszej części podręcznika przy ponownym omawianiu sposobu wykorzystania zadań.
Krok 7: Oceń plan projektu
Po wprowadzeniu reprezentatywnego zestawu zadań i rozpisaniu kilku podzadań plan projektu jest już dobrze zaawansowany. Ścieżka krytyczna jest prawdopodobnie najważniejszą informacją w tej wstępnej strukturze. Ta wiedza ma dla kierownika projektu bardzo duże znaczenie. Po uzupełnieniu danych o zasobach w arkuszach ProjectLibre można na ich podstawie przeprowadzić analizę i bilansowanie obciążenia. W tym przykładzie informacje te są minimalne — wystarczające jedynie, aby pokazać, jak można zrealizować to przedsięwzięcie. W większości projektów rozplanowanie potrzebnych zasobów jest jednym z najważniejszych (i najbardziej żmudnych) zadań. Raporty dotyczące zadań i podzadań można wydrukować w dowolnym momencie. Później, jeśli dla każdego zadania będą na bieżąco wprowadzane i aktualizowane wartości procentowe ukończenia, można wygenerować raporty stanu pokazujące postęp i umożliwiające ocenę realizacji harmonogramu. Najlepszym sposobem korzystania z ProjectLibre jest wykorzystywanie go jako narzędzia do ciągłej oceny postępów w realizacji celów projektu.