Visualizações

Muitas visualizações no comando “Exibição” são idênticas às visualizações nas seções de comando “Tarefa” e “Recurso”. Por exemplo, as planilhas “Gantt” e “Recurso”. Para simplificar o uso deste manual, o texto e as imagens são repetidos aqui, embora também haja um link para as seções anteriores.

Um recurso importante da seção “Exibição” é a possibilidade de mostrar subvisualizações na parte inferior da tela, seja a partir do comando “Exibição” com os ícones da seção “Subvisualização”, seja com os ícones na linha superior à direita.

As “Subvisualizações” ficam sempre na parte inferior, mas, assim como a planilha “Gantt” tem uma divisão vertical, as telas de Exibição – “Subvisualizações” têm uma divisão horizontal. Com o mouse, figura 75, o tamanho da parte superior e da parte inferior pode ser alterado: clique com o mouse na linha de divisão e uma seta dupla aparece; com o mouse você pode mover essa divisão horizontal como desejar.

Figura 75. Dimensionamento da parte superior e inferior da visualização

Visualizações de tarefas

Gantt

Começando pelo lado esquerdo desta linha de funções, na seção “Visualizações”, o botão “Gráfico de Gantt” já é algo familiar, pois foi apresentado anteriormente. Clicar com o botão esquerdo neste botão traz a planilha padrão, pré-rotulada com rótulos convenientes para fins de gerenciamento de projetos – Nome, Duração, Início, Término e assim por diante. Existem alguns recursos exclusivos associados a esta planilha personalizada, no lado inferior esquerdo da página Gantt do ProjectLibre.

A primeira coluna é simplesmente um esquema de numeração sequencial para cada tarefa e subtarefa, começando em 1 e aumentando um número a cada linha adicional. Portanto, esta coluna é o número da linha da planilha “Tarefa”.

A segunda coluna oferece alguma flexibilidade para adaptar a planilha às suas necessidades. Ela tem um círculo com um “i” (retângulo magenta na figura 30), talvez para sugerir que este ícone permite a inserção de novas colunas. Se você clicar com o botão esquerdo no ícone, a coluna inteira é destacada em preto e você pode alterar todas as linhas conforme sua necessidade. (Da mesma forma, clicar com o botão esquerdo na primeira linha ou na linha de título também destaca essa linha para inserções de várias linhas.) Se você clicar com o botão direito no ícone, aparece uma caixa de diálogo com três opções: (1) Inserir Coluna, (2) Ocultar Coluna e (3) Encontrar. Selecionar qualquer uma dessas opções abre uma caixa de diálogo para inserção de mais informações. A caixa de diálogo da primeira dessas opções está abaixo (figura 31). Há várias opções para a variável de campo (veja as definições no início do manual), e fazer uma seleção resulta na inserção de uma coluna adicional (figura 32) rotulada com o campo escolhido. Em nosso exemplo, a nova coluna recebe o nome “Baseline1 Start”. Esse recurso permite ao analista adaptar com grande flexibilidade o conteúdo do gráfico de Gantt para acompanhar o projeto.

Figura 31. Caixa de diálogo para a função “Inserir Coluna” da planilha “Gantt”

Figura 32. Nova coluna do gráfico de Gantt com o rótulo “Baseline1 Start”

A opção “Ocultar Coluna” desta caixa de diálogo permite ao usuário remover essa nova coluna (ou qualquer outra coluna visível) selecionando essa escolha. Por fim, a opção “Encontrar” abre uma caixa de diálogo (mostrada na figura 33) que permite buscar um nome de campo.

Figura 33. Seleção “Encontrar”

Rede

Figura 34. Visualização “Rede” do fluxo de tarefas

A figura 34 mostra, de forma resumida, cada uma das tarefas do nosso exemplo de plano de projeto para o New Shower. De certa forma, esta visualização “Rede” é muito semelhante ao lado direito do gráfico de Gantt (figura 30); a informação é a mesma. A visualização “Rede” simplesmente apresenta essa informação em forma de diagrama de fluxo e realoca a informação de cada linha de tarefa dentro do bloco correspondente. O analista também pode mover os blocos de tarefas no diagrama para alterar a apresentação gráfica, passando o cursor sobre o contorno do bloco a ser movido e aguardando até que apareça um ícone de mão. Clique com o botão esquerdo, mantenha pressionado e reposicione o bloco selecionado para a posição desejada no espaço em branco. Da mesma forma, se você passar o cursor sobre um ponto no interior de um bloco e clicar com o botão esquerdo, pode inserir texto adicional ou corrigir o texto digitando no teclado.

As ligações entre as tarefas são mantidas, e o caminho crítico também é marcado com um contorno vermelho nesses blocos. As ligações também podem ser adicionadas, removidas ou modificadas nesta visualização. Se você passar o cursor sobre uma linha de dependência entre tarefas, aparece um sinal de mais. Em seguida, um clique com o botão esquerdo abre uma caixa de diálogo (figura 35) que permite alterar a conexão como desejado. Essa caixa de diálogo apresenta a sequência de dependência De–Para, com rótulos claros para cada uma. Em seguida, oferece quatro tipos possíveis de conexão de dependência: FS (a opção padrão), FF, SF e SS. FS significa Término para Início (da tarefa De para a tarefa Para), FF significa Término para Término, SF indica Início para Término e SS significa Início para Início. A escolha do tipo de conexão evidentemente altera o fluxo de trabalho entre as tarefas. A opção padrão é, de longe, a mais usada. Observe que esta caixa de diálogo também permite adicionar tempo de latência (livre) entre as tarefas, com um valor numérico em horas, dias ou outra unidade de tempo apropriada. A linha inferior, com quatro opções, permite remover totalmente a ligação, aceitar as alterações feitas, cancelar a operação ou acessar a documentação de ajuda on-line em www.projectlibre.com, no menu Comunidade, quando você estiver conectado ao site.

Figura 35. Caixa de diálogo de modificação de “Dependência da tarefa”

Por fim, a visualização “Rede” não mostra a cronologia das tarefas de forma tão completa (não há calendário – apenas datas de início e término – mostrando a progressão das tarefas).

EAP

A figura 37 é o gráfico padrão que aparece quando a opção EAP (elipse azul na figura 36) é selecionada com um clique do botão esquerdo. Este diagrama é semelhante à visualização de fluxo “Rede” das tarefas, no sentido de que cada bloco é separado. No entanto, as entradas de texto dentro do bloco estão relacionadas a campos da planilha “Gantt” original — no exemplo mostrado, “Custo” (sugerindo que, à medida que os custos são lançados ao longo da vida do projeto, podem ser acompanhados pelo analista e/ou gerente a partir deste bloco) e “Orçamento”. Observe que esta segunda entrada está em branco; ela só é preenchida se adicionarmos uma coluna “Orçamento”.

Figura 36. Visualização da Estrutura Analítica do Projeto (EAP) das tarefas

Este gráfico pode ser modificado praticamente da mesma forma que o gráfico da visualização “Rede”. Clicar com o botão esquerdo em um texto dentro de um bloco permite modificar esse texto. Além disso, passar o mouse sobre o contorno de um bloco permite movê-lo. Por exemplo, a figura 36 mostra os blocos de tarefas do nosso projeto de exemplo dispostos em uma configuração horizontal.

Figura 37. Estrutura Analítica do Projeto (EAP) – tarefas reorganizadas

Pode ser mais conveniente e mais descritivo organizar a EAP de forma vertical (figura 37). A movimentação dos blocos é feita exatamente como descrito no parágrafo sobre a visualização “Rede”: passe o cursor sobre o contorno do bloco a ser movido e, em seguida, clique com o botão esquerdo e arraste o bloco até a posição desejada. As linhas de conexão podem ser alteradas de forma semelhante ao que foi descrito para as ligações da visualização “Rede”. Claro, a caixa de diálogo é um pouco diferente (figura 38), e o analista só pode remover a relação hierárquica (equivalente a selecionar “Recuo à esquerda” na linha de comando da subtarefa) ou aceitá-la.

Figura 38. Caixa de diálogo “Relação hierárquica”

Uma última observação: quando o texto dentro das caixas (as descrições das tarefas, por exemplo) ultrapassa a largura exibida na caixa, um clique com o botão esquerdo com o cursor simplesmente dentro da área de texto mostrará o restante da linha de texto. Esse truque de “espiar à direita” também funciona na visualização “Rede” do parágrafo anterior. Nesse caso, é útil garantir que o cursor esteja sobre a linha de texto que se deseja estender para visualização.

Uso de Tarefa

Figura 39. Visualização “Uso de Tarefa”

A próxima opção na seção “Visualizações” da faixa de comando é a visualização “Uso de Tarefa” (figura 39), que mostra o trabalho por hora com base nas informações lançadas. A metade esquerda (a parte da planilha) da visualização resume a alocação total de horas de cada tarefa, enquanto a metade direita (o plano do cronograma) mostra o perfil horário das horas disponíveis dos trabalhadores ao longo do tempo cronológico. A planilha é idêntica à planilha do gráfico de Gantt descrita anteriormente; a única diferença parece ser a cor de fundo bege clara dessas informações na visualização “Uso de Tarefa”.

O lado direito da visualização mostra o trabalho programado. Observe que o trabalho programado de uma tarefa é a soma do tempo alocado às subtarefas dentro de cada nível hierárquico. Por exemplo, a soma das horas nas linhas 3 e 4 totaliza as horas da tarefa pai, na linha 2 (retângulo verde), para cada mês. É possível editar diretamente as horas no lado direito desta visualização, mas também é bem possível (talvez até provável) que isso altere os totais do lado esquerdo e faça com que horas ou dias fracionários sejam incorporados ao cronograma.

Visualizações de recursos

Recursos

A planilha “Recursos” aparece com um clique do mouse no botão “Recursos” no grupo “Visualizações”.

Figura 67. Janela de definição de recursos

Esta planilha contém todos os detalhes dos recursos, como: Nome, RBS, tipo, endereço de e-mail, iniciais, taxa horária, taxa de hora extra, calendário base, etc.

As informações desta planilha são usadas pelo ProjectLibre para fazer os cálculos do seu projeto, por exemplo, a duração do trabalho de uma pessoa de acordo com suas unidades máximas, ou os gastos de acordo com as taxas pessoais, etc. É possível preencher a planilha digitando diretamente nas células, e um clique com o botão direito do mouse abre uma janela com recursos úteis para ajudar.

A planilha é flexível e fácil de adaptar às suas necessidades, ocultando uma coluna ou adicionando novas. Para ocultar uma coluna, basta clicar em “Ocultar Coluna” e a coluna selecionada desaparece da visualização; ela, no entanto, não é excluída. Para adicionar uma nova coluna, clique em “Inserir Coluna” e uma nova janela “Inserir Coluna” aparecerá. A janela permite escolher, em uma longa lista de rolagem, qual coluna adicionar; selecione a coluna desejada e confirme clicando em “OK”.

Figura 68. Janela para selecionar a “Nova Coluna”

É possível atribuir um calendário base próprio a cada recurso/pessoa. Por exemplo, um guindaste pode ter um calendário de 24 horas, enquanto cada operador de guindaste tem um calendário de 8 ou 12 horas para seu respectivo turno.

Um clique duplo do mouse mostrará a janela “Informação de recurso”, apresentada mais adiante neste manual.

RBS

A Estrutura Analítica de Recursos (RBS) mostra, em uma grande lista, uma estrutura hierárquica com os recursos: pessoal, ferramentas, materiais, equipamentos e outros serviços. O custo não é, em si, um recurso, embora todos os recursos custem dinheiro. Um clique no botão “RBS”, na faixa de comando “Recursos”, mostra esse esquema, figura 68.

Cada bloco representa um recurso e indica o gasto desse recurso, de acordo com o uso no projeto, em relação ao orçamento.

A relação hierárquica entre os recursos é indicada por uma linha. Um clique nessa linha de relação abre uma nova janela, que permite remover a linha clicando no botão “Remover”, figura 70.

Figura 69. Estrutura Analítica de Recursos (RBS) do projeto

Também é possível criar uma nova linha de relação entre recursos: clique com o mouse dentro de um bloco de recurso e uma linha aparecerá do bloco até o mouse, com um símbolo ∞; clique no outro bloco para criar a nova relação.

Figura 70. Janela para alterar a relação entre recursos

Uso de Recursos

Figura 71. Planilha detalhada com os dados de uso dos Recursos

Uma planilha detalhada será exibida com todos os dados de uso dos recursos por tarefa; basta clicar no botão Uso de Tarefa, no comando Recurso, figura 71. O “Uso por Recurso” é indicado em uma coluna, do lado esquerdo; há também o “Uso por Tarefa” em horas, um total de horas e, onde aplicável, médias calculadas, etc. Um clique no cabeçalho da coluna permite ocultá-la ou até criar uma nova. Uma janela “Nova Coluna” se abre, permitindo escolher a coluna em uma longa lista, incluindo alguns dados de custo.

No lado direito desta planilha, as horas atribuídas por recurso e tarefa são indicadas ao longo do tempo, em horas, dias ou semanas. A escala de tempo pode ser ajustada com os botões “Mais zoom” ou “Menos zoom”, de horas até trimestres do ano. O mouse também permite alterar o tamanho dos painéis esquerdo e direito desta tela, com um clique e arraste.

Outras visualizações

Felizmente, há algumas funções interessantes em “Outras Visualizações”, que oferecem novas visualizações e até relatórios de diversos tipos.

Projetos

Um clique no botão “Projetos”, na seção “Exibição” do comando, abre uma tela que mostra todos os projetos abertos no momento no ProjectLibre, figura 76. Isso torna muito fácil e rápido alternar entre os diferentes projetos que você está gerenciando. Um clique com o botão direito no cabeçalho de uma coluna abre uma pequena janela que permite ocultar a coluna marcada ou adicionar uma nova coluna. A adição de uma nova coluna já foi explicada: a seleção é feita em uma janela “Nova Coluna”. A largura da coluna pode ser facilmente alterada movendo o mouse para a borda do cabeçalho da coluna; quando aparecer uma seta dupla, você pode arrastar até obter a largura desejada.

Figura 76. Uma lista de projetos do ProjectLibre com algumas informações

Clicar duas vezes em qualquer ponto da lista de projetos abre a janela “Informações sobre o Projeto”, com informações mais detalhadas sobre o projeto selecionado. Você também reparou em uma pequena caixa de rolagem no canto superior direito, com um nome de projeto? É o projeto ativo em que você está trabalhando, mas um clique na pequena seta abre uma janela que mostra os demais projetos ativos no programa ProjectLibre; isso permite alternar rapidamente para outro projeto.

Figura com projetos ativos

Relatório

Os relatórios devem ser impressos e lidos por quem se interessa pelo conteúdo ou por quem pretende investir dinheiro no seu projeto. Por isso, o formato do relatório é pensado para parecer melhor e mais atraente do que as visualizações na tela.

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Clicar no botão “Relatório”, na seção de comando “Exibição”, abre um belo relatório, figura 77.

Figura 77. O relatório “Detalhes do Projeto” usando a função de relatório do ProjectLibre

Mais adiante veremos como selecionar entre os vários tipos de relatório. Primeiro, vejamos os ícones logo acima do relatório. São ícones padrão e fáceis de explicar.

O primeiro, à esquerda, Salvar: para salvar este relatório em diferentes formatos, entre eles pdf, xml, htm, csv, xls, rtf;

2º, Imprimir: para gerar uma cópia impressa do seu relatório;

3º, Refrescar: gera uma nova versão do mesmo relatório, por exemplo, após uma atualização;

4º ao 8º: são funções voltadas principalmente a relatórios com várias páginas, para percorrê-las;

9º ao 11º: são botões para gerenciar o relatório na tela, ajustando-o à altura ou à largura da tela;

12º ao 14º: botões de zoom, para ampliar ou reduzir o relatório, para que caiba na tela ou para examiná-lo em detalhe.

Como foi dito, há uma variedade de relatórios para escolher, e há duas listas com opções relacionadas, figura 78.

Figura 78. Duas caixas de rolagem com listas relacionadas para selecionar o relatório desejado

Dependendo do que você escolher na lista de rolagem “Relatório”, outra lista ficará disponível para escolha. Ou seja, 4 opções principais e, a partir delas, de 6 a 12 opções adicionais; há uma boa chance de encontrar o relatório desejado.

Subvisualizações

Já explicamos como alterar o tamanho das subvisualizações; para facilitar o uso, você pode começar com a divisão entre a visualização principal e a subvisualização na metade da tela. A seleção feita na visualização principal tem alguma influência sobre as informações mostradas nas subvisualizações, como veremos mais adiante.

A troca de subvisualizações pode ser feita de duas formas: primeiro, pelos ícones da seção de comando “Subvisualização” e, segundo, pelos ícones no canto superior direito da tela, figura 79; o que é bem conveniente caso você esteja no menu principal “Tarefa” ou “Recurso” e não precise mudar primeiro para as visualizações.

Figura 79. Ícones das subvisualizações

Histograma

Clicar no ícone “Histograma” mostra a subvisualização de histogramas, com dados da visualização principal selecionada anteriormente, ou você pode selecioná-la depois. A tarefa ou o recurso selecionado na parte superior (visualização principal) será a fonte dos dados mostrados no histograma da subvisualização. Neste exemplo, está selecionada a tarefa “Ontwikkelen idee”. Na subvisualização, em recursos, “Ard” e “George” aparecem com um ponto verde, indicando que ambos estão atribuídos a essa tarefa. Com o recurso “Ard” selecionado, a opção “Atribuições não iniciadas” da lista disponível no “Filtro de recursos” permite exibir seus dados filtrados.

Figura 80. Uma subvisualização de histograma

As barras azuis do histograma correspondem ao recurso selecionado, “Ard” neste caso. As barras verdes correspondem ao projeto completo. A linha preta indica o percentual de disponibilidade dos recursos.

Gráficos

Clicar no ícone “Gráficos” mostra a subvisualização de gráficos, também relacionada à tarefa selecionada na visualização principal. Novamente, como exemplo, há uma captura de tela na figura 81.

Também nos gráficos, os recursos atribuídos à tarefa são indicados com um ponto verde. A lista “Filtro de recursos” oferece as mesmas opções, mas com mais itens para escolher.

Com as caixas de seleção, você pode optar por ver um histograma ou os contornos e, além disso, também pode visualizar o custo acumulado (neste caso) ao longo da duração do projeto.

Com os botões de opção “Trabalho” e “Custo”, aparecem listas diferentes, com muitas variáveis de entrada para escolher. Faça uma seleção e o resultado será mostrado no gráfico.

Uma explicação para alguns códigos de custo:

ACWP: Actual Cost of Work Performed (Custo Real do Trabalho Realizado)

BCWP: Budgeted Cost of Work Performed (Custo Orçado do Trabalho Realizado)

BCWS: Budgeted Cost of Work Scheduled (Custo Orçado do Trabalho Programado)

Figura 81. A subvisualização “Gráfico”

Uso de Tarefa

Clicar no ícone “Uso de Tarefa” mostra a subvisualização de uso de tarefa, também relacionada à tarefa selecionada na visualização principal: Brainstorming. Como exemplo, há uma captura de tela na figura 82.

Figura 82. A subvisualização “Uso de Tarefa”

Não há mais seleções aqui. O uso de tarefa dos recursos é mostrado em forma de tabela, do lado esquerdo. As colunas podem ser ocultadas ou novas podem ser adicionadas, como já explicado. Ela mostra que 4 pessoas participam da tarefa “Brainstorming”, com a quantidade de horas trabalhadas nessa tarefa, que faz parte da tarefa principal “Ontwikkelen idee”.

O lado direito da subvisualização mostra as horas trabalhadas nessa tarefa, por dia; é possível percorrer os dias do calendário com o controle deslizante no diagrama de Gantt, na parte superior.

Uso de Recursos

Clicar no ícone “Uso de Recursos” mostra a subvisualização do trabalho dos recursos, também relacionada à tarefa selecionada na visualização principal: Brainstorming. Como exemplo, há uma captura de tela na figura 83.

Figura 83. A subvisualização “Uso de Recursos”

Para os recursos atribuídos ao projeto (não apenas pessoas, mas também equipamentos, etc.), esta subvisualização “Uso de Recursos” mostra todas as horas trabalhadas nas diferentes tarefas do projeto, bem como, do lado direito, essas horas indicadas nos dias trabalhados no projeto. Ela também mostra o total de horas de cada recurso, enquanto, para o gestor, é somado o total de todas as horas trabalhadas. As colunas podem ser alteradas, ocultando algumas ou adicionando novas colunas, da maneira já conhecida.

A coluna “Contorno do trabalho” mostra uma pequena janela de rolagem após um clique com o botão direito do mouse. Ali você pode indicar o formato do padrão de trabalho do recurso para a tarefa; você pode preferir um padrão uniforme ou, talvez, concentrado no início; eu sempre tenho receio do padrão concentrado no final, pois as horas que já passaram, já passaram. Observe também que, na coluna “Taxa de Custo”, você pode indicar qual das taxas de mão de obra do recurso é aplicável.

Sem Subjanela

Esta função é a mais fácil de explicar: clicar em “Sem Subjanela” fecha qualquer subjanela que esteja aberta.