مصطلحات إدارة المشاريع

تصف التعريفات التالية كيفية استخدام هذه المصطلحات في ProjectLibre؛ وقد تستخدم مؤسستك هذه المصطلحات بشكل مختلف، لكن هذه التعريفات توفّر على الأقل مسردًا واضحًا لا لبس فيه لفهم كيفية عمل هذا البرنامج. وتتوفر قائمة تعريفات1 أكثر اكتمالًا لمن يحتاج إلى مزيد من التعريفات.

الحساب: يُستخدم الحساب في هيكل تقسيم التكاليف (CBS) لتمثيل موضع يمكن أن تُجمَّع فيه تكلفة المهام أو الموارد.

التخصيص: تُخصَّص المهام للموارد خلال مرحلة التخطيط للمشروع. أما التعيينات الفعلية فهي جزء من عملية الجدولة. ومن النقاط المهمة أن إجراء هذه التعيينات وحده لا يضمن توفر المورد اللازم.

التعيين: تُعيَّن الموارد لإنجاز المهام وفق أفضل تقدير يضعه مخططو المشروع. ويُعد التعيين جزءًا مهمًا من عملية الجدولة.

ACWP: التكلفة الفعلية للعمل المنجز (ACWP) هي مجموع كل التكاليف اللازمة لإنجاز عمل المشروع.

BCWP: التكلفة المدرجة في الميزانية للعمل المنجز (BCWP) هي مجموع التكاليف المدرجة في الميزانية للعمل المنجز من المشروع.

BCWS: التكلفة المدرجة في الميزانية للعمل المجدول (BCWS) هي مجموع التكاليف المدرجة في الميزانية المتوقعة للعمل المجدول لإنجاز المشروع.

CBS: يتألف هيكل تقسيم التكاليف من حسابات موارد مقسَّمة بما يتوافق مع المهام الأساسية المحددة في هيكل تقسيم العمل (WBS) الخاص بالتطوير. وينظّم CBS الحسابات ضمن إطار يتيح تجميع التكاليف بمعزل عن WBS أو RBS.

CPI: مؤشر أداء التكلفة (CPI) يساوي BCWP/ACWP. فعندما يكون هذا المؤشر أقل من 1، يكون المشروع متجاوزًا للميزانية. وإذا كان CPI > 1 تكون تكاليف المشروع أقل من الميزانية. وعندما يساوي المؤشر 1، تكون تكاليف المشروع مطابقة للميزانية. وعندما يكون المؤشر أكبر من 1، يكون المشروع أقل من الميزانية.

التقدير: تنبّؤ بمقدار الجهد أو الوقت المتوقع لإنجاز مهمة معينة.

الحدث الرئيسي: الحدث الرئيسي مهمة خاصة تمثل حدثًا في مشروعك؛ وهو مهمة بجهد قدره 0.00 ساعة. ويُستخدم عادةً للإشارة إلى نتيجة رئيسية؛ على سبيل المثال، إنجاز مُخرَج مُرضٍ ومقبول لدى العميل.

PERT: أسلوب تقييم ومراجعة البرامج (PERT) هو تحسين لطريقة المسار الحرج (CPM). ففي CPM تكون تقديرات جهد المهمة تقديرات نقطية، بينما تُحسَب تقديرات الجهد في PERT بترجيح التقديرات المتفائل والأرجح والمتشائم [(O + 4*M + P)/6].

توزيع PERT: هذا التوزيع طريقة مبسّطة لحساب تقدير متوقَّع انطلاقًا من التقديرات المتفائل والأرجح والمتشائم.

المورد: يمكن أن يكون المورد من أحد ثلاثة أنواع: عمل، أو مادة، أو فريق. ويجب أن تنتمي جميع الموارد إلى مجموعة بحثية.

مجموعة المورد: مجموعة المورد هي تجمّع من الموارد المتشابهة.

فريق الموارد: يتألف فريق الموارد من عدد من الموارد يعملون معًا لتحقيق غرض مشترك.

RBS: ينظّم هيكل تقسيم الموارد (RBS) الموارد في مجموعات وبنية هرمية.

SPI: مؤشر أداء الجدول الزمني (SPI) يساوي BCWP/BCWS. فعندما يكون هذا المؤشر أقل من 1، يكون المشروع متجاوزًا للميزانية. وإذا كان CPI > 1 تكون تكاليف المشروع أقل من الميزانية.

المهمة الموجزة: المهمة الموجزة لها مهام فرعية (مهام تابعة لها) وتُجمِّع المعلومات استنادًا إلى هذه المهام الفرعية.

المهمة: المهمة وحدة عمل؛ وعادة ما تُخصَّص الموارد على مستوى المهمة.

WBS: يُستخدم هيكل تقسيم العمل (WBS) لتفكيك المشاريع الكبيرة إلى أجزاء يمكن التحكم بها لتسهيل التخطيط والإدارة.

المهام والموارد والتكاليف

ثلاثة من أهم المصطلحات الواردة في القائمة أعلاه هي المهام والموارد والتكاليف؛ فهي العناصر الأساسية التي تُعالَج وتُنظَّم في إدارة المشاريع. وسنتوسّع في الأقسام اللاحقة في كل من هذه المفاهيم وكيفية التعامل معها في ProjectLibre، أما في هذا القسم التمهيدي فالهدف من الفقرات التالية هو ترسيخ هذه المفاهيم في ذهن المستخدم.

المهام هي اللبنات الأساسية لجدول المشروع الزمني. كان التعريف في القسم السابق مقتضبًا جدًا، لكنه ذو دلالة - إذ تمثل كل مهمة وحدة عمل، خطوة نحو إنجاز المشروع. وكما هو واضح على الأرجح، غالبًا ما تحتاج المهام إلى اتخاذ شكل هرمي للمساعدة في تفكيك مشروع معقّد إلى أجزاء يمكن التحكم بها وفهمها. وهذا بالضبط ما ينص عليه تعريف WBS؛ لذا يتألف WBS من شجرة هرمية من المهام المفكَّكة. والهدف من البنية التنظيمية التي يصوّرها WBS هو تسهيل فهم كيفية ترابط العناصر المختلفة لمهمة معقدة، وProjectLibre أداة ممتازة لتصوير بنية المهام وكيفية تفاعلها.

الموارد كيانات مشتركة؛ فجميع الأشخاص والمواد التي تملكها مؤسستك تتشاركها جميع المشاريع التي تدعمها المؤسسة. فموارد الأشخاص من النوع “عمل” (معبَّرًا عنها بالساعات أو الأيام - أي الوقت)، أما المواد فمن النوع “مادة” (معبَّرًا عنها بكمية - أكياس الإسمنت مثلًا). ولدى ProjectLibre تمثيل بجدول بيانات لإدارة الموارد (الشكل 1). ويمكن تكييف عناوين جدول البيانات النموذجية هذه بما يلائم احتياجات مشاريع محددة.

الشكل 1. جدول بيانات الموارد

تشير “التكلفة”1 إلى القيمة النقدية أو التسعير المالي لنشاط معيّن من أنشطة المشروع، وهي الطريقة الأكثر شيوعًا لتجميع موارد مشروع يُراد إدارته. وكما يوحي الشكل 1، من المعتاد تعيين معدلات بالساعة (أو أسبوعية أو شهرية) لموارد الأشخاص. وبالمثل، فإن المبلغ المدفوع لشراء المواد، معبَّرًا عنه كتكلفة بالدولار، يعطي مؤشرًا على القيمة النسبية للمواد المختلفة.