Terminologia de Gerenciamento de Projetos

As definições a seguir descrevem como esses termos são usados no ProjectLibre; sua organização pode usar os termos de maneira diferente, mas, pelo menos, estas definições oferecem um glossário inequívoco para entender como este software funciona. Uma lista mais completa de definições1 está disponível para quem precisar de mais definições.

Conta: uma conta é usada em uma Estrutura Analítica de Custos (CBS) para representar um local onde os custos de tarefas ou recursos podem ser agregados.

Alocação: as tarefas são alocadas aos recursos durante a fase de planejamento do projeto. As atribuições reais fazem parte do processo de elaboração do cronograma. Um ponto importante é que simplesmente fazer essas atribuições não garante que o recurso necessário estará disponível.

Atribuição: os recursos são atribuídos para concluir as tarefas de acordo com a melhor estimativa dos planejadores do projeto. A atribuição é uma parte importante do processo de elaboração do cronograma.

CRTR: o Custo Real do Trabalho Realizado (CRTR) é a agregação de todos os custos necessários para concluir o trabalho do projeto.

COTR: o Custo Orçado do Trabalho Realizado (COTR) é a agregação dos custos orçados referentes ao trabalho concluído do projeto.

COTA: o Custo Orçado do Trabalho Agendado (COTA) é a agregação dos custos orçados previstos para o trabalho agendado até a conclusão do projeto.

CBS: a Estrutura Analítica de Custos é composta por contas de recursos divididas para corresponder às tarefas elementares definidas na Estrutura Analítica do Trabalho (EAP) do projeto. A CBS organiza as contas em uma estrutura que permite agregar os custos independentemente da EAP ou da RBS.

CPI: o Índice de Desempenho de Custo (CPI) é igual a COTR/CRTR. Quando esse índice é menor que 1, o projeto está acima do orçamento. Se o CPI for maior que 1, os custos do projeto estão abaixo do orçamento. Quando o índice é igual a 1, os custos do projeto estão dentro do orçamento. Quando o índice é maior que 1, o projeto está abaixo do orçamento.

Estimativa: uma previsão da quantidade esperada de esforço ou tempo necessário para concluir uma determinada tarefa.

Marco: um marco é uma tarefa especial que representa um evento no seu projeto; é uma tarefa com esforço de 0,00h. Normalmente é usado para marcar um resultado importante; por exemplo, a conclusão de uma entrega satisfatória e aceita pelo cliente.

PERT: a Técnica de Avaliação e Revisão de Programas (PERT) é um aprimoramento do Método do Caminho Crítico (CPM). As estimativas de esforço de tarefa no CPM são estimativas pontuais, enquanto no PERT as estimativas de esforço de tarefa são calculadas ponderando as estimativas Otimista, Mais Provável e Pessimista [(O + 4*M + P)/6].

Distribuição PERT: esta distribuição é uma forma simplificada de calcular uma estimativa Esperada a partir das estimativas Otimista, Mais Provável e Pessimista.

Recurso: um recurso pode ser de um de três tipos: Trabalho, Material ou Equipe. Todos os recursos devem pertencer a um Grupo de Pesquisa.

Grupo de recursos: um grupo de recursos é um conjunto de recursos semelhantes.

Equipe de Recursos: uma equipe de recursos é formada por vários recursos trabalhando juntos para um objetivo comum.

RBS: a Estrutura Analítica de Recursos (RBS) organiza os recursos em uma estrutura de grupos hierárquicos.

SPI: o Índice de Desempenho de Prazo (SPI) é igual a COTR/COTA. Quando esse índice é menor que 1, o projeto está acima do orçamento. Se o CPI for maior que 1, os custos do projeto estão abaixo do orçamento.

Tarefa de resumo: uma tarefa de resumo tem tarefas subordinadas (subtarefas) e consolida as informações com base nessas subtarefas.

Tarefa: uma tarefa é uma unidade de trabalho; os recursos geralmente são alocados no nível da tarefa.

EAP: a Estrutura Analítica do Trabalho (EAP) é usada para decompor grandes projetos em partes administráveis, facilitando o planejamento e a gestão.

Tarefas, Recursos e Custos

Três dos termos mais importantes da lista acima são tarefas, recursos e custos; eles são os elementos centrais a serem manipulados e organizados na gestão de projetos. Vamos detalhar, em seções posteriores, cada um desses conceitos e como trabalhar com eles no ProjectLibre, mas, para esta seção introdutória, os parágrafos a seguir têm o objetivo de fixar bem esses conceitos na mente do usuário.

As tarefas são os blocos de construção fundamentais do cronograma de um projeto. A definição na seção anterior foi bem sucinta, mas significativa — cada tarefa representa uma unidade de trabalho, um passo rumo à conclusão de um projeto. Como é fácil perceber, as tarefas costumam precisar assumir uma forma hierárquica para ajudar a decompor um projeto complexo em partes administráveis e compreensíveis. É exatamente isso que a definição de EAP estabelece; portanto, a EAP é formada por uma árvore hierárquica de tarefas decompostas. A estrutura organizacional representada pela EAP tem o objetivo de facilitar o entendimento de como os diversos elementos de uma tarefa complexa se encaixam, e o ProjectLibre é uma ótima ferramenta para representar essa estrutura de tarefas e como elas interagem.

Os recursos são entidades compartilhadas; todas as pessoas e materiais pertencentes à sua organização são compartilhados por todos os projetos que a organização apoia. Os recursos de pessoas têm o tipo “Trabalho” (expresso em horas ou dias — tempo), e os materiais têm o tipo “Material” (expresso em uma quantidade — sacos de cimento, por exemplo). O ProjectLibre tem uma representação em planilha para a gestão de recursos (figura 1). Esses títulos típicos de planilha podem ser adaptados para atender às necessidades de projetos específicos.

Figura 1. Planilha de recursos

“Custo”1 refere-se ao valor monetário ou precificação financeira de uma atividade específica do projeto, e é a forma mais comum de agregar recursos em um projeto a ser gerenciado. Como sugere a figura 1, é comum atribuir taxas horárias (ou semanais ou mensais) aos recursos de pessoas. De forma semelhante, o valor pago para adquirir materiais, expresso como um custo em dólares, dá uma indicação do valor relativo de diferentes materiais.