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कार्य
कार्यों के साथ काम करना: गैंट, नेटवर्क, WBS और कार्य उपयोग दृश्य, लिंकिंग, कैलेंडर, आधार रेखाएँ, कार्यों को ढूँढना और अद्यतन करना।
अब हम कार्यों की विस्तृत चर्चा की ओर ध्यान देते हैं और यह कि ProjectLibre में उन्हें कैसे संभाला जाता है। इस विस्तार की नींव हमने चित्र 10 और 11 के आसपास के पैराग्राफों के साथ-साथ चित्र 24, 26 और 27 में रखी है। परियोजना योजना तैयार करने के लिए कार्य अभी भी प्राथमिक तत्व हैं। हमें गैंट चार्ट और उसकी कार्यों की सूची के बारे में थोड़ा और गहराई से समझने की ज़रूरत है कि यह शेष कार्यक्रम के साथ किस तरह जुड़कर पूरा कार्य विभाजन संरचना (WBS) और अन्य उपयोगी विभाजन तैयार करता है, जो परियोजना का वर्णन करते हैं और प्रबंधन को प्रगति का आसानी से मूल्यांकन करने, संसाधनों का पुनः आवंटन करने और समस्या क्षेत्रों की पहचान करने देते हैं। कार्य विवरण इन सभी कार्रवाइयों की बुनियाद हैं। तो आइए पहले गैंट चार्ट की दोबारा जांच करें, इस बार कमांड रिबन की ऊपरी पंक्ति में चयनित “कार्य” टैब के साथ उपलब्ध प्रत्येक फ़ंक्शन को देखते हुए। दूसरी पंक्ति में तीन खंड हैं (दृश्य, क्लिपबोर्ड और कार्य – तीसरी पंक्ति) और दूसरी पंक्ति में कुल 24 अलग-अलग विकल्प हैं (चित्र 30 में एक बड़े पीले आयत से दर्शाए गए)।
दृश्य
गैंट चयन
फ़ंक्शनों की इस पंक्ति के बाईं ओर से शुरू करते हुए, “दृश्य” खंड में, “गैंट चार्ट” बटन पहले से कुछ हद तक परिचित है, जिसे पहले भी प्रस्तुत किया जा चुका है। इस बटन पर बायाँ-क्लिक करने से डिफ़ॉल्ट स्प्रेडशीट खुलती है जो परियोजना प्रबंधन के उद्देश्यों के लिए सुविधाजनक लेबलों से पहले ही लेबल की गई है - “नाम”, “अवधि”, “प्रारंभ”, “समाप्ति”, और इसी तरह। ProjectLibre के गैंट पृष्ठ के निचले बाईं ओर इस अनुकूलित स्प्रेडशीट से जुड़ी कुछ विशिष्ट विशेषताएँ हैं।
पहला कॉलम बस प्रत्येक कार्य और उप-कार्य के लिए एक अनुक्रमिक क्रमांकन योजना है, जो 1 से शुरू होकर प्रत्येक अतिरिक्त पंक्ति के साथ एक-एक करके बढ़ती है। तो यह कॉलम “कार्य” स्प्रेडशीट के लिए पंक्ति संख्या है।
दूसरे कॉलम में एक वृत्त है जिसमें “i” लिखा है (चित्र 30 में मैजेंटा आयत), यह एक प्रदर्शन कॉलम है जो जानकारी दिखाता है। यदि आप किसी कार्य पर कोई बाध्यता लागू करते हैं तो सेल में एक आइकन दिखाई देगा। आप बाध्यता का विवरण देखने के लिए माउस को आइकन पर घुमा सकते हैं।
यदि आप पहली या शीर्षक पंक्ति पर बायाँ-क्लिक करते हैं, तो यह कई पंक्तियाँ सम्मिलित करने के लिए उस पंक्ति को भी हाइलाइट कर देता है। यदि आप शीर्षक पंक्ति पर राइट-क्लिक करते हैं, तो एक संवाद बॉक्स दिखाई देता है जो तीन विकल्प देता है: (1) स्तंभ सम्मिलित करें, (2) स्तंभ छिपाएँ, और (3) ढूँढें। इनमें से किसी एक विकल्प को चुनने पर अधिक जानकारी दर्ज करने के लिए एक संवाद बॉक्स खुलता है। इनमें से पहले चयन का संवाद बॉक्स नीचे दिखाया गया है (चित्र 31)। फ़ील्ड चर के लिए कई विकल्प हैं (मैनुअल की शुरुआत में परिभाषाएँ देखें) और चयन करने पर “फ़ील्ड” चयन के लेबल वाला एक अतिरिक्त कॉलम (चित्र 32) सम्मिलित हो जाता है। हमारे उदाहरण में, नए कॉलम को “Baseline1 Start” लेबल दिया गया है। यह सुविधा विश्लेषक को परियोजना की निगरानी के लिए गैंट चार्ट की सामग्री को बहुत लचीले ढंग से तैयार करने देती है।
इस संवाद बॉक्स का “स्तंभ छिपाएँ” चयन उपयोगकर्ता को इस नए कॉलम (या किसी भी अन्य दृश्यमान कॉलम) को उस विकल्प को चुनकर हटाने देता है। अंत में, “ढूँढें” चयन एक संवाद बॉक्स लाता है (चित्र 33 में दिखाया गया) जो फ़ील्ड नाम की खोज करने देता है।
“नेटवर्क आरेख” दृश्य
चित्र 34 हमारी उदाहरण परियोजना योजना “New Shower” के प्रत्येक कार्य को सारांश रूप में दर्शाता है। एक अर्थ में, यह नेटवर्क दृश्य गैंट चार्ट (चित्र 30) के दाईं ओर से काफी मिलता-जुलता है; जानकारी वही है। “नेटवर्क” दृश्य बस उस जानकारी को एक प्रवाह आरेख के रूप में रखता है और प्रत्येक कार्य पंक्ति की जानकारी को उपयुक्त नोड/ब्लॉक में स्थानांतरित करता है। विश्लेषक ग्राफ़िकल प्रस्तुति बदलने के लिए आरेख में कार्य-नोडों को खिसका भी सकता है: जिस ब्लॉक को खिसकाना है उसकी रूपरेखा पर कर्सर रखकर क्लिक करें और नोड को खींचें। बायाँ-क्लिक करें और बायाँ माउस बटन दबाए रखें और चुने हुए ब्लॉक को सफेद स्थान के भीतर किसी भी वांछित स्थिति पर पुनः व्यवस्थित करें। इसी तरह, यदि आप कर्सर को किसी ब्लॉक के भीतर किसी स्थान पर ले जाकर बायाँ-क्लिक करते हैं, तो आप कीपैड से कार्य डेटा में बदलाव कर सकते हैं।
कार्यों के बीच संबंध बने रहते हैं और क्रांतिक पथ को भी उन ब्लॉकों के लिए लाल रूपरेखा से चिह्नित किया जाता है। इस दृश्य में लिंक जोड़े, हटाए या बदले भी जा सकते हैं। यदि आप कर्सर को किसी कार्य निर्भरता की कनेक्शन रेखा पर ले जाते हैं, तो एक प्लस चिह्न दिखाई देता है। फिर बायाँ माउस क्लिक करने पर एक संवाद बॉक्स खुलता है (चित्र 35) जो आपको कनेक्शन को इच्छानुसार बदलने देता है। यह संवाद बॉक्स “से-तक” (From-To) निर्भरता क्रम को दर्शाता है, स्पष्ट पहचान के लिए दोनों लेबल देते हुए। फिर यह चार संभावित निर्भरता कनेक्शन प्रकार देता है: FS (डिफ़ॉल्ट विकल्प), FF, SF, और SS। FS का अर्थ है Finish-to-Start, यानी समाप्ति-से-प्रारंभ (“से” वाले कार्य की समाप्ति से “तक” वाले कार्य का प्रारंभ), FF का अर्थ है Finish-to-Finish (समाप्ति-से-समाप्ति), SF का अर्थ है Start-to-Finish (प्रारंभ-से-समाप्ति), और SS का अर्थ है Start-to-Start (प्रारंभ-से-प्रारंभ)। कनेक्शन प्रकार के चुनाव से कार्यों के बीच काम का प्रवाह स्पष्टतः बदल जाता है। डिफ़ॉल्ट विकल्प ही कहीं अधिक प्रचलित है। ध्यान दें कि यह संवाद बॉक्स अंतराल जोड़ने की भी अनुमति देता है (यदि यह धनात्मक संख्या है तो अगला कार्य शुरू होने में देरी होती है, और यदि ऋणात्मक है तो दूसरा कार्य पूर्ववर्ती के समाप्त होने से पहले ही शुरू हो जाता है)। कार्यों के बीच का अंतराल समय घंटों, दिनों या किसी अन्य उपयुक्त समय इकाई में एक संख्यात्मक मान है। निचली पंक्ति के चार विकल्प आपको लिंक को पूरी तरह हटाने, किए गए परिवर्तनों को स्वीकार करने, अपनी कार्रवाई रद्द करने, या ऑनलाइन सहायता दस्तावेज़ पर जाने देते हैं, जो ProjectLibre की वेबसाइट पर होता है जब आप समुदाय साइट में लॉग-इन हों।
अंत में, “नेटवर्क” दृश्य कार्यों के कालक्रम को उतनी पूर्णता से नहीं दिखाता (इसमें कोई कैलेंडर नहीं है - केवल प्रारंभ और समाप्ति तिथियाँ - जो कार्यों की प्रगति दिखाती हैं)।
कार्य विभाजन संरचना
चित्र 37 वह डिफ़ॉल्ट चार्ट है जो तब दिखाई देता है जब बायाँ-क्लिक से WBS (चित्र 36 में नीला दीर्घवृत्त) चुना जाता है। यह आरेख कार्यों के “नेटवर्क” प्रवाह दृश्य के समान है, जिसमें हर ब्लॉक अलग है। हालाँकि, ब्लॉक के भीतर पाठ्य प्रविष्टियाँ मूल गैंट स्प्रेडशीट में मौजूद ब्लॉकों से संबंधित हैं, दिखाए गए उदाहरण में “लागत” (जिसका अर्थ है कि जैसे-जैसे किसी परियोजना के दौरान लागत दर्ज की जाती है, विश्लेषक और/या प्रबंधक इस ब्लॉक से उनकी निगरानी कर सकते हैं) और “बजट”। ध्यान दें कि यह दूसरी प्रविष्टि खाली है; यदि हम एक बजट कॉलम जोड़ते हैं। हम ऐसा स्प्रेडशीट की शीर्षक पंक्ति पर बायाँ-क्लिक करके करते हैं। आपके पास “स्तंभ जोड़ें” का विकल्प होगा और जोड़े जा सकने वाले कई स्तंभों की सूची होगी। “बजट” विकल्प चुनें।
इस चार्ट को “नेटवर्क” दृश्य चार्ट की तरह ही बदला जा सकता है। किसी ब्लॉक में पाठ्य सामग्री पर बायाँ-क्लिक करने से पाठ में बदलाव किया जा सकता है। साथ ही, किसी ब्लॉक की रूपरेखा पर माउस घुमाने से उस ब्लॉक को हिलाया जा सकता है। उदाहरण के लिए, चित्र 36 हमारी उदाहरण परियोजना के कार्य-ब्लॉकों को एक क्षैतिज व्यवस्था में दिखाता है।
आपके उद्देश्यों के लिए WBS को लंबवत ढंग से व्यवस्थित करना बेहतर और अधिक वर्णनात्मक हो सकता है (चित्र 37)। ब्लॉकों को हिलाना ठीक वैसे ही किया जाता है जैसा “नेटवर्क” दृश्य के पैराग्राफ में बताया गया है: जिस ब्लॉक को हिलाना है उसकी रूपरेखा पर कर्सर ले जाएँ, फिर बायाँ-क्लिक करके ब्लॉक को वांछित स्थिति में खींचें। कनेक्शन रेखाओं को नेटवर्क दृश्य के लिंकों के लिए बताए गए बदलावों की तरह ही बदला जा सकता है। बेशक, संवाद बॉक्स थोड़ा अलग है (चित्र 38) और विश्लेषक केवल पदानुक्रमिक संबंध को हटा सकता है (उप-कार्य के लिए कमांड लाइन में “बाहर ले जाएँ” चुनने के बराबर) या उसे स्वीकार कर सकता है।
एक अंतिम बात: जब बक्सों में वर्णन (उदाहरण के लिए कार्य विवरण) बॉक्स में दिखाई गई चौड़ाई से अधिक हो जाता है, तो पाठ क्षेत्र के भीतर कर्सर रखकर बायाँ-क्लिक करने पर पाठ की शेष पंक्ति दिख जाती है। यह “दाईं ओर झाँकने” की तरकीब पिछले पैराग्राफ में बताए गए “नेटवर्क” दृश्य में भी काम करती है। उस स्थिति में, यह सुनिश्चित करना सहायक होता है कि कर्सर उसी पंक्ति के पाठ पर हो जिसे देखने के लिए बढ़ाना है।
“कार्य उपयोग” दृश्य
कमांड रिबन के “दृश्य” खंड में अगला विकल्प “कार्य उपयोग” दृश्य (चित्र 39) है, जो दर्ज की गई जानकारी के आधार पर प्रति घंटे का काम दिखाता है। दृश्य का बायाँ आधा हिस्सा (स्प्रेडशीट वाला) प्रत्येक कार्य को आवंटित घंटों के कुल योग का सारांश देता है, जबकि दायाँ आधा (शेड्यूल योजना) उपलब्ध कर्मियों के घंटों की कालानुक्रमिक समय के विरुद्ध प्रति घंटे की रूपरेखा दिखाता है। स्प्रेडशीट पहले बताई गई गैंट चार्ट स्प्रेडशीट जैसी ही है; “कार्य उपयोग” दृश्य में एकमात्र अंतर इस जानकारी की हल्की बादामी पृष्ठभूमि का प्रतीत होता है।
दृश्य का दायाँ भाग शेड्यूल की गई कार्यमात्रा दिखाता है। ध्यान दें कि किसी कार्य की शेड्यूल की गई कार्यमात्रा प्रत्येक पदानुक्रमिक परत के भीतर उप-कार्यों को आवंटित समय का योग होता है। उदाहरण के लिए, पंक्ति 3 और 4 के घंटों का योग, पंक्ति 2 (हरा आयत) के मूल कार्य के कुल घंटों के बराबर होता है, हर महीने के लिए। इस दृश्य के दाईं ओर घंटों को सीधे संपादित करना संभव है, लेकिन यह भी काफी संभव है (शायद अधिक संभावित भी) कि ऐसा करने से बाईं ओर के कुल योग बदल जाएँ और शेड्यूल में आंशिक घंटे या दिन शामिल हो जाएँ।
ज़ूम इन या ज़ूम आउट करें:
“दृश्य” खंड के विकल्पों का यह अंतिम समूह गैंट चार्ट के शेड्यूल (दाईं) ओर के समय पैमाने को नियंत्रित करता है। “ज़ूम इन” कमांड पर बायाँ-क्लिक करके शेड्यूल में (अब भी “कार्य उपयोग” दृश्य में) नियोजित काम के हर दिन के घंटे दिखाए जा सकते हैं (चित्र 40)। इस कमांड को बार-बार चुनकर, किसी दिए गए कार्य के लिए हर दिन समर्पित किए जाने वाले घंटों तक नीचे जाया जा सकता है (चित्र 41); यह स्तर समय की वह सबसे छोटी इकाई है जिसे “ज़ूम इन” कमांड किसी भी “कार्य दृश्य” में चुन सकता है।
“ज़ूम आउट” जाहिर है गैंट चार्ट के दाईं ओर के समय पैमाने को ज़ूम इन की विपरीत दिशा में फिर से सेट करता है। यह जोड़ी मूल गैंट चार्ट (चित्र 42) में क्रांतिक पथ का आकलन करने के लिए पैमाने सेट करने में काफी उपयोगी है। यह ग्राफ़िक संपूर्ण उदाहरण परियोजना “New Shower” का शेड्यूल दिखाता है, जिसे दो अलग-अलग वर्षों की तीन अलग-अलग तिमाहियों में कुल पाँच महीनों की लंबाई तक घटा दिया गया है। बेशक, आप इन दोनों कमांड का उपयोग किसी रिपोर्ट में छापने के लिए गैंट चार्ट का आकार तय करने में मदद के लिए या काम कैसे शेड्यूल किया गया है इसका विवरण जाँचने के लिए कर सकते हैं।
क्लिपबोर्ड
“कार्य” कमांड रिबन के “क्लिपबोर्ड” खंड में केवल तीन संभावित विकल्प हैं: (1) चिपकाएँ, (2) कॉपी करें, और (3) काटें। नाम इस बात को दर्शाते हैं कि हर विकल्प क्या करता है। गैंट चार्ट स्प्रेडशीट के लिए इन फ़ंक्शनों का उपयोग करने के लिए विश्लेषक को बस स्प्रेडशीट के पहले कॉलम में बायाँ-क्लिक करके वांछित पंक्ति हाइलाइट करनी है; चयन काला हो जाता है यह दिखाने के लिए कि क्या चुना गया है। वांछित पंक्ति हाइलाइट हो जाने पर, “कॉपी करें” पर बायाँ-क्लिक करें, कर्सर को स्प्रेडशीट की उस पंक्ति पर ले जाएँ जहाँ आप डुप्लिकेट पंक्ति सम्मिलित करना चाहते हैं और वांछित स्थान हाइलाइट करने के लिए बायाँ-क्लिक करें, फिर “चिपकाएँ” पर बायाँ-क्लिक करें। परिणाम चित्र 43 में दिखाए गए हैं।
“काटें” कमांड का उपयोग स्प्रेडशीट में हाइलाइट की गई पंक्ति को हटाने के लिए किया जा सकता है। ProjectLibre कमांड रिबन के ऊपर “पूर्ववत करें” कमांड चुनकर भी वही असर पाया जा सकता है (चित्र 43 में मैजेंटा आयत); यह विकल्प बस अंतिम जारी किए गए कमांड को उलट देता है। इस “पूर्ववत करें” तीर के ठीक दाईं ओर सुनहरा तीर “फिर से करें” तीर है और यह “पूर्ववत करें” तीर की कार्रवाई को उलट देता है। स्पष्ट है कि ProjectLibre मिलते-जुलते काम पूरा करने के लिए एक से अधिक कमांड देता है। संयोगवश, “काटें”, “कॉपी करें” और “चिपकाएँ” कमांड गैंट चार्ट स्प्रेडशीट के मुख्य भाग में किसी भी पंक्ति या कॉलम पर कर्सर रखकर राइट-क्लिक करने से भी उपलब्ध हैं। असल में इस पॉप-अप संवाद बॉक्स में कई अन्य फ़ंक्शन भी हैं, जिनमें शामिल हैं: (1) भीतर ले जाएँ, (2) बाहर ले जाएँ, (3) नया (गैंट स्प्रेडशीट में कर्सर के ऊपर एक नई पंक्ति सम्मिलित करने के लिए), (4) हटाएँ (जो चुने हुए या हाइलाइट किए गए आइटम को हटाता है), (5) विस्तृत करें (उप-कार्यों वाली छिपी हुई पंक्तियों को दिखाने के लिए), और (6) संकुचित करें (उप-कार्यों वाली पंक्तियों को छिपाने और सारांश कार्य दिखाने के लिए)।
कार्य
“कार्य” टैब के अंतर्गत कमांड बार में कमांडों का तीसरा और अंतिम समूह चित्र 44 में लाल रूपरेखा से चिह्नित है। “कार्य” दृश्य टैब के अंतर्गत चर्चा किए जाने वाले कमांडों में यह अब तक का सबसे बड़ा समूह है, जिसमें कमांड रिबन के इस खंड में कुल 15 संभावित विकल्प उपलब्ध हैं।
सम्मिलित करें और हटाएँ
ये दोनों कमांड मुख्य गैंट स्प्रेडशीट में चुनी हुई पंक्ति के ठीक ऊपर एक नई पंक्ति सम्मिलित करने देते हैं। यदि आप किसी पंक्ति पर बायाँ-क्लिक करते हैं (मान लें चित्र 44 में पंक्ति 8), तो वह पंक्ति या कॉलम हाइलाइट हो जाता है और “सम्मिलित करें” चुनने पर पंक्ति 8 के ठीक ऊपर एक नई खाली पंक्ति आ जाती है। यदि आप फिर किसी नए कार्य या उप-कार्य के लिए जानकारी दर्ज करते हैं, तो स्प्रेडशीट की सभी पंक्तियाँ फिर से क्रमांकित हो जाती हैं ताकि आपके द्वारा सम्मिलित किए गए नए क्रम को दिखाया जा सके।
स्प्रेडशीट में किसी सक्रिय कार्य पंक्ति को चुनकर उसी तरह “हटाएँ” पर बायाँ-क्लिक करने से चुनी गई पंक्ति हट जाती है और पंक्तियाँ फिर से क्रम में क्रमांकित हो जाती हैं। ध्यान दें कि “सम्मिलित करें” या “हटाएँ” के उपयोग के लिए पंक्ति चुनना बाईं ओर की गैंट स्प्रेडशीट के किसी भी कॉलम में किया जा सकता है और कमांड की कार्रवाई फिर भी पूरी पंक्ति के लिए होती है।
भीतर ले जाएँ और बाहर ले जाएँ
“भीतर ले जाएँ” और “बाहर ले जाएँ” कमांड पहले ही संक्षेप में प्रस्तुत किए जा चुके हैं और परिचयात्मक खंडों में इस्तेमाल किए जा चुके हैं, जहाँ हमने बताया था कि उप-कार्यों के लिए पदानुक्रम में स्तर कैसे दिखाए जाते हैं। पीला आयत दर्शाए गए उप-कार्यों पर “भीतर ले जाएँ” चुनने का परिणाम दिखाता है। इस प्रक्रिया को दोहराकर पदानुक्रम को उप-कार्यों के एक और स्तर नीचे ले जाना भी संभव है। स्वाभाविक है कि “बाहर ले जाएँ”, “भीतर ले जाएँ” कमांड का उलटा है और बस पदानुक्रम से एक स्तर हटा देता है।
लिंक और अनलिंक
“लिंक” और “अनलिंक” कमांड भी पहले संक्षेप में प्रस्तुत किए जा चुके हैं और परिचयात्मक खंडों में उपयोग किए जा चुके हैं, जहाँ बताया गया था कि जब तत्व एक-दूसरे पर निर्भर हों तो कार्यों और उप-कार्यों को कैसे जोड़ा जाता है (पृष्ठ 15 और आगे)। इस “कार्य” रिबन पर कमांड का उपयोग करने के लिए, पहले गैंट चार्ट के बाईं ओर उस लिंक को चुनें जिस पर काम करना है, उसे जोड़ने वाली दोनों कार्य-पंक्तियों में से किसी एक पर बायाँ-क्लिक करके। कार्य-पंक्ति काले रंग में हाइलाइट हो जाएगी जैसे चित्र 45 में पंक्ति 2 दिखाई गई है। फिर लिंकिंग तीर के दूसरे सिरे वाली कार्य-पंक्ति पर जाएँ (इस मामले में पंक्ति 8), Ctrl कुंजी दबाए रखें और फिर से बायाँ-क्लिक करके पंक्ति 2 और 8 दोनों को हाइलाइट करें (चित्र 45)। फिर कनेक्शन बदलने के लिए ProjectLibre कमांड रिबन से “लिंक” (या “अनलिंक”) कमांड चुनें।
आप कर्सर को लिंक (चित्र 45) पर या गैंट चार्ट के दाईं ओर किसी भी खाली जगह पर भी ले जा सकते हैं, राइट-क्लिक करें, और चित्र 46 में दिखाए गए जैसा एक संवाद बॉक्स खुल जाता है।
यदि आप “विभाजित करें” पर बायाँ-क्लिक करते हैं, तो लंबवत समानांतर रेखाओं वाला एक छोटा कर्सर दिखाई देता है। उस कर्सर को गैंट चार्ट के शेड्यूल (दाईं) ओर किसी ब्लॉक पर ले जाकर बायाँ-क्लिक करने से वह ब्लॉक दो हिस्सों में बँट जाता है। किसी भी मुख्य ब्लॉक को (काले शेड्यूल बार को नहीं) इस तरह विभाजित किया जा सकता है। यह सुविधा बार-बार होने वाली कार्य घटनाओं को गैंट शेड्यूल पर दिखाने देती है।
यदि आप “असाइनमेंट दिखाएँ” के सामने के सफेद वृत्त (रेडियो बटन) पर बायाँ-क्लिक करते हैं, तो कार्य के लिए संसाधन असाइनमेंट दिखाए जाएँगे (चित्र 47), यह मानते हुए कि कार्य को पहले से संसाधन सौंपे जा चुके हैं। यह क्रिया “कार्य” दृश्य और “संसाधन” दृश्य के बीच टॉगल करती है। असाइनमेंट दिखाने वाली पंक्तियों को ProjectLibre क्रमांकित नहीं करता। असाइनमेंट वाली इन बिना-क्रमांक वाली पंक्तियों को “हटाएँ” कमांड से नहीं हटाया जा सकता। असाइनमेंट को कार्य को संपादित करके बदला जा सकता है (हटाया भी जा सकता है)।
“लिंक दिखाएँ” रेडियो बटन भी एक वैसा ही टॉगल है और गैंट शेड्यूल या संसाधन असाइनमेंट, दोनों दृश्यों में काम करता है। यह बस कार्यों के बीच सभी लिंक दिखाने या उन्हें शेड्यूल (दाईं ओर) चार्ट से हटाने की अनुमति देता है।
“कैलेंडर दिखाएँ” रेडियो बटन (चित्र 46 में) भी गैंट शेड्यूल और संसाधन असाइनमेंट, दोनों दृश्यों में एक वैसा ही टॉगल स्विच है। यह लंबवत ग्रिड रेखाएँ दिखाता है। हालाँकि ध्यान दें कि यह स्विच केवल कैलेंडर ग्रिड को नियंत्रित करता है; यह इन दोनों दृश्यों की ऊपरी दो पंक्तियों में कैलेंडर शीर्षकों को चालू या बंद नहीं करता। “पंक्तियाँ दिखाएँ” टॉगल बटन (फिर से चित्र 46 में एक रेडियो बटन) बस इन दोनों दृश्यों की दाईं ओर क्षैतिज ग्रिड जोड़ता या हटाता है।
चित्र 46 में दिखाए गए संवाद बॉक्स के अंतिम दो विकल्प गैंट शेड्यूल (गैंट चार्ट की दाईं ओर) के लिए “बार शैलियाँ” (चित्र 49) और “टिप्पणी शैलियाँ” (चित्र 50) को तैयार करने देते हैं। इनमें से हर “शैलियाँ” मेनू रेडियो बटनों का एक समूह है जो बस चुनी गई शैली को चालू या बंद करता है; जैसा कि अब तक परिचित हो चुका है, भरा हुआ रेडियो बटन दिखाता है कि वह शैली गैंट शेड्यूल पर दिखाई गई है और खाली रेडियो बटन दिखाता है कि वह शैली वहाँ नहीं दिखाई गई है। ये दूसरे स्तर के संवाद बॉक्स गैंट शेड्यूल पर बार के रंग या आकार में किसी भी बदलाव की अनुमति नहीं देते।
चित्र 49 “बार शैलियाँ” के दूसरे स्तर के संवाद बॉक्स को उसकी डिफ़ॉल्ट सेटिंग्स के साथ दिखाता है। एक बदलाव दर्शाने के लिए (चित्र 48 में दिखाया गया), चार्ट के नीचे खाली रेडियो बटन पर बायाँ-क्लिक करके “कुल ढील” बार चालू करें, और यह चुनाव गैंट शेड्यूल चार्ट में कई कार्य बारों के अंत में नीली तिरछी पट्टियाँ डाल देता है। ध्यान दें कि ये “ढील” बार संसाधन सूची के कुछ हिस्सों को ढँक देते हैं; यह असर हर उद्देश्य के लिए वांछनीय नहीं हो सकता।
चित्र 50 “टिप्पणी शैलियाँ” के दूसरे स्तर के संवाद बॉक्स को उसकी दो डिफ़ॉल्ट सेटिंग्स - “सामान्य कार्य” और “मील के पत्थर” - के साथ दिखाता है। आम तौर पर, विश्लेषक इन दोनों टिप्पणी शैलियों को दिखाना चाहेगा। हालाँकि, चित्र 45, 47 और 48 में दिखाए उदाहरणों में किसी भी कार्य को मील के पत्थर के रूप में चिह्नित नहीं किया गया है। ऐसा करने के लिए, “जानकारी” कमांड (चित्र 48 में पीला आयत) पर जाकर बायाँ-क्लिक करना होगा; तब चित्र 51 में दिखाया गया संवाद बॉक्स दिखाई देता है। “उन्नत” टैब पर जाएँ और “कार्य को मील के पत्थर के रूप में दिखाएँ” चेकबॉक्स पर क्लिक करें, तो “किक-ऑफ़ मीटिंग” कार्य गैंट शेड्यूल पर काले हीरे के आकार में दिखाई देगा (चित्र 52 में मैजेंटा आयत)।
जानकारी
“जानकारी” कमांड (चित्र 48 में पीला आयत) पिछले पैराग्राफों में टिप्पणी शैलियों पर चर्चा के लिए पहले ही प्रस्तुत किया जा चुका है। अब हमें चित्र 51 में दिखाए हर टैब को देखना है और वे जो कार्यक्षमता देते हैं उसे समझाना है।
“जानकारी” फ़ंक्शन शुरू होने से पहले आपको एक कार्य चिह्नित करना होगा, या फिर “जानकारी” बटन पर क्लिक करने के बाद, एक नई विंडो खुलने से पहले एक कार्य चुनें। जब जानकारी विंडो खुल जाती है, तो हम “सामान्य” टैब से शुरू करते हैं, जो “जानकारी” टैब को माउस से चुनने पर दिखने वाला डिफ़ॉल्ट टैब है। यह टैब एक ही सुविधाजनक मेनू में परियोजना कार्यों की सबसे महत्वपूर्ण जानकारी भरने का एक वैकल्पिक तरीका है। आप कार्य की जानकारी दर्ज/संपादित कर सकते हैं: अवधि, प्रारंभ की तारीख और समय, समाप्ति की तारीख और समय, पूर्ण प्रतिशत (दर्ज किए जाने तक खाली), अवधि अनुमानित है या नहीं (? अनुमानित होना दिखाता है), किए जाने वाले काम की मात्रा (आमतौर पर घंटों या दिनों में), कार्य को दी गई प्राथमिकता (0 और 1000 के बीच एक संख्यात्मक मान), और आधार रेखा की जानकारी (प्रारंभ और समाप्ति) - एक बार आधार रेखा शेड्यूल पर सहमति बन जाने और दर्ज होने के बाद। हमारी शुरुआती प्रविष्टियाँ (अब तक हमारे “New Shower” उदाहरण के लिए सीधे स्प्रेडशीट पर दर्ज की गई) इस “सामान्य” टैब पर दिखाई जाती हैं।
“जानकारी” कमांड का सही उपयोग करने के लिए, पहले चित्र 53 में बताए अनुसार एक कार्य चुनें, जहाँ किक-ऑफ़ कार्य को “गैंट” स्प्रेडशीट (बाईं ओर) के कॉलम 1 में 1 पर बायाँ-क्लिक करके काले रंग में हाइलाइट किया गया है। यदि आप एक से अधिक कार्य-पंक्ति चुनते हैं और फिर “जानकारी” कमांड पर क्लिक करते हैं, तो एक चेतावनी बॉक्स आपको याद दिलाएगा कि इस तरीके से एक बार में केवल एक ही कार्य संपादित किया जा सकता है (चित्र 54)। एक बार एक ही कार्य सही ढंग से चुन लेने पर (चित्र 53), “जानकारी” कमांड पर क्लिक करने से चित्र 55 में दिखाया गया संवाद बॉक्स खुलता है, जिसमें डिफ़ॉल्ट रूप से “सामान्य” टैब चुना होता है।
कैलेंडर
“कैलेंडर” ProjectLibre की एक बेहद महत्वपूर्ण विशेषता है, क्योंकि यह सभी संबंधित गणनाओं का आधार है। इसलिए परियोजना की शुरुआत में ही कैलेंडर तय करना महत्वपूर्ण और असरदार माना जाता है।
कैलेंडर विंडो सामान्यतः वर्तमान तारीख के लिए मानक कार्य-कैलेंडर के साथ खुलती है, जिसे नीचे चित्र 56 में नीले रंग में दर्शाया गया है: जुलाई 2020। तारीख पर बायाँ माउस क्लिक करने पर विंडो के बाईं ओर कार्य-समय … से … तक दिख जाएगा।
कैलेंडर को ऊपरी दाईं ओर के तीरों से आगे और पीछे ले जाया जा सकता है (चित्र 57); “घर” पर क्लिक करने पर आप फिर से वर्तमान तारीख पर पहुँच जाएँगे।
“विकल्प” बटन पर क्लिक करने से एक नई विंडो खुलती है (चित्र 58) जिसमें आप अपनी परियोजना के लिए प्रति दिन और प्रति सप्ताह के कार्य-घंटे और महीने के कार्य-दिवस तय कर सकते हैं। ProjectLibre इसका उपयोग परियोजना की अवधि की गणना के लिए करेगा।
विंडो के ऊपरी बाईं ओर के स्क्रॉल तीर पर माउस क्लिक करने के बाद अन्य कैलेंडर दिखाए जाते हैं (चित्र 56)। “मानक” ProjectLibre कैलेंडर और आपके द्वारा पहले से सहेजे गए कैलेंडर उपलब्ध होते हैं। यदि इनमें से कोई भी “मानक” कैलेंडर आपकी परियोजना के लिए ज़रूरी कार्य-समय नहीं देता, तो ProjectLibre आपको अपना कैलेंडर खुद तय करने और सहेजने देता है।
ध्यान दें कि जब आप किसी भी तरह के कैलेंडर में डिफ़ॉल्ट समय बदलने की कोशिश करते हैं, तो “गैर-डिफ़ॉल्ट कार्य समय” बॉक्स अपने आप चेक हो जाता है। इस तरह “डिफ़ॉल्ट का उपयोग करें” विकल्प से मिलने वाले डिफ़ॉल्ट समय को बदलना असंभव है।
“नया” बटन (नीचे बाईं ओर) पर क्लिक करने से एक नई विंडो खुलती है (चित्र 59) जिसमें आप अपनी पसंद के कार्य-दिवसों, छुट्टी के दिनों और यहाँ तक कि कार्य-समय के साथ अपना कैलेंडर तय कर सकते हैं। सबसे पहले, आपसे अपने नए कैलेंडर के लिए एक नाम माँगा जाता है, ऐसा नाम जो इस कैलेंडर के उद्देश्य को दर्शाता हो। दो विकल्प दिए जाते हैं, या तो नया आधार कैलेंडर बनाएँ या किसी मौजूदा आधार कैलेंडर में बदलाव करें; विंडो आपको अपनी पसंद का आधार कैलेंडर चुनने देने के लिए सक्रिय हो जाएगी। “ठीक है” बटन पर क्लिक करने से दिए गए नाम के साथ आपका नया कैलेंडर बन जाएगा (चित्र 60) और सहेज लिया जाएगा।
शनिवार और रविवार पहले से ही सामान्य कार्य-दिवस बना दिए गए हैं। गुरुवार को गैर-कार्य दिवस बना दिया गया है और माउस कर्सर सभी शुक्रवारों को चिह्नित कर रहा है (कैलेंडर में हर शुक्रवार के चारों ओर एक वर्ग)। बाईं ओर के रेडियो बटनों का उपयोग करके शुक्रवार को भी गैर-कार्य दिवस बनाया जा सकता है। किसी खास दिन पर क्लिक करने से आप उस दिन का प्रकार और अलग से कार्य-घंटे तय कर सकते हैं, जैसे बैंक अवकाश। जब सभी दिन, राष्ट्रीय और धार्मिक छुट्टियाँ चिह्नित कर दी जाएँ और ज़रूरत के मुताबिक कार्य-घंटे तय कर दिए जाएँ, तो “ठीक है” पर क्लिक करके कैलेंडर बना और सहेजा जा सकता है। भविष्य में यह आधार कैलेंडरों की सूची में उपलब्ध होगा।
संसाधन
ProjectLibre में कार्यों को संसाधन सौंपने की एक अच्छी सुविधा है, जिसके बाद ProjectLibre शेड्यूल को अनुकूल बनाने के लिए इन सौंपे गए संसाधनों का उपयोग करेगा। “कार्य” कमांड में “संसाधन” पर क्लिक करें और कार्यों को संसाधन सौंपने के लिए एक विंडो दिखाई देती है। सबसे अच्छा यह है कि “संसाधन” विंडो खुलने से पहले कोई कार्य चुन लें, ताकि कार्य का विवरण पहले से भरा हो (चित्र 61 में हरे रंग में हाइलाइट करके दर्शाया गया है), वरना आप विंडो खुलने के बाद भी कार्य चुन सकते हैं।
अतिरिक्त व्यक्तियों या संसाधनों को जोड़ा जा सकता है, बस संसाधन को चिह्नित करें और “असाइन करें” पर क्लिक करें। नया संसाधन 100% इनपुट के मानक के साथ जुड़ता है; हालाँकि इसे प्रतिशत पर क्लिक करके और संख्या टाइप करके या ऊपर-नीचे के छोटे तीरों पर क्लिक करके बदला जा सकता है।
किसी व्यक्ति या संसाधन को इस कार्य से हटाया जा सकता है, संसाधन को चिह्नित करके और “निकालें” पर क्लिक करके।
किसी व्यक्ति या संसाधन को इस कार्य के लिए बदला जा सकता है, संसाधन को चिह्नित करके और “बदलें” पर क्लिक करके। सभी उपलब्ध संसाधनों के साथ एक नई विंडो खुलेगी और आपको नया नाम चुनने देगी (चित्र 62)। सही संसाधन (नाम) चुनने के बाद, बदलाव करने के लिए “ठीक है” पर क्लिक करना काफी है। जॉर्ज, जीन की जगह लेगा। जॉर्ज 100% प्रयास के साथ आता है, जिसे पहले बताए अनुसार बदला जा सकता है।
आधार रेखा सहेजें
परियोजना के आगे बढ़ने के साथ, आप देखेंगे कि वास्तविक शेड्यूल शुरुआती शेड्यूल से अलग होने लगता है। बाद में बदलावों की समीक्षा कर पाने के लिए, अलग-अलग समय पर उनके नाम के साथ 10 आधार रेखा शेड्यूल फ़्रीज़ करके सहेजना संभव है। यदि आपकी परियोजना में कुछ मील के पत्थर हैं, तो आधार रेखा बनाने का यह एक अच्छा समय होगा। आधार रेखा उस समय का सारा शेड्यूल, संसाधन और लागत की जानकारी सहेज लेती है। आपकी परियोजना शुरू करने से पहले एक शुरुआती आधार रेखा बनाने की सलाह दी जाती है। इससे आप योजनाबद्ध परियोजना शेड्यूल और लागतों की तुलना मौजूदा स्थिति से कर सकेंगे। यदि परियोजना के दौरान आपको संशोधित आधार रेखा चाहिए, शायद परियोजना के दायरे में बदलाव के कारण, तो आप एक और आधार रेखा को आधार रेखाओं (1-10) के रूप में सहेज सकते हैं।
“कार्य” कमांड बार में “आधार रेखा सहेजें” पर क्लिक करें। एक नई “आधार रेखा” विंडो खुलती है (चित्र 63) और आपको इस पल से पूरी परियोजना के लिए, या सिर्फ चुनी गई कार्रवाइयों के लिए, आधार रेखा का नाम चुनने देती है। पुष्टि के लिए “ठीक है” पर क्लिक करें और आधार रेखा शेड्यूल सहेज ली जाती है।
बाद में आप सहेजी गई अलग-अलग आधार रेखाओं का मूल्यांकन कर सकते हैं, चित्र 64। “New” परियोजना का उत्पाद लॉन्च तक का शुरुआती शेड्यूल 23 दिनों का था और एक आधार रेखा बना ली गई थी, देखें मुख्य कार्य-बारों के नीचे की कम ऊँचाई वाली धूसर पट्टी। ध्यान दें कि उत्पादन कंपनी के साथ अनुबंध की बातचीत “ब्रेनस्टॉर्म” सत्र और प्रोटोटाइप के निर्माण के शुरू होने के बाद ही शुरू होती है। मार्केटिंग तब शुरू होती है जब प्रोटोटाइप B अच्छी तरह आगे बढ़ चुका होता है और अनुबंध की बातचीत अपने अंतिम चरण में होती है, यह अंतराल के साथ SS लिंक है।
शामिल सभी लोगों के साथ “ब्रेनस्टॉर्म” सत्र के दौरान एक अनुकूलन सत्र किया गया और यह निष्कर्ष निकाला गया कि प्रोटोटाइप B के काम का मुख्य हिस्सा प्रोटोटाइप A के निर्माण के दौरान ही शुरू किया जा सकेगा, और अनुबंध व मार्केटिंग वाले लोग भी कुछ जल्दी में आ गए। इस तरह शेड्यूलर में 3 दिनों का सुधार मिला और इसे इस गैंट आरेख के दाईं ओर पीले-से रंग में आधार रेखा 1 के रूप में सहेजा गया।
आधार रेखा हटाएँ
“आधार रेखा हटाएँ” पर क्लिक करने से आपकी स्क्रीन पर वैसी ही एक विंडो आती है। अब आप किसी भी बनाई गई आधार रेखा को चिह्नित करके हटा सकते हैं। “ठीक है” से पुष्टि करने पर वह मिट जाती है।
ढूँढें
किसी बड़ी परियोजना में वह खास कार्य ढूँढना मुश्किल हो सकता है। “ढूँढें” सुविधा (चित्र 65) इसे आसान बनाती है; “कार्य” कमांड में “ढूँढें” पर क्लिक करें। अपना खोज शब्द या उसका कुछ हिस्सा टाइप करें, फिर वह फ़ील्ड चुनें जिसमें वह होगा (इस उदाहरण में “नाम”) और हरे या नीले बटन पर क्लिक करें; हरा बटन आपके माउस कर्सर के नीचे की पंक्तियों में खोजेगा, जबकि नीला बटन कर्सर के ऊपर की पंक्तियों में खोजेगा। मिला हुआ कार्य धूसर रंग में हाइलाइट हो जाएगा, अगर वह मौजूद हो तो।
कार्य तक स्क्रॉल करें
बड़ी परियोजनाओं में, गैंट चार्ट के दाईं ओर की शेड्यूलिंग बार नज़र से बाहर जा सकती हैं। आपको वह कार्य चिह्नित करना होगा जिसकी शेड्यूलिंग बार आप देखना चाहते हैं और “कार्य” कमांड में “कार्य तक स्क्रॉल करें” बटन पर क्लिक करना होगा, जिससे वह बार स्क्रीन के भीतर आ जाएगी।
कार्य अद्यतन करें
परियोजना का शेड्यूल बनाना एक बात है, लेकिन असली प्रगति की वास्तविक रिपोर्टिंग करना उतनी ही ज़रूरी दूसरी बात है। ProjectLibre तभी एक सटीक परियोजना समाप्ति तिथि का पूर्वानुमान लगा सकता है जब कार्य की प्रगति नियमित रूप से अद्यतन की जाती रहे।
“कार्य” कमांड में “अद्यतन करें” बटन पर क्लिक करने से “कार्य अद्यतन करें” विंडो खुलती है। सबसे असरदार तरीका यह है कि पहले कार्य को चिह्नित कर लें, क्योंकि तब विंडो चुने हुए कार्य के विवरण से पहले से भरी होती है। आप प्रतिशत को वास्तविक प्रतिशत में बदल सकते हैं या कार्य के लिए “वास्तविक प्रारंभ और समाप्ति” तारीख भर सकते हैं। सारी अद्यतन जानकारी भर जाने और विंडो बंद होने के बाद, ProjectLibre परियोजना शेड्यूल को अद्यतन करने पर काम करेगा और बदलाव गैंट चार्ट, अन्य चार्टों और तालिकाओं में दिखाई देंगे।