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Vues
Toutes les vues de ProjectLibre Desktop (tâches, ressources, projets, rapports) et les sous-vues : histogramme, graphiques et utilisation.
De nombreuses vues de la commande « Vue » sont identiques aux vues des sections de commande « Tâche » et « Ressource », par exemple les feuilles de calcul « Gantt » et « Ressource ». Pour simplifier l’utilisation de ce manuel, le texte et les images sont repris ici, avec également un lien vers les sections précédentes.
Une fonctionnalité importante de la section « Vue » est la possibilité d’afficher des sous-vues dans la partie inférieure de l’écran, soit depuis la commande « Vue » avec les icônes de la section « Sous-vue », soit avec les icônes situées en haut à droite.
Les « sous-vues » se trouvent toujours dans la partie inférieure, mais contrairement à la division verticale de la feuille de calcul « Gantt », les écrans Vue – « Sous-vues » ont une séparation horizontale. Avec la souris, figure 75, la taille des parties supérieure et inférieure peut être modifiée : cliquez sur la ligne de séparation, une double flèche apparaît, et vous pouvez déplacer cette séparation horizontale à votre guise.
Vues des tâches
Gantt
En partant de la gauche de cette rangée de fonctions, dans la section « Vues », le bouton « Gantt » vous est déjà un peu familier, puisque nous l’avons présenté plus tôt. Un clic gauche sur ce bouton fait apparaître la feuille de calcul par défaut, pré-étiquetée avec des intitulés pratiques pour la gestion de projet : Nom, Durée, Début, Fin, et ainsi de suite. Cette feuille de calcul sur mesure présente quelques fonctionnalités propres, dans le coin inférieur gauche de la page Gantt de ProjectLibre.
La première colonne est simplement une numérotation séquentielle de chaque tâche et sous-tâche, commençant à 1 et augmentant d’une unité à chaque ligne supplémentaire. Cette colonne est donc le numéro de ligne de la feuille de calcul « Tâche ».
La deuxième colonne offre une certaine souplesse pour adapter la feuille de calcul à vos besoins. Elle comporte un cercle avec un « i » (rectangle magenta sur la figure 30), sans doute pour indiquer que cette icône permet d’insérer de nouvelles colonnes. Si vous faites un clic gauche sur l’icône, toute la colonne est surlignée en noir et vous pouvez modifier toutes les lignes selon vos besoins. (De même, un clic gauche sur la première ligne ou la ligne de titre met en évidence cette ligne pour des insertions de plusieurs lignes.) Si vous faites un clic droit sur l’icône, une boîte de dialogue apparaît et propose trois choix : (1) Insérer une colonne, (2) Masquer la Colonne et (3) Chercher. Sélectionner l’un de ces choix fait apparaître une boîte de dialogue pour saisir davantage d’informations. La boîte de dialogue pour le premier de ces choix est présentée ci-dessous (figure 31). Il existe plusieurs choix pour la variable de champ (voir les définitions au début du manuel) et une sélection entraîne l’insertion d’une colonne supplémentaire (figure 32) portant le nom du champ choisi. Dans notre exemple, la nouvelle colonne s’intitule « Baseline1 Start ». Cette fonctionnalité permet à l’analyste d’adapter très facilement le contenu du diagramme de Gantt pour le suivi du projet.
Le choix « Masquer la Colonne » de cette boîte de dialogue permet de supprimer cette nouvelle colonne (ou toute autre colonne visible) en le sélectionnant. Enfin, le choix « Chercher » fait apparaître une boîte de dialogue (figure 33) qui permet de rechercher un nom de champ.
Réseau
La figure 34 montre, sous forme résumée, chacune des tâches de notre exemple de plan de projet pour New Shower. En un sens, cette vue « Réseau » est très proche du côté droit du diagramme de Gantt (figure 30) : l’information y est la même. La vue « Réseau » présente simplement cette information sous forme d’organigramme et replace l’information de chaque ligne de tâche dans le bloc correspondant. L’analyste peut aussi déplacer les blocs de tâches dans le diagramme pour modifier la présentation graphique, en passant le curseur sur le contour du bloc à déplacer et en attendant qu’une icône en forme de main apparaisse. Il suffit alors de cliquer avec le bouton gauche, de le maintenir enfoncé et de repositionner le bloc sélectionné où vous le souhaitez sur l’espace blanc. De même, si vous passez le curseur sur un emplacement à l’intérieur d’un bloc puis cliquez à gauche, vous pouvez saisir un texte supplémentaire ou corrigé au clavier.
Les liaisons entre les tâches sont conservées et le chemin critique est également signalé par un contour rouge autour de ces blocs. Les liaisons peuvent aussi être ajoutées, supprimées ou modifiées dans cette vue. Si vous passez le curseur sur une ligne de liaison entre tâches, un signe plus apparaît. Un clic gauche fait alors apparaître une boîte de dialogue (figure 35) qui permet de modifier la liaison comme vous le souhaitez. Cette boîte de dialogue présente la séquence de dépendance De–À, avec les deux étiquettes pour une identification claire. Elle propose ensuite quatre types de liaison possibles : FD (l’option par défaut), FF, DF et DD. FD signifie Fin-Début (de la tâche De vers la tâche À), FF Fin-Fin, DF Début-Fin et DD Début-Début. Le choix du type de liaison modifie évidemment l’enchaînement du travail entre les tâches. Le choix par défaut est de loin le plus utilisé. Notez que cette boîte de dialogue permet aussi d’ajouter un décalage (temps libre) entre les tâches, avec une valeur numérique en heures, en jours ou dans une autre unité de temps appropriée. La rangée inférieure de quatre boutons permet de supprimer entièrement la liaison, d’accepter les modifications apportées, d’annuler l’opération, ou d’accéder à l’aide en ligne sur www.projectlibre.com, dans le menu Communauté, une fois connecté au site.
Enfin, la vue « Réseau » ne montre pas aussi complètement la chronologie des tâches (il n’y a pas de calendrier, seulement les dates de début et de fin, pour montrer la progression des tâches).
WBS
La figure 37 est le graphique par défaut qui apparaît lorsque la sélection WBS (ellipse bleue sur la figure 36) est effectuée par un clic gauche. Ce diagramme ressemble à la vue de flux « Réseau » des tâches, en ce que chaque bloc est distinct. Les intitulés à l’intérieur du bloc sont toutefois liés aux colonnes de la feuille de calcul « Gantt » d’origine, « Coût » dans l’exemple montré (ce qui laisse entendre que, les coûts étant saisis au fil de la vie du projet, l’analyste et/ou le chef de projet peuvent les suivre depuis ce bloc), et « Budget ». Remarquez que ce second champ est vide ; si l’on ajoute une colonne « Budget ».
Ce diagramme peut être modifié à peu près de la même façon que le diagramme de la vue « Réseau ». Un clic gauche sur le texte d’un bloc permet de le modifier. De même, passer la souris sur le contour d’un bloc permet de le déplacer. Par exemple, la figure 36 montre les blocs de tâches de notre exemple de projet disposés à l’horizontale.
Il peut être plus adapté à vos besoins, et plus parlant, de disposer le WBS à la verticale (figure 37). Le déplacement des blocs se fait comme décrit pour la vue « Réseau » : passez le curseur sur le contour du bloc à déplacer, puis faites glisser le bloc, bouton gauche enfoncé, jusqu’à la position voulue. Les lignes de liaison peuvent être modifiées de la même manière que celles décrites pour la vue « Réseau ». La boîte de dialogue est bien sûr un peu différente (figure 38), et l’analyste ne peut ici que supprimer la relation hiérarchique (ce qui équivaut à choisir « Diminuer le retrait » dans le ruban pour la sous-tâche) ou l’accepter.
Une dernière remarque : lorsque le texte dans les blocs (les descriptions de tâches, par exemple) dépasse la largeur affichée, un clic gauche avec le curseur simplement à l’intérieur de la zone de texte affiche le reste de la ligne. Cette astuce du « coup d’œil à droite » fonctionne également dans la vue « Réseau » décrite au paragraphe précédent. Dans ce cas, veillez à ce que le curseur soit bien sur la ligne de texte à prolonger.
Utilisation des tâches
La sélection suivante dans la section « Vues » du ruban de commande est la vue « Utilisation des tâches » (figure 39), qui affiche le travail horaire d’après les informations saisies. La moitié gauche (la feuille de calcul) de la vue résume l’allocation totale d’heures à chaque tâche, tandis que la moitié droite (le plan de travail) affiche le profil horaire des heures disponibles des intervenants dans le temps. La feuille de calcul est identique à celle du diagramme de Gantt déjà décrite ; la seule différence semble être la couleur de fond beige clair de ces informations dans la vue « Utilisation des tâches ».
Le côté droit de la vue affiche le travail planifié. Notez que le travail planifié d’une tâche est la somme du temps alloué aux sous-tâches de chaque niveau hiérarchique. Par exemple, la somme des heures des lignes 3 et 4 donne le total d’heures de la tâche parente de la ligne 2 (rectangle vert) pour chaque mois. Il est possible de modifier directement les heures sur le côté droit de cette vue, mais il est également tout à fait possible (voire probable) que cela modifie les totaux du côté gauche et introduise des fractions d’heures ou de jours dans le planning.
Vues des ressources
Ressources
La feuille de calcul « Ressources » apparaît en cliquant sur le bouton « Ressources » du groupe « Vues ».
Cette feuille de calcul regroupe tous les détails sur les ressources : Nom, RBS, type, adresse e-mail, initiales, taux horaire, taux des heures supplémentaires, calendrier de base, etc.
Les informations de cette feuille de calcul sont utilisées par ProjectLibre pour effectuer les calculs de votre projet, par exemple la durée du travail d’une personne selon ses unités maximales, ou les dépenses selon ses taux personnels, etc. Vous pouvez remplir la feuille de calcul en saisissant directement dans les cellules, et un clic droit ouvre une fenêtre offrant des fonctions pratiques pour vous aider.
La feuille de calcul est souple et facile à adapter à vos besoins : il suffit de masquer une colonne ou d’en ajouter de nouvelles. Pour masquer une colonne, cliquez simplement sur « Masquer la Colonne » et la colonne sélectionnée disparaît de la vue ; elle n’est toutefois pas supprimée. Pour ajouter une nouvelle colonne, cliquez sur « Insérer une colonne » : une nouvelle fenêtre « Insérer une colonne » apparaît. Cette fenêtre vous permet de choisir la colonne à ajouter dans une longue liste déroulante, de sélectionner la colonne voulue et de confirmer en cliquant sur « OK ».
Il est possible d’attribuer un calendrier de base distinct à chaque ressource ou personne. Par exemple, une grue peut avoir un calendrier de 24 heures, tandis que les grutiers ont chacun un calendrier de 8 ou 12 heures pour leurs équipes respectives.
Un double-clic affichera la fenêtre « Informations sur la ressource », présentée plus loin.
RBS
La structure de découpage des ressources (RBS) présente, dans une grande liste, une structure hiérarchique des ressources : personnel, outils, matériel, équipement et autres services. Le coût n’est pas une ressource en tant que telle, bien que toutes les ressources coûtent de l’argent. Un clic sur le bouton « RBS » du ruban de commande « Ressources » affiche ce schéma, figure 68.
Chaque bloc représente une ressource et indique la dépense de cette ressource, selon son utilisation dans le projet, au regard du budget.
La relation hiérarchique entre les ressources est indiquée par une ligne. Un clic sur cette ligne de relation ouvre une nouvelle fenêtre qui permet de la supprimer en cliquant sur le bouton « Supprimer », figure 70.
Il est également possible de créer une nouvelle ligne de relation entre ressources : cliquez dans un bloc de ressource, une ligne apparaît du bloc jusqu’à la souris avec un symbole ∞, puis cliquez sur l’autre bloc pour créer la nouvelle relation.
Utilisation des ressources
Une feuille de calcul détaillée affiche toutes les données d’utilisation des ressources par tâche ; il suffit de cliquer sur le bouton Utilisation des tâches dans la commande Ressource, figure 71. « Utilisation par ressource » est indiquée dans une colonne sur le côté gauche, avec aussi son « Utilisation par tâche » en heures, un total d’heures et, le cas échéant, une moyenne, etc. Un clic sur l’en-tête de la colonne permet de la masquer, ou même d’en créer une nouvelle. Une fenêtre « nouvelle colonne » s’ouvre alors ; elle permet de choisir la colonne dans une longue liste, dont certaines données de coût.
Sur le côté droit de cette feuille de calcul, les heures affectées par ressource et par tâche sont indiquées selon une structure de dates, en heures, en jours ou en semaines. L’échelle de temps peut être ajustée avec les boutons « Zoom avant » ou « Zoom arrière », des heures jusqu’aux trimestres. La souris permet aussi de modifier la taille des volets gauche et droit de cet écran, par un simple cliquer-glisser.
Autres vues
Heureusement, « Autres vues » propose des fonctions intéressantes qui offrent de nouvelles vues, et même des rapports de différentes sortes.
Projets
Un clic sur le bouton « Projets » de la section « Vue » de la commande ouvre un écran qui montre tous les projets actuellement ouverts dans ProjectLibre, figure 76. Il devient alors très facile et rapide de passer d’un projet à l’autre parmi ceux que vous gérez. Un clic droit sur l’en-tête d’une colonne ouvre une petite fenêtre qui permet de masquer la colonne concernée ou d’en ajouter une nouvelle. L’ajout d’une nouvelle colonne a été expliqué plus haut, par la sélection dans une fenêtre « nouvelle colonne ». La largeur d’une colonne se change facilement en plaçant la souris sur le bord de son en-tête : quand une double flèche apparaît, vous pouvez faire glisser la souris jusqu’à la largeur voulue.
Un double-clic n’importe où dans la liste des projets ouvre la fenêtre « Informations sur le projet », avec des informations plus détaillées sur le projet sélectionné. Avez-vous aussi remarqué une petite zone de défilement dans le coin supérieur droit, avec un nom de projet ? C’est le projet sur lequel vous travaillez actuellement, mais un clic sur la petite flèche ouvre une fenêtre montrant les autres projets actifs du programme ProjectLibre, ce qui permet de passer rapidement d’un projet à l’autre.
Rapport
Les rapports doivent être imprimés et lus par les personnes intéressées par leur contenu, ou par celles censées investir leur argent dans votre projet. C’est pourquoi la présentation du rapport se veut plus soignée et plus attrayante que les vues à l’écran.
Un clic sur le bouton « Rapport » de la section de commande « Vue » ouvre un rapport soigné, figure 77.
Nous verrons plus loin comment choisir parmi les différents rapports. Voyons d’abord les icônes situées juste au-dessus du rapport. Ce sont des icônes classiques, faciles à expliquer.
La première, Enregistrer : pour enregistrer ce rapport dans différents formats, dont pdf, xml, htm, csv, xls, rtf,
la 2ᵉ, Imprimer : pour obtenir une impression papier de votre rapport,
la 3ᵉ, Actualiser : génère une nouvelle version du même rapport, par exemple après une mise à jour,
les 4ᵉ à 8ᵉ : ce sont surtout des fonctions permettant, pour les rapports de plusieurs pages, de faire défiler les pages,
les 9ᵉ à 11ᵉ : ces boutons permettent de régler l’affichage du rapport à l’écran, en l’ajustant à la hauteur ou à la largeur de l’écran,
les 12ᵉ à 14ᵉ : des boutons de zoom pour agrandir ou réduire le rapport, pour l’ajuster à l’écran ou pour un examen détaillé.
Comme indiqué, il existe une grande variété de rapports, et deux listes d’options associées sont disponibles, figure 78.
Selon ce que vous choisissez dans la liste déroulante « Rapport », une autre liste devient disponible. Il y a donc 4 choix principaux, puis de là, 6 à 12 choix supplémentaires : il y a de bonnes chances que vous trouviez le rapport souhaité.
Sous-vues
Nous avons déjà expliqué comment modifier la taille des sous-vues ; pour en faciliter l’usage, vous pouvez partir d’une répartition à parts égales entre vue principale et sous-vues sur l’écran. La sélection faite dans la vue principale influence l’information affichée dans les sous-vues, comme nous le verrons plus loin.
Le changement de sous-vue peut se faire de deux façons : avec les icônes de la section de commande « Sous-vue », ou avec les icônes en haut à droite de l’écran, figure 79 ; ce qui est très pratique si vous êtes sur le menu principal « Tâche » ou « Ressource » et que vous ne voulez pas d’abord passer aux vues.
Histogramme
Cliquer sur l’icône « Histogramme » affiche la sous-vue des histogrammes, avec les données de la vue principale sélectionnée auparavant, ou que vous pouvez sélectionner ensuite. La tâche ou la ressource choisie dans la partie supérieure (la vue principale) sera la source des données affichées dans l’histogramme de la sous-vue. Dans cet exemple, la tâche « Ontwikkelen idee » est sélectionnée. Dans la sous-vue, sous les ressources, « Ard » et « George » sont signalés par un point vert, pour montrer qu’ils sont tous deux affectés à cette tâche. La ressource « Ard » étant sélectionnée, l’option « Affectations non commencées » de la liste disponible dans le « Filtre de ressources » permet d’afficher ses données filtrées.
Les barres bleues de l’histogramme correspondent à la ressource sélectionnée, « Ard » dans ce cas. Les barres vertes correspondent au projet dans son ensemble. La ligne noire indique le pourcentage de disponibilité des ressources.
Graphiques
Cliquer sur l’icône « Graphiques » affiche la sous-vue des graphiques, là aussi liée à la tâche sélectionnée dans la vue principale. Là encore, la figure 81 en donne un exemple.
Dans les graphiques également, les ressources affectées à la tâche sont signalées par un point vert. La liste « Filtre de ressources » propose les mêmes choix, mais il y en a davantage.
Les cases à cocher permettent d’afficher un histogramme ou les contours et, en plus, le coût cumulé (dans ce cas) sur la durée du projet.
Avec les boutons radio « Travail » et « Coût », différentes listes apparaissent avec de nombreuses variables à choisir. Faites une sélection et le résultat s’affiche dans le graphique.
Une explication pour certains codes de coûts :
ACWP : coût réel du travail effectué
BCWP : coût budgété du travail effectué
BCWS : coût budgété du travail planifié.
Utilisation des tâches
Cliquer sur l’icône « Utilisation des tâches » affiche la sous-vue d’utilisation des tâches, là aussi liée à la tâche sélectionnée dans la vue principale : Brainstorming. La figure 82 en donne un exemple.
Il n’y a pas d’autre sélection ici. L’utilisation des ressources par tâche est présentée sous forme de tableau sur le côté gauche. Les colonnes peuvent être masquées ou de nouvelles ajoutées, comme expliqué précédemment. On voit ici que 4 personnes participent à la tâche « Brainstorming », avec le nombre d’heures travaillées sur cette tâche, qui fait partie de la tâche principale « Ontwikkelen idee ».
Le côté droit de la sous-vue montre les heures travaillées sur cette tâche, jour par jour ; le déplacement dans les jours du calendrier se fait avec le curseur du diagramme de Gantt en haut.
Utilisation des ressources
Cliquer sur l’icône « Utilisation des ressources » affiche la sous-vue du travail des ressources, là aussi liée à la tâche sélectionnée dans la vue principale : Brainstorming. La figure 83 en donne un exemple.
Pour les ressources affectées au projet (pas seulement les personnes, mais aussi l’équipement, etc.), cette sous-vue « Utilisation des ressources » montre toutes les heures travaillées sur les différentes tâches du projet, ainsi que, sur le côté droit, ces heures réparties par jour travaillé sur le projet. Elle affiche aussi le total d’heures pour chaque ressource, tandis que, pour le chef de projet, le total de toutes les heures travaillées est cumulé. Les colonnes peuvent être modifiées, en en masquant certaines ou en ajoutant de nouvelles colonnes, de la manière habituelle.
La colonne « Contour travailler » ouvre une petite fenêtre déroulante après un clic droit. Vous pouvez y indiquer la forme de la charge de travail de la ressource sur la tâche : vous préférerez peut-être une charge constante, ou concentrée en début de tâche ; pour ma part, une charge concentrée en fin de tâche m’inquiète toujours, car les heures écoulées sont écoulées. Notez aussi que, dans la colonne « Cost Rate », vous pouvez indiquer lequel des taux de main-d’œuvre de la ressource s’applique.
Aucune sous-fenêtre
Cette fonction est la plus simple à expliquer : cliquer sur « Aucune sous-fenêtre » ferme toute sous-fenêtre ouverte.