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एक उदाहरण परियोजना बनाएँ
चरण-दर-चरण एक वास्तविक परियोजना योजना बनाएँ: परियोजना का ढांचा, संसाधन, कार्य, निर्भरताएँ, असाइनमेंट, और फिर योजना का मूल्यांकन।
हम उसी रूपरेखा का पालन करेंगे और बस उन हिस्सों को अपडेट करेंगे जिन्हें ProjectLibre के नए इंटरफ़ेस ने प्रभावित किया है। “ProjectLibre का उपयोग करके परियोजना योजना किस तरह बनाई जा सकती है, यह समझने का सबसे अच्छा तरीका है एक यथार्थवादी उदाहरण का अध्ययन करना, जैसा कि आगे दिया गया है। यह उदाहरण सरल होते हुए भी उन विशिष्ट कार्यों का चरण-दर-चरण विवरण देता है जिनका उपयोग एक परियोजना प्रबंधक (ProjectLibre की मदद से) एक व्यवहार्य परियोजना योजना बनाने के लिए कर सकता है।” यह उदाहरण आपकी परियोजना पर शायद पूरी तरह लागू न हो, इसलिए आप इसे अपनी ज़रूरतों के हिसाब से बदल सकते हैं या अपना खुद का उदाहरण शुरू कर सकते हैं। फिर भी, बुनियादी चरण लागू होते रहेंगे।
यहाँ दिए जा रहे उदाहरण परियोजना के लिए अपेक्षाकृत थोड़ी-सी धारणाएँ ली गई हैं। इनमें शामिल हैं:
- ProjectLibre ऊपर बताए अनुसार इंस्टॉल और कॉन्फ़िगर किया जा चुका है, और एक काम करने वाले प्रिंटर (या कम से कम PDF Creator जैसे किसी छद्म प्रिंटर) से जुड़ा है।
- “New Shower” नाम की यह उदाहरण परियोजना 6 महीने तक चलने वाला एक मार्केटिंग प्रयास है।
- New Shower को परियोजना प्रबंधक सहित तीन पूर्णकालिक लोग-संसाधन सौंपे गए हैं।
- “New Shower” के लिए कोई बजट बाध्यता नहीं है; संगठन इस प्रयास के पीछे पूरी तरह खड़ा है, लेकिन शेड्यूल बहुत महत्वपूर्ण है। इसे 6 महीने के भीतर पूरा किया जाना चाहिए।
- अनिवार्य पूर्णता तिथि आरंभ तिथि से छह महीने से अधिक दूर नहीं है।
चरण 1: परियोजना योजना का ढांचा बनाएँ
पहला चरण परियोजना के बुनियादी मापदंडों को तय करना है। विश्लेषक यह चरण ProjectLibre में वैसे ही शुरू करता है जैसा पेज 6 से बताया गया है। हमने देखा था कि यह प्रक्रिया चित्र 4 और 5 में कैसे शुरू होती है। अब हम नई परियोजना को “New Shower” नाम देते हैं और इसे ऊपर चित्र 5 में दिखाए अनुसार शीर्ष पंक्ति में दर्ज करते हैं। हम चित्र 16 में दिखाई गई आरंभ तिथि भी जोड़ते हैं। आप “आगे की ओर अनुसूचित” बॉक्स को भी अचयनित कर सकते हैं, जो डिफ़ॉल्ट रूप से चयनित रहता है। ऐसा करने पर आप एक समाप्ति तिथि चुन पाएँगे, और आवश्यक कार्य दर्ज करने के बाद ProjectLibre पीछे की दिशा में गणना करेगा। यह वैकल्पिक तरीका मुख्यतः उन परियोजनाओं के लिए है जिनकी एक पक्की समाप्ति तिथि पूरी करनी ही है — “New Shower” जैसी, जिसकी अनिवार्य पूर्णता तिथि है। आमतौर पर चित्र 16 में दिखाई गई डिफ़ॉल्ट चयनित स्थिति को ही रहने देना, आवश्यक कार्य दर्ज करना और समाप्ति तिथि की गणना सॉफ़्टवेयर पर छोड़ देना थोड़ा अधिक सामान्य है। लेकिन अपने उदाहरण में हम उस अनिवार्य पूर्णता तिथि को पूरा करना सुनिश्चित करने के लिए “आगे की ओर अनुसूचित” को अचयनित कर देंगे। इस बदलाव से हमारा उदाहरण मूल से थोड़ा अलग हो जाता है। जब आप अपना खुद का अभ्यास-उदाहरण तैयार करें, तो आपको अपने संगठन के माहौल के अनुसार सोचना होगा और ProjectLibre की उन सुविधाओं का इस्तेमाल करना होगा जो आपकी अपनी ज़रूरतें पूरी करती हैं। धारणाओं और बाध्यताओं को तय करना कुछ वैसा ही है जैसे किसी सिस्टम के लिए आवश्यकताएँ विकसित करना, परिष्कृत करना और मान्य करना। परियोजना का नाम रखने वाले संवाद बॉक्स की टिप्पणियाँ इनमें से कुछ बाध्यताओं और धारणाओं को दर्ज करना शुरू करने के लिए एक अच्छी जगह हैं।
“ठीक है” पर क्लिक करते ही चित्र 6 जैसा एक खाली गैंट चार्ट खुलता है, बस उसमें नई परियोजना का नाम डला होता है।
चरण 2: परियोजना के संसाधन तय करें
अगला चरण उपलब्ध संसाधनों को पहचानना और नाम देना है। New Shower के सभी संसाधन लोग-संसाधन हैं, और ProjectLibre में नेविगेशन से जुड़े अनुच्छेद में बताए किसी भी तरीके से “संसाधन” स्प्रेडशीट पर जाकर हम पूरी ज़रूरी जानकारी दर्ज कर सकते हैं। इस स्प्रेडशीट तक पहुँचने का सबसे अच्छा तरीका है शीर्ष पंक्ति में “संसाधन” चुनना और दूसरी पंक्ति में बाईं ओर “संसाधन” आइकन पर क्लिक करना। ये दोनों क्रियाएँ चित्र 17 में दिखाई गई स्प्रेडशीट खोल देती हैं।
“संसाधन” स्प्रेडशीट (चित्र 17) का बायाँ हिस्सा वहाँ रखी जा सकने वाली पूरी जानकारी का बस एक भाग है। बाकी जानकारी देखने का एक तरीका है इस विंडो की सबसे नीचे वाली पट्टी से दाईं ओर स्क्रॉल करना, जैसा चित्र 18 में दिखाया गया है। स्प्रेडशीट का यह दायाँ हिस्सा वेतन-दर और कैलेंडर जैसी जानकारी रख सकता है, जैसा कि कॉलम के शीर्षकों से पता चलता है।
इस स्प्रेडशीट के सेल में दर्ज किए जाने वाले मान एक तय प्रारूप के होने चाहिए, वरना चित्र 19 जैसा त्रुटि संदेश असंगत प्रविष्टियों की चेतावनी देता है। इस तरह यह स्प्रेडशीट परियोजना के लिए उपलब्ध संसाधनों — लोग और सामग्री, दोनों — की जानकारी का केंद्रीय स्रोत बन जाती है।
वैसे, आप नियंत्रण पट्टी की शीर्ष पंक्ति से “दृश्य” चुनकर और दूसरी पंक्ति में “संसाधन” दृश्य-खंड में (“गैंट” आइकन वाले “कार्य” दृश्य-खंड के ठीक दाईं ओर) “संसाधन” आइकन पर क्लिक करके भी संसाधन स्प्रेडशीट तक पहुँच सकते हैं।
इसके अलावा, विश्लेषक “संसाधन” स्प्रेडशीट में किसी संसाधन के नाम पर बायाँ क्लिक करके और उस संसाधन के लिए खुलने वाले संवाद बॉक्स (चित्र 20) में प्रविष्टियाँ करके — कई बार ज़्यादा आसानी से — विशिष्ट संसाधन विशेषताएँ भी दर्ज कर सकता है। यह तरीका स्प्रेडशीट में सीधे प्रविष्टियाँ करने से ज़्यादा कुशल और व्यवस्थित करने में आसान हो सकता है। स्पष्ट है कि इस संवाद बॉक्स के सभी टैब और टिप्पणियों के लिए रखी गई बड़ी जगह, आपकी परियोजना के लिए संसाधन प्रविष्टियों को ढालने के कई तरीके देते हैं। आइए इस संवाद बॉक्स के ऊपर मौजूद हर टैब को देखें और समझें कि यह वैकल्पिक तरीका आपकी परियोजना के लिए क्यों उपयोगी हो सकता है।
पहले “सामान्य” टैब (चित्र 21) को ध्यान से देखते हैं; इसमें परियोजना के संसाधन डेटाबेस के हर संसाधन के बारे में कई विवरण जोड़े जा सकते हैं। आप विशिष्ट वर्क ग्रुप, संपर्क जानकारी, सामग्री के विवरण, और यहाँ तक कि व्यक्तिगत वर्क कैलेंडर (ज़रूरत पड़ने पर फ्लेक्स टाइम जैसा) और RBS पहचानकर्ता जैसे सामान्य पहचानकर्ता भी बता सकते हैं।
“लागत” टैब विश्लेषक को किसी भी दिए गए संसाधन के लिए किसी भी प्रभावी तिथि पर अलग-अलग श्रम दरें तय करने देता है। असल में, इसके पाँच उप-टैब (A-E) विश्लेषक को एक ही व्यक्ति-संसाधन के लिए पाँच अलग-अलग लागत दरें तय करने देते हैं। साथ ही, किसी संसाधन को “वेतन-वृद्धि” देना भी संभव है — बस किसी भी टैब के बाएँ कॉलम में उपयुक्त “प्रभावी दिनांक” पर दर बढ़ाकर।
“संसाधन उपलब्धता” टैब (चित्र 23) संसाधन डेटाबेस को और विस्तृत करने के अन्य विकल्प देता है। इस टैब में इस संसाधन के इस्तेमाल की ऊपरी सीमा तय करने की प्रविष्टि भी होती है। यह सीमा आमतौर पर इस संसाधन के इस्तेमाल किए जा सकने वाले समय के अधिकतम प्रतिशत के रूप में तय की जाती है।
“कार्य” उप-टैब (चित्र 24) संसाधन डेटाबेस में दर्ज हर व्यक्ति को सौंपी गई सभी प्रतिबद्धताओं या असाइनमेंट की सूची दिखाता है। टैब के हर पृष्ठ में दिए कॉलम हर संसाधन के लिए हर कार्य से जुड़े इन असाइनमेंट का ब्यौरा (जैसे, आरंभ और समाप्ति तिथियाँ) देते हैं।
आख़िर में, “टिप्पणियाँ” उप-टैब चित्र 25 में दिखाया गया है। ज़ाहिर है, इसका मुख्य मकसद संसाधन की किसी भी विशेषता का दस्तावेज़ीकरण करने के लिए जगह देना है — इसलिए इसमें ब्यौरे या किसी और तरह के नोट के लिए काफ़ी खाली जगह है।
चरण 3: परियोजना के उच्च-स्तरीय कार्य तय करें
माना गया है कि “New Shower” उदाहरण परियोजना, संगठन द्वारा पहले सफलतापूर्वक पूरी की जा चुकी किसी परियोजना जैसी है। यह परियोजना, लगभग हर परियोजना की तरह, पाँच सामान्य कार्यों से बताई जा सकती है: आरंभ, अनुसंधान, अनुबंध, विकास, और लॉन्च। ये सामान्य नाम उतने स्पष्ट रूप से वर्णनात्मक नहीं हैं जितना कोई चाहे, लेकिन ये ऊपरी-स्तर के कार्यों को वर्गीकृत करने का एक सामान्य तरीका ज़रूर देते हैं। इसलिए विश्लेषक ज़्यादा वर्णनात्मक कार्य-शीर्षक दर्ज करता है, पर आप पहचान लेंगे कि ये कार्य इसी सामान्य विवरण में फिट बैठते हैं (चित्र 26)। ध्यान दें कि अब तक इस्तेमाल हुई सभी कार्य पट्टियाँ लाल हैं। यह रंग इस बात का संकेत है कि सभी कार्य क्रांतिक कार्य का हिस्सा हैं, जिसका इस विश्लेषण के इस चरण में कोई खास मतलब नहीं है। जब हम काम पूरा कर लेंगे तो क्रांतिक पथ लाल रंग में होगा और बाकी सभी गैर-क्रांतिक कार्य पट्टियाँ नीली होंगी, लेकिन परियोजना योजना बनाने के इस शुरुआती चरण में क्रांतिक पथ की पहचान करना अभी बहुत जल्दी है।
चरण 4: कार्य निर्भरताएँ तय करें
कुछ कार्य तब तक शुरू नहीं हो सकते जब तक दूसरे कार्य पूरे न हो जाएँ; यानी, दूसरा कार्य पहले किसी अन्य कार्य के पूरा होने पर निर्भर है, तभी वह शुरू हो सकता है। हमारे “New Shower” उदाहरण में यह स्पष्ट है कि बीटा परीक्षण पूरा होने से पहले एप्लिकेशन को पूरी दुनिया में बाज़ार में नहीं उतारा जा सकता, और एप्लिकेशन विकसित हुए बिना बीटा परीक्षण शुरू नहीं हो सकता। आख़िर में, स्वाभाविक रूप से, शुरुआती स्वीकृति (जो कि किक-ऑफ़ मीटिंग हो जाने से मानी जाती है) बाकी किसी भी कार्य के शुरू होने से पहले होनी चाहिए। ये निर्भरताएँ चित्र 27 में दिखती हैं।
अब रंग-संकेत क्रांतिक पथ को लाल में दिखाता है; निर्भरताओं का तर्क ही उस क्रांतिक पथ को दर्शाता है। इस क्रांतिक पथ में अब तीन तत्व हैं, और गैर-क्रांतिक पथ का इस क्रांतिक पथ पर कोई असर नहीं पड़ता। कार्यों को संभालने के कुछ और बारीक पहलू अगले भाग में बताए जाएँगे। लेकिन पहले हमें संसाधन असाइन करने होंगे और जहाँ ज़रूरी हो वहाँ ऊपरी-स्तर के कार्यों को तोड़ना होगा।
चरण 5: उपयुक्त कार्यों में परियोजना संसाधन असाइन करें
हर कार्य को पूरा करने के लिए आमतौर पर एक या अधिक संसाधनों की ज़रूरत होती है। जब तक लंबवत स्लाइडर दाईं ओर न खिसकाया जाए, गैंट चार्ट के कुछ कॉलम छिपे रह सकते हैं। संसाधन तत्वों के नाम सीधे “नाम” नाम वाले कॉलम में टाइप किए जा सकते हैं। डिफ़ॉल्ट विकल्प है कि असाइन किए गए कार्य के लिए उनके समय का 100% आवंटित किया जाए, पर इसे असाइनमेंट संवाद बॉक्स में बदला जा सकता है। “नाम” फ़ील्ड में एक साथ कई संसाधन सीधे दर्ज किए जा सकते हैं, साथ ही हर कार्य के लिए आवंटित समय का प्रतिशत भी। चित्र 28 के ऊपरी हिस्से (पीले आयत) में दिखाए अनुसार हर संसाधन का नाम अर्धविराम से अलग किया जाता है। इस चार्ट में, परियोजना पर खर्च होने वाले समय के प्रतिशत के लिए डिफ़ॉल्ट मान 100% ही स्वीकार किया गया है। कमांड रिबन की दूसरी पंक्ति से “कार्य उपयोग” चुनने पर (मैजेंटा आयत), आवंटित संसाधन (घंटों में) स्क्रीन के निचले बाएँ हिस्से में दिखते हैं। इससे यह दिखाना आसान हो जाता है कि हर कार्य कैसे कवर किया गया है। परियोजना प्रमुख का कुछ समय दूसरे कार्यों के लिए खाली करने हेतु आप घंटे बदलना चाह सकते हैं; इसे आज़माने के लिए उपयुक्त पीली पंक्ति में घंटे खुद बदलकर देखें। इस तरह के बदलाव से कार्य पर लगने वाले दिनों की कुल संख्या बदल सकती है; इस तरह का संसाधन समतलन शुरू करने के लिए उपयुक्त प्रतिशत चुनना बेहतर तरीका हो सकता है। हम इस बात पर जल्द ही फिर लौटेंगे।
हम यह देखने के लिए “संसाधन उपयोग” विकल्प (चित्र 29 का हरा आयत) भी चुन सकते हैं कि हर कार्य के लिए हर व्यक्ति पर कितना भार है। हर व्यक्ति के लिए कार्यभार को प्राथमिकता देना शुरू करने के लिए यह नज़रिया शायद ज़्यादा आसान शुरुआत हो। जब आप यह कार्य-प्राथमिकता तय करना शुरू करेंगे, तो संभावना है कि जैसे-जैसे आप प्रयास के प्रतिशत समायोजित करेंगे, ProjectLibre की स्वचालित शेड्यूलिंग की कोशिश से कुछ कार्य छोटे हो जाएँगे। चाहे गए कार्यों में अंशकालिक काम को समायोजित करने, कार्यभार को समतल करने, और फिर भी वांछित शेड्यूल बनाए रखने के लिए मैन्युअल शेड्यूलिंग चुनना ज़रूरी हो सकता है। “आयतचित्र” फ़ंक्शन और फ़िल्टरिंग गतिविधियों के इस्तेमाल पर चर्चा करते समय हम इस तरह की गतिविधि के बारे में और बताएँगे।
चरण 6: कार्यों को विस्तृत और विभाजित करें
कार्यों को बाँटने में फुर्तीला होना एक अच्छे प्रबंधक की अहम ख़ासियत है। ProjectLibre विश्लेषक के लिए इस तरह का काम आसान बनाता है। किसी जटिल कार्य को सरल कार्यों में बाँटने से आपसी संबंध बेहतर समझ में आते हैं और संसाधन ज़रूरतों का अनुमान लगाने में मदद मिलती है। यह लगभग हर मामले में शेड्यूलिंग की तस्वीर में संसाधनों (लोग और सुविधाएँ, दोनों) के जस्ट-इन-टाइम इस्तेमाल को लाता है। हमारे “New Shower” उदाहरण के लिए ऐसे चार कार्य-विभाजन चित्र 30 में दिखाए गए हैं। ज़्यादा जटिल परियोजनाओं में इससे कहीं ज़्यादा विभाजन इस्तेमाल होने की संभावना है, पर ये सरल उदाहरण प्रोग्राम का इस्तेमाल दिखाने के लिए काफ़ी हैं। ध्यान दें कि ProjectLibre उप-कार्यों का पदानुक्रम दिखाने के लिए इंडेंटेशन का इस्तेमाल करता है; यह सुविधा कार्य विभाजन संरचना (Work Breakdown Structure) बनाने में भी मदद करती है, जैसा हम आगे इस मैनुअल में, कार्यों के इस्तेमाल को दोबारा देखते समय, देखेंगे।
चरण 7: परियोजना योजना का मूल्यांकन करें
कार्यों का एक प्रतिनिधि सेट दर्ज करने और कुछ उप-कार्य तय करने के बाद, परियोजना योजना अच्छी तरह आगे बढ़ चुकी है। इस शुरुआती ढाँचे में क्रांतिक पथ शायद सबसे अहम जानकारी है। यह जानकारी परियोजना प्रबंधक के लिए बेहद महत्वपूर्ण है। ज़रूरी प्रविष्टियाँ पूरी हो जाने के बाद ProjectLibre की स्प्रेडशीट में मौजूद संसाधन जानकारी के आधार पर कार्यभार का विश्लेषण और समतलन किया जा सकता है। इस उदाहरण में यह जानकारी बहुत कम है, बस इतनी कि दिखा सके कि यह काम कैसे पूरा किया जा सकता है। ज़्यादातर परियोजनाओं के लिए, ज़रूरी संसाधनों की योजना बनाना सबसे अहम (और सबसे थकाऊ) कामों में से एक है। किसी भी समय की स्थिति दिखाते हुए कार्य और उप-कार्य रिपोर्ट छापी जा सकती हैं। बाद में, अगर हर कार्य के लिए पूर्णता प्रतिशत दर्ज किए जाएँ और अद्यतन रखे जाएँ, तो प्रगति दिखाने वाली और शेड्यूल की पूर्णता का मूल्यांकन करने देने वाली स्थिति रिपोर्ट बनाई जा सकती हैं। ProjectLibre का इस्तेमाल करने का सबसे अच्छा तरीका है इसे परियोजना के लक्ष्यों की दिशा में प्रगति का लगातार मूल्यांकन करने वाले औज़ार के रूप में इस्तेमाल करना।