Terminologie de la gestion de projet

Les définitions suivantes décrivent la façon dont ces termes sont utilisés dans ProjectLibre ; votre organisation peut les employer différemment, mais elles constituent au moins un glossaire sans ambiguïté pour comprendre le fonctionnement de ce logiciel. Une liste de définitions plus complète1 est disponible pour ceux qui en ont besoin.

Compte : Un compte est utilisé dans une structure de répartition des coûts (CBS) pour représenter un emplacement où les coûts des tâches ou des ressources peuvent être agrégés.

Allocation : Les tâches sont allouées aux ressources pendant la phase de planification du projet. Les affectations réelles font partie du processus d’ordonnancement. Point important : le simple fait de procéder à de telles affectations ne garantit pas que la ressource nécessaire sera disponible.

Affectation : Les ressources sont affectées à la réalisation des tâches selon la meilleure estimation des planificateurs du projet. L’affectation est une étape importante du processus d’ordonnancement.

ACWP : Le coût réel des travaux exécutés (ACWP) est le cumul de tous les coûts engagés pour réaliser les travaux du projet.

BCWP : Le coût budgétisé des travaux exécutés (BCWP) est le cumul des coûts budgétisés des travaux réalisés pour mener à bien le projet.

BCWS : Le coût budgétisé des travaux planifiés (BCWS) est le cumul des coûts budgétisés prévus pour les travaux planifiés jusqu’à l’achèvement du projet.

CBS : La structure de répartition des coûts est constituée de comptes de ressources ventilés de manière à correspondre aux tâches élémentaires définies dans la structure de découpage du projet (WBS). Le CBS organise les comptes dans un cadre qui permet d’agréger les coûts indépendamment du WBS ou du RBS.

CPI : L’indice de performance des coûts (CPI) est égal à BCWP/ACWP. Lorsque cet indice est inférieur à 1, le projet dépasse son budget. Si le CPI > 1, les coûts du projet sont inférieurs au budget. Lorsque l’indice est égal à 1, les coûts du projet respectent le budget. Lorsque l’indice est supérieur à 1, le projet est en deçà de son budget.

Estimation : Une prévision de la quantité d’effort ou de temps nécessaire pour réaliser une tâche donnée.

Jalon : Un jalon est une tâche spéciale représentant un événement dans votre projet ; c’est une tâche dont l’effort est de 0,00 h. Il sert généralement à marquer un résultat majeur, par exemple l’achèvement d’un livrable jugé satisfaisant et accepté par le client.

PERT : La technique d’évaluation et de révision de programme (PERT) est une amélioration de la méthode du chemin critique (CPM). Dans la méthode CPM, les estimations d’effort des tâches sont des estimations ponctuelles, tandis que dans la méthode PERT elles sont calculées en pondérant les estimations optimiste, la plus probable et pessimiste [(O + 4*M + P)/6].

Distribution PERT : Cette distribution permet de calculer de façon simplifiée une estimation attendue à partir des estimations optimiste, la plus probable et pessimiste.

Ressource : Une ressource peut être de l’un des trois types suivants : Travail, Matériel ou Équipe. Toutes les ressources doivent appartenir à un groupe de recherche.

Groupe de ressources : Un groupe de ressources est un ensemble de ressources similaires.

Équipe de ressources : Une équipe de ressources se compose d’un certain nombre de ressources travaillant ensemble dans un but commun.

RBS : La structure de répartition des ressources (RBS) organise les ressources en groupes et en structure hiérarchiques.

SPI : L’indice de performance des délais (SPI) est égal à BCWP/BCWS. Lorsque cet indice est inférieur à 1, le projet dépasse son budget. Si le CPI > 1, les coûts du projet sont inférieurs au budget.

Tâche récapitulative : Une tâche récapitulative comporte des tâches subordonnées (sous-tâches) dont elle agrège les informations.

Tâche : Une tâche est une unité de travail ; les ressources sont généralement allouées au niveau de la tâche.

WBS : La structure de découpage du projet (WBS) sert à décomposer les grands projets en éléments maîtrisables, pour en faciliter la planification et la gestion.

Tâches, ressources et coûts

Trois des termes les plus importants de la liste ci-dessus sont les tâches, les ressources et les coûts ; ce sont les éléments centraux à manipuler et à organiser en gestion de projet. Nous reviendrons en détail, dans les sections suivantes, sur chacun de ces concepts et sur la façon de les utiliser dans ProjectLibre ; dans cette section d’introduction, les paragraphes qui suivent visent simplement à bien les ancrer dans l’esprit de l’utilisateur.

Les tâches sont les éléments de base du planning d’un projet. La définition donnée dans la section précédente était très concise, mais parlante : chaque tâche représente une unité de travail, une étape vers l’achèvement d’un projet. Comme on peut s’en douter, les tâches doivent souvent prendre une forme hiérarchique pour aider à décomposer un projet complexe en éléments gérables et compréhensibles. C’est exactement ce qu’énonce la définition d’un WBS ; le WBS est donc constitué d’un arbre hiérarchique de tâches décomposées. La structure organisationnelle que représente le WBS vise à faciliter la compréhension de la façon dont s’articulent les différents éléments d’une tâche complexe, et ProjectLibre est un excellent outil pour représenter cette structure de tâches et la façon dont elles interagissent.

Les ressources sont des entités partagées ; toutes les personnes et tous les matériaux dont dispose votre organisation sont partagés par l’ensemble des projets qu’elle prend en charge. Les ressources humaines ont le type « Travail » (exprimé en heures ou en jours – du temps) et les matériaux ont le type « Matériel » (exprimé en quantité – des sacs de ciment, par exemple). ProjectLibre propose une représentation en feuille de calcul pour gérer les ressources (figure 1). Les en-têtes habituels de cette feuille de calcul peuvent être adaptés aux besoins de projets spécifiques.

Figure 1. Feuille de calcul des ressources

« Coût »1 désigne la valeur monétaire ou le prix d’une activité donnée du projet ; c’est la façon la plus courante d’agréger les ressources d’un projet pour les gérer. Comme le suggère la figure 1, il est habituel d’attribuer des taux horaires (ou hebdomadaires, ou mensuels) aux ressources humaines. De même, le montant payé pour acquérir des matériaux, exprimé en dollars, donne une indication de la valeur relative des différents matériaux.