ProjectLibre Desktop · Werken met ProjectLibre
Taken
Werken met taken: de weergaven Gantt, Netwerk, WBS en Taakgebruik, koppelen, kalenders, basislijnen, taken zoeken en bijwerken.
Nu richten we de aandacht op een gedetailleerde bespreking van taken en hoe ProjectLibre ermee omgaat. De basis hiervoor hebben we gelegd in de paragrafen rond de figuren 10 en 11, en ook de figuren 24, 26 en 27. Taken vormen nog steeds het voornaamste element bij het opstellen van een projectplan. We moeten wat dieper graven en meer leren over hoe het Gantt-diagram en de lijst met taken samenwerken met de rest van het programma om de volledige Work Breakdown Structure (WBS) en andere nuttige uitsplitsingen te produceren die het project beschrijven en het management in staat stellen de voortgang gemakkelijk te evalueren, resources opnieuw toe te wijzen en probleemgebieden te identificeren. De taakbeschrijvingen zijn van fundamenteel belang voor al deze handelingen. Laten we het Gantt-diagram dus eerst opnieuw bekijken, deze keer kijken we naar elk van de functies die beschikbaar zijn met het tabblad “Taken” geselecteerd in de bovenste rij van het lint. De tweede rij heeft drie secties (Weergaven, Klembord en Taak – derde regel) en 24 verschillende mogelijke selecties in de tweede rij (gemarkeerd met een grote gele rechthoek in figuur 30).
Weergaven
Gantt-selectie
Aan de linkerkant van deze rij functies, in de sectie “Weergaven”, is de knop “Gantt” al enigszins bekend, omdat deze al eerder is geïntroduceerd. Als u met de linkermuisknop op deze knop klikt, verschijnt het standaardspreadsheet dat vooraf is gelabeld met handige labels voor projectbeheer – “Naam”, “Duur”, “Begindatum”, “Einddatum” en dergelijke. Dit op maat gemaakte spreadsheet linksonder op de Gantt-pagina van ProjectLibre heeft een aantal unieke kenmerken.
De eerste kolom is eenvoudigweg een doorlopende nummering voor elke taak en subtaak, beginnend bij 1 en telkens met één oplopend voor elke extra rij. Deze kolom is dus het rijnummer voor het spreadsheet “Taak”.
De tweede kolom bevat een cirkel met een “i” erin (magenta rechthoek in figuur 30) en is een weergavekolom die informatie toont. Als u een beperking op een taak toepast, verschijnt er een pictogram in de cel. U kunt met de muis over het pictogram bewegen om een beschrijving van de beperking te zien.
Als u met de linkermuisknop op de eerste rij of de titelrij klikt, wordt die rij ook gemarkeerd voor het invoegen van meerdere rijen. Als u met de rechtermuisknop op de titelrij klikt, verschijnt een dialoogvenster met drie keuzes: (1) Kolom invoegen, (2) Kolom verbergen en (3) Zoeken. Als u een van deze keuzes selecteert, verschijnt een dialoogvenster waarin u meer informatie kunt invoeren. Het dialoogvenster voor de eerste van deze selecties ziet u hieronder (figuur 31). Er zijn verschillende keuzes voor de veldvariabele (zie de definities aan het begin van de handleiding) en het maken van een selectie leidt tot het invoegen van een extra kolom (figuur 32) met het label van de gekozen “Veld”-selectie. In ons voorbeeld heeft de nieuwe kolom het label “Baseline1 Start”. Met deze functie kan de analist de inhoud van het Gantt-diagram zeer flexibel aanpassen om het project te volgen.
Met de selectie “Kolom verbergen” in dit dialoogvenster kunt u deze nieuwe kolom (of een van de andere zichtbare kolommen) verwijderen. Ten slotte opent de selectie “Zoeken” een dialoogvenster (zie figuur 33) waarin u op een veldnaam kunt zoeken.
Weergave “Netwerkdiagram”
Figuur 34 toont elk van de taken in ons voorbeeldprojectplan voor “New Shower” in samengevatte vorm. In zekere zin lijkt deze netwerkweergave sterk op de rechterkant van het Gantt-diagram (figuur 30); de informatie is hetzelfde. De weergave “Netwerk” plaatst die informatie eenvoudigweg in de vorm van een stroomdiagram en verplaatst de informatie uit elke taakrij naar het bijbehorende knooppunt/blok. U kunt de taakknooppunten in het diagram ook verplaatsen om de grafische weergave te wijzigen: klik met de cursor op de omtrek van het te verplaatsen blok en sleep het knooppunt. Klik met de linkermuisknop, houd deze ingedrukt en verplaats het geselecteerde blok naar de gewenste positie binnen de witruimte. Als u de cursor op dezelfde manier over een locatie binnen in een blok beweegt en vervolgens met de linkermuisknop klikt, kunt u de taakgegevens via het toetsenbord wijzigen.
De koppelingen tussen taken blijven behouden en het kritieke pad wordt voor die blokken ook gemarkeerd met een rode omtrek. In deze weergave kunt u koppelingen ook toevoegen, verwijderen of wijzigen. Als u de cursor over een koppelingslijn tussen taken beweegt, verschijnt er een plusteken. Een linkermuisklik opent dan een dialoogvenster (figuur 35) waarmee u de koppeling naar wens kunt wijzigen. Dit dialoogvenster toont de Van-Naar-volgorde van de afhankelijkheid, met beide labels voor duidelijke identificatie. Vervolgens biedt het vier mogelijke typen koppelingen: EB (de standaardoptie), EE, BE en BB. EB staat voor Einde-Begin (van de Van-taak naar de Naar-taak), EE betekent Einde-Einde, BE betekent Begin-Einde en BB betekent Begin-Begin. De keuze van het koppelingstype verandert uiteraard hoe het werk tussen taken verloopt. De standaardkeuze wordt veruit het meest gebruikt. Let op dat dit dialoogvenster ook het toevoegen van vertraging mogelijk maakt (bij een positief getal een vertraging voordat de volgende taak begint, bij een negatief getal begint de tweede taak al vóór het einde van de voorganger). De vertraging tussen taken is een numerieke waarde in uren, dagen of een andere geschikte tijdseenheid. Met de onderste rij van vier selecties kunt u de koppeling volledig verwijderen, de aangebrachte wijzigingen accepteren, uw bewerking annuleren of naar de online hulpdocumentatie gaan, die op de ProjectLibre-website staat zodra u bent aangemeld bij de community.
Ten slotte toont de weergave “Netwerk” de chronologie van de taken minder volledig (er is geen kalender – alleen begin- en einddatums – die het verloop van de taken laat zien).
Werkverdelingsstructuur
Figuur 37 is het standaarddiagram dat verschijnt wanneer u met een linkermuisklik de selectie WBS maakt (blauwe ellips in figuur 36). Dit diagram lijkt op de “Netwerk”-stroomweergave van de taken, doordat elk blok afzonderlijk staat. De tekst in het blok heeft echter betrekking op kolommen in het oorspronkelijke Gantt-spreadsheet, in het getoonde voorbeeld “Kosten” (wat inhoudt dat naarmate er kosten worden ingevoerd tijdens de looptijd van een project, de analist en/of manager deze vanuit dit blok kan volgen) en “Budget”. Let op dat deze tweede invoer leeg is; we voegen een budgetkolom toe door met de linkermuisknop op de titelrij van het spreadsheet te klikken. U krijgt dan de mogelijkheid om een kolom toe te voegen uit een reeks beschikbare kolommen. Selecteer de optie Budget.
Dit diagram kunt u op vrijwel dezelfde manier wijzigen als het diagram in de weergave “Netwerk”. Door met de linkermuisknop op tekst in een blok te klikken, kunt u de tekst wijzigen. Door met de muis over de omtrek van een blok te bewegen, kunt u het blok ook verplaatsen. Figuur 36 toont bijvoorbeeld de taakblokken van ons voorbeeldproject in een horizontale indeling.
Het kan beter bij uw doel passen en overzichtelijker zijn om de WBS verticaal weer te geven (figuur 37). Het verplaatsen van de blokken gaat op dezelfde manier als beschreven bij de weergave “Netwerk”: beweeg de cursor over de omtrek van het te verplaatsen blok, klik dan met de linkermuisknop en sleep het blok naar de gewenste positie. De verbindingslijnen kunt u op dezelfde manier wijzigen als beschreven voor de koppelingen in de netwerkweergave. Het dialoogvenster is uiteraard iets anders (figuur 38) en u kunt hier alleen de hiërarchische relatie verwijderen (vergelijkbaar met het selecteren van “Uitspringen” op de opdrachtregel voor de subtaak) of accepteren.
Nog een laatste opmerking: wanneer de tekst in de vakken (bijvoorbeeld de taakbeschrijvingen) breder is dan het vak, toont een linkermuisklik met de cursor binnen het tekstgebied de rest van de tekstregel. Deze truc om “verder naar rechts te kijken” werkt ook in de weergave “Netwerk” uit de vorige paragraaf. In dat geval is het van belang dat de cursor zich op de tekstregel bevindt die u wilt bekijken.
Weergave “Taakgebruik”
De volgende selectie in de sectie “Weergaven” van het lint is de weergave “Taakgebruik” (figuur 39), die het werk in uren toont op basis van de ingevoerde informatie. De linkerhelft (het spreadsheetgedeelte) van de weergave geeft het totale aantal uren per taak weer, terwijl de rechterhelft (het planningsschema) het urenprofiel van de beschikbare medewerkers over de tijd toont. Het spreadsheet is identiek aan het eerder beschreven Gantt-spreadsheet; het enige verschil lijkt de lichtbruine achtergrondkleur van deze informatie in de weergave “Taakgebruik” te zijn.
De rechterkant van de weergave toont het geplande werk. Merk op dat het geplande werk voor een taak de som is van de tijd die is toegewezen aan de subtaken binnen elke hiërarchische laag. Zo telt de som van de uren in regel 3 en 4 bijvoorbeeld op tot het totaal aantal uren van de bovenliggende taak in regel 2 (groene rechthoek) voor elke maand. U kunt de uren aan de rechterkant van deze weergave rechtstreeks bewerken, maar het is goed mogelijk (zelfs waarschijnlijk) dat dit de totalen aan de linkerkant verandert en ertoe leidt dat er fracties van uren of dagen in de planning terechtkomen.
Inzoomen of uitzoomen:
Deze laatste reeks selecties in de sectie “Weergaven” bepaalt de tijdschaal aan de planningskant (rechts) van het Gantt-diagram. Als u met de linkermuisknop op de opdracht “Inzoomen” klikt, kan de planning (nog steeds in de weergave “Taakgebruik”) de uren per dag van het geplande werk tonen (figuur 40). Door deze opdracht herhaaldelijk te selecteren, kunt u verder inzoomen tot op het niveau van de uren die per dag aan een bepaalde taak worden besteed (figuur 41); dit is het kleinste tijdsinterval dat de opdracht “Inzoomen” in een van de taakweergaven kan instellen.
“Uitzoomen” herstelt uiteraard de tijdschaal aan de rechterkant van het Gantt-diagram, in de tegenovergestelde richting van Inzoomen. Dit paar opdrachten is erg nuttig om de schaal in te stellen voor het beoordelen van het kritieke pad in het basis-Gantt-diagram (figuur 42). Deze afbeelding toont de planning voor het hele voorbeeldproject “New Shower”, teruggebracht tot een totale lengte van vijf maanden, verspreid over drie kwartalen van twee verschillende jaren. U kunt deze twee opdrachten uiteraard ook gebruiken om een Gantt-diagram geschikt te maken voor afdrukken in een rapport, of om in detail te bekijken hoe het werk is gepland.
Klembord
De sectie “Klembord” van het lint “Taak” heeft slechts drie mogelijke selecties: (1) Plakken, (2) Kopiëren en (3) Knippen. De namen beschrijven precies wat elke selectie doet. Om deze functies voor het Gantt-spreadsheet te gebruiken, markeert u eenvoudigweg de gewenste rij door met de linkermuisknop in de eerste kolom van het spreadsheet te klikken; de selectie wordt zwart om te tonen wat er geselecteerd is. Zodra de gewenste rij is gemarkeerd, klikt u met de linkermuisknop op Kopiëren, verplaatst u de cursor naar de rij in het spreadsheet waar u de gekopieerde rij wilt invoegen en klikt u met de linkermuisknop om die locatie te markeren, waarna u met de linkermuisknop op Plakken klikt. Het resultaat ziet u in figuur 43.
Met de opdracht “Knippen” kunt u een gemarkeerde rij uit het spreadsheet verwijderen. Hetzelfde effect bereikt u door bovenaan het lint van ProjectLibre de opdracht “Ongedaan maken” te selecteren (magenta rechthoek in figuur 43); deze selectie maakt simpelweg de laatst uitgevoerde opdracht ongedaan. De gouden pijl net rechts van deze pijl “Ongedaan maken” is de pijl “Opnieuw” en die keert de werking van “Ongedaan maken” weer om. ProjectLibre biedt dus duidelijk meer dan één manier om vergelijkbare functies uit te voeren. Overigens zijn de opdrachten “Knippen”, “Kopiëren” en “Plakken” ook beschikbaar door eenvoudigweg met de rechtermuisknop te klikken terwijl de cursor zich boven een rij of kolom in het hoofdgedeelte van het Gantt-spreadsheet bevindt. Dit pop-updialoogvenster heeft zelfs nog een aantal andere functies, waaronder: (1) Inspringen, (2) Uitspringen, (3) Nieuw (voor het invoegen van een nieuwe rij boven de cursor in het Gantt-spreadsheet), (4) Verwijderen (hiermee verwijdert u een geselecteerd of gemarkeerd item), (5) Uitvouwen (voor het tonen van verborgen rijen met subtaken) en (6) Invouwen (voor het verbergen van rijen met subtaken, waarbij de verzameltaak wordt getoond).
Taken
De derde en laatste groep opdrachten op de opdrachtbalken onder het tabblad “Taak” is in figuur 44 met een rode omtrek gemarkeerd. Het is veruit de grootste reeks opdrachten die onder het tabblad “Taak” wordt besproken, met in totaal 15 mogelijke selecties in deze sectie van het lint.
Invoegen en verwijderen
Met deze twee opdrachten kunt u een nieuwe rij invoegen direct boven een geselecteerde rij in het hoofd-Gantt-spreadsheet. Als u met de linkermuisknop op een rij klikt (bijvoorbeeld rij 8 in figuur 44), wordt die rij of kolom gemarkeerd en voegt “Invoegen” een nieuwe lege rij in direct boven rij 8. Als u vervolgens informatie invoert voor een nieuwe taak of subtaak, worden alle rijen in het spreadsheet opnieuw genummerd om de nieuwe volgorde weer te geven zoals u die hebt ingevoegd.
Als u een actieve taakrij in het spreadsheet selecteert en op vergelijkbare wijze met de linkermuisknop op “Verwijderen” klikt, wordt de geselecteerde rij verwijderd en worden de rijen opnieuw op volgorde genummerd. Merk op dat u een rij voor “Invoegen” of “Verwijderen” in elke kolom van het Gantt-spreadsheet links kunt selecteren; de opdracht wordt nog steeds voor de hele rij uitgevoerd.
Inspringen en uitspringen
De opdrachten “Inspringen” en “Uitspringen” zijn al kort geïntroduceerd en gebruikt in de inleidende secties, waarin we hebben uitgelegd hoe u niveaus in de hiërarchie voor subtaken kunt weergeven. De gele rechthoek toont het resultaat van het toepassen van “Inspringen” op de aangegeven subtaken. U kunt dit ook herhalen om de hiërarchie nog een niveau dieper te brengen. “Uitspringen” is uiteraard het tegenovergestelde van “Inspringen” en verwijdert eenvoudigweg een niveau uit de hiërarchie.
Koppelen en ontkoppelen
De opdrachten “Koppeling” en “Ontkoppelen” zijn ook al kort geïntroduceerd en gebruikt in de inleidende secties, waarin we hebben uitgelegd hoe u taken en subtaken met elkaar verbindt wanneer de elementen van elkaar afhankelijk zijn (p. 15 e.v.). Om deze opdrachten op het lint “Taak” te gebruiken, selecteert u eerst de koppeling die u wilt bewerken aan de linkerkant van het Gantt-diagram, door met de linkermuisknop te klikken op een van de twee taakrijen die door de te wijzigen koppeling worden verbonden. De taakrij wordt zwart gemarkeerd, zoals rij 2 in figuur 45. Ga vervolgens naar de taakrij aan het andere uiteinde van de koppelingspijl (in dit geval rij 8), houd de Ctrl-toets ingedrukt en klik opnieuw met de linkermuisknop om zowel rij 2 als rij 8 te markeren (figuur 45). Selecteer vervolgens de opdracht “Koppeling” (of “Ontkoppelen”) op het lint van ProjectLibre om de koppeling te wijzigen.
U kunt ook de cursor over de koppeling (figuur 45) of een van de witruimtes aan de rechterkant van het Gantt-diagram bewegen, met de rechtermuisknop klikken, waarna een dialoogvenster verschijnt zoals in figuur 46.
Als u met de linkermuisknop op “Splitsen” klikt, verschijnt een kleine cursor met verticale, evenwijdige balken. Als u die cursor naar een van de blokken aan de planningskant (rechts) van het Gantt-diagram verplaatst en met de linkermuisknop klikt, wordt het aangewezen blok in twee delen gesplitst. Splitsen kunt u op elk van de hoofdblokken toepassen (niet op de zwarte planningsbalk). Met deze functie kunt u herhaaldelijk voorkomende taakgebeurtenissen op de Gantt-planning tonen.
Als u met de linkermuisknop op het witte rondje (keuzerondje) vóór “Toewijzingen weergeven” klikt, worden de resourcetoewijzingen voor de taak getoond (figuur 47), ervan uitgaande dat er eerder resources aan de taak zijn toegewezen. Deze actie schakelt tussen de taakweergave en de weergave “Resources”. De rijen met de toewijzingen worden door ProjectLibre niet genummerd. Deze ongenummerde rijen met toewijzingen kunt u niet verwijderen met de opdracht Verwijderen. U kunt de toewijzingen (inclusief verwijderen) bewerken door de taak te bewerken.
Het keuzerondje “Koppelingen weergeven” werkt als een vergelijkbare schakelaar en is beschikbaar in zowel de Gantt-planning als de weergave Resourcetoewijzing. Hiermee kunt u alle koppelingen tussen taken tonen of ze uit de planning (rechterkant) verwijderen.
Het keuzerondje “Kalender weergeven” (in figuur 46) is eveneens een vergelijkbare schakelaar in zowel de Gantt-planning als de weergave Resourcetoewijzing. Hiermee worden verticale rasterlijnen weergegeven. Let op dat deze schakelaar alleen het kalenderraster bestuurt; de kalenderkoppen in de bovenste twee regels van deze twee weergaven worden er niet door in- of uitgeschakeld. Het keuzerondje “Rijen weergeven” (ook in figuur 46) voegt eenvoudigweg een horizontaal raster toe aan de rechterkant van deze twee weergaven, of verwijdert het.
Met de laatste twee selecties in het dialoogvenster uit figuur 46 kunt u de “Balkstijlen” (figuur 49) en de “Annotatiestijlen” (figuur 50) voor de Gantt-planning (rechterkant van het Gantt-diagram) aanpassen. Elk van deze stijlmenu’s bestaat uit een reeks keuzerondjes die de gekozen stijl eenvoudigweg in- of uitschakelen; zoals inmiddels bekend is, geeft een ingevuld keuzerondje aan dat de stijl op de Gantt-planning wordt getoond, en een leeg keuzerondje dat de stijl daar niet wordt getoond. Deze dialoogvensters van het tweede niveau staan geen wijziging van kleur of vorm van de balken op de Gantt-planning toe.
Figuur 49 toont het dialoogvenster “Balkstijlen” van het tweede niveau met de standaardinstellingen. Om een wijziging te illustreren (getoond in figuur 48), schakelt u de balk “Totale toegestane vertraging” in door met de linkermuisknop op het lege keuzerondje onderaan het diagram te klikken; deze selectie plaatst de blauwe diagonale balken aan het einde van verschillende taakbalken op de Gantt-planning. Merk op dat deze balken voor toegestane vertraging delen van de resourcelijsten bedekken; dit effect is mogelijk niet voor elk doel wenselijk.
Figuur 50 toont het dialoogvenster “Annotatiestijlen” van het tweede niveau met de twee standaardinstellingen – “Normale taken” en “Mijlpalen”. Doorgaans wilt u beide annotatiestijlen tonen. In de voorbeelden in de figuren 45, 47 en 48 is echter geen van de taken als mijlpaal gemarkeerd. Om dit te doen, gaat u naar de opdracht Informatie (gele rechthoek in figuur 48) en klikt u met de linkermuisknop; het dialoogvenster in figuur 51 verschijnt. Ga naar het tabblad “Geavanceerd” en schakel het selectievakje “Taak weergeven als mijlpaal” in; de taak “Kick-off Meeting” verschijnt dan als een zwarte ruit op de Gantt-planning (magenta rechthoek in figuur 52).
Informatie
De opdracht Informatie (gele rechthoek in figuur 48) is eerder al geïntroduceerd om de annotatiestijlen in de voorgaande paragrafen te bespreken. Nu bekijken we elk van de tabbladen in figuur 51 en lichten we de functionaliteit ervan toe.
U moet eerst een taak markeren voordat u de functie Informatie start, of u kunt na een klik op de knop Informatie een taak selecteren voordat het nieuwe venster opent. Zodra het informatievenster is geopend, beginnen we met het tabblad “Algemeen”, het standaardtabblad dat verschijnt wanneer het tabblad Informatie met de muis wordt geselecteerd. Dit tabblad is een alternatieve manier om de belangrijkste informatie over projecttaken in één handig menu in te voeren. U kunt taakinformatie invoeren/bewerken: Duur, begindatum en -tijd, einddatum en -tijd, % voltooid (leeg totdat ingevuld), of de duur geschat is (? geeft een schatting aan), de hoeveelheid werk die moet worden verricht (meestal in uren of dagen), de prioriteit van de taak (een numerieke waarde tussen 0 en 1000) en basislijninformatie (begin en einde) – zodra een basislijnplanning is overeengekomen en ingevoerd. Onze beginwaarden (tot nu toe rechtstreeks in het spreadsheet ingevoerd voor ons voorbeeldproject “New Shower”) worden op dit tabblad “Algemeen” weergegeven.
Om de opdracht Informatie op de juiste manier te gebruiken, selecteert u eerst een taak zoals voorgesteld in figuur 53, waar de kick-off-taak zwart wordt gemarkeerd door met de linkermuisknop op de 1 in kolom 1 van het Gantt-spreadsheet (linkerkant) te klikken. Als u meer dan één taakrij selecteert en vervolgens op de opdracht Informatie klikt, herinnert een waarschuwingsvenster u eraan dat u op deze manier maar één taak tegelijk kunt bewerken (figuur 54). Zodra één taak op de juiste manier is geselecteerd (figuur 53), opent een klik op de opdracht Informatie het dialoogvenster in figuur 55, met standaard het tabblad “Algemeen” geselecteerd.
Kalender
De “Kalender” is een zeer belangrijke functie in ProjectLibre, omdat deze de basis vormt voor alle bijbehorende berekeningen. Het is daarom belangrijk en doeltreffend om vroeg in het project een kalender toe te wijzen.
Het kalendervenster opent normaal gesproken met de standaardwerkkalender voor de huidige datum, in figuur 56 hieronder blauw aangegeven: juli 2020. Een linkermuisklik op de datum toont de werktijden van… tot… aan de linkerkant van het venster.
Met de pijlen rechtsboven kunt u de kalender vooruit en achteruit bladeren (figuur 57); een klik op het “huisje” brengt u weer terug naar de huidige datum.
Als u op de knop “Opties” klikt, opent een nieuw venster (figuur 58) waarin u de werkuren per dag en per week en de werkdagen in een maand voor uw project kunt opgeven. ProjectLibre gebruikt deze gegevens om de projectduur te berekenen.
Andere kalenders worden getoond na een muisklik op de schuifpijl linksboven in het venster (figuur 56). De “Standaard” ProjectLibre-kalender en uw eigen, eerder opgeslagen kalender zijn beschikbaar. Als geen van deze standaardkalenders de vereiste werktijden voor uw project biedt, kunt u met ProjectLibre uw eigen kalender definiëren en opslaan.
Merk op dat wanneer u probeert de standaardtijd in een willekeurig type kalender te wijzigen, het vakje “Afwijkende werktijd” automatisch wordt aangevinkt. Het is dus niet mogelijk om de standaardtijd die de optie “Standaard gebruiken” biedt, te wijzigen.
Een klik op de knop “Nieuw” (linksonder) opent een nieuw venster (figuur 59) waarin u uw eigen kalender kunt definiëren, met uw eigen keuze van werk- en rustdagen en zelfs werktijden. Eerst wordt u gevraagd een naam op te geven voor uw nieuwe kalender, een relevante naam die het doel van deze kalender aangeeft. U krijgt twee keuzes: een nieuwe basiskalender maken of een bestaande basiskalender wijzigen; het venster wordt vervolgens geactiveerd zodat u de basiskalender van uw keuze kunt selecteren. Als u op de knop “OK” klikt, wordt uw nieuwe kalender (figuur 60) onder de opgegeven naam aangemaakt en opgeslagen.
Zaterdag en zondag zijn hier al als normale werkdagen ingesteld. Donderdag is als niet-werkdag ingesteld en de muiscursor markeert alle vrijdagen (een vierkant rond elke vrijdag in de kalender). Door de keuzerondjes aan de linkerkant te gebruiken, worden de vrijdagen ook niet-werkdagen. Door op een specifieke dag te klikken, kunt u het type dag en de individuele werkuren opgeven, bijvoorbeeld voor feestdagen. Zodra alle dagen, nationale en religieuze feestdagen zijn aangegeven en de werkuren naar wens zijn ingesteld, maakt en bewaart u de kalender door op “OK” te klikken. Deze is dan voortaan beschikbaar in de lijst met basiskalenders.
Resources
ProjectLibre beschikt over een goede functie voor het toewijzen van resources aan taken, waarna ProjectLibre deze toegewezen resources gebruikt om de planning te optimaliseren. Klik op “Resources” in de opdracht “Taak” en er verschijnt een venster waarin u resources aan taken kunt toewijzen. Het is het beste om eerst een taak te selecteren voordat het venster “Resources” opent, zodat de gegevens van de taak al zijn ingevuld (aangegeven met groene markering in figuur 61); anders kunt u de taak ook selecteren nadat het venster is geopend.
U kunt extra personen of resources toevoegen: markeer de resource en klik op “Toewijzen”. Er wordt een nieuwe resource toegevoegd met standaard 100% inzet; dit kunt u wijzigen door op het percentage te klikken en het getal in te typen, of door op de kleine pijltjes omhoog of omlaag te klikken.
U kunt een persoon of resource van deze taak verwijderen door de resource te markeren en op “Verwijderen” te klikken.
U kunt een persoon of resource van deze taak wijzigen door de resource te markeren en op “Vervangen” te klikken. Er opent een nieuw venster met alle beschikbare resources, waarin u de nieuwe naam kunt selecteren (figuur 62). Na het selecteren van de juiste resource (naam) volstaat een klik op “OK” om de wijziging door te voeren. George vervangt Jean. George komt met een inzet van 100%, die u kunt wijzigen zoals eerder uitgelegd.
Basislijn opslaan
Naarmate het project vordert, zult u merken dat de werkelijke planning begint af te wijken van de oorspronkelijke planning. Om de wijzigingen later te kunnen beoordelen, kunt u tot 10 basislijnplanningen op verschillende momenten vastleggen en onder een eigen naam opslaan. Als uw project bepaalde mijlpalen bevat, is dat een goed moment om een basislijn te maken. De basislijn legt alle planning-, resource- en kosteninformatie op dat moment vast. Het wordt aanbevolen om een eerste basislijn te maken voordat u het project start. Zo kunt u de geplande projectplanning en -kosten vergelijken met de huidige stand van zaken. Als u tijdens het project een herziene basislijn wilt, bijvoorbeeld vanwege een wijziging in de projectscope, kunt u een volgende basislijn opslaan als Basislijnen (1-10).
Klik op “Basislijn opslaan” op de opdrachtbalk “Taak”. Er opent een nieuw venster “Basislijn” (figuur 63) waarin u een naam kiest voor een basislijn vanaf dit moment, voor het hele project of alleen voor de geselecteerde taken. Klik op “OK” om te bevestigen; de basislijnplanning wordt opgeslagen.
Later kunt u de verschillende opgeslagen basislijnen beoordelen, figuur 64. Het project “New” had een basisplanning van 23 dagen tot de lancering van het product, en er werd een basislijn gemaakt; zie de grijzige balk met kleinere hoogte onder de hoofdtaakbalken. Merk op dat de contractbesprekingen met het productiebedrijf pas beginnen nadat de “Brainstorm”-sessie en de bouw van het prototype zijn gestart. Marketing begint zodra prototype B goed op weg is en de contractbesprekingen in hun afrondingsfase komen, koppeling BB met vertraging.
Tijdens de “Brainstorm”-sessie werd met alle betrokkenen een optimalisatiesessie gehouden, waarbij werd vastgesteld dat het grootste deel van het werk aan Prototype B al kon starten tijdens de bouw van Prototype A, en ook de contract- en marketingmensen kregen wat meer haast. Zo werd een verbetering van 3 dagen in de planning bereikt, en dit werd opgeslagen als Basislijn 1, in geelachtige kleur, in het rechterdeel van dit Gantt-diagram.
Basislijn wissen
Een klik op “Basislijn wissen” opent een vergelijkbaar venster op uw scherm. U kunt nu een gemaakte basislijn markeren en verwijderen. Bevestig met “OK” om deze te verwijderen.
Zoeken
In een groot project kan het lastig zijn om die ene specifieke taak te vinden. De functie “Zoeken” (figuur 65) maakt dit eenvoudiger; klik op “Zoeken” in de opdracht “Taak”. Typ uw zoekwoord of een deel ervan, selecteer vervolgens het veld waarin gezocht moet worden (in dit voorbeeld “Naam”) en klik op de groene of blauwe knop; de groene knop zoekt in de rijen onder uw muiscursor, terwijl de blauwe knop zoekt in de rijen erboven. De gevonden taak wordt grijs gemarkeerd, als deze bestaat.
Naar taak schuiven
Bij grotere projecten kunnen de planningsbalken aan de rechterkant van het Gantt-diagram buiten beeld zijn geraakt. Markeer de taak waarvan u de planningsbalk wilt zien en klik op de knop “Naar taak schuiven” in de opdracht “Taak”; de balk komt dan weer in beeld.
Taken bijwerken
Een projectplanning maken is één ding, maar de daadwerkelijke voortgang rapporteren is een noodzakelijke tweede stap. ProjectLibre kan alleen een nauwkeurige einddatum van het project voorspellen als de voortgang van alle taken regelmatig wordt bijgewerkt.
De knop “Bijwerken” in de opdracht “Taak” opent het venster “Taken bijwerken”. De meest effectieve werkwijze is om eerst de taak te markeren, zodat het venster al is gevuld met de gegevens van de geselecteerde taak. U kunt het percentage wijzigen in het werkelijke percentage, of de “Werkelijke begindatum” en “Werkelijke einddatum” van de taak invullen. Nadat alle bijgewerkte informatie is ingevoerd en het venster is gesloten, verwerkt ProjectLibre de update van de projectplanning en worden de wijzigingen zichtbaar in het Gantt-diagram, de andere diagrammen en de tabellen.