Terminologie van projectmanagement

De volgende definities beschrijven hoe deze termen in ProjectLibre worden gebruikt; uw organisatie gebruikt de termen misschien anders, maar deze definities bieden in elk geval een ondubbelzinnige woordenlijst om te begrijpen hoe deze software werkt. Voor wie meer definities nodig heeft, is er een uitgebreidere lijst met definities1 beschikbaar.

Account: Een account wordt in een Cost Breakdown Structure (CBS) gebruikt om een plaats weer te geven waar kosten van taken of resources kunnen worden samengevoegd.

Allocatie: Taken worden tijdens de planningsfase van het project toegewezen aan resources. De daadwerkelijke toewijzingen maken deel uit van het planningsproces. Een belangrijk punt is dat het enkel maken van zulke toewijzingen niet garandeert dat de benodigde resource ook beschikbaar zal zijn.

Toewijzing: Resources worden toegewezen om taken te voltooien, op basis van de beste inschatting van de planners van het project. De toewijzing is een belangrijk onderdeel van het planningsproces.

ACWP: Actual Cost of Work Performed (ACWP) is de som van alle kosten die nodig zijn om het werk voor het project te voltooien.

BCWP: Budgeted Cost of Work Performed (BCWP) is de som van de begrote kosten van het werk dat is uitgevoerd bij het voltooien van het project.

BCWS: Budgeted Cost of Work Scheduled (BCWS) is de som van de begrote kosten die zijn voorzien voor het geplande werk om het project te voltooien.

CBS: De Cost Breakdown Structure bestaat uit resourceaccounts die zijn opgesplitst naar de elementaire taken uit de Work Breakdown Structure (WBS) voor het project. De CBS brengt de accounts onder in een raamwerk waarmee kosten onafhankelijk van de WBS of de RBS kunnen worden samengevoegd.

CPI: De Cost Performance Index (CPI) is gelijk aan BCWP/ACWP. Is deze index kleiner dan 1, dan overschrijdt het project het budget. Is de CPI > 1, dan liggen de kosten voor het project onder budget. Is de index gelijk aan 1, dan liggen de kosten voor het project op budget. Is de index groter dan 1, dan ligt het project onder budget.

Schatting: Een voorspelling van de verwachte inspanning of tijd die nodig is om een bepaalde taak te voltooien.

Mijlpaal: Een mijlpaal is een speciale taak die een gebeurtenis in uw project vertegenwoordigt; het is een taak met een inspanning van 0,00 uur. Ze wordt doorgaans gebruikt om een belangrijk resultaat te markeren, bijvoorbeeld de voltooiing van een opleverbaar resultaat dat de klant tevreden stelt en door de klant is geaccepteerd.

PERT: De Program Evaluation and Review Technique (PERT) is een uitbreiding van de Critical Path Method (CPM). Schattingen van de taakinspanning zijn bij CPM puntschattingen, terwijl ze bij PERT worden berekend door de optimistische, meest waarschijnlijke en pessimistische schatting te wegen [(O + 4*M + P)/6].

PERT-verdeling: Deze verdeling is een vereenvoudigde manier om een verwachte schatting te berekenen op basis van de optimistische, meest waarschijnlijke en pessimistische schatting.

Resource: Een resource kan een van drie typen zijn: Werk, Materiaal of Team. Elke resource moet behoren tot een Resourcegroep.

Resourcegroep: Een resourcegroep is een verzameling van vergelijkbare resources.

Resourceteam: Een resourceteam bestaat uit een aantal resources die samen aan een gemeenschappelijk doel werken.

RBS: De Resource Breakdown Structure (RBS) brengt resources onder in hiërarchische groepen en structuur.

SPI: De Schedule Performance Index (SPI) is gelijk aan BCWP/BCWS. Is deze index kleiner dan 1, dan overschrijdt het project het budget. Is de CPI > 1, dan liggen de kosten voor het project onder budget.

Verzameltaak: Een verzameltaak heeft onderliggende taken (subtaken) en telt informatie op basis van die subtaken bij elkaar.

Taak: Een taak is een eenheid werk; resources worden doorgaans op het niveau van de taak toegewezen.

WBS: De Work Breakdown Structure (WBS) wordt gebruikt om grote projecten op te splitsen in hanteerbare delen, om de planning en het beheer te vereenvoudigen.

Taken, resources en kosten

Drie van de belangrijkste termen in de lijst hierboven zijn taken, resources en kosten; het zijn de kernelementen waarmee in projectmanagement wordt gewerkt en die worden georganiseerd. In latere secties gaan we dieper in op elk van deze begrippen en hoe u ermee werkt in ProjectLibre, maar voor deze inleidende sectie zijn de volgende alinea’s bedoeld om deze begrippen stevig in het geheugen van de gebruiker te verankeren.

Taken zijn de fundamentele bouwstenen van een projectplanning. De definitie in de vorige sectie was erg beknopt, maar betekenisvol — elke taak vertegenwoordigt een eenheid werk, een stap richting de voltooiing van een project. Zoals waarschijnlijk duidelijk is, moeten taken vaak een hiërarchische vorm aannemen om te helpen een complex project op te splitsen in hanteerbare en begrijpelijke delen. Dat is precies wat de definitie van een WBS stelt; de WBS bestaat daarom uit een hiërarchische boom van opgesplitste taken. De organisatiestructuur die de WBS weergeeft, is bedoeld om het makkelijker te maken te begrijpen hoe de verschillende onderdelen van een complexe taak samenhangen, en ProjectLibre is een uitstekend hulpmiddel om die structuur van taken en hun onderlinge samenhang weer te geven.

Resources zijn gedeelde entiteiten; alle mensen en materialen die aan uw organisatie toebehoren, worden gedeeld door alle projecten die de organisatie ondersteunt. Personele resources hebben het type “Werk” (uitgedrukt in uren of dagen — tijd), en materialen hebben het type “Materiaal” (uitgedrukt in een hoeveelheid — bijvoorbeeld zakken cement). ProjectLibre heeft een spreadsheetweergave om resources te beheren (figuur 1). Deze typische spreadsheetkoppen kunnen worden afgestemd op de behoeften van specifieke projecten.

Figuur 1. Resourcespreadsheet

“Kosten”1 verwijst naar de geldwaarde of financiële prijsstelling van een bepaalde projectactiviteit, en is de meest gebruikte manier om resources in een project samen te brengen voor beheer. Zoals figuur 1 laat zien, is het gebruikelijk om aan personele resources een uur- (of week- of maand-)tarief toe te kennen. Op vergelijkbare wijze geeft het bedrag dat wordt betaald om materialen aan te schaffen, uitgedrukt als een bedrag in dollars, een indicatie van de relatieve waarde van verschillende materialen.