ProjectLibre Desktop · البدء
إنشاء مشروع نموذجي
بناء خطة مشروع حقيقية خطوة بخطوة: الهيكل الأولي للمشروع، الموارد، المهام، التبعيات، التعيينات، ثم تقييم الخطة.
سنتبع هذا المخطط التفصيلي ونكتفي بتحديث الأجزاء التي تتأثر بالواجهة الجديدة لـ ProjectLibre. “أفضل طريقة لفهم كيفية إنشاء خطة مشروع باستخدام ProjectLibre هي دراسة مثال واقعي كالذي يلي. يقدّم هذا المثال، رغم بساطته، وصفًا خطوة بخطوة للإجراءات النموذجية التي قد يستخدمها مدير المشروع لوضع خطة مشروع قابلة للتطبيق باستخدام (ProjectLibre).” من المرجّح ألا يناسب هذا المثال مشروعك تمامًا، لذا قد ترغب في تعديله أو في إنشاء مثال خاص بك يلائم احتياجاتك بشكل أدق. ومع ذلك، تظل الخطوات الأساسية قابلة للتطبيق على الأرجح.
وُضعت مجموعة صغيرة نسبيًا من الافتراضات للمشروع النموذجي الذي سنتناوله هنا. وتشمل:
- ثُبِّت ProjectLibre وهُيِّئ كما هو موضح أعلاه، وهو متصل بطابعة قابلة للاستخدام (أو على الأقل بطابعة افتراضية مثل PDF Creator).
- المشروع النموذجي، المسمى “الدش الجديد”، هو جهد تسويقي يستمر 6 أشهر.
- ثلاثة موارد بشرية بدوام كامل، بمن فيهم مدير المشروع، مُعيَّنة لمشروع “الدش الجديد”.
- لا يوجد قيد على الميزانية مفروض على “الدش الجديد”؛ المنظمة تقف وراء هذا الجهد بالكامل، لكن الجدول الزمني مهم للغاية. يجب إنجازه في غضون 6 أشهر.
- تاريخ الإنجاز المطلوب (الإلزامي) لا يتجاوز ستة أشهر من تاريخ البدء.
الخطوة 1: إنشاء الهيكل الأولي لخطة المشروع
الخطوة الأولى هي تحديد المعالم الأساسية للمشروع. يبدأ المحلل هذه الخطوة باستخدام ProjectLibre كما هو موضح بدءًا من الصفحة 6. رأينا كيف بدأت هذه العملية في الشكلين 4 و5. الآن نسمّي المشروع الجديد “الدش الجديد” وندخله في السطر العلوي كما هو موضح أعلاه في الشكل 5. كما نضيف تاريخ بدء كما هو موضح في الشكل 16. يمكنك أيضًا إلغاء تحديد مربع “مجدول للأمام”، وهو الخيار الافتراضي. سيسمح لك هذا بتحديد تاريخ انتهاء وجعل ProjectLibre يعمل بشكل عكسي بعد إدخال المهام المطلوبة. هذه الطريقة البديلة مخصصة أساسًا للمشاريع التي لها تاريخ انتهاء محدد يجب الوفاء به، كـ “الدش الجديد”، الذي له تاريخ إنجاز إلزامي. ربما يكون من الأكثر شيوعًا ترك الخيار المحدد افتراضيًا كما في الشكل 16، وإدخال المهام المطلوبة، واستخدام البرنامج لحساب تاريخ الإنجاز. لكن، في مثالنا، سنُلغي تحديد “مجدول للأمام” للتأكد من استيفاء تاريخ الإنجاز الإلزامي هذا. هذا التغيير يجعل مثالنا مختلفًا قليلًا عن الأصل. وأنت تطوّر مثالك التعليمي الخاص، ستحتاج إلى تفسير بيئتك التنظيمية الخاصة والاستفادة من ميزات ProjectLibre التي تلبي احتياجاتك. وضع الافتراضات والقيود يشبه إلى حد ما تطوير متطلبات نظام وتنقيحها والتحقق من صحتها. ملاحظات مربع الحوار المستخدم لتسمية المشروع مكان جيد لبدء توثيق بعض هذه القيود والافتراضات.
بمجرد النقر على “موافق”، يُفتح مخطط جانت فارغ كالذي في الشكل 6، لكن مع إدراج اسم المشروع الجديد فيه.
الخطوة 2: تحديد موارد المشروع
الخطوة التالية هي تحديد الموارد المتاحة وتسميتها. بالنسبة لـ “الدش الجديد”، كل الموارد هي موارد بشرية، ويمكننا إدخال كل المعلومات اللازمة بالانتقال إلى جدول بيانات “الموارد” بإحدى الطرق التي وصفناها في فقرة التنقل داخل ProjectLibre. أفضل طريقة للانتقال إلى جدول البيانات هذا هي تحديد “المورد” في السطر العلوي والنقر على أيقونة “الموارد” على الجانب الأيسر من السطر الثاني. يؤدي هذان الإجراءان إلى ظهور جدول البيانات الموضح في الشكل 17.
الجزء الأيسر من جدول بيانات “المورد” (الشكل 17) هو جزء فقط من المعلومات التي يمكن تخزينها فيه. طريقة أخرى لرؤية المزيد من المعلومات الممكن الاحتفاظ بها هنا هي ببساطة التمرير يمينًا باستخدام الشريط السفلي في هذه النافذة، كما هو مقترح في الشكل 18. يمكن أن يحمل الجانب الأيمن من جدول البيانات معلومات كمعدل الأجر والتقويم، كما توحي عناوين الأعمدة.
يجب أن تكون القيم المُدخَلة في خلايا هذا الجدول بتنسيق محدد، وإلا ظهرت رسالة خطأ من النوع الموضح في الشكل 19 تحذّر من إدخالات غير متّسقة. وهكذا يصبح هذا الجدول المصدر المركزي للمعلومات عن الموارد المتاحة — البشرية والمادية — للمشروع.
بالمناسبة، يمكنك أيضًا الوصول إلى جدول بيانات الموارد باختيار “طريقة العرض” من السطر العلوي لشريط التحكم والنقر على أيقونة “الموارد” في السطر الثاني، ضمن كتلة طرق عرض “المورد”، إلى يمين كتلة طرق عرض “المهمة” مباشرة (التي تحتوي على أيقونة “جانت”).
إضافة إلى ذلك، يمكن للمحلل أيضًا إدخال خصائص مورد معيّنة — وأحيانًا بشكل أكثر ملاءمة — بالنقر بزر الفأرة الأيسر على اسم مورد في جدول بيانات “الموارد” وإجراء الإدخالات في مربع الحوار (الشكل 20) الخاص بذلك المورد المسمّى. قد تكون طريقة الإدخال هذه أكثر كفاءة وأسهل تنظيمًا من إجرائها مباشرة في جدول البيانات. ومن الواضح أن كل علامة من علامات التبويب هذه، إلى جانب المساحة الكبيرة المخصصة للملاحظات، تتيح طرقًا متنوعة لتكييف مدخلات الموارد مع مشروعك. نحتاج إلى فحص كل علامة من علامات التبويب أعلى مربع الحوار هذا لتوضيح سبب فائدة طريقة الإدخال البديلة هذه لمشروعك.
أولًا، ننظر بعناية إلى علامة التبويب “عام” (الشكل 21) ونلاحظ أنه يمكن إضافة تفاصيل كثيرة عن كل مورد يشكّل جزءًا من قاعدة بيانات موارد المشروع. يمكنك تحديد مجموعات عمل معينة، ومعلومات الاتصال، وأوصاف المواد، وحتى تقويمات عمل مخصصة (فكّر في الوقت المرن، إذا احتجت إلى ذلك) والمعرّفات المعتادة كمعرّف RBS.
تتيح علامة التبويب “التكاليف” للمحلل تحديد معدلات أجور فردية لأي مورد معيّن في أي تاريخ سريان. والواقع أن علامات التبويب الفرعية الخمس (A-E) تتيح للمحلل تعيين خمسة معدلات تكلفة مختلفة لمورد بشري معيّن. كذلك يمكن منح المورد “زيادة” بمجرد رفع المعدل عند “تاريخ السريان” المناسب في العمود الأيسر لعلامة تبويب معيّنة.
توفّر علامة التبويب “توفّر المورد” (الشكل 23) خيارات أخرى للتوسّع في قاعدة بيانات الموارد. تتضمن علامة التبويب أيضًا إدخالًا يحدد الحد الأعلى لاستخدام هذا المورد. يُحدَّد هذا الحد عادة بالنسبة المئوية القصوى للوقت الذي يمكن فيه استخدام هذا المورد.
علامة التبويب الفرعية “المهام” (الشكل 24) تعرض قائمة بكل الالتزامات أو التعيينات الخاصة بكل شخص في قاعدة بيانات الموارد. تعطي الأعمدة تفاصيل عن كل تعيين من هذه التعيينات (تاريخا البدء والانتهاء، مثلًا) بخصوص كل مهمة في كل صفحة من صفحات علامة التبويب لكل مورد.
أخيرًا، تظهر علامة التبويب الفرعية “الملاحظات” في الشكل 25. ومن الواضح أن وظيفتها الأساسية هي إتاحة مساحة لوصف أي خاصية للمورد تحتاج إلى توثيق — ولذلك هناك مساحة بيضاء وافرة لوصف سردي أو أي ملاحظة أخرى.
الخطوة 3: تحديد المهام رفيعة المستوى للمشروع
يُفترض أن مشروع “الدش الجديد” النموذجي مشابه لمشروع سابق أنجزته المنظمة بنجاح. ويمكن وصف المشروع، كأغلب المشاريع تقريبًا، بخمس مهام عامة: البدء، البحث، التعاقد، التطوير، والإطلاق. هذه الوسوم العامة ليست وصفية بلا لبس كما قد يرغب المرء، لكنها ترسم طريقة عامة لتصنيف المهام رفيعة المستوى. لذا يُدخل المحلل عناوين مهام أكثر وصفية، لكنك ستلاحظ أن هذه المهام تندرج تحت هذا الوصف العام (الشكل 26). لاحظ أن كل أشرطة المهام المستخدَمة حتى الآن حمراء. يعني هذا الترميز اللوني الأولي أن كل المهام جزء من المهمة الحرجة، وهو أمر لا معنى له في هذه المرحلة من التحليل. عندما ننتهي، سيكون المسار الحرج باللون الأحمر وستكون كل أشرطة المهام غير الحرجة زرقاء، لكن من المبكر جدًا تحديد مسار حرج في هذه المرحلة من تطوير خطة المشروع.
الخطوة 4: تحديد تبعيات المهام
بعض المهام لا يمكن أن تبدأ قبل اكتمال مهام أخرى؛ أي أن المهمة الثانية تعتمد على إنجاز مهمة أخرى قبل أن يتسنى بدء الثانية. في مثالنا “الدش الجديد”، من الواضح أنه لا يمكن تسويق التطبيق عالميًا إلا بعد اكتمال اختبار بيتا، ولا يمكن أن يبدأ اختبار بيتا إلا بعد تطوير التطبيق. وأخيرًا، بالطبع، يجب أن تحصل الموافقة على البدء (المتضمنة في انعقاد اجتماع الانطلاق) قبل أن يتسنى بدء أي من المهام الأخرى. تظهر هذه التبعيات في الشكل 27.
يُظهر الترميز اللوني الآن المسار الحرج باللون الأحمر؛ منطق التبعيات هو ما يحدد ذلك المسار الحرج. لهذا المسار الحرج ثلاثة عناصر الآن، والمسار غير الحرج لا يؤثر على المسار الحرج. هناك عدة فروق دقيقة أخرى في التعامل مع المهام سنتناولها في القسم التالي. لكن علينا أولًا تعيين الموارد وتفكيك المهام رفيعة المستوى حيث يلزم ذلك.
الخطوة 5: تعيين موارد المشروع على المهام المناسبة
من المرجح أن تحتاج كل مهمة إلى مورد واحد أو أكثر لإنجازها. قد تكون بعض أعمدة مخطط جانت مخفية ما لم يُحرَّك المنزلق الرأسي إلى اليمين. يمكن كتابة أسماء عناصر الموارد مباشرة في العمود المسمى “الاسم”. الخيار الافتراضي هو تخصيص 100٪ من وقت المورد للمهمة المعيَّنة، لكن يمكن تغيير هذا الخيار في مربع حوار التعيين. يتيح حقل “الاسم” إدخالًا مباشرًا لموارد متعددة، مع نسبة الوقت المعيَّنة لكل مهمة. يُفصل بين كل اسم مورد وآخر بفاصلة منقوطة كما هو موضح في الجزء العلوي من الشكل 28 (المستطيل الأصفر). في هذا المخطط، قُبلت القيمة الافتراضية 100٪ لنسبة الوقت المخصصة للمشروع. باختيار “استخدام المهام” من السطر الثاني لشريط الأوامر (المستطيل الأرجواني)، تظهر الموارد المخصصة (بالساعات) أسفل يسار العرض. يوفّر هذا طريقة ملائمة لتوضيح كيفية تغطية كل مهمة. قد ترغب في التعامل مع الساعات لتحرير وقت قائد المشروع لمهام أخرى؛ جرّب ذلك بتغيير الساعات يدويًا في السطر الأصفر المناسب. من المرجح أن تغيّر تعديلات من هذا النوع إجمالي عدد الأيام المطبَّقة على المهمة؛ قد يكون اختيار نسبة مئوية مناسبة طريقة أفضل لبدء هذا النوع من تسوية الموارد. سنعود إلى هذه النقطة قريبًا.
يمكننا أيضًا اختيار خيار “استخدام الموارد” (المستطيل الأخضر في الشكل 29) لرؤية مقدار العبء الموزَّع على كل شخص لكل مهمة. قد يكون هذا المنظور مكانًا أسهل لبدء ترتيب أولويات عبء العمل لكل فرد. عندما تبدأ ترتيب أولويات العمل هذا، من المرجح أنه مع تعديلك لنسب الجهد، ستُختصر بعض المهام مع محاولة ProjectLibre الجدولة تلقائيًا. قد يلزم اختيار الجدولة اليدوية لاستيعاب العمل بدوام جزئي على المهام المطلوبة، وتسوية عبء العمل، مع الحفاظ على الجدول الزمني المطلوب. سنتوسع في الحديث عن هذا النوع من النشاط عند مناقشة استخدام وظيفة “مدرّج تكراري” وأنشطة التصفية.
الخطوة 6: تفصيل المهام وتفكيكها
المرونة في تقسيم المهام سمة مهمة للمدير الجيد. ييسّر ProjectLibre هذا النوع من النشاط للمحلل. يتيح تفكيك مهمة معقدة إلى مهام أبسط فهمًا أفضل للعلاقات المتبادلة ويمنح نظرة ثاقبة في تقدير احتياجات الموارد. وهو يُدخل الاستخدام في الوقت المناسب تمامًا للموارد (البشرية والمرافق على حد سواء) في صورة الجدولة في كل حالة تقريبًا. يُعرض في الشكل 30 أربعة تفكيكات من هذا النوع لمهام مثالنا “الدش الجديد”. بالنسبة للمشاريع الأكثر تعقيدًا، من المرجح استخدام تفكيكات أكثر بكثير، لكن هذه التفكيكات البسيطة تكفي لتوضيح استخدام البرنامج. لاحظ أن ProjectLibre يستخدم المسافة البادئة للدلالة على التسلسل الهرمي للمهام الفرعية؛ تغذّي هذه الميزة أيضًا تطوير هيكل تقسيم العمل، كما سنرى لاحقًا في الدليل، عندما نعيد النظر في كيفية استخدام المهام.
الخطوة 7: تقييم خطة المشروع
مع إدخال مجموعة تمثيلية من المهام وتفصيل بعض المهام الفرعية، تكون خطة المشروع قد قطعت شوطًا جيدًا. ولعل المسار الحرج هو أهم معلومة في هذا الهيكل الأولي. وهذه المعرفة مهمة جدًا لمدير المشروع. يمكن إجراء تحليل وتسوية لأعباء العمل استنادًا إلى معلومات الموارد في جداول بيانات ProjectLibre بعد إتمام تلك الإدخالات. في هذا المثال، هذه المعلومات في حدها الأدنى، بما يكفي فقط لإظهار كيفية إنجاز هذا العمل. بالنسبة لمعظم المشاريع، يُعد تحديد الموارد المطلوبة من أهم المهام (وأكثرها إرهاقًا). يمكن طباعة تقارير المهام والمهام الفرعية في أي لحظة زمنية معيّنة. ولاحقًا، إذا أُدخلت نسب الإنجاز وجرى تحديثها لكل مهمة، يمكن إنشاء تقارير حالة تُظهر التقدم وتتيح تقييم إنجاز الجدول الزمني. أفضل طريقة لاستخدام ProjectLibre هي كأداة للتقييم المستمر للتقدم نحو أهداف المشروع.