ProjectLibre Desktop · Praca z ProjectLibre
Widoki
Wszystkie widoki ProjectLibre Desktop — widoki zadań, zasobów, projektów i raportów — oraz widoki podrzędne: histogram, wykresy i użycie.
Wiele widoków dostępnych w poleceniu „Widok” jest identycznych z widokami w sekcjach poleceń „Zadanie” i „Zasób”, np. arkusze kalkulacyjne „Gantt” i „Zasób”. Aby ułatwić korzystanie z tego podręcznika, tekst i ilustracje zostały tu powtórzone, a ponadto podano odsyłacz do wcześniejszych sekcji.
Ważną cechą sekcji „Widok” jest możliwość wyświetlania widoków podrzędnych w dolnej części ekranu — za pomocą ikon w sekcji „Widok podrzędny” polecenia „Widok” albo ikon w górnym rzędzie po prawej stronie.
„Widoki podrzędne” znajdują się zawsze w dolnej części ekranu, ale w odróżnieniu od podziału pionowego w arkuszu kalkulacyjnym „Gantt” ekrany „Widok – widoki podrzędne” są podzielone poziomo. Rozmiar górnej i dolnej części można zmienić myszą (rysunek 75): po kliknięciu linii podziału pojawia się podwójna strzałka, a następnie można dowolnie przesunąć myszą ten poziomy podział.
Widoki zadań
Gantt
Zaczynając od lewej strony tego rzędu funkcji, w sekcji „Widoki”, przycisk „Wykres Gantta” jest już częściowo znany, ponieważ został przedstawiony wcześniej. Kliknięcie go lewym przyciskiem myszy wyświetla domyślny arkusz kalkulacyjny z gotowymi etykietami przydatnymi w zarządzaniu projektem — Nazwa, Czas trwania, Rozpoczęcie, Zakończenie itp. Z tym dostosowanym arkuszem kalkulacyjnym, znajdującym się w lewej dolnej części strony Gantta w ProjectLibre, wiąże się kilka szczególnych funkcji.
Pierwsza kolumna to po prostu kolejna numeracja każdego zadania i podzadania, zaczynająca się od 1 i rosnąca o jeden z każdym kolejnym wierszem. Kolumna ta jest więc numerem wiersza arkusza kalkulacyjnego „Zadanie”.
Druga kolumna daje pewną swobodę w dostosowaniu arkusza do własnych potrzeb. Zawiera kółko z literą „i” (purpurowy prostokąt na rysunku 30), co ma zapewne sugerować, że ikona ta pozwala wstawiać nowe kolumny. Kliknięcie ikony lewym przyciskiem myszy podświetla na czarno całą kolumnę, co pozwala zmienić wszystkie wiersze zgodnie z potrzebami. (Podobnie kliknięcie lewym przyciskiem w pierwszym wierszu, czyli wierszu tytułowym, podświetla ten wiersz, co pozwala wstawić wiele wierszy naraz). Kliknięcie ikony prawym przyciskiem myszy otwiera okno dialogowe z trzema opcjami: (1) Wstaw kolumnę, (2) Ukryj kolumnę i (3) Znajdź. Wybranie dowolnej z nich otwiera okno dialogowe, w którym wprowadza się dalsze informacje. Okno dialogowe pierwszej z tych opcji pokazano poniżej (rysunek 31). Do wyboru jest wiele pól (zob. definicje na początku podręcznika), a dokonanie wyboru powoduje wstawienie dodatkowej kolumny (rysunek 32) z etykietą wybraną w polu „Pole”. W naszym przykładzie nowa kolumna nosi etykietę „Rozpoczęcie planu bazowego1”. Funkcja ta pozwala analitykowi bardzo elastycznie dostosować zawartość wykresu Gantta do śledzenia projektu.
Opcja „Ukryj kolumnę” w tym oknie dialogowym pozwala użytkownikowi usunąć tę nową kolumnę (lub dowolną inną widoczną kolumnę). Opcja „Znajdź” otwiera natomiast okno dialogowe (pokazane na rysunku 33), które umożliwia wyszukanie nazwy pola.
Sieć
Rysunek 34 przedstawia w skróconej formie wszystkie zadania naszego przykładowego planu projektu New Shower. W pewnym sensie widok „Sieć” jest bardzo podobny do prawej strony wykresu Gantta (rysunek 30) — informacje są te same. Widok „Sieć” przedstawia je po prostu w postaci schematu przepływu i przenosi dane z każdego wiersza zadania do odpowiedniego bloku. Analityk może też przesuwać bloki zadań na diagramie, aby zmienić jego układ graficzny: wystarczy najechać kursorem na obrys bloku, który ma zostać przesunięty, i zaczekać, aż pojawi się ikona dłoni. Następnie należy kliknąć i przytrzymać lewy przycisk myszy, po czym przenieść zaznaczony blok w dowolne miejsce na białym polu. Podobnie po najechaniu kursorem na miejsce wewnątrz bloku i kliknięciu lewym przyciskiem można wpisać z klawiatury dodatkowy lub poprawiony tekst.
Powiązania między zadaniami zostają zachowane, a ścieżka krytyczna jest dodatkowo oznaczona czerwonym obrysem odpowiednich bloków. W tym widoku powiązania można również dodawać, usuwać i modyfikować. Po najechaniu kursorem na linię współzależności między zadaniami pojawia się znak plus. Kliknięcie lewym przyciskiem myszy otwiera wówczas okno dialogowe (rysunek 35), które pozwala dowolnie zmienić połączenie. Okno to przedstawia sekwencję współzależności Od–Do wraz z etykietami obu zadań, co ułatwia ich identyfikację. Następnie oferuje cztery możliwe typy współzależności: FS (opcja domyślna), FF, SF i SS. FS oznacza zakończenie–rozpoczęcie (zadania Od i zadania Do), FF — zakończenie–zakończenie, SF — rozpoczęcie–zakończenie, a SS — rozpoczęcie–rozpoczęcie. Wybór typu połączenia w oczywisty sposób zmienia przepływ pracy między zadaniami. Opcja domyślna jest zdecydowanie najczęściej stosowana. Warto zauważyć, że okno to pozwala również dodać między zadaniami zwłokę (czas wolny) w postaci wartości liczbowej w godzinach, dniach lub innych odpowiednich jednostkach czasu. Dolny rząd czterech przycisków pozwala całkowicie usunąć powiązanie, zaakceptować wprowadzone zmiany, anulować operację lub przejść do dokumentacji pomocy online w witrynie www.projectlibre.com, w menu Community, po zalogowaniu się w witrynie.
Widok „Sieć” nie przedstawia natomiast chronologii zadań równie pełno (nie ma w nim kalendarza — są tylko daty rozpoczęcia i zakończenia pokazujące przebieg zadań).
SPP
Rysunek 37 przedstawia domyślny wykres, który pojawia się po kliknięciu lewym przyciskiem myszy opcji SPP (niebieska elipsa na rysunku 36). Diagram ten jest podobny do widoku przepływu „Sieć” pod tym względem, że każdy blok jest osobny. Wpisy tekstowe wewnątrz bloku odpowiadają jednak polom z oryginalnego arkusza kalkulacyjnego „Gantt” — w pokazanym przykładzie „Koszt” (co oznacza, że koszty wprowadzane w trakcie realizacji projektu analityk lub kierownik może monitorować z poziomu tego bloku) oraz „Budżet”. Warto zauważyć, że ten drugi wpis jest pusty — chyba że dodamy kolumnę „Budżet”.
Wykres ten można modyfikować w podobny sposób jak wykres widoku „Sieć”. Kliknięcie lewym przyciskiem myszy tekstu w bloku pozwala go zmienić. Najechanie myszą na obrys bloku pozwala natomiast go przesunąć. Na przykład rysunek 36 przedstawia bloki zadań naszego przykładowego projektu ułożone poziomo.
Pionowe ułożenie SPP (rysunek 37) może lepiej odpowiadać potrzebom i być bardziej czytelne. Bloki przesuwa się tak samo, jak opisano w akapicie o widoku „Sieć”: należy najechać kursorem na obrys bloku, który ma zostać przesunięty, a następnie kliknąć go lewym przyciskiem myszy i przeciągnąć w wybrane miejsce. Linie połączeń można zmieniać podobnie jak powiązania w widoku „Sieć”. Okno dialogowe jest oczywiście nieco inne (rysunek 38) — analityk może w nim jedynie usunąć relację hierarchiczną (co odpowiada wybraniu polecenia „Wysunięcie” dla podzadania) albo ją zaakceptować.
Jeszcze jedna uwaga: gdy tekst w blokach (np. opis zadania) jest szerszy niż blok, kliknięcie lewym przyciskiem myszy wewnątrz obszaru tekstu wyświetla resztę wiersza. Ten sposób „zajrzenia w prawo” działa również w opisanym wcześniej widoku „Sieć”. Warto wówczas upewnić się, że kursor znajduje się w wierszu tekstu, który ma zostać wyświetlony w całości.
Użycie zadania
Kolejną opcją w sekcji „Widoki” wstążki poleceń jest widok „Użycie zadania” (rysunek 39), który na podstawie wprowadzonych informacji przedstawia pracę w godzinach. Lewa połowa widoku (arkusz kalkulacyjny) podsumowuje łączną liczbę godzin przydzielonych do każdego zadania, a prawa połowa (plan harmonogramu) przedstawia godzinowy rozkład dostępnych godzin pracowników w czasie. Arkusz jest identyczny z opisanym wcześniej arkuszem wykresu Gantta — jedyną różnicą wydaje się jasnobeżowe tło tych informacji w widoku „Użycie zadania”.
Prawa strona widoku przedstawia zaplanowaną pracę. Warto zauważyć, że zaplanowana praca zadania jest sumą czasu przydzielonego podzadaniom na każdym poziomie hierarchii. Na przykład godziny z wierszy 3 i 4 sumują się do łącznej liczby godzin zadania nadrzędnego w wierszu 2 (zielony prostokąt) w każdym miesiącu. Godziny po prawej stronie widoku można edytować bezpośrednio, jest jednak całkiem możliwe (a nawet prawdopodobne), że zmieni to sumy po lewej stronie i wprowadzi do harmonogramu ułamkowe godziny lub dni.
Widoki zasobów
Zasoby
Arkusz kalkulacyjny „Zasoby” pojawia się po kliknięciu przycisku „Zasoby” w grupie „Widoki”.
Arkusz ten zawiera wszystkie dane zasobów, takie jak: nazwa, RBS, typ, adres e-mail, inicjały, stawka godzinowa, stawka za nadgodziny, kalendarz bazowy itd.
ProjectLibre wykorzystuje informacje z tego arkusza do obliczeń dotyczących projektu, np. czasu pracy danej osoby w zależności od jej maksymalnej liczby jednostek albo wydatków według stawek poszczególnych osób. Arkusz można wypełniać, wpisując dane bezpośrednio w komórkach, a kliknięcie prawym przyciskiem myszy otwiera okno z wygodnymi funkcjami pomocniczymi.
Arkusz jest elastyczny i łatwo dostosować go do własnych potrzeb, ukrywając kolumny lub dodając nowe. Aby ukryć kolumnę, wystarczy kliknąć „Ukryj kolumnę” — wybrana kolumna znika z widoku, ale nie zostaje usunięta. Aby dodać nową kolumnę, należy kliknąć „Wstaw kolumnę” — pojawi się okno „Wstaw kolumnę”. Pozwala ono wybrać z długiej listy kolumnę do dodania; należy zaznaczyć potrzebną kolumnę i potwierdzić, klikając „OK”.
Każdemu zasobowi lub osobie można przypisać osobny kalendarz bazowy. Na przykład dźwig może mieć kalendarz 24-godzinny, a każdy z operatorów dźwigu — kalendarz 8- lub 12-godzinny, odpowiadający jego zmianie.
Dwukrotne kliknięcie myszą otwiera okno „Informacje o zasobie”, opisane w dalszej części.
RBS
Struktura podziału zasobów (RBS) przedstawia na rozbudowanej liście hierarchiczną strukturę zasobów — od personelu, przez narzędzia, materiały i sprzęt, po inne usługi. Koszt nie jest zasobem jako takim, choć wszystkie zasoby kosztują. Kliknięcie przycisku „RBS” na wstążce poleceń „Zasoby” wyświetla ten schemat, rysunek 68.
Każdy blok reprezentuje zasób i przedstawia wydatki na ten zasób, wynikające z jego wykorzystania w projekcie, w odniesieniu do budżetu.
Hierarchiczną relację między zasobami oznacza linia. Kliknięcie tej linii otwiera nowe okno, w którym można ją usunąć przyciskiem „Usuń”, rysunek 70.
Można również utworzyć nową linię relacji między zasobami: po kliknięciu wewnątrz bloku zasobu pojawia się linia biegnąca od bloku do kursora, z symbolem ∞; kliknięcie drugiego bloku tworzy nową relację.
Użycie zasobu
Szczegółowy arkusz ze wszystkimi danymi o użyciu zasobów w podziale na zadania pojawia się po kliknięciu przycisku „Użycie zadania” w poleceniu „Zasób”, rysunek 71. Po lewej stronie, w kolumnie, wyświetlane jest „Użycie według zasobu”, a także jego „Użycie według zadania” w godzinach, łączna liczba godzin, informacja o zastosowaniu uśredniania itp. Kliknięcie nagłówka kolumny pozwala ją ukryć, a nawet utworzyć nową. Otwiera się wówczas okno „Nowa kolumna”, w którym można wybrać kolumnę z długiej listy, obejmującej również dane kosztowe.
Po prawej stronie arkusza przydzielone godziny dla każdego zasobu i zadania są przedstawione na osi czasu, w godzinach, dniach lub tygodniach. Skalę czasu można zmieniać przyciskami „Powiększ” i „Pomniejsz” — od godzin do kwartałów. Myszą można również zmieniać rozmiar lewego i prawego panelu tego ekranu, klikając i przeciągając.
Inne widoki
Na szczęście w „Innych widokach” dostępne są ciekawe funkcje, które oferują nowe widoki, a nawet różnego rodzaju raporty.
Projekty
Kliknięcie przycisku „Projekty” w sekcji „Widok” otwiera ekran przedstawiający wszystkie projekty aktualnie otwarte w ProjectLibre, rysunek 76. Dzięki temu można łatwo i szybko przełączać się między zarządzanymi projektami. Kliknięcie nagłówka kolumny prawym przyciskiem myszy otwiera małe okno, które pozwala ukryć zaznaczoną kolumnę lub dodać nową. Dodawanie nowej kolumny — przez wybór w oknie „Nowa kolumna” — zostało opisane wcześniej. Szerokość kolumny można łatwo zmienić, przesuwając kursor na krawędź nagłówka kolumny; gdy pojawi się podwójna strzałka, należy przeciągnąć myszą do uzyskania żądanej szerokości.
Dwukrotne kliknięcie w dowolnym miejscu listy projektów otwiera okno „Informacje o projekcie” ze szczegółowymi danymi wybranego projektu. Warto też zwrócić uwagę na małą listę rozwijaną z nazwą projektu w prawym górnym rogu. Wskazuje ona projekt, nad którym aktualnie się pracuje, a kliknięcie małej strzałki otwiera okno z pozostałymi aktywnymi projektami w programie ProjectLibre, co pozwala szybko przejść do innego projektu.
Raport
Raporty są drukowane i czytane przez osoby zainteresowane ich treścią lub przez te, które mają zainwestować pieniądze w projekt. Dlatego raporty mają lepszy i bardziej atrakcyjny format niż widoki na ekranie.
Kliknięcie przycisku „Raport” w sekcji poleceń „Widok” otwiera estetyczny raport, rysunek 77.
W dalszej części opisano, jak wybierać różne raporty. Najpierw jednak warto omówić ikony znajdujące się tuż nad raportem. Są to standardowe ikony, których działanie łatwo wyjaśnić.
Pierwsza z lewej, Zapisz: zapisuje raport w różnych formatach, m.in. pdf, xml, htm, csv, xls, rtf,
Druga, Drukuj: drukuje raport na papierze,
Trzecia, Odśwież: tworzy nową wersję tego samego raportu, np. po aktualizacji danych,
Od 4. do 8.: funkcje przeznaczone głównie dla raportów wielostronicowych, służące do przewijania stron,
Od 9. do 11.: przyciski do dopasowania raportu na ekranie — do wysokości lub szerokości ekranu,
Od 12. do 14.: przyciski powiększenia, pozwalające powiększyć lub pomniejszyć raport, aby zmieścił się na ekranie lub aby przyjrzeć mu się dokładniej.
Jak wspomniano, do wyboru jest wiele raportów; służą do tego dwie listy z powiązanymi opcjami, rysunek 78.
W zależności od wyboru na liście rozwijanej „Raport” udostępniana jest kolejna lista. Są więc 4 opcje główne, a do każdej z nich od 6 do 12 dodatkowych — istnieje duża szansa, że potrzebny raport się znajdzie.
Widoki podrzędne
Sposób zmiany rozmiaru widoków podrzędnych został już wyjaśniony; dla wygody można zacząć od podziału ekranu na pół między widok główny i widok podrzędny. Wybór dokonany w widoku głównym ma pewien wpływ na informacje wyświetlane w widokach podrzędnych, co zostanie pokazane dalej.
Widoki podrzędne można przełączać na dwa sposoby: ikonami w sekcji poleceń „Widok podrzędny” albo ikonami w prawym górnym rogu ekranu, rysunek 79. Ten drugi sposób jest bardzo wygodny podczas pracy w menu głównym „Zadanie” lub „Zasób”, ponieważ nie trzeba najpierw przechodzić do widoków.
Histogram
Kliknięcie ikony „Histogram” wyświetla widok podrzędny histogramu z danymi z wybranego wcześniej widoku głównego; widok główny można też wybrać później. Źródłem danych w histogramie jest zadanie lub zasób wybrany w górnej części ekranu (widoku głównym). W tym przykładzie wybrane jest zadanie „Ontwikkelen idee”. W widoku podrzędnym, na liście zasobów, „Ard” i „George” są oznaczeni zieloną kropką, co wskazuje, że obaj są przydzieleni do tego zadania. Jako zasób wybrany jest „Ard”, a opcja „Przydziały nierozpoczęte” z listy „Filtr zasobów” pozwala wyświetlić jego przefiltrowane dane.
Niebieskie słupki histogramu dotyczą wybranego zasobu — w tym przypadku „Ard”. Zielone słupki dotyczą całego projektu. Czarna linia wskazuje procentową dostępność zasobów.
Wykresy
Kliknięcie ikony „Wykresy” wyświetla widok podrzędny wykresów, ponownie powiązany z zadaniem wybranym w widoku głównym. Przykładowy zrzut ekranu przedstawia rysunek 81.
Również na wykresach zasoby przydzielone do zadania są oznaczone zieloną kropką. Lista „Filtr zasobów” oferuje te same opcje, ale jest tu więcej elementów do wyboru.
Za pomocą pól wyboru można wyświetlić histogram lub rozkłady, a dodatkowo także koszt skumulowany (w tym przypadku) w całym okresie trwania projektu.
Przyciski opcji „Praca” i „Koszt” wyświetlają różne listy z wieloma zmiennymi do wyboru. Po dokonaniu wyboru wynik zostaje przedstawiony na wykresie.
Objaśnienie niektórych skrótów kosztowych:
ACWP: rzeczywisty koszt wykonanej pracy
BCWP: budżetowany koszt wykonanej pracy
BCWS: budżetowany koszt zaplanowanej pracy.
Użycie zadania
Kliknięcie ikony „Użycie zadania” wyświetla widok podrzędny użycia zadania, ponownie powiązany z zadaniem wybranym w widoku głównym: Brainstorming. Przykładowy zrzut ekranu przedstawia rysunek 82.
Nie ma tu dalszych opcji do wyboru. Użycie zadania przez zasoby jest przedstawione w formie tabeli po lewej stronie. Kolumny można ukrywać lub dodawać nowe w opisany wcześniej sposób. Widać, że w zadaniu „Brainstorming”, które jest częścią zadania głównego „Ontwikkelen idee”, uczestniczą 4 osoby, wraz z liczbą godzin przepracowanych przy tym zadaniu.
Prawa strona widoku podrzędnego przedstawia godziny przepracowane przy tym zadaniu w podziale na dni; dni kalendarza można przesuwać suwakiem na górnym wykresie Gantta.
Użycie zasobu
Kliknięcie ikony „Użycie zasobu” wyświetla widok podrzędny pracy zasobów, ponownie powiązany z zadaniem wybranym w widoku głównym: Brainstorming. Przykładowy zrzut ekranu przedstawia rysunek 83.
Dla zasobów przydzielonych do projektu (nie tylko osób, lecz także np. sprzętu) widok podrzędny „Użycie zasobu” przedstawia wszystkie godziny przepracowane przy poszczególnych zadaniach projektu, a po prawej stronie — te same godziny w podziale na dni pracy nad projektem. Wyświetla również łączną liczbę godzin każdego zasobu, a w przypadku kierownika sumowane są wszystkie godziny pracy. Kolumny można zmieniać w znany już sposób — ukrywając niektóre lub dodając nowe.
Po kliknięciu prawym przyciskiem myszy kolumna „Rozkład pracy” wyświetla małą listę rozwijaną. Można w niej wskazać kształt rozkładu pracy zasobu w danym zadaniu — płaski albo z obciążeniem na początku; rozkładu z obciążeniem na końcu autor zawsze się obawia, bo czasu, który minął, nie da się odzyskać. Warto też zauważyć, że w kolumnie „Tabela stawek kosztów” można wskazać, która ze stawek zasobu ma zastosowanie.
Brak podokna
Tę funkcję najłatwiej wyjaśnić: kliknięcie „Brak podokna” zamyka każde otwarte podokno.