ProjectLibre Desktop · Prise en main
Créer un exemple de projet
Un plan de projet complet, étape par étape : structure, ressources, tâches, dépendances, affectations, puis évaluation du plan.
Nous suivrons ce schéma et mettrons simplement à jour les parties affectées par la nouvelle interface de ProjectLibre. « La meilleure façon de comprendre comment un plan de projet peut être créé à l’aide de ProjectLibre est d’étudier un exemple réaliste tel que celui qui suit. Cet exemple, bien que simple, fournit une description étape par étape des actions typiques qu’un chef de projet pourrait utiliser pour établir un plan de projet viable à l’aide de (ProjectLibre). » Cet exemple ne correspondra probablement pas parfaitement à votre projet, vous souhaiterez donc peut-être soit le modifier, soit en créer un qui réponde plus précisément à vos besoins. Les étapes de base restent néanmoins susceptibles de s’appliquer.
Un ensemble relativement restreint d’hypothèses est posé pour l’exemple de projet traité ici. Il comprend :
- ProjectLibre a été installé et configuré comme décrit plus haut, et est connecté à une imprimante utilisable (ou au moins à une pseudo-imprimante comme PDF Creator).
- L’exemple de projet, appelé « New Shower », est un effort marketing d’une durée de 6 mois.
- Trois ressources humaines à temps plein, en comptant le chef de projet, sont affectées à New Shower.
- Il n’y a aucune contrainte budgétaire affectée à « New Shower » ; l’organisation soutient pleinement cet effort, mais le calendrier est très important. Le projet doit être achevé dans un délai de 6 mois.
- La date d’achèvement requise (obligatoire) ne dépasse pas six mois à compter de la date de début.
Étape 1 : Créer la structure du plan de projet
La première étape consiste à identifier les paramètres de base du projet. L’analyste commence cette étape avec ProjectLibre comme décrit à partir de la page 6. Nous avons vu comment ce processus a commencé dans les figures 4 et 5. Nous nommons maintenant le nouveau projet « New Shower » et le saisissons dans la ligne supérieure, comme indiqué au-dessus de la figure 5. Nous ajoutons également une date de début, comme le montre la figure 16. Vous pouvez aussi décocher la case « Repousser », qui est sélectionnée par défaut. Cela vous permet de choisir une date de fin et de faire travailler ProjectLibre à rebours une fois les tâches requises saisies. Cette méthode alternative convient surtout aux projets qui ont une date de fin ferme à respecter, comme « New Shower », qui a une date d’achèvement obligatoire. Il est peut-être plus courant de laisser l’action cochée par défaut comme sur la figure 16, de saisir les tâches requises, puis de laisser le logiciel calculer une date d’achèvement. Mais pour notre exemple, nous décocherons « Repousser » afin d’être sûrs de respecter cette date d’achèvement obligatoire. Ce choix rend notre exemple légèrement différent de l’original. Lorsque vous développerez votre propre exemple d’apprentissage, vous devrez interpréter votre propre environnement organisationnel et utiliser les fonctionnalités de ProjectLibre qui répondent à vos besoins. Poser les hypothèses et les contraintes revient un peu à développer, affiner et valider les exigences d’un système. Les notes de la boîte de dialogue utilisée pour nommer le projet sont un bon point de départ pour commencer à documenter certaines de ces contraintes et hypothèses.
Une fois « OK » cliqué, un diagramme de Gantt vierge comme celui de la figure 6, mais portant le nouveau nom de projet, s’ouvre.
Étape 2 : Identifier les ressources du projet
L’étape suivante consiste à identifier et à nommer les ressources disponibles. Pour New Shower, toutes les ressources sont des ressources humaines, et nous pouvons saisir toutes les informations nécessaires en accédant à la feuille de calcul « Ressources » de l’une des manières décrites au paragraphe sur la navigation dans ProjectLibre. La meilleure façon d’accéder à cette feuille de calcul est de sélectionner « Ressource » dans la ligne supérieure, puis de cliquer sur l’icône « Ressources » sur le côté gauche de la deuxième ligne. Ces deux actions font apparaître la feuille de calcul de la figure 17.
La partie gauche de la feuille de calcul « Ressource » (figure 17) ne représente qu’une partie des informations qui peuvent y être stockées. Une autre façon de voir davantage d’informations pouvant être conservées ici consiste à faire défiler vers la droite à l’aide de la barre inférieure de cette fenêtre, comme le suggère la figure 18. Ce côté droit de la feuille de calcul peut contenir des informations telles que le taux de rémunération et le calendrier, comme le suggèrent les titres des colonnes.
Les valeurs saisies dans les cellules de cette feuille de calcul doivent respecter un format spécifié, sinon un message d’erreur du type de celui de la figure 19 signale des entrées incohérentes. Cette feuille de calcul devient ainsi la source centrale d’informations sur les ressources disponibles pour le projet – aussi bien humaines que matérielles.
Par ailleurs, vous pouvez également accéder à la feuille de calcul Ressource en choisissant « Vue » dans la ligne supérieure de la barre de contrôle, puis en cliquant sur l’icône « Ressources » dans la deuxième ligne, dans le bloc de vues « Ressource », juste à droite du bloc de vues « Tâche » (qui contient l’icône « Gantt »).
De plus, l’analyste peut aussi saisir des caractéristiques spécifiques d’une ressource – parfois plus facilement – en cliquant avec le bouton gauche sur le nom d’une ressource dans la feuille de calcul « Ressources » et en renseignant la boîte de dialogue (figure 20) pour cette ressource. Cette méthode de saisie peut être plus efficace et plus facile à organiser que de saisir les informations directement dans la feuille de calcul. De toute évidence, chacun de ces onglets, ainsi que le grand espace réservé aux notes, permet d’adapter de différentes manières les informations de ressource à votre projet. Il faut examiner chacun des onglets en haut de cette boîte de dialogue pour comprendre en quoi cette méthode de saisie alternative peut être utile à votre projet.
Examinons d’abord attentivement l’onglet « Général » (figure 21) : de nombreux détails peuvent être ajoutés pour chaque ressource de la base de données des ressources du projet. Vous pouvez préciser des groupes de travail, des coordonnées, des descriptions de matériel, et même des calendriers de travail personnalisés (pensez aux horaires flexibles, si besoin), ainsi que les identifiants habituels comme l’identifiant RBS.
L’onglet « Coûts » permet à l’analyste de préciser les taux de main-d’œuvre individuels pour une ressource donnée, à n’importe quelle date d’effet. En fait, les cinq sous-onglets (A à E) permettent même de définir cinq taux de coût différents pour une même ressource humaine. Il est également possible d’accorder une « augmentation » à une ressource en relevant simplement le taux à une « Date d’effet » appropriée, dans la colonne de gauche d’un onglet donné.
L’onglet « Disponibilité des ressources » (figure 23) propose d’autres options pour enrichir la base de données des ressources. Il comprend également un champ définissant la limite supérieure d’utilisation de cette ressource, généralement exprimée en pourcentage maximal de temps pendant lequel elle peut être utilisée.
Le sous-onglet « Tâches » (figure 24) présente la liste de tous les engagements ou affectations de chaque personne dans la base de données des ressources. Les colonnes donnent des détails sur chacune de ces affectations (dates de début et de fin, par exemple) pour chaque tâche, sur la page de l’onglet correspondant à chaque ressource.
Enfin, le sous-onglet « Remarques » est illustré à la figure 25. Sa fonction première est bien sûr de laisser de l’espace pour décrire toute caractéristique de la ressource qui doit être documentée – d’où le grand espace blanc réservé à une description libre ou à toute autre annotation.
Étape 3 : Identifier les tâches de haut niveau du projet
Le projet exemple « New Shower » est supposé être semblable à un projet antérieur mené à bien par l’organisation. Comme presque tous les projets, il peut être décrit avec cinq tâches génériques : Initiation, Recherche, Contractualisation, Développement et Lancement. Ces intitulés génériques ne sont pas aussi clairement descriptifs qu’on pourrait le souhaiter, mais ils dessinent une façon générale de catégoriser les tâches de niveau supérieur. L’analyste saisit donc des titres de tâches plus descriptifs, mais vous reconnaîtrez que ces tâches correspondent à cette description générique (figure 26). Observez que toutes les barres de tâches utilisées jusqu’ici sont rouges. Cette couleur signifie que toutes les tâches font partie de la tâche critique, ce qui n’a pas encore de sens à ce stade de l’analyse. Une fois le travail terminé, le chemin critique sera en rouge et toutes les barres de tâches non critiques seront bleues, mais il est bien trop tôt pour identifier un chemin critique à ce stade de l’élaboration du plan de projet.
Étape 4 : Identifier les dépendances des tâches
Certaines tâches ne peuvent démarrer que lorsque d’autres sont terminées ; autrement dit, la seconde tâche dépend de l’achèvement d’une autre avant de pouvoir commencer. Dans notre exemple « New Shower », il est évident que l’application ne peut être commercialisée dans le monde entier qu’une fois les tests bêta terminés, et que ces tests bêta ne peuvent commencer tant que l’application n’est pas développée. Enfin, bien sûr, l’approbation de départ (sous-entendue par la tenue de la réunion de lancement) doit avoir lieu avant que toute autre tâche puisse démarrer. Ces dépendances apparaissent à la figure 27.
Le code couleur affiche désormais le chemin critique en rouge ; la logique des dépendances met en évidence ce chemin critique. Celui-ci comporte maintenant trois éléments, et le chemin non critique n’affecte pas le chemin critique. Il existe plusieurs autres nuances sur la façon de traiter les tâches, qui seront abordées dans la section suivante. Mais il faut d’abord affecter les ressources et décomposer les tâches de niveau supérieur si nécessaire.
Étape 5 : Affecter les ressources du projet aux tâches appropriées
Chaque tâche est susceptible de nécessiter une ou plusieurs ressources pour être menée à bien. Des colonnes du diagramme de Gantt peuvent rester masquées tant que le curseur vertical n’est pas déplacé vers la droite. Les noms des éléments de ressource peuvent être saisis directement dans la colonne « Nom ». Par défaut, 100 % du temps de la ressource est alloué à la tâche affectée, mais cette option peut être modifiée dans la boîte de dialogue d’affectation. Le champ « Nom » permet de saisir directement plusieurs ressources, avec le pourcentage de temps affecté à chaque tâche. Chaque nom de ressource est séparé par un point-virgule, comme indiqué dans la partie supérieure de la figure 28 (rectangle jaune). Dans ce diagramme, la valeur par défaut de 100 % pour le pourcentage de temps consacré au projet a été conservée. En choisissant « Utilisation des tâches » dans la deuxième ligne du ruban de commande (rectangle magenta), les ressources allouées (en heures) s’affichent en bas à gauche de l’écran. C’est un moyen pratique d’illustrer comment chaque tâche est couverte. Vous pouvez vouloir ajuster les heures pour libérer du temps au chef de projet pour d’autres tâches ; essayez en modifiant les heures manuellement dans la ligne jaune appropriée. Des modifications de ce type sont susceptibles de modifier le nombre total de jours appliqués à la tâche ; choisir le pourcentage approprié peut être une meilleure façon de démarrer ce type de nivellement des ressources. Nous y reviendrons bientôt.
On peut également choisir l’option « Utilisation des ressources » (rectangle vert à la figure 29) pour voir comment chaque personne est chargée pour chaque tâche. Cette vue peut être un point de départ plus simple pour prioriser la charge de travail de chaque personne. Lorsque vous commencez cette priorisation, il est probable qu’en ajustant les pourcentages d’effort, certaines tâches soient raccourcies à mesure que ProjectLibre tente une planification automatique. Il peut être nécessaire de choisir la planification manuelle pour tenir compte d’un travail à temps partiel sur les tâches concernées, niveler la charge de travail, et conserver malgré tout le calendrier souhaité. Nous y reviendrons plus en détail lorsque nous aborderons la fonction « Histogramme » et les activités de filtrage.
Étape 6 : Détailler et décomposer les tâches
Être capable de découper les tâches avec souplesse est une qualité importante pour un bon chef de projet. ProjectLibre facilite ce type d’activité pour l’analyste. Décomposer une tâche complexe en tâches plus simples permet de mieux comprendre les interrelations et donne une meilleure estimation des besoins en ressources. Cela intègre, dans presque tous les cas, une utilisation juste-à-temps des ressources (personnes et installations) dans la planification. Quatre décompositions de ce type sont présentées pour notre exemple « New Shower » à la figure 30. Pour des projets plus complexes, bien davantage de décompositions seraient probablement utilisées, mais ces exemples simples suffisent à illustrer l’utilisation du logiciel. Notez que ProjectLibre utilise l’indentation pour indiquer la hiérarchie des sous-tâches ; cette fonctionnalité alimente également l’élaboration du WBS, comme nous le verrons plus loin dans le manuel, lorsque nous réexaminerons la façon dont les tâches sont utilisées.
Étape 7 : Évaluer le plan de projet
Avec un ensemble représentatif de tâches saisies et quelques sous-tâches détaillées, le plan de projet est bien avancé. Le chemin critique est peut-être l’information la plus importante de cette structure encore rudimentaire. Cette connaissance est précieuse pour le chef de projet. L’analyse et le nivellement de la charge de travail peuvent être effectués à partir des informations sur les ressources dans les feuilles de calcul de ProjectLibre, une fois ces saisies terminées. Dans l’exemple, ces informations sont minimales, juste suffisantes pour montrer comment cet effort peut être mené à bien. Pour la plupart des projets, définir les ressources nécessaires est l’une des tâches les plus importantes (et les plus fastidieuses). Les rapports de tâches et de sous-tâches peuvent être imprimés à tout moment. Plus tard, si les pourcentages d’achèvement sont saisis et tenus à jour pour chaque tâche, des rapports d’état peuvent être générés pour montrer la progression et permettre d’évaluer le respect du calendrier. La meilleure façon d’utiliser ProjectLibre est d’en faire un outil d’évaluation continue de la progression vers les objectifs du projet.