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예제 프로젝트 만들기
프로젝트 셸, 리소스, 작업, 종속성, 배정을 단계별로 만들고 계획을 평가하면서 실제 프로젝트 계획을 세워 봅니다.
지금부터 이 개요를 따라가면서 ProjectLibre의 새 인터페이스에 영향을 받는 부분만 수정하겠습니다. “ProjectLibre를 사용하여 프로젝트 계획을 세우는 방법을 이해하는 가장 좋은 방법은 다음에 나오는 것과 같은 현실적인 예를 살펴보는 것입니다. 이 예는 간단하지만, 프로젝트 관리자가 (ProjectLibre를 사용하여) 실행 가능한 프로젝트 계획을 세울 때 거치는 전형적인 작업 단계를 하나씩 보여 줍니다.” 이 예가 여러분의 프로젝트에 정확히 들어맞지는 않을 수 있으므로, 이 예를 수정하거나 여러분의 필요에 더 맞는 예를 직접 만들어도 좋습니다. 다만 기본적인 단계는 그대로 적용될 가능성이 큽니다.
여기서 다룰 예제 프로젝트에는 비교적 적은 수의 가정만 세웁니다. 구체적으로는 다음과 같습니다.
- ProjectLibre는 위에서 설명한 대로 설치 및 구성되었으며, 사용 가능한 프린터(최소한 PDF Creator 같은 가상 프린터)에 연결되어 있습니다.
- 이 예제 프로젝트 “New Shower”는 6개월간 진행되는 마케팅 활동입니다.
- 프로젝트 관리자를 포함해 세 명의 정규직 인력 리소스가 New Shower에 배정됩니다.
- “New Shower”에는 예산 제한 조건이 없습니다. 조직은 이 활동을 전적으로 지원하지만 일정이 매우 중요합니다. 반드시 6개월 이내에 완료해야 합니다.
- 필수(의무) 완료일은 시작일로부터 6개월을 넘지 않습니다.
1단계: 프로젝트 계획 셸 만들기
첫 번째 단계는 프로젝트의 기본 매개변수를 식별하는 것입니다. 분석가는 6페이지부터 설명한 대로 ProjectLibre에서 이 단계를 시작합니다. 이 과정이 그림 4와 그림 5에서 어떻게 시작되는지 살펴보았습니다. 이제 새 프로젝트의 이름을 “New Shower”로 정하고, 그림 5 위쪽에서 설명한 대로 맨 윗줄에 입력합니다. 그림 16처럼 시작일도 추가합니다. 기본으로 선택되어 있는 “정방향 일정” 확인란을 해제할 수도 있습니다. 이렇게 하면 완료일을 지정하고, 필요한 작업을 입력한 뒤 ProjectLibre가 역방향으로 일정을 계산하도록 할 수 있습니다. 이 대체 방식은 주로 반드시 지켜야 하는 확정된 완료일이 있는 프로젝트, 즉 필수 완료일이 정해진 “New Shower” 같은 프로젝트를 위한 것입니다. 그림 16과 같이 기본으로 체크된 상태를 그대로 두고 필요한 작업을 입력한 다음 소프트웨어로 완료일을 계산하게 하는 쪽이 아마 좀 더 흔할 것입니다. 하지만 이 예제에서는 필수 완료일을 반드시 만족시키기 위해 “정방향 일정”의 선택을 해제하겠습니다. 이 변경으로 인해 이 예제는 원래 예제와 조금 달라집니다. 여러분이 직접 학습용 예제를 만들 때는 자신이 속한 조직의 환경을 해석하고, 자신의 필요에 맞는 ProjectLibre 기능을 활용해야 합니다. 가정과 제한 조건을 정하는 작업은 시스템 요구 사항을 개발하고 다듬고 검증하는 것과 다소 비슷합니다. 프로젝트 이름을 지정하는 대화 상자의 메모란은 이러한 제한 조건과 가정 중 일부를 기록해 두기에 좋은 곳입니다.
“확인”을 클릭하면 그림 6과 같은 빈 간트 차트가, 새 프로젝트 이름이 입력된 상태로 열립니다.
2단계: 프로젝트 리소스 식별하기
다음 단계는 사용 가능한 리소스를 식별하고 이름을 지정하는 것입니다. New Shower에서는 모든 리소스가 인력 리소스이므로, ProjectLibre 안에서 이동하는 방법을 설명한 단락에서 다룬 방식 중 하나로 “리소스” 스프레드시트로 이동해 필요한 모든 정보를 입력할 수 있습니다. 이 스프레드시트로 이동하는 가장 좋은 방법은 맨 윗줄에서 “리소스”를 선택한 다음, 둘째 줄 왼쪽에 있는 “리소스” 아이콘을 클릭하는 것입니다. 이 두 동작을 거치면 그림 17과 같은 스프레드시트가 나타납니다.
“리소스” 스프레드시트의 왼쪽 부분(그림 17)은 여기 저장할 수 있는 정보 중 일부일 뿐입니다. 저장 가능한 정보를 더 보는 또 다른 방법은, 그림 18에서처럼 이 창 아래쪽 스크롤바를 이용해 오른쪽으로 스크롤하는 것입니다. 스프레드시트의 이 오른쪽 부분에는 열 제목에서 알 수 있듯이 급여와 달력 같은 정보를 담을 수 있습니다.
이 스프레드시트의 셀에 입력하는 값은 지정된 형식을 따라야 하며, 그렇지 않으면 그림 19와 같은 형태의 오류 메시지가 표시되어 값이 올바르지 않다는 것을 알려줍니다. 이렇게 해서 이 스프레드시트는 프로젝트에 사용할 수 있는 리소스(인력과 재료 모두)에 관한 정보를 모아 두는 중심 자료가 됩니다.
참고로, 제어 막대 맨 윗줄에서 “보기”를 선택하고, 둘째 줄의 “작업” 보기 블록(“간트” 아이콘이 있는 블록) 바로 오른쪽에 있는 “리소스” 보기 블록에서 “리소스” 아이콘을 클릭해도 리소스 스프레드시트로 이동할 수 있습니다.
그 밖에, 분석가는 “리소스” 스프레드시트에서 리소스 이름을 왼쪽 클릭하고 해당 리소스에 대한 대화 상자(그림 20)에 입력하는 방식으로도 특정 리소스의 특성을 입력할 수 있으며, 경우에 따라서는 이쪽이 더 편리합니다. 이 입력 방식은 스프레드시트에 직접 입력하는 것보다 더 효율적이고 정리하기 쉬울 수 있습니다. 이 대화 상자 위쪽의 각 탭과 메모를 위한 넓은 공간을 보면, 프로젝트에 맞게 리소스 입력 항목을 다양한 방식으로 조정할 수 있음을 분명히 알 수 있습니다. 이제 이 대화 상자 위쪽의 각 탭을 하나씩 살펴보면서, 이 대체 입력 방식이 여러분의 프로젝트에 왜 유용할 수 있는지 설명하겠습니다.
먼저 “일반” 탭(그림 21)을 자세히 살펴보면, 프로젝트 리소스 데이터베이스에 속한 각 리소스에 대해 많은 세부 정보를 추가할 수 있음을 알 수 있습니다. 특정 작업 그룹, 연락처 정보, 자재 설명은 물론, (필요하다면 탄력 근무 시간 같은) 개인화된 작업 달력과 RBS 식별자 같은 일반적인 식별 정보까지 지정할 수 있습니다.
“비용” 탭에서는 분석가가 특정 적용일 기준으로 특정 리소스의 개별 노무비를 지정할 수 있습니다. 실제로 다섯 개의 하위 탭(A~E)을 이용하면 한 인력 리소스에 대해 다섯 가지 서로 다른 비용 요율을 설정할 수도 있습니다. 또한 해당 탭 왼쪽 열의 적절한 “적용일”에 요율을 올려 입력하는 것만으로 리소스에 “인상”을 적용할 수도 있습니다.
“리소스 가용성” 탭(그림 23)은 리소스 데이터베이스를 더 자세히 작성할 수 있는 다른 옵션을 제공합니다. 이 탭에는 또한 해당 리소스의 사용 상한을 지정하는 항목도 있습니다. 이 상한은 보통 이 리소스를 사용할 수 있는 최대 시간 비율로 설정합니다.
“작업” 하위 탭(그림 24)에는 리소스 데이터베이스에 있는 각 인력에게 할당된 모든 약속 또는 배정이 목록으로 표시됩니다. 각 열에는 리소스별 탭의 각 페이지에서 작업마다 이러한 배정 각각의 세부 정보(예를 들면 시작일과 종료일)가 나와 있습니다.
마지막으로 “메모” 하위 탭을 그림 25에서 보여 줍니다. 당연히 이 탭의 주된 역할은 그 리소스에 관해 기록해 두어야 할 특징을 적을 수 있는 공간을 제공하는 것이므로, 서술형 설명이나 그 밖의 메모를 위한 여백이 넉넉하게 마련되어 있습니다.
3단계: 프로젝트의 상위 수준 작업 식별하기
“New Shower” 예제 프로젝트는 그 조직이 전에 성공적으로 마친 프로젝트와 비슷하다고 가정합니다. 거의 모든 프로젝트가 그렇듯 이 프로젝트도 착수, 조사, 계약, 개발, 출시라는 다섯 가지 일반적인 작업으로 설명할 수 있습니다. 이런 일반적인 명칭은 바라는 만큼 명확하게 내용을 설명해 주지는 않지만, 상위 수준 작업을 분류하는 대체적인 방식을 보여 줍니다. 그래서 분석가는 더 구체적인 작업 제목을 입력하지만, 이 작업들이 이 일반적인 분류에 들어맞는다는 것을 알 수 있습니다(그림 26). 지금까지 사용한 모든 작업 막대가 빨간색임에 주목하십시오. 이 색은 현재 모든 작업이 주공정에 속해 있다는 뜻이지만, 분석의 이 시점에서는 아직 별다른 의미가 없습니다. 작업이 모두 끝나면 주공정은 빨간색으로, 주공정이 아닌 작업 막대는 모두 파란색으로 표시되지만, 프로젝트 계획을 세우는 이 단계에서 주공정을 가려내기에는 아직 너무 이릅니다.
4단계: 작업 종속성 식별하기
어떤 작업은 다른 작업이 끝날 때까지 시작할 수 없습니다. 즉 두 번째 작업은 그 작업이 시작되기 전에 끝나야 하는 다른 작업에 종속되어 있습니다. 이 “New Shower” 예제에서, 베타 테스트가 끝나기 전에는 애플리케이션을 전 세계에 출시할 수 없고, 애플리케이션 개발이 끝나기 전에는 베타 테스트를 시작할 수 없다는 것은 분명합니다. 그리고 당연히 (킥오프 회의가 열렸다는 것으로 표시되는) 시작 승인이 다른 모든 작업보다 먼저 이루어져야 합니다. 이런 종속성이 그림 27에 나타나 있습니다.
이제 색 구분에 따라 주공정이 빨간색으로 표시됩니다. 종속성의 논리에 따라 이 주공정이 드러납니다. 이 주공정에는 이제 세 가지 요소가 있으며, 주공정이 아닌 경로는 주공정에 영향을 미치지 않습니다. 작업을 다루는 방법에는 그 밖에도 몇 가지 세부 사항이 더 있으며, 이는 다음 절에서 다룹니다. 하지만 그 전에 리소스를 배정하고, 필요하다면 상위 수준 작업을 세분화해야 합니다.
5단계: 적절한 작업에 프로젝트 리소스 배정하기
각 작업을 완료하려면 하나 이상의 리소스가 필요할 가능성이 큽니다. 세로 슬라이더를 오른쪽으로 옮기지 않으면 간트 차트의 일부 열이 가려져 보이지 않을 수 있습니다. 리소스 요소의 이름은 “이름”이라는 열에 직접 입력할 수 있습니다. 기본 옵션은 배정된 작업에 리소스의 시간을 100% 할당하는 것이지만, 이 옵션은 배정 대화 상자에서 바꿀 수 있습니다. “이름” 필드에서는 여러 리소스를 각 작업에 배정된 시간 비율과 함께 직접 입력할 수 있습니다. 그림 28 위쪽(노란색 사각형)에서 보듯 각 리소스 이름은 세미콜론으로 구분합니다. 이 차트에서는 프로젝트에 투입하는 시간 비율의 기본값인 100%를 그대로 받아들였습니다. 명령 리본 둘째 줄(자홍색 사각형)에서 “작업 사용 현황”을 선택하면, 화면 왼쪽 아래에 배정된 리소스(시간 단위)가 표시됩니다. 이렇게 하면 각 작업이 어떻게 처리되고 있는지 한눈에 보여 줄 수 있어 편리합니다. 프로젝트 리더가 다른 작업에 쓸 시간을 확보할 수 있도록 시간을 조정하고 싶을 수도 있습니다. 해당 노란색 줄에서 직접 시간을 바꾸어 시험해 보십시오. 이런 식으로 값을 바꾸면 그 작업에 적용되는 총 일수가 달라질 가능성이 큽니다. 이런 종류의 리소스 평준화를 시작할 때는 적절한 비율을 고르는 쪽이 더 나은 방법일 수 있습니다. 이 점은 곧 다시 다루겠습니다.
또한 “리소스 사용 현황” 옵션(그림 29의 녹색 사각형)을 선택해 각 작업에서 각 인력에게 일이 얼마나 몰려 있는지 볼 수도 있습니다. 이 관점은 개인별 업무량의 우선순위를 정하기 시작하기에 더 쉬운 출발점이 될 수 있습니다. 이렇게 업무량 우선순위를 조정하기 시작하면, 투입 비율을 조정함에 따라 ProjectLibre가 자동으로 일정을 다시 계산하려 하면서 일부 작업의 기간이 줄어들 수 있습니다. 원하는 작업에서 시간제 근무를 반영하고, 업무량을 고르게 맞추면서도 원하는 일정을 그대로 유지하려면 수동 일정 방식을 선택해야 할 수도 있습니다. 이런 종류의 작업에 관해서는 “히스토그램” 기능과 필터링 작업을 다룰 때 더 자세히 설명하겠습니다.
6단계: 작업을 구체화하고 세분화하기
작업을 민첩하게 나누는 능력은 좋은 관리자가 갖추어야 할 중요한 자질입니다. ProjectLibre는 분석가가 이런 작업을 쉽게 할 수 있도록 도와줍니다. 복잡한 작업을 더 단순한 작업으로 세분화하면 작업 간 상호 관계를 더 잘 이해할 수 있고, 리소스 수요를 예측하는 데도 도움이 됩니다. 또한 거의 모든 경우에 리소스(인력과 설비 모두)의 적시 활용을 일정 계획에 반영할 수 있게 해 줍니다. 이 “New Shower” 예제에서는 그림 30과 같이 네 가지 작업 세분화를 보여 줍니다. 더 복잡한 프로젝트라면 훨씬 더 많은 세분화가 쓰이겠지만, 이렇게 단순한 예로도 프로그램 사용법을 보여 주기에는 충분합니다. ProjectLibre는 들여쓰기로 하위 작업의 계층 구조를 나타낸다는 점에 주목하십시오. 작업이 어떻게 쓰이는지 다시 살펴볼 매뉴얼 뒷부분에서 보듯, 이 기능은 작업 분할 구조를 만드는 데도 활용됩니다.
7단계: 프로젝트 계획 평가하기
대표적인 작업들을 입력하고 몇 가지 하위 작업까지 구체적으로 적어 넣으면, 프로젝트 계획이 상당히 진척된 상태가 됩니다. 이 기본적인 구조에서 가장 중요한 정보는 아마도 주공정일 것입니다. 이 정보는 프로젝트 관리자에게 매우 중요합니다. 리소스 정보를 모두 입력한 뒤에는 ProjectLibre 스프레드시트의 리소스 정보를 바탕으로 업무량 분석과 평준화를 수행할 수 있습니다. 이 예제에서는 이 정보가 최소한으로, 이러한 작업을 어떻게 마칠 수 있는지 보여 주기에 딱 필요한 만큼만 담겨 있습니다. 대부분의 프로젝트에서 필요한 리소스를 배치하는 일은 가장 중요하면서도 가장 지루한 작업 가운데 하나입니다. 작업 및 하위 작업 보고서는 어느 시점에서든 그 순간의 상태를 인쇄할 수 있습니다. 이후 각 작업의 완료율을 입력해 계속 최신 상태로 유지하면, 진행 상황을 보여 주고 일정 완료 여부를 평가할 수 있는 상태 보고서를 만들 수 있습니다. ProjectLibre를 가장 잘 활용하는 방법은, 프로젝트 목표를 향한 진행 상황을 꾸준히 평가하는 도구로 쓰는 것입니다.