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Vistas
Todas las vistas de ProjectLibre Desktop: de tareas, de recursos, de proyecto y de informe, y las subvistas de histograma, gráficos y uso.
Muchas vistas del comando «Ver» son idénticas a las vistas de las secciones de comando «Tarea» y «Recurso», por ejemplo las hojas de cálculo «Gantt» y «Recurso». Para simplificar el uso de este manual, el texto y las imágenes se repiten aquí, con un enlace también a las secciones anteriores.
Una característica importante de la sección «Ver» es la posibilidad de mostrar subvistas en la parte inferior de la pantalla, ya sea desde el comando «Ver» con los iconos de la sección «Subvista» o con los iconos de la fila superior derecha.
Las «Subvistas» están siempre en la parte inferior, pero a diferencia de la división vertical de la hoja de cálculo «Gantt», las pantallas de Vista – «Subvistas» tienen una división horizontal. Con el mouse, figura 75, se puede cambiar el tamaño de la parte superior e inferior: haga clic en la línea de división, aparecerá una doble flecha y con el mouse puede mover esta división horizontal como desee.
Vistas de tareas
Gantt
Comenzando en el lado izquierdo de esta fila de funciones, en la sección «Vistas», el botón «Diagrama de Gantt» ya nos resulta algo familiar, pues lo presentamos anteriormente. Al hacer clic izquierdo en este botón aparece la hoja de cálculo predeterminada, preetiquetada con etiquetas convenientes para la gestión de proyectos: Nombre, Duración, Comienzo, Fin y similares. Hay algunas características propias de esta hoja de cálculo en la parte inferior izquierda de la página de Gantt de ProjectLibre.
La primera columna es simplemente un esquema de numeración secuencial para cada tarea y subtarea, que comienza en 1 y aumenta de uno en uno con cada fila adicional. Por tanto, esta columna es el número de fila de la hoja de cálculo «Tarea».
La segunda columna ofrece cierta flexibilidad para adaptar la hoja de cálculo a sus propias necesidades. Tiene un círculo con una «i» (rectángulo magenta en la figura 30), quizá para sugerir que este icono permite insertar nuevas columnas. Si hace clic izquierdo en el icono, toda la columna se resalta en negro y puede modificar todas las filas a su gusto. (De igual modo, al hacer clic izquierdo en la primera fila o en el título también se resalta esa fila, para insertar varias filas a la vez). Si hace clic derecho en el icono, aparece un cuadro de diálogo con tres opciones: (1) Insertar columna, (2) Ocultar columna y (3) Buscar. Al seleccionar cualquiera de ellas aparece un cuadro de diálogo para introducir más información. El cuadro de diálogo de la primera de estas opciones se muestra a continuación (figura 31). Hay varias opciones para la variable de campo (consulte las definiciones al principio del manual), y al hacer una selección se inserta una columna adicional (figura 32) etiquetada con el «Campo» elegido. En nuestro ejemplo, la nueva columna lleva la etiqueta «Comienzo de línea base1». Esta función permite al analista adaptar con mucha flexibilidad el contenido del diagrama de Gantt para hacer el seguimiento del proyecto.
La opción «Ocultar columna» de este cuadro de diálogo permite al usuario eliminar esta nueva columna (o cualquier otra columna visible) seleccionando esa opción. Por último, la opción «Buscar» abre un cuadro de diálogo (figura 33) que permite buscar un nombre de campo.
Red
La figura 34 muestra, en forma resumida, cada una de las tareas de nuestro proyecto de ejemplo New Shower. En cierto sentido, esta vista «Red» es muy similar al lado derecho del diagrama de Gantt (figura 30): la información es la misma. La vista «Red» simplemente presenta esa información en un diagrama de flujo y reubica los datos de cada fila de tareas dentro del bloque correspondiente. El analista también puede mover los bloques de tareas en el diagrama para cambiar la presentación gráfica, colocando el cursor sobre el contorno del bloque que desea mover y esperando a que aparezca un icono de mano. Haga clic izquierdo, mantenga pulsado el botón y reposicione el bloque seleccionado donde desee, dentro del espacio en blanco. De igual modo, si coloca el cursor sobre un punto en el interior de un bloque y hace clic izquierdo, puede introducir texto adicional o corregido con el teclado.
Los vínculos entre las tareas se conservan y la ruta crítica también se marca con un contorno rojo en esos bloques. Los vínculos también se pueden agregar, eliminar o modificar en esta vista. Si coloca el cursor sobre una línea de conexión de dependencia entre tareas, aparece un signo más. Al hacer clic izquierdo aparece entonces un cuadro de diálogo (figura 35) que le permite modificar la conexión como desee. Este cuadro de diálogo presenta la secuencia de dependencia De-Hasta, con ambas etiquetas para una identificación clara. Luego ofrece cuatro tipos posibles de conexión de dependencia: FS (la opción predeterminada), FF, SF y SS. FS significa De fin a inicio (de la tarea «De» a la tarea «Hasta»), FF significa De fin a fin, SF indica De inicio a fin y SS significa De inicio a inicio. La elección del tipo de conexión altera, obviamente, el flujo de trabajo entre tareas. La opción predeterminada es, con diferencia, la más utilizada. Observe que este cuadro de diálogo también permite agregar un tiempo de posposición (libre) entre tareas, con un valor numérico en horas, días u otra unidad de tiempo adecuada. La fila inferior, con cuatro opciones, le permite eliminar por completo el vínculo, aceptar los cambios realizados, cancelar la operación o ir a la documentación de ayuda en línea, ubicada en www.projectlibre.com, en el menú Community, una vez que haya iniciado sesión en el sitio web.
Por último, la vista «Red» no muestra la cronología de las tareas de forma tan completa (no hay calendario, solo fechas de comienzo y fin, que muestre el avance de las tareas).
EDT
La figura 37 es el gráfico predeterminado que aparece al seleccionar EDT (elipse azul en la figura 36) con un clic izquierdo. Este diagrama es similar a la vista de flujo «Red» de las tareas, en el sentido de que cada bloque está separado. Sin embargo, las entradas de texto dentro del bloque están relacionadas con los campos de la hoja de cálculo «Gantt» original; en el ejemplo mostrado, «Costo» (lo que implica que, a medida que se introducen los costos a lo largo de la vida de un proyecto, el analista o el gestor pueden supervisarlos desde este bloque) y «Presupuesto». Observe que esta segunda entrada está en blanco, por si agregamos una columna de «Presupuesto».
Este gráfico se puede modificar de forma muy parecida al gráfico de la vista «Red». Al hacer clic izquierdo en el texto de un bloque se puede modificar ese texto. Además, al colocar el cursor sobre el contorno de un bloque se puede mover el bloque. Por ejemplo, la figura 36 muestra los bloques de tareas de nuestro proyecto de ejemplo dispuestos en una configuración horizontal.
Puede resultar más adecuado y más descriptivo organizar la EDT en forma vertical (figura 37). Para mover los bloques se procede igual que en el párrafo sobre la vista «Red»: coloque el cursor sobre el contorno del bloque que desea mover y, con clic izquierdo, arrástrelo hasta la posición deseada. Las líneas de conexión se pueden modificar de forma similar a como se describe para los vínculos de la vista «Red». Por supuesto, el cuadro de diálogo es ligeramente diferente (figura 38), y el analista solo puede eliminar la relación jerárquica (equivalente a seleccionar «Anular sangría» en la línea de comandos para la subtarea) o aceptarla.
Una última nota: cuando el texto de los cuadros (las descripciones de las tareas, por ejemplo) supera el ancho mostrado en el cuadro, un clic izquierdo con el cursor dentro del área de texto mostrará el resto de la línea. Este truco de «mirar a la derecha» también funciona en la vista «Red» descrita en el párrafo anterior. En ese caso, conviene asegurarse de que el cursor esté sobre la línea de texto que se desea ampliar para verla.
Uso de tareas
La siguiente opción de la sección «Vistas» de la cinta de comandos es la vista «Uso de tareas» (figura 39), que muestra el trabajo por horas a partir de la información introducida. La mitad izquierda (la hoja de cálculo) de la vista resume la asignación total de horas de cada tarea, mientras que la mitad derecha (el plan de programación) muestra el perfil horario de las horas disponibles de los trabajadores frente al tiempo cronológico. La hoja de cálculo es idéntica a la del diagrama de Gantt descrita antes; la única diferencia parece ser el color de fondo tostado claro de esta información en la vista «Uso de tareas».
El lado derecho de la vista muestra el trabajo programado. Observe que el trabajo programado de una tarea es la suma del tiempo asignado a las subtareas dentro de cada nivel jerárquico. Por ejemplo, la suma de las horas de las líneas 3 y 4 da el total de horas de la tarea principal de la línea 2 (rectángulo verde) para cada mes. Es posible editar directamente las horas en el lado derecho de esta vista, pero también es bastante posible (quizá incluso probable) que al hacerlo se alteren los totales del lado izquierdo y que se incorporen fracciones de horas o de días a la programación.
Vistas de recursos
Recursos
La hoja de cálculo «Recursos» aparece al hacer clic con el mouse en el botón «Recursos» del grupo «Vistas».
Esta hoja de cálculo contiene todos los detalles sobre los recursos, como: nombre, RBS, tipo, dirección de correo electrónico, iniciales, tarifa por hora, tarifa de horas extra, calendario base, etc.
ProjectLibre utiliza la información de esta hoja de cálculo para hacer los cálculos de su proyecto, por ejemplo, la duración del trabajo de una persona en función de sus unidades máximas, o el gasto a partir de las tarifas personales, etc. Se puede completar la hoja de cálculo escribiendo directamente en las celdas, y un clic derecho ofrece una ventana con funciones que facilitan la tarea.
La hoja de cálculo es flexible y fácil de adaptar a sus necesidades, ocultando una columna o agregando otras nuevas. Para ocultar una columna, simplemente haga clic en «Ocultar columna» y la columna seleccionada desaparece de la vista, aunque no se elimina. Para agregar una columna nueva, haga clic en «Insertar columna» y aparecerá una nueva ventana «Insertar columna». Esta ventana le permite elegir, de una larga lista desplegable, la columna que desea agregar; seleccione la columna que necesita y confirme con un clic en «Aceptar».
Es posible asignar un calendario base distinto a cada recurso o persona. Por ejemplo, una grúa puede tener un calendario de 24 horas, mientras que los conductores de la grúa tienen cada uno un calendario de 8 o 12 horas para sus respectivos turnos.
Un doble clic con el mouse abre la ventana «Información del recurso», que se describe más adelante.
RBS
La Estructura de desglose de recursos (RBS) muestra, en una lista extensa, una estructura jerárquica de recursos: personal, herramientas, materiales, equipos y otros servicios. El costo no es en sí un recurso, aunque todos los recursos cuestan dinero. Al hacer clic en el botón «RBS» de la cinta de comandos «Recursos» se muestra este esquema, figura 68.
Cada bloque representa un recurso e indica el gasto de ese recurso, por su uso en el proyecto, frente al presupuesto.
La relación jerárquica entre los recursos se indica con una línea. Al hacer clic en esta línea de relación se abre una nueva ventana que permite eliminarla haciendo clic en el botón «Quitar», figura 70.
También está disponible la opción de crear una nueva línea de relación entre recursos: haga clic con el mouse dentro de un bloque de recurso y aparecerá una línea desde ese bloque hasta el mouse, con un símbolo ∞; haga clic en el otro bloque para crear la nueva relación.
Uso de recursos
Al hacer clic en el botón «Uso de tareas» del comando «Recurso» se muestra una hoja de cálculo detallada con todos los datos de uso de cada recurso por tarea, figura 71. En el lado izquierdo, en una columna, se indica el «Uso por recurso», y también su «Uso por tarea» en horas, un total de horas y dónde se ha aplicado un promedio, etc. Un clic en el encabezado de la columna permite ocultarla o incluso crear una nueva. Se abre una ventana «Nueva columna» que le permite elegir la columna de una larga lista, entre ellas algunos datos de costos.
En el lado derecho de esta hoja de cálculo se indican, con una estructura de fechas, las horas asignadas por recurso y tarea, en horas, días o semanas. La escala de tiempo se puede ajustar con los botones «Acercar» o «Alejar», de las horas hasta los trimestres del año. El mouse también le permite cambiar el tamaño de los paneles izquierdo y derecho de esta pantalla, con un clic y arrastre.
Otras vistas
Por suerte, «Otras vistas» ofrece algunas funciones interesantes, con vistas nuevas e incluso informes de distintos tipos.
Proyectos
Al hacer clic en el botón «Proyectos» de la sección «Ver» del comando se abre una pantalla con todos los proyectos que tiene abiertos en ese momento en ProjectLibre, figura 76. Esto facilita mucho y agiliza el cambio entre los distintos proyectos que está gestionando. Un clic derecho en el encabezado de una columna abre una pequeña ventana que permite ocultar la columna marcada o agregar una nueva. La forma de agregar una nueva columna se explicó antes: se selecciona en una ventana «Nueva columna». El ancho de la columna se puede cambiar fácilmente moviendo el mouse hacia el borde del encabezado; cuando aparece una doble flecha, puede arrastrar hasta obtener el ancho deseado.
Al hacer doble clic en cualquier lugar de la lista de proyectos se abre la ventana «Información del proyecto», con información más detallada sobre el proyecto seleccionado. ¿Ha notado también un pequeño cuadro desplegable en la esquina superior derecha, con el nombre de un proyecto? Es el proyecto activo en el que está trabajando, pero al hacer clic en la pequeña flecha se abre una ventana con los demás proyectos activos en el programa ProjectLibre; esto permite pasar rápidamente a otro proyecto.
Informe
Los informes se deben imprimir y entregar a quienes están interesados en su contenido, o a quienes se supone que invertirán su dinero en el proyecto. Por eso, el formato del informe resulta más atractivo y cuidado que las vistas en pantalla.
Al hacer clic en el botón «Informe» de la sección de comandos «Ver» se abre un informe bien presentado, figura 77.
Más adelante veremos cómo elegir entre los distintos tipos de informe. Veamos primero los iconos situados justo encima del informe. Son iconos estándar y se explican fácilmente.
El primero, Guardar: para guardar este informe en distintos formatos, entre ellos pdf, xml, htm, csv, xls, rtf.
El segundo, Imprimir: para hacer una copia impresa de su informe.
El tercero, Actualizar: genera una nueva versión del mismo informe, por ejemplo tras una actualización.
Del 4.º al 8.º: funciones pensadas sobre todo para informes de varias páginas, para desplazarse por ellas.
Del 9.º al 11.º: botones para gestionar el informe en pantalla, ajustándolo a la altura o al ancho de la pantalla.
Del 12.º al 14.º: botones de zoom para ampliar o reducir el informe, y así ajustarlo a la pantalla o examinar los detalles.
Como se ha dicho, hay toda una variedad de informes entre los que elegir, y para ello dispone de dos listas desplegables con opciones relacionadas, figura 78.
Según lo que elija en la lista desplegable «Informe», estará disponible otra lista para elegir. Así, con 4 opciones principales y entre 6 y 12 opciones adicionales a partir de cada una, es muy probable que encuentre el informe que busca.
Subvistas
Ya explicamos cómo cambiar el tamaño de las subvistas; para facilitar su uso, puede empezar con la vista principal y la subvista divididas por la mitad en la pantalla. La selección hecha en la vista principal influye en la información que se muestra en las subvistas, como veremos más adelante.
El cambio de subvista se puede hacer de dos formas: con los iconos de la sección de comandos «Subvista», o con los iconos de la parte superior derecha de la pantalla, figura 79, lo que resulta muy práctico si estaba viendo el menú principal «Tarea» o «Recurso» y no quiere pasar antes por «Vistas».
Histograma
Al hacer clic en el icono «Histograma» se muestra la subvista de histogramas, con los datos de la vista principal seleccionada antes, aunque también puede seleccionarla después. La tarea o el recurso seleccionados en la parte superior (vista principal) serán la fuente de los datos que se muestran en el histograma de la subvista. En este ejemplo, está seleccionada la tarea «Ontwikkelen idee». En la subvista, bajo recursos, «Ard» y «George» aparecen con un punto verde, para indicar que ambos están asignados a esta tarea. Como el recurso seleccionado es «Ard», la opción «Asignaciones no iniciadas» de la lista disponible en el «Filtro de recursos» permite mostrar sus datos filtrados.
Las barras azules del histograma corresponden al recurso seleccionado, «Ard» en este caso. Las barras verdes corresponden al proyecto completo. La línea negra indica el porcentaje de disponibilidad de los recursos.
Gráficos
Al hacer clic en el icono «Gráficos» se muestra la subvista de gráficos, de nuevo relacionada con la tarea seleccionada en la vista principal. A modo de ejemplo, hay una captura de pantalla en la figura 81.
También en los gráficos, los recursos asignados a la tarea se indican con un punto verde. La lista «Filtro de recursos» ofrece las mismas opciones, pero con más posibilidades.
Con las casillas de verificación puede elegir ver un histograma o los perfiles y, además, ver también el costo acumulado (en este caso) a lo largo de la duración del proyecto.
Con los botones de opción «Trabajo» y «Costo» aparecerán distintas listas, con muchas variables de entrada entre las que elegir. Haga una selección y el resultado se mostrará en el gráfico.
Una explicación de algunos códigos de costos:
ACWP: Costo real del trabajo realizado
BCWP: Costo presupuestado del trabajo realizado
BCWS: Costo presupuestado del trabajo programado
Uso de tareas
Al hacer clic en el icono «Uso de tareas» se muestra la subvista de uso de tareas, de nuevo relacionada con la tarea seleccionada en la vista principal: Brainstorming. A modo de ejemplo, hay una captura de pantalla en la figura 82.
Aquí no hay más opciones que elegir. El uso de tareas por recurso se muestra en forma de tabla en el lado izquierdo. Las columnas se pueden ocultar o agregar otras nuevas, como se explicó antes. Se muestra que 4 personas participan en la tarea «Brainstorming», con la cantidad de horas trabajadas en esta tarea, que forma parte de la tarea principal «Ontwikkelen idee».
El lado derecho de la subvista muestra las horas trabajadas en esta tarea por día; los días del calendario se pueden desplazar con el control deslizante del diagrama de Gantt de la parte superior.
Uso de recursos
Al hacer clic en el icono «Uso de recursos» se muestra la subvista de trabajo por recurso, de nuevo relacionada con la tarea seleccionada en la vista principal: Brainstorming. A modo de ejemplo, hay una captura de pantalla en la figura 83.
Para los recursos asignados al proyecto (no solo personas, sino también equipos, etc.), esta subvista de «Uso de recursos» muestra todas las horas trabajadas en las distintas tareas del proyecto, así como, en el lado derecho, esas horas distribuidas por los días trabajados en el proyecto. También muestra el total de horas de cada recurso, mientras que, para el gestor, se acumula el total de todas las horas de trabajo. Las columnas se pueden cambiar, ocultando algunas o agregando otras nuevas, de la forma habitual.
La columna «Perfil de trabajo» muestra una pequeña ventana desplegable al hacer clic con el botón derecho. Ahí puede indicar la forma del patrón de trabajo del recurso para cada tarea; puede preferir un patrón uniforme o quizá con más carga al principio; a mí siempre me da reparo la carga al final, porque las horas que ya pasaron, pasaron. Observe también que, en la columna «Tasa de costo», puede indicar cuál de las tarifas de mano de obra del recurso se aplica.
Sin subventana
Esta función es la más fácil de explicar: al hacer clic en «Sin subventana» se cierra cualquier subventana que esté abierta.