Zadania

Teraz zajmiemy się szczegółowym omówieniem zadań i sposobu ich obsługi w ProjectLibre. Podstawy tego tematu położyliśmy w akapitach wokół rysunków 10 i 11, a także rysunków 24, 26 i 27. Zadania wciąż są podstawowym elementem układania planu projektu. Musimy sięgnąć nieco głębiej i dowiedzieć się więcej o tym, jak wykres Gantta i jego lista zadań współdziałają z resztą programu, tworząc pełną strukturę podziału pracy (SPP) i inne przydatne dekompozycje opisujące projekt, dzięki którym kierownictwo może łatwo ocenić postęp, przesunąć zasoby i wskazać obszary problemowe. Opisy zadań są podstawą wszystkich tych działań. Przyjrzyjmy się więc ponownie wykresowi Gantta, tym razem każdej funkcji dostępnej po wybraniu zakładki „Zadania” w górnym rzędzie wstążki poleceń. Drugi rząd zawiera trzy sekcje (Widoki, Schowek i Zadanie – trzecia linia) oraz 24 możliwe wybory w tym rzędzie (zaznaczone dużym żółtym prostokątem na rysunku 30).

Widoki

Wybór Gantta

Zaczynając od lewej strony tego rzędu funkcji, w sekcji „Widoki”, przycisk „Wykres Gantta” jest już nieco znajomy, bo został wprowadzony wcześniej. Kliknięcie lewym przyciskiem myszy na tym przycisku wyświetla domyślny arkusz, wstępnie opisany wygodnymi etykietami do celów zarządzania projektem – „Nazwa”, „Czas trwania”, „Rozpoczęcie”, „Zakończenie” i podobnymi. Z tym dostosowanym arkuszem wiąże się kilka unikalnych funkcji, które znajdują się w lewym dolnym rogu strony Gantta w ProjectLibre.

Pierwsza kolumna to po prostu kolejna numeracja każdego zadania i podzadania, zaczynająca się od 1 i rosnąca o jeden z każdym kolejnym wierszem. Ta kolumna jest więc numerem wiersza arkusza „Zadanie”.

Druga kolumna ma okrąg z literą „i” w środku (purpurowy prostokąt na rysunku 30) i jest kolumną wyświetlającą informacje. Jeśli zastosujesz ograniczenie do zadania, w komórce pojawi się ikona. Najeżdżając na nią kursorem, zobaczysz opis ograniczenia.

Lewy klik w pierwszym, czyli tytułowym wierszu podświetla ten wiersz na potrzeby wstawiania wielu wierszy. Kliknięcie prawym przyciskiem myszy na wiersz tytułowy wyświetla okno dialogowe z trzema opcjami: (1) Wstaw kolumnę, (2) Ukryj kolumnę i (3) Znajdź. Wybranie dowolnej z nich otwiera okno umożliwiające wprowadzenie dodatkowych informacji. Okno dla pierwszej z tych opcji pokazano poniżej (rysunek 31). Dla zmiennej pola dostępnych jest wiele wartości (zobacz definicje na początku podręcznika), a dokonanie wyboru powoduje wstawienie dodatkowej kolumny (rysunek 32) opisanej wybranym „Polem”. W naszym przykładzie nowa kolumna nosi etykietę „Rozpoczęcie wg planu bazowego 1”. Ta funkcja pozwala analitykowi bardzo elastycznie dostosować zawartość wykresu Gantta do śledzenia projektu.

Rysunek 31. Okno dialogowe funkcji „Wstaw kolumnę” w arkuszu wykresu Gantta

Rysunek 32. Nowa kolumna wykresu Gantta z etykietą „Rozpoczęcie wg planu bazowego 1”

Opcja „Ukryj kolumnę” w tym oknie dialogowym pozwala usunąć tę nową kolumnę (lub dowolną inną widoczną kolumnę), wybierając tę opcję. Wreszcie wybór „Znajdź” otwiera okno dialogowe (pokazane na rysunku 33), które pozwala wyszukać nazwę pola.

Rysunek 33. Wybór „Znajdź”

Widok „Sieć”

Rysunek 34. Widok „Sieć” przepływu zadań

Rysunek 34 pokazuje w skrócie każde z zadań w naszym przykładowym planie projektu „New Shower”. W pewnym sensie widok sieci jest bardzo podobny do prawej strony wykresu Gantta (rysunek 30) – informacje są te same. Widok „Sieć” po prostu przedstawia te informacje w formie diagramu przepływu i umieszcza dane z każdego wiersza zadania w odpowiednim węźle/bloku. Analityk może też przesuwać węzły zadań na diagramie, aby zmienić układ graficzny: wystarczy najechać kursorem na obrys bloku, który ma zostać przesunięty, i przeciągnąć węzeł. Kliknij lewym przyciskiem myszy, przytrzymaj go i przesuń wybrany blok w dowolne miejsce na białym tle. Podobnie, jeśli najedziesz kursorem na wnętrze bloku i klikniesz lewym przyciskiem myszy, możesz zmodyfikować dane zadania z klawiatury.

Powiązania między zadaniami są zachowane, a ścieżka krytyczna jest oznaczona czerwonym obrysem tych bloków. W tym widoku można też dodawać, usuwać i zmieniać powiązania. Najechanie kursorem na linię współzależności między zadaniami powoduje pojawienie się znaku plus. Kliknięcie lewym przyciskiem myszy otwiera wtedy okno dialogowe (rysunek 35), które pozwala dowolnie zmienić połączenie. To okno pokazuje sekwencję współzależności Od–Do, z wyraźnymi etykietami obu zadań. Oferuje cztery możliwe typy powiązań: FS (domyślny), FF, SF i SS. FS oznacza zakończenie–rozpoczęcie (Finish-to-Start, od zakończenia zadania Od do rozpoczęcia zadania Do), FF – zakończenie–zakończenie (Finish-to-Finish), SF – rozpoczęcie–zakończenie (Start-to-Finish), a SS – rozpoczęcie–rozpoczęcie (Start-to-Start). Wybór typu powiązania w oczywisty sposób zmienia przepływ pracy między zadaniami. Zdecydowanie najczęściej używany jest wybór domyślny. Zauważ, że to okno pozwala też dodać zwłokę (liczba dodatnia oznacza opóźnienie przed rozpoczęciem kolejnego zadania, a ujemna – że drugie zadanie zaczyna się przed zakończeniem poprzedniego). Zwłoka między zadaniami to wartość liczbowa wyrażona w godzinach, dniach lub innej odpowiedniej jednostce czasu. Dolny rząd czterech opcji pozwala całkowicie usunąć powiązanie, zatwierdzić wprowadzone zmiany, anulować operację lub przejść do dokumentacji pomocy online, dostępnej na stronie ProjectLibre po zalogowaniu się na stronie społeczności.

Rysunek 35. Okno dialogowe modyfikacji „Współzależność zadań”

Wreszcie widok „Sieć” nie pokazuje chronologii zadań tak dokładnie (nie ma kalendarza – jedynie daty rozpoczęcia i zakończenia pokazujące postęp zadań).

Struktura podziału pracy

Rysunek 37 to domyślny wykres pojawiający się po lewym kliknięciu na SPP (niebieska elipsa na rysunku 36). Diagram ten jest podobny do widoku przepływu „Sieć”, w tym sensie, że każdy blok jest oddzielny. Wpisy tekstowe wewnątrz bloku są jednak powiązane z blokami oryginalnego arkusza wykresu Gantta – w pokazanym przykładzie „Koszt” (co oznacza, że koszty wprowadzane w trakcie trwania projektu może monitorować z tego bloku analityk lub kierownik) i „Budżet”. Zauważ, że ten drugi wpis jest pusty; dodajmy więc kolumnę budżetu. Robimy to, klikając lewym przyciskiem myszy wiersz tytułowy arkusza. Pojawi się możliwość dodania kolumny i lista kolumn do dodania. Wybierz opcję Budżet.

Rysunek 36. Widok struktury podziału pracy (SPP) zadań

Ten wykres można modyfikować podobnie jak wykres widoku „Sieć”. Kliknięcie lewym przyciskiem myszy na tekst w bloku pozwala go zmodyfikować. Również najechanie kursorem na obrys bloku umożliwia jego przesunięcie. Na przykład rysunek 36 pokazuje bloki zadań naszego przykładowego projektu ułożone poziomo.

Rysunek 37. Struktura podziału pracy (SPP) – zadania ułożone na nowo

Twoim celom może lepiej odpowiadać i być bardziej czytelny układ SPP w pionie (rysunek 37). Przesuwanie bloków odbywa się tak samo, jak opisano w akapicie o widoku „Sieć”: najedź kursorem na obrys bloku, który ma zostać przesunięty, a następnie kliknij lewym przyciskiem myszy i przeciągnij blok w żądane miejsce. Linie połączeń można zmieniać podobnie, jak opisano przy modyfikacjach powiązań w widoku sieci. Oczywiście okno dialogowe jest nieco inne (rysunek 38) i analityk może wyłącznie usunąć relację hierarchiczną (co odpowiada wybraniu „Wysunięcie” w wierszu poleceń dla podzadania) albo ją zaakceptować.

---

Rysunek 38. Okno dialogowe „Relacja hierarchiczna”

Jeszcze jedna uwaga: gdy opis w bloku (na przykład opis zadania) przekracza szerokość pokazaną w bloku, kliknięcie lewym przyciskiem myszy z kursorem wewnątrz obszaru tekstu pokaże resztę tej linii tekstu. Ta sztuczka „zerknięcia w prawo” działa też w opisanym wyżej widoku „Sieć”. W tym przypadku warto się upewnić, że kursor znajduje się dokładnie na linii tekstu, którą chcemy rozwinąć.

Widok „Użycie zadania”

Rysunek 39. Widok „Użycie zadania”

Kolejny wybór w sekcji „Widoki” na wstążce poleceń to widok „Użycie zadania” (rysunek 39), który pokazuje pracę godzinową na podstawie wprowadzonych informacji. Lewa połowa widoku (część arkuszowa) podsumowuje łączną liczbę godzin przydzielonych każdemu zadaniu, natomiast prawa połowa (plan harmonogramu) pokazuje godzinowy profil dostępnych godzin pracowników w ujęciu chronologicznym. Arkusz jest identyczny z opisanym wcześniej arkuszem wykresu Gantta – jedyną różnicą jest jasnobeżowe tło tych informacji w widoku „Użycie zadania”.

---

Prawa strona widoku pokazuje zaplanowaną pracę. Zauważ, że zaplanowana praca nad zadaniem jest sumą czasu przydzielonego podzadaniom na każdym poziomie hierarchii. Na przykład suma godzin w wierszach 3 i 4 daje łączną liczbę godzin zadania nadrzędnego w wierszu 2 (zielony prostokąt) dla każdego miesiąca. Godziny po prawej stronie widoku można edytować bezpośrednio, ale jest też całkiem możliwe (a nawet prawdopodobne), że taka edycja zmieni sumy po lewej stronie i doprowadzi do pojawienia się w harmonogramie ułamkowych godzin lub dni.

Powiększanie i pomniejszanie:

Rysunek 40. Powiększenie do godzin dziennych

Ten ostatni zestaw opcji w sekcji „Widoki” steruje skalą czasu po prawej (harmonogramowej) stronie wykresu Gantta. Lewy klik na polecenie „Powiększ” może sprawić, że harmonogram pokaże godziny (nadal w widoku „Użycie zadania”) dla każdego dnia zaplanowanej pracy (rysunek 40). Przyrosty mogą zejść aż do godzin przeznaczonych każdego dnia na dane zadanie przy wielokrotnym wybieraniu tego polecenia (rysunek 41) – to najmniejszy przyrost czasu, jaki polecenie „Powiększ” może wybrać w którymkolwiek z „Widoków zadania”.

---

Rysunek 41. Powiększenie do godzin danego dnia

Rysunek 42. Pomniejszenie widoku wykresu Gantta

„Pomniejsz” w oczywisty sposób resetuje skalę czasu po prawej stronie wykresu Gantta w kierunku przeciwnym do „Powiększ”. Ta para jest bardzo przydatna przy ustawianiu skali do oceny ścieżki krytycznej na podstawowym wykresie Gantta (rysunek 42). Ten obraz pokazuje harmonogram całego przykładowego projektu „New Shower” skrócony do łącznej długości pięciu miesięcy w trzech różnych kwartałach dwóch różnych lat. Oczywiście te dwa polecenia można też wykorzystać, dobierając rozmiar wykresu Gantta do wydruku w raporcie albo sprawdzając szczegóły sposobu zaplanowania pracy.

Schowek

Sekcja „Schowek” na wstążce poleceń „Zadanie” ma tylko trzy opcje do wyboru: (1) Wklej, (2) Kopiuj i (3) Wytnij. Nazwy opisują działanie każdej z nich. Aby użyć tych funkcji w arkuszu wykresu Gantta, analityk musi po prostu zaznaczyć żądany wiersz, klikając lewym przyciskiem myszy pierwszą kolumnę arkusza – zaznaczenie zmienia kolor na czarny, pokazując wybór. Po podświetleniu żądanego wiersza kliknij lewym przyciskiem myszy Kopiuj, przesuń kursor do wiersza arkusza, w którym chcesz wstawić zduplikowany wiersz, kliknij lewym przyciskiem myszy, aby podświetlić żądane miejsce, a następnie kliknij lewym przyciskiem myszy Wklej. Wyniki pokazano na rysunku 43.

Rysunek 43. Użycie „Kopiuj”, „Wklej” i „Wytnij” ze Schowka

Polecenia „Wytnij” można użyć do usunięcia podświetlonego wiersza w arkuszu. Ten sam efekt można uzyskać, wybierając polecenie „Cofnij” u góry wstążki poleceń ProjectLibre (purpurowy prostokąt na rysunku 43) – ta opcja po prostu cofa ostatnio wydane polecenie. Złota strzałka na prawo od strzałki „Cofnij” to strzałka „Ponów” i cofa działanie strzałki „Cofnij”. ProjectLibre najwyraźniej udostępnia więcej niż jedno polecenie do podobnych czynności. Nawiasem mówiąc, polecenia „Wytnij”, „Kopiuj” i „Wklej” są też dostępne po prostu po kliknięciu prawym przyciskiem myszy z kursorem nad dowolnym wierszem lub kolumną w głównej części arkusza wykresu Gantta. To wyskakujące okno dialogowe ma zresztą jeszcze kilka innych funkcji, w tym: (1) Wcięcie, (2) Wysunięcie, (3) Nowy (do wstawienia nowego wiersza nad kursorem w arkuszu Gantta), (4) Usuń (usuwa zaznaczony lub podświetlony element), (5) Rozwiń (odkrywa ukryte wiersze z podzadaniami) i (6) Zwiń (ukrywa wiersze z podzadaniami i pokazuje zadanie sumaryczne).

Zadania

Rysunek 44. Sekcja „Zadanie” widoku „Zadanie”

Trzecia i ostatnia grupa poleceń na paskach poleceń w zakładce „Zadanie” jest zaznaczona na rysunku 44 czerwonym obrysem. To zdecydowanie największy zestaw poleceń omawianych w zakładce widoku „Zadanie”, z łącznie 15 możliwymi wyborami w tej sekcji wstążki poleceń.

Wstaw i usuń

Te dwa polecenia pozwalają wstawić nowy wiersz bezpośrednio nad wybranym wierszem w głównym arkuszu wykresu Gantta. Jeśli klikniesz lewym przyciskiem myszy wiersz (powiedzmy wiersz 8 na rysunku 44), wiersz lub kolumna zostanie podświetlona, a wybranie „Wstaw” wprowadzi nowy pusty wiersz bezpośrednio nad wierszem 8. Gdy wpiszesz potem informacje o nowym zadaniu lub podzadaniu, wszystkie wiersze arkusza zostaną ponownie ponumerowane, pokazując nową kolejność po wstawieniu.

Zaznaczenie aktywnego wiersza zadania w arkuszu i lewy klik na „Usuń” podobnie usuwa wybrany wiersz i ponownie numeruje wiersze po kolei. Zauważ, że wiersz do użycia polecenia „Wstaw” lub „Usuń” można zaznaczyć w dowolnej kolumnie lewego arkusza Gantta, a polecenie i tak dotyczy całego wiersza.

Wcięcie i wysunięcie

Polecenia „Wcięcie” i „Wysunięcie” zostały już krótko wprowadzone i użyte we wstępnych rozdziałach, gdzie wyjaśniliśmy, jak pokazać poziomy hierarchii podzadań. Żółty prostokąt pokazuje wynik wybrania „Wcięcia” dla wskazanych podzadań. Proces można też powtórzyć, przesuwając hierarchię o kolejny poziom w dół. „Wysunięcie” jest oczywiście odwrotnością „Wcięcia” i po prostu usuwa poziom z hierarchii.

Połącz i rozłącz

Polecenia „Połącz” i „Rozłącz” zostały już krótko wprowadzone i użyte we wstępnych rozdziałach, gdzie wyjaśniliśmy, jak łączyć zadania i podzadania, gdy elementy są od siebie zależne (s. 15 i dalej). Aby użyć tych poleceń na wstążce „Zadanie”, najpierw zaznacz powiązanie, które chcesz zmienić, po lewej stronie wykresu Gantta, klikając lewym przyciskiem myszy jeden z dwóch wierszy zadań połączonych tym powiązaniem. Wiersz zadania zostanie podświetlony na czarno, tak jak wiersz 2 na rysunku 45. Następnie przejdź do wiersza zadania na drugim końcu strzałki powiązania (w tym przypadku wiersz 8), przytrzymaj klawisz Ctrl i kliknij ponownie lewym przyciskiem myszy, aby podświetlić oba wiersze, 2 i 8 (rysunek 45). Następnie wybierz na wstążce poleceń ProjectLibre „Połącz” (lub „Rozłącz”), aby zmienić to połączenie.

Rysunek 45. Użycie poleceń „Połącz” i „Rozłącz”

Możesz też najechać kursorem na powiązanie (rysunek 45) lub dowolne wolne miejsce po prawej stronie wykresu Gantta, kliknąć prawym przyciskiem myszy, a pojawi się okno dialogowe podobne do pokazanego na rysunku 46.

Rysunek 46. Wyskakujące okno dialogowe powiązania

Jeśli klikniesz lewym przyciskiem myszy „Podziel”, pojawi się mały kursor z pionowymi równoległymi paskami. Przesunięcie tego kursora na jeden z bloków po prawej (harmonogramowej) stronie wykresu Gantta i lewy klik dzieli wskazany blok na dwie części. Podział bloku można zastosować do dowolnego z głównych bloków (nie do czarnego paska harmonogramu). Ta funkcja pozwala pokazać na harmonogramie Gantta zdarzenia zadania powtarzające się wielokrotnie.

Jeśli klikniesz lewym przyciskiem myszy biały okrąg (przycisk opcji) przed „Pokaż przydziały”, pokażą się przydziały zasobów do zadania (rysunek 47), o ile wcześniej przypisano do niego zasoby. Ta czynność przełącza między widokiem Zadanie a widokiem „Zasoby”. Wierszy pokazujących przydziały ProjectLibre nie numeruje. Tych nienumerowanych wierszy z przydziałami nie można usunąć poleceniem usuwania. Przydziały można edytować (w tym usuwać), edytując zadanie.

Rysunek 47. Zilustrowane wyniki „Pokaż przydziały”

Przycisk opcji „Pokaż łącza” działa jako podobny przełącznik zarówno w widoku harmonogramu Gantta, jak i w widoku przydziału zasobów. Po prostu pokazuje wszystkie powiązania między zadaniami albo usuwa je z wykresu po prawej (harmonogramowej) stronie.

Przycisk opcji „Pokaż kalendarz” (na rysunku 46) jest podobnym przełącznikiem zarówno w widoku harmonogramu Gantta, jak i w widoku przydziału zasobów. Pokazuje pionowe linie siatki. Zauważ jednak, że ten przełącznik steruje wyłącznie siatką kalendarza – nie włącza ani nie wyłącza nagłówków kalendarza w dwóch górnych wierszach obu tych widoków. Przycisk opcji „Pokaż wiersze” (znów przycisk opcji na rysunku 46) po prostu dodaje lub usuwa poziomą siatkę po prawej stronie obu tych widoków.

Rysunek 48. Wynik włączenia „Pokaż wiersze”

Dwie ostatnie opcje w oknie dialogowym z rysunku 46 pozwalają dostosować „Style pasków” (rysunek 49) oraz „Style adnotacji” (rysunek 50) dla harmonogramu Gantta (prawa strona wykresu Gantta). Każde z tych menu „Stylów” to zestaw przycisków opcji, które po prostu włączają lub wyłączają wybrany styl – jak już wiadomo, zaznaczony przycisk opcji oznacza, że styl jest pokazany na harmonogramie Gantta, a pusty przycisk opcji, że nie jest. Te okna dialogowe drugiego poziomu nie pozwalają zmieniać koloru ani kształtu pasków na harmonogramie Gantta.

---

Rysunek 49. Wyskakujące okno dialogowe drugiego poziomu „Style pasków”

Rysunek 49 pokazuje okno dialogowe drugiego poziomu „Style pasków” z ustawieniami domyślnymi. Aby zilustrować zmianę (pokazaną na rysunku 48), włącz pasek „Całkowity zapas czasu”, klikając lewym przyciskiem myszy pusty przycisk opcji na dole wykresu – ten wybór umieszcza niebieskie ukośne paski na końcu kilku pasków zadań na harmonogramie Gantta. Zauważ, że te paski „zapasu” zasłaniają część zestawień zasobów – ten efekt nie zawsze musi być pożądany.

Rysunek 50. Wyskakujące okno dialogowe drugiego poziomu „Style adnotacji”

Rysunek 50 pokazuje okno dialogowe drugiego poziomu „Style adnotacji” z dwoma domyślnymi ustawieniami – „Zadania zwykłe” i „Punkty kontrolne”. Zwykle analityk chce pokazywać oba te style adnotacji. Jednak w przykładach z rysunków 45, 47 i 48 żadne zadanie nie zostało oznaczone jako punkt kontrolny. Aby to zrobić, przejdź do polecenia Informacje (żółty prostokąt na rysunku 48) i kliknij je lewym przyciskiem myszy – pojawi się okno dialogowe z rysunku 51. Przejdź do zakładki „Zaawansowane” i zaznacz pole wyboru „Wyświetlaj zadanie jako punkt kontrolny” – zadanie „Kick-off Meeting” pojawi się na harmonogramie Gantta jako czarny romb (purpurowy prostokąt na rysunku 52).

Rysunek 51. Ustawianie punktów kontrolnych

Rysunek 52. Zadanie rozpoczynające jako punkt kontrolny

---

Informacje

Polecenie „Informacje” (żółty prostokąt na rysunku 48) zostało wprowadzone wcześniej, przy okazji omówienia stylów adnotacji w poprzednich akapitach. Teraz przyjrzyjmy się każdej z zakładek pokazanych na rysunku 51 i wyjaśnijmy ich działanie.

Przed uruchomieniem funkcji Informacje trzeba zaznaczyć zadanie – ewentualnie po kliknięciu przycisku „Informacje” można wybrać zadanie, zanim otworzy się nowe okno. Po otwarciu okna informacji zaczynamy od zakładki „Ogólne”, domyślnej zakładki pojawiającej się po wybraniu myszą zakładki „Informacje”. Ta zakładka to alternatywny sposób wprowadzenia w jednym wygodnym menu najważniejszych informacji o zadaniach projektu. Możesz wprowadzać i edytować informacje o zadaniu: Czas trwania, Datę i godzinę rozpoczęcia, Datę i godzinę zakończenia, Procent wykonania (puste, dopóki nie zostanie wprowadzony), czy czas trwania jest szacowany (? oznacza szacowany), ilość pracy do wykonania (zwykle w godzinach lub dniach), priorytet przypisany zadaniu (wartość liczbowa od 0 do 1000) oraz informacje o planie bazowym (Rozpoczęcie i Zakończenie) – gdy uzgodniono już i wprowadzono harmonogram bazowy. Nasze wyjściowe wpisy (wprowadzone dotąd bezpośrednio w arkuszu naszego przykładu „New Shower”) są wyświetlone na zakładce „Ogólne”.

Aby poprawnie użyć polecenia „Informacje”, najpierw zaznacz zadanie, jak pokazano na rysunku 53, gdzie zadanie rozpoczynające jest podświetlone na czarno po lewym kliknięciu w cyfrę 1 w kolumnie 1 arkusza „Gantt” (po lewej stronie). Jeśli zaznaczysz więcej niż jeden wiersz zadania i klikniesz polecenie „Informacje”, okno ostrzegawcze przypomni, że tą metodą można edytować tylko jedno zadanie naraz (rysunek 54). Gdy poprawnie zaznaczono jedno zadanie (rysunek 53), kliknięcie polecenia „Informacje” otwiera okno dialogowe z rysunku 55, z domyślnie wybraną zakładką „Ogólne”.

Rysunek 53. Zadanie rozpoczynające zaznaczone dla polecenia Informacje w bloku Zadanie

Rysunek 54. Komunikat ostrzegawczy, gdy do informacji zaznaczono wiele zadań

Rysunek 55. Zakładka „Ogólne” polecenia „Informacje”

Kalendarz

„Kalendarz” to bardzo ważna funkcja ProjectLibre, bo stanowi podstawę wszystkich powiązanych obliczeń. Przydzielenie kalendarza na wczesnym etapie projektu uważa się więc za ważne i skuteczne.

Okno Kalendarza otwiera się zwykle ze standardowym kalendarzem roboczym na bieżącą datę, zaznaczoną na niebiesko na rysunku 56 poniżej: lipiec 2020. Kliknięcie daty lewym przyciskiem myszy pokaże po lewej stronie okna godziny pracy od… do…

Kalendarz można przesuwać w przód i w tył strzałkami w prawym górnym rogu (rysunek 57); kliknięcie „domku” wraca do bieżącej daty.

Rysunek 56. Przesuwanie się w czasie

Rysunek 57. Okno „Kalendarz”

Kliknięcie przycisku „Opcje” otwiera nowe okno (rysunek 58), w którym można określić godziny pracy na dzień i na tydzień oraz dni robocze w miesiącu dla danego projektu. ProjectLibre użyje tego do obliczenia czasu trwania projektu.

Rysunek 58. Okno do ustawiania godzin pracy na dzień/tydzień

Inne kalendarze pojawiają się po kliknięciu strzałki przewijania w lewym górnym rogu okna (rysunek 56). Dostępny jest kalendarz „Standardowy” ProjectLibre oraz wcześniej zapisane własne kalendarze. Jeśli żaden z tych „standardowych” kalendarzy nie oferuje godzin pracy wymaganych dla projektu, ProjectLibre pozwala zdefiniować i zapisać własny kalendarz.

Zauważ, że przy próbie zmiany domyślnego czasu w dowolnym typie kalendarza pole „Niedomyślny czas pracy” zaznacza się automatycznie. Dzięki temu nie da się zmienić domyślnego czasu oferowanego przez opcję „Użyj domyślnego”.

Kliknięcie przycisku „Nowy” (w lewym dolnym rogu) otwiera nowe okno (rysunek 59), w którym można zdefiniować własny kalendarz z wybranymi dniami roboczymi i wolnymi, a nawet godzinami pracy. Najpierw zostaniesz poproszony o nazwę nowego kalendarza – odpowiednią, wskazującą przeznaczenie tego kalendarza. Do wyboru są dwie opcje: utworzenie nowego kalendarza bazowego albo zmiana istniejącego kalendarza bazowego; okno pozwoli wtedy wybrać odpowiedni kalendarz bazowy. Kliknięcie przycisku „OK” utworzy nowy kalendarz (rysunek 60) pod podaną nazwą i zapisze go.

Rysunek 59. Okno do tworzenia własnego kalendarza

Sobota i niedziela są już zwykłymi dniami roboczymi. Czwartek stał się dniem wolnym od pracy, a kursor myszy zaznacza wszystkie piątki (kwadrat wokół każdego piątku w kalendarzu). Za pomocą przycisków opcji po lewej stronie piątki również staną się dniami wolnymi. Kliknięcie konkretnego dnia pozwala określić jego rodzaj i indywidualne godziny pracy, np. w dni ustawowo wolne od pracy. Gdy wszystkie dni, święta państwowe i religijne zostaną wskazane, a godziny pracy zdefiniowane zgodnie z potrzebami, kalendarz zostanie utworzony i zapisany po kliknięciu „OK”. W przyszłości będzie dostępny na liście kalendarzy bazowych.

Rysunek 60. Okno do tworzenia własnego kalendarza

Zasoby

ProjectLibre ma dobrą funkcję przydzielania zasobów do zadań, po czym wykorzystuje te przydzielone zasoby do optymalizacji harmonogramu. Kliknij „Zasoby” w poleceniu „Zadanie” – pojawi się okno umożliwiające przydzielenie zasobów do zadań. Najlepiej najpierw zaznaczyć zadanie, zanim otworzy się okno „Zasoby”, dzięki czemu szczegóły zadania są już wypełnione (zielone podświetlenie na rysunku 61); w przeciwnym razie zadania można zaznaczyć po otwarciu okna.

Rysunek 61. Okno przydziału zasobów

Można dodawać kolejne osoby lub zasoby – wystarczy zaznaczyć zasób i kliknąć „Przydziel”. Nowy zasób jest dodawany ze standardowym wkładem 100%; można to jednak zmienić, klikając wartość procentową i wpisując liczbę albo klikając małe strzałki w górę lub w dół.

Osobę lub zasób można usunąć z tego zadania, zaznaczając zasób i klikając „Usuń”.

Osobę lub zasób w tym zadaniu można zmienić, zaznaczając zasób i klikając „Zamień”. Otworzy się nowe okno ze wszystkimi dostępnymi zasobami, pozwalające wybrać nową nazwę (rysunek 62). Po wybraniu odpowiedniego zasobu (nazwiska) wystarczy kliknąć „OK”, aby dokonać zmiany. George zastąpi Jeana. George wnosi 100% nakładu, co można zmienić tak, jak opisano wcześniej.

Rysunek 62. Okno „Zamień zasób”

Zapisz plan bazowy

W miarę postępu projektu zauważysz, że rzeczywisty harmonogram zaczyna odbiegać od harmonogramu początkowego. Aby móc później przejrzeć zmiany, można zamrozić i zapisać 10 planów bazowych w różnych momentach, każdy pod własną nazwą. Jeśli projekt ma punkty kontrolne, ich osiągnięcie to dobry moment na utworzenie planu bazowego. Plan bazowy zapisuje wszystkie informacje o harmonogramie, zasobach i kosztach z danej chwili. Zaleca się utworzenie wstępnego planu bazowego przed rozpoczęciem projektu. Pozwoli to porównać zaplanowany harmonogram i koszty projektu ze stanem bieżącym. Jeśli w trakcie projektu – na przykład z powodu zmiany zakresu – potrzebny jest zmieniony plan bazowy, można zapisać kolejny plan jako Plan bazowy (1–10).

Rysunek 63. Okno „Plan bazowy”

---

Kliknij „Zapisz plan bazowy” na pasku poleceń „Zadanie”. Otworzy się nowe okno „Plan bazowy” (rysunek 63), w którym możesz nadać nazwę planowi bazowemu od tej chwili dla całego projektu albo tylko dla zaznaczonych działań. Kliknij „OK”, aby potwierdzić, a harmonogram bazowy zostanie zapisany.

Rysunek 64. Diagram Gantta z planem bazowym

Później możesz ocenić zapisane plany bazowe – rysunek 64. Projekt „New” miał podstawowy harmonogram liczący 23 dni do premiery produktu i wtedy utworzono plan bazowy – patrz szarawe paski o mniejszej wysokości pod głównymi paskami zadań. Zauważ, że rozmowy umowne z firmą produkcyjną zaczynają się dopiero po sesji „Brainstorm” i rozpoczęciu budowy prototypu. Marketing rusza, gdy prototyp B jest już w dobrym stopniu zaawansowany, a rozmowy umowne wchodzą w fazę finalizacji – powiązanie SS ze zwłoką.

Podczas sesji „Brainstorm” przeprowadzono z udziałem wszystkich zainteresowanych sesję optymalizacyjną, z której wynikło, że większa część prac nad prototypem B mogłaby się rozpocząć już w trakcie budowy prototypu A, a ekipa od umów i marketingu też się nieco pospieszyła. Udało się więc skrócić harmonogram o 3 dni i zapisano to jako Plan bazowy 1, w kolorze żółtawym, po prawej stronie tego diagramu Gantta.

Wyczyść plan bazowy

Kliknięcie „Wyczyść plan bazowy” otwiera podobne okno na ekranie. Możesz teraz zaznaczyć dowolny utworzony plan bazowy i go usunąć. Potwierdzenie „OK” go usunie.

Znajdź

W dużym projekcie znalezienie konkretnego zadania może być trudne. Ułatwia to funkcja „Znajdź” (rysunek 65) – kliknij „Znajdź” w poleceniu „Zadanie”. Wpisz szukane słowo kluczowe lub jego część, wybierz pole, w którym ma się znajdować (w tym przykładzie „Nazwa”), i kliknij zielony lub niebieski przycisk: zielony wyszuka w wierszach poniżej kursora myszy, a niebieski – w wierszach powyżej kursora myszy. Znalezione zadanie zostanie podświetlone na szaro, jeśli istnieje.

Rysunek 65. Okno „Znajdź”

Przewiń do zadania

W większych projektach paski harmonogramu po prawej stronie wykresu Gantta mogą zniknąć z pola widzenia. Trzeba zaznaczyć zadanie, którego pasek harmonogramu chcesz zobaczyć, i kliknąć przycisk „Przewiń do zadania” w poleceniu „Zadanie”, co przesunie ten pasek na ekran.

Aktualizuj zadania

Ułożenie harmonogramu projektu to jedno, ale rzeczywiste raportowanie postępu to drugie, równie konieczne zadanie. ProjectLibre może dokładnie przewidzieć datę zakończenia projektu tylko wtedy, gdy postęp zadań jest regularnie aktualizowany.

---

Rysunek 66. Aktualizacje bieżącego postępu

Przycisk „Aktualizuj” w poleceniu „Zadanie” otwiera okno „Aktualizuj zadania”. Najskuteczniej jest najpierw zaznaczyć zadanie – wtedy okno jest już wypełnione jego szczegółami. Możesz zmienić wartość procentową na rzeczywistą albo wpisać daty „Rozpoczęcie rzeczywiste” i „Zakończenie rzeczywiste” zadania. Gdy wszystkie zaktualizowane informacje zostaną wprowadzone, a okno zamknięte, ProjectLibre zaktualizuje harmonogram projektu i uwidoczni zmiany na wykresie Gantta, pozostałych wykresach i w tabelach.