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Tâches
Les tâches : vues Gantt, Réseau, WBS et Utilisation des tâches, liaisons, calendriers, planifications initiales, recherche et mise à jour.
Nous allons maintenant nous intéresser en détail aux tâches et à la façon dont ProjectLibre les gère. Nous avons posé les bases de cette étude dans les paragraphes entourant les figures 10 et 11, ainsi que les figures 24, 26 et 27. Les tâches restent l’élément principal pour construire un plan de projet. Il faut maintenant creuser un peu plus et comprendre comment le diagramme de Gantt et sa liste de tâches s’articulent avec le reste du programme pour produire la structure de répartition du travail (WBS) complète et d’autres décompositions utiles qui décrivent le projet et permettent à la direction d’évaluer facilement l’avancement, de réaffecter les ressources et d’identifier les points à problème. Les descriptions de tâches sont au cœur de toutes ces opérations. Réexaminons donc d’abord le diagramme de Gantt, en passant en revue cette fois chacune des fonctions disponibles lorsque l’onglet « Tâche » est sélectionné dans la rangée supérieure du ruban de commandes. La deuxième ligne comporte trois sections (Vues, Presse-papiers et Tâche — troisième ligne) et 24 sélections possibles au total (mises en évidence par un grand rectangle jaune sur la figure 30).
Vues
Sélection du Gantt
En partant du côté gauche de cette rangée de fonctions, dans la section « Vues », le bouton « Diagramme de Gantt » nous est déjà un peu familier, puisque nous l’avons présenté plus tôt. Un clic gauche sur ce bouton ouvre la feuille de calcul par défaut, pré-étiquetée avec des intitulés pratiques pour la gestion de projet — « Nom », « Durée », « Début », « Fin », etc. Cette feuille de calcul sur mesure présente quelques particularités dans sa partie inférieure gauche, sur la page Gantt de ProjectLibre.
La première colonne est simplement un numéro de séquence pour chaque tâche et sous-tâche, commençant à 1 et augmentant d’une unité à chaque ligne supplémentaire. Cette colonne est donc le numéro de ligne de la feuille de calcul « Tâche ».
La deuxième colonne, avec un cercle contenant un « i » (rectangle magenta sur la figure 30), est une colonne d’information. Si vous appliquez une contrainte à une tâche, une icône apparaît dans la cellule. Vous pouvez passer la souris sur l’icône pour voir une description de la contrainte.
Un clic gauche dans la première ligne, ou ligne de titre, met également cette ligne en surbrillance pour une insertion de plusieurs lignes. Un clic droit sur la ligne de titre fait apparaître une boîte de dialogue qui propose trois choix : (1) Insérer une colonne, (2) Masquer la colonne et (3) Chercher. Sélectionner l’un de ces choix ouvre une boîte de dialogue pour saisir plus d’informations. La boîte de dialogue de la première de ces sélections est présentée ci-dessous (figure 31). Il existe un certain nombre de choix pour la variable de champ (voir les définitions en début de manuel), et en faire un ajoute une colonne supplémentaire (figure 32) portant le nom du champ sélectionné. Dans notre exemple, la nouvelle colonne est intitulée « Baseline1 Start ». Cette fonctionnalité permet à l’analyste d’adapter très librement le contenu du diagramme de Gantt pour le suivi du projet.
La sélection « Masquer la colonne » permet à l’utilisateur de retirer cette nouvelle colonne (ou n’importe quelle autre colonne visible) en la choisissant. Enfin, la sélection « Chercher » ouvre une boîte de dialogue (figure 33) qui permet de rechercher un nom de champ.
Vue « Réseau »
La figure 34 montre chacune des tâches de notre exemple de plan de projet « Nouvelle douche » sous forme de résumé. Dans un sens, cette vue réseau est très proche de la partie droite du diagramme de Gantt (figure 30) : les informations sont les mêmes. La vue « Réseau » se contente de présenter ces informations sous forme de schéma de flux et replace les données de chaque ligne de tâche dans le nœud ou le bloc approprié. L’analyste peut aussi déplacer les nœuds de tâches dans le diagramme pour modifier la présentation graphique, en plaçant le curseur sur le contour du bloc à déplacer et en le faisant glisser. Il suffit de cliquer avec le bouton gauche, de le maintenir enfoncé et de repositionner le bloc sélectionné à l’endroit voulu dans l’espace blanc. De même, si vous placez le curseur à l’intérieur d’un bloc puis cliquez avec le bouton gauche, vous pouvez modifier les données de la tâche au clavier.
Les liaisons entre les tâches sont conservées, et le chemin critique est également signalé par un contour rouge autour des blocs concernés. Les liaisons peuvent elles aussi être ajoutées, supprimées ou modifiées dans cette vue. Si vous placez le curseur sur une ligne de liaison entre tâches, un signe plus apparaît. Un clic gauche ouvre alors une boîte de dialogue (figure 35) qui permet de modifier la liaison comme souhaité. Cette boîte de dialogue présente la séquence De–À de la liaison, avec les deux libellés clairement identifiés. Elle propose ensuite quatre types de liaison possibles : FS (l’option par défaut), FF, SF et SS. FS signifie Fin–Début (de la tâche De vers la tâche À), FF signifie Fin–Fin, SF signifie Début–Fin, et SS signifie Début–Début. Le choix du type de liaison modifie évidemment l’enchaînement du travail entre les tâches. Le choix par défaut est de très loin le plus courant. Notez que cette boîte de dialogue permet aussi d’ajouter un décalage (un nombre positif retarde le début de la tâche suivante ; un nombre négatif fait démarrer la seconde tâche avant la fin de la précédente). Le décalage entre les tâches est une valeur numérique, en heures, en jours ou dans toute autre unité de temps appropriée. La rangée inférieure de quatre options permet de supprimer entièrement la liaison, de valider les modifications, d’annuler l’opération ou d’accéder à la documentation d’aide en ligne, disponible sur le site de ProjectLibre lorsque vous êtes connecté au site communautaire.
Enfin, la vue « Réseau » ne rend pas aussi bien compte de la chronologie des tâches (il n’y a pas de calendrier, seulement des dates de début et de fin, pour montrer la progression des tâches).
Structure de répartition du travail
La figure 37 est le graphique par défaut qui apparaît lorsqu’on sélectionne WBS (ellipse bleue sur la figure 36) d’un clic gauche. Ce diagramme ressemble à la vue de flux « Réseau » des tâches, en ce que chaque bloc est distinct. Les intitulés à l’intérieur du bloc correspondent toutefois aux colonnes de la feuille de calcul Gantt d’origine — dans l’exemple présenté, « Coût » (ce qui signifie qu’au fur et à mesure que les coûts sont saisis au cours de la vie du projet, l’analyste ou le responsable peut les suivre depuis ce bloc) et « Budget ». Remarquez que cette seconde entrée est vide : ajoutons une colonne Budget. Pour cela, faites un clic gauche sur la ligne de titre de la feuille de calcul. Une option « Ajouter une colonne » et une liste de colonnes possibles s’affichent. Sélectionnez l’option Budget.
Ce diagramme peut être modifié à peu près de la même façon que celui de la vue « Réseau ». Un clic gauche sur le texte d’un bloc permet de le modifier. De même, placer le curseur sur le contour d’un bloc permet de le déplacer. Par exemple, la figure 36 montre les blocs de tâches de notre exemple de projet disposés à l’horizontale.
Il peut être plus adapté à vos besoins, et plus lisible, de disposer le WBS verticalement (figure 37). Le déplacement des blocs se fait comme décrit pour la vue « Réseau » : placez le curseur sur le contour du bloc à déplacer, puis cliquez avec le bouton gauche et faites-le glisser jusqu’à la position voulue. Les lignes de liaison peuvent être modifiées de la même façon que celles décrites pour la vue Réseau. La boîte de dialogue est bien sûr légèrement différente (figure 38) : l’analyste ne peut ici que supprimer la relation hiérarchique (ce qui équivaut à choisir « Diminuer le retrait » dans le ruban de commandes pour la sous-tâche) ou la conserver.
Dernière remarque : lorsque le texte d’un bloc (la description de la tâche, par exemple) dépasse la largeur affichée, un clic gauche à l’intérieur de la zone de texte affiche le reste de la ligne. Cette astuce fonctionne aussi dans la vue « Réseau » décrite au paragraphe précédent. Dans ce cas, veillez à ce que le curseur soit bien sur la ligne de texte à développer.
Vue « Utilisation des tâches »
La sélection suivante dans la section « Vues » du ruban de commandes est la vue « Utilisation des tâches » (figure 39), qui affiche le travail horaire d’après les informations saisies. La moitié gauche (la partie feuille de calcul) de la vue résume le total d’heures affecté à chaque tâche, tandis que la moitié droite (le planning) montre le profil horaire des heures disponibles des intervenants en fonction du temps. La feuille de calcul est identique à celle du diagramme de Gantt décrite précédemment ; la seule différence semble être la couleur de fond beige clair propre à cette information dans la vue « Utilisation des tâches ».
La partie droite de la vue montre le travail planifié. Notez que le travail planifié d’une tâche correspond à la somme du temps affecté aux sous-tâches de chaque niveau hiérarchique. Par exemple, la somme des heures des lignes 3 et 4 donne le total d’heures de la tâche parente, à la ligne 2 (rectangle vert), pour chaque mois. Il est possible de modifier directement les heures dans la partie droite de cette vue, mais il est aussi tout à fait possible (voire probable) que cela modifie les totaux de la partie gauche et introduise des fractions d’heures ou de jours dans le planning.
Zoom avant ou zoom arrière :
Ce dernier groupe de sélections de la section « Vues » contrôle l’échelle de temps dans la partie planning (à droite) du diagramme de Gantt. Un clic gauche sur la commande « Zoom avant » permet d’afficher les heures (toujours dans la vue « Utilisation des tâches ») pour chaque jour du travail planifié (figure 40). En répétant cette commande, on peut descendre jusqu’aux heures consacrées chaque jour à une tâche donnée (figure 41) ; il s’agit du plus petit incrément de temps que la commande « Zoom avant » puisse afficher dans l’ensemble des « Vues des tâches ».
« Zoom arrière » fait évidemment l’inverse, en réinitialisant l’échelle de temps dans la partie droite du diagramme de Gantt. Cette paire de commandes est très utile pour régler les échelles permettant d’évaluer le chemin critique dans le diagramme de Gantt de base (figure 42). Ce graphique montre le planning de l’ensemble de l’exemple de projet « Nouvelle douche » ramené à une durée totale de cinq mois, répartis sur trois trimestres de deux années différentes. Ces deux commandes permettent bien sûr aussi d’ajuster la taille d’un diagramme de Gantt en vue de son impression dans un rapport, ou d’examiner le détail de la planification du travail.
Presse-papiers
La section « Presse-papiers » du ruban de commandes « Tâche » ne compte que trois sélections possibles : (1) Coller, (2) Copier et (3) Couper. Les noms indiquent clairement ce que fait chaque sélection. Pour utiliser ces fonctions sur la feuille de calcul Gantt, il suffit à l’analyste de mettre en surbrillance la ligne voulue d’un clic gauche dans la première colonne de la feuille de calcul ; la sélection s’affiche alors en noir. Une fois la ligne voulue en surbrillance, cliquez avec le bouton gauche sur Copier, déplacez le curseur vers la ligne de la feuille de calcul où insérer la ligne dupliquée, cliquez avec le bouton gauche pour mettre en surbrillance l’emplacement voulu, puis cliquez avec le bouton gauche sur Coller. Le résultat est présenté à la figure 43.
La commande « Couper » permet de supprimer une ligne mise en surbrillance dans la feuille de calcul. Le même résultat peut être obtenu avec la commande « Annuler » en haut du ruban de commandes de ProjectLibre (rectangle magenta sur la figure 43) ; cette sélection annule simplement la dernière commande effectuée. La flèche dorée juste à droite de la flèche « Annuler » est la flèche « Rétablir », qui inverse l’action d’« Annuler ». ProjectLibre offre donc manifestement plus d’une commande pour des fonctions similaires. Les commandes « Couper », « Copier » et « Coller » sont d’ailleurs également accessibles par un simple clic droit sur n’importe quelle ligne ou colonne de la feuille de calcul du diagramme de Gantt. Cette boîte de dialogue contextuelle propose en fait plusieurs autres fonctions, dont : (1) Augmenter le retrait, (2) Diminuer le retrait, (3) Nouveau (pour insérer une nouvelle ligne au-dessus du curseur dans la feuille de calcul Gantt), (4) Supprimer (qui supprime l’élément sélectionné ou mis en surbrillance), (5) Étendre (pour afficher les lignes masquées contenant des sous-tâches) et (6) Réduire (pour masquer les lignes contenant des sous-tâches et n’afficher que la tâche récapitulative).
Tâches
Le troisième et dernier groupe de commandes de la barre de commandes de l’onglet « Tâche » est entouré en rouge sur la figure 44. C’est de loin le plus grand ensemble de commandes de cet onglet, avec un total de 15 sélections possibles dans cette section du ruban.
Insérer et supprimer
Ces deux commandes permettent d’insérer une nouvelle ligne immédiatement au-dessus d’une ligne sélectionnée dans la feuille de calcul Gantt principale. Si vous cliquez avec le bouton gauche sur une ligne (disons la ligne 8 sur la figure 44), la ligne ou la colonne est mise en surbrillance, et choisir « Insérer » ajoute une nouvelle ligne vide immédiatement au-dessus de la ligne 8. Si vous saisissez ensuite les informations d’une nouvelle tâche ou sous-tâche, toutes les lignes de la feuille de calcul sont renumérotées pour refléter le nouvel ordre d’insertion.
Sélectionner une ligne de tâche active dans la feuille de calcul puis cliquer avec le bouton gauche sur « Supprimer » supprime de la même façon la ligne sélectionnée et renumérote à nouveau les lignes en conséquence. Notez que la sélection d’une ligne pour « Insérer » ou « Supprimer » peut se faire dans n’importe quelle colonne de la feuille de calcul Gantt de gauche : la commande s’applique toujours à la ligne entière.
Augmenter et diminuer le retrait
Les commandes « Augmenter le retrait » et « Diminuer le retrait » ont déjà été brièvement présentées et utilisées dans les sections d’introduction, pour montrer comment afficher les niveaux hiérarchiques des sous-tâches. Le rectangle jaune montre le résultat de l’application d’« Augmenter le retrait » aux sous-tâches indiquées. On peut aussi répéter l’opération pour descendre la hiérarchie d’un niveau supplémentaire de sous-tâches. « Diminuer le retrait » est naturellement l’inverse d’« Augmenter le retrait » : elle supprime simplement un niveau de la hiérarchie.
Lier et dissocier
Les commandes « Lien » et « Dissocier » ont elles aussi déjà été brièvement présentées et utilisées dans les sections d’introduction, pour montrer comment relier des tâches et sous-tâches dépendantes les unes des autres (p. 15 et suivantes). Pour utiliser ces commandes sur le ruban « Tâche », sélectionnez d’abord la liaison à modifier, dans la partie gauche du diagramme de Gantt, en cliquant avec le bouton gauche sur l’une des deux lignes de tâches reliées par cette liaison. La ligne de tâche est mise en surbrillance en noir, comme la ligne 2 sur la figure 45. Allez ensuite sur la ligne de tâche à l’autre extrémité de la flèche de liaison (la ligne 8 dans cet exemple), maintenez la touche Ctrl enfoncée et cliquez de nouveau avec le bouton gauche pour mettre en surbrillance à la fois les lignes 2 et 8 (figure 45). Choisissez ensuite la commande « Lien » (ou « Dissocier ») du ruban de commandes de ProjectLibre pour modifier la liaison.
Vous pouvez également placer le curseur sur la liaison (figure 45), ou sur l’un des espaces blancs de la partie droite du diagramme de Gantt, faire un clic droit, et une boîte de dialogue semblable à celle de la figure 46 apparaît.
Si vous cliquez avec le bouton gauche sur « Diviser », un petit curseur formé de barres verticales parallèles s’affiche. En déplaçant ce curseur vers l’un des blocs de la partie planning (à droite) du diagramme de Gantt et en cliquant avec le bouton gauche, vous divisez le bloc désigné en deux parties. Cette division peut s’appliquer à n’importe lequel des blocs principaux (mais pas à la barre de planning noire). Cette fonctionnalité permet de représenter sur le planning Gantt des événements de tâche qui se répètent.
Si vous cliquez avec le bouton gauche sur le cercle blanc (bouton radio) devant « Afficher les affectations », les affectations de ressources de la tâche s’affichent (figure 47), à condition que des ressources aient déjà été affectées à la tâche. Cette action bascule entre la vue Tâche et la vue « Ressources ». Les lignes affichant les affectations ne sont pas numérotées par ProjectLibre. Ces lignes non numérotées contenant des affectations ne peuvent pas être supprimées par la commande Supprimer. Les affectations peuvent être modifiées (y compris supprimées) en modifiant la tâche.
Le bouton radio « Afficher les liens » fonctionne comme une bascule similaire, et s’applique aussi bien à la vue du planning Gantt qu’à la vue Affectation des ressources. Il permet simplement d’afficher toutes les liaisons entre tâches, ou de les retirer, dans la partie droite du planning.
Le bouton radio « Afficher le calendrier » (figure 46) est lui aussi une bascule similaire, dans la vue du planning Gantt comme dans la vue Affectation des ressources. Il affiche des lignes de grille verticales. Notez toutefois que ce bouton ne contrôle que la grille du calendrier : il n’active ni ne désactive les en-têtes de calendrier des deux lignes supérieures de ces deux vues. Le bouton « Afficher les lignes » (autre bouton radio de la figure 46) ajoute ou retire simplement une grille horizontale dans la partie droite de ces deux vues.
Les deux dernières sélections de la boîte de dialogue illustrée à la figure 46 permettent de personnaliser les « Styles des barres » (figure 49) et le « Rendu des annotations » (figure 50) du planning Gantt (partie droite du diagramme de Gantt). Chacun de ces menus « Styles » est un ensemble de boutons radio qui activent ou désactivent simplement le style sélectionné ; comme vous le savez désormais, un bouton radio coché indique que le style est affiché sur le planning Gantt, et un bouton radio vide qu’il ne l’est pas. Ces boîtes de dialogue de second niveau ne permettent aucun changement de couleur ou de forme des barres du planning Gantt.
La figure 49 montre la boîte de dialogue de second niveau « Styles des barres » avec ses réglages par défaut. Pour illustrer une modification (visible sur la figure 48), activez la barre « Marge totale » en cliquant avec le bouton gauche sur le bouton radio vide en bas du diagramme ; cette sélection ajoute des barres diagonales bleues à la fin de plusieurs barres de tâches du planning Gantt. Notez que ces barres de « marge » recouvrent une partie des indications de ressources ; cet effet n’est pas forcément souhaitable dans tous les cas.
La figure 50 montre la boîte de dialogue de second niveau « Rendu des annotations » avec ses deux réglages par défaut — « Tâches normales » et « Jalons ». En général, l’analyste souhaite afficher ces deux styles d’annotation. Cependant, dans les exemples des figures 45, 47 et 48, aucune tâche n’a été marquée comme jalon. Pour cela, il faut aller sur la commande Information (rectangle jaune sur la figure 48) et cliquer avec le bouton gauche : la boîte de dialogue de la figure 51 apparaît. Allez dans l’onglet « Avancé » et cochez la case « Afficher tâche en tant que jalon » ; la tâche « Kick-off Meeting » apparaît alors sous la forme d’un losange noir sur le planning Gantt (rectangle magenta sur la figure 52).
Information
La commande Information (rectangle jaune sur la figure 48) a déjà été évoquée plus haut à propos des styles d’annotation. Voyons maintenant chacun des onglets présentés à la figure 51 et ce qu’ils permettent de faire.
Vous devez d’abord sélectionner une tâche avant de lancer la fonction Information ; à défaut, après un clic sur le bouton Information, sélectionnez une tâche avant qu’une nouvelle fenêtre ne s’ouvre. Une fois la fenêtre d’information ouverte, on commence par l’onglet « Général », l’onglet par défaut qui apparaît lorsqu’on sélectionne Information à la souris. Cet onglet est un autre moyen de renseigner, dans un seul menu pratique, les informations les plus importantes sur les tâches du projet. Vous pouvez y saisir ou modifier : la durée, la date et l’heure de début, la date et l’heure de fin, le pourcentage d’avancement (vide tant qu’il n’est pas saisi), le caractère estimé ou non de la durée (un « ? » indique une estimation), la quantité de travail à réaliser (généralement en heures ou en jours), la priorité affectée à la tâche (une valeur numérique comprise entre 0 et 1 000), et les informations de planification initiale (début et fin) une fois qu’une planification initiale a été validée et saisie. Nos premières saisies (faites jusqu’ici directement dans la feuille de calcul pour notre exemple « Nouvelle douche ») s’affichent dans cet onglet « Général ».
Pour bien utiliser la commande Information, sélectionnez d’abord une tâche comme sur la figure 53, où la tâche de lancement est mise en surbrillance noire par un clic gauche sur le 1 de la colonne 1 de la feuille de calcul « Gantt » (côté gauche). Si vous sélectionnez plus d’une ligne de tâche puis cliquez sur la commande Information, un message d’avertissement vous rappelle qu’une seule tâche peut être modifiée à la fois de cette manière (figure 54). Une fois qu’une seule tâche est correctement sélectionnée (figure 53), cliquer sur la commande Information ouvre la boîte de dialogue de la figure 55, avec l’onglet « Général » sélectionné par défaut.
Calendrier
Le « Calendrier » est une fonctionnalité très importante de ProjectLibre, car il sert de base à tous les calculs associés. Affecter un calendrier dès le début du projet est donc considéré comme important et efficace.
La fenêtre Calendrier s’ouvre normalement sur le calendrier de travail standard de la date du jour, indiquée en bleu sur la figure 56 ci-dessous : juillet 2020. Un clic gauche sur une date affiche, dans la partie gauche de la fenêtre, les horaires de travail « de… à… ».
Le calendrier peut être parcouru en avant ou en arrière grâce aux flèches situées en haut à droite (figure 57) ; un clic sur la « maison » revient à la date du jour.
Cliquer sur le bouton « Options » ouvre une nouvelle fenêtre (figure 58) dans laquelle vous pouvez définir les heures de travail par jour et par semaine, ainsi que les jours travaillés dans le mois de votre projet. ProjectLibre s’en sert pour calculer la durée du projet.
D’autres calendriers s’affichent après un clic sur la flèche de défilement en haut à gauche de la fenêtre (figure 56). Le calendrier « Standard » de ProjectLibre ainsi que vos propres calendriers déjà enregistrés y sont disponibles. Si aucun de ces calendriers « Standard » ne propose les horaires de travail requis par votre projet, ProjectLibre vous permet de définir et d’enregistrer votre propre calendrier.
Notez que, si vous tentez de modifier l’horaire par défaut d’un calendrier, quel qu’il soit, la case « Temps de travail spécial » se coche automatiquement. Il est donc impossible de modifier l’horaire par défaut proposé par l’option « Valeurs par défaut ».
Un clic sur le bouton « Nouveau » (en bas à gauche) ouvre une nouvelle fenêtre (figure 59) permettant de définir votre propre calendrier, avec le choix des jours travaillés, des jours de repos et même des horaires de travail. On vous demande d’abord de donner un nom à votre nouveau calendrier, un nom pertinent qui en indique l’usage. Deux choix sont proposés : créer un nouveau calendrier de base, ou modifier un calendrier de base existant ; la fenêtre vous permet alors de choisir le calendrier de base voulu. Cliquer sur le bouton « OK » crée votre nouveau calendrier (figure 60) sous le nom donné et l’enregistre.
Samedi et dimanche sont déjà des jours travaillés normaux. Le jeudi a été rendu non travaillé, et le curseur de la souris marque tous les vendredis (un carré autour de chaque vendredi dans le calendrier). En utilisant les boutons radio à gauche, les vendredis deviendront eux aussi non travaillés. Cliquer sur un jour donné permet d’en préciser le type et les horaires de travail individuels, par exemple pour un jour férié. Une fois tous les jours fériés, nationaux et religieux indiqués et les horaires de travail définis comme voulu, le calendrier est créé et enregistré en cliquant sur « OK ». Il sera ensuite disponible dans la liste des calendriers de base.
Ressources
ProjectLibre dispose d’une fonctionnalité pratique pour affecter des ressources aux tâches, à partir de laquelle ProjectLibre utilise ensuite ces ressources affectées pour optimiser le planning. Cliquez sur « Ressources » dans la commande « Tâche » : une fenêtre s’ouvre pour affecter des ressources aux tâches. Il est préférable de sélectionner d’abord une tâche avant d’ouvrir la fenêtre « Ressources », afin que les détails de la tâche soient déjà renseignés (surlignés en vert sur la figure 61) ; sinon, vous pouvez sélectionner les tâches une fois la fenêtre ouverte.
Des personnes ou des ressources supplémentaires peuvent être ajoutées : il suffit de sélectionner la ressource et de cliquer sur « Attribuer ». Une nouvelle ressource est ajoutée avec une valeur standard de 100 % ; ce taux peut toutefois être modifié en cliquant sur le pourcentage et en saisissant un nombre, ou en cliquant sur les petites flèches haut ou bas.
Une personne ou une ressource peut être retirée de la tâche en la sélectionnant et en cliquant sur « Supprimer ».
Une personne ou une ressource peut être remplacée pour cette tâche en la sélectionnant et en cliquant sur « Remplacer ». Une nouvelle fenêtre listant toutes les ressources disponibles s’ouvre et permet de choisir le nouveau nom (figure 62). Après avoir sélectionné la ressource (le nom) voulue, il suffit de cliquer sur « OK » pour valider le changement. George remplace Jean. George est affecté par défaut à 100 %, taux qui peut être modifié comme expliqué précédemment.
Enregistrer la planification initiale
À mesure que le projet avance, vous constaterez que le planning réel commence à s’écarter du planning de départ. Pour pouvoir, plus tard, revoir les changements survenus, il est possible de figer et d’enregistrer jusqu’à 10 planifications initiales à différents moments, chacune sous son propre nom. Si votre projet comporte des jalons, ce peut être un bon moment pour créer une planification initiale. La planification initiale enregistre, à cet instant, l’ensemble des informations de planning, de ressources et de coûts. Il est recommandé de créer une planification initiale avant de lancer le projet : cela permet ensuite de comparer le planning et les coûts prévus avec l’état actuel. Si vous souhaitez une planification initiale révisée en cours de projet, par exemple à la suite d’un changement de périmètre, vous pouvez en enregistrer une autre, parmi les planifications initiales (1 à 10).
Cliquez sur « Enregistrer la planification initiale » dans la barre de commandes « Tâche ». Une nouvelle fenêtre « Planification initiale » s’ouvre (figure 63) et permet de choisir un nom pour une planification initiale établie à cet instant, pour l’ensemble du projet ou seulement pour les actions sélectionnées. Cliquez sur « OK » pour valider : la planification initiale est enregistrée.
Vous pouvez ensuite comparer les différentes planifications initiales enregistrées (figure 64). Le projet « Nouveau » avait un planning de base de 23 jours jusqu’au lancement du produit, et une planification initiale a été créée : on la voit sous la forme d’une barre grisâtre, plus basse, sous les barres de tâches principales. Notez que les discussions contractuelles avec l’entreprise de production ne commencent qu’après le début de la session de « Brainstorm » et de la construction du prototype. Le marketing démarre lorsque le prototype B est bien avancé, et les discussions contractuelles entrent dans leur phase finale — liaison SS avec décalage.
Une séance d’optimisation réunissant tous les intervenants a eu lieu pendant la session « Brainstorm », et il en est ressorti que l’essentiel du travail sur le prototype B pourrait commencer pendant la construction du prototype A, et les équipes chargées du contrat et du marketing ont dû presser le pas. Un gain de 3 jours a ainsi été obtenu sur le planning, et enregistré comme planification initiale 1, en jaunâtre, dans la partie droite de ce diagramme de Gantt.
Effacer la planification initiale
Un clic sur « Effacer la planification initiale » ouvre une fenêtre similaire à l’écran. Vous pouvez alors sélectionner n’importe quelle planification initiale créée et la supprimer. Il suffit de valider avec « OK » pour la supprimer.
Chercher
Dans un grand projet, il peut être difficile de retrouver une tâche précise. La fonction « Chercher » (figure 65) facilite cette recherche : cliquez sur « Chercher » dans la commande « Tâche ». Saisissez le mot-clé recherché, ou une partie de celui-ci, choisissez ensuite le champ concerné (dans cet exemple, « Nom ») et cliquez sur le bouton vert ou bleu ; le bouton vert recherche dans les lignes situées sous le curseur de la souris, tandis que le bouton bleu recherche dans les lignes situées au-dessus. La tâche trouvée est mise en surbrillance grise, si elle existe.
Faire défiler jusqu’à la tâche
Dans les grands projets, les barres de planning situées à droite du diagramme de Gantt peuvent se retrouver hors de l’écran. Sélectionnez la tâche dont vous voulez voir la barre de planning, puis cliquez sur le bouton « Faire défiler jusqu’à la tâche » dans la commande « Tâche » : la barre revient alors dans l’écran.
Mettre à jour les tâches
Établir un planning de projet est une chose, mais rendre compte de l’avancement réel en est une autre, tout aussi nécessaire. ProjectLibre ne peut prévoir une date de fin de projet fiable que si l’avancement de chaque tâche est mis à jour régulièrement.
Le bouton « Mettre à jour », dans la commande « Tâche », ouvre une fenêtre « Mettre à jour les tâches ». La façon la plus efficace de procéder est de sélectionner d’abord la tâche : la fenêtre est alors déjà remplie avec les détails de la tâche sélectionnée. Vous pouvez remplacer le pourcentage par la valeur réelle, ou saisir le « Début réel » et la « Fin réelle » de la tâche. Une fois toutes les informations mises à jour saisies et la fenêtre fermée, ProjectLibre met à jour le planning du projet et répercute les changements dans le diagramme de Gantt, les autres diagrammes et les tableaux.