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Tareas
Trabajar con las tareas: las vistas Gantt, Red, EDT y Uso de tareas, vínculos, calendarios, líneas base, búsqueda y actualización de tareas.
Ahora centramos la atención en una discusión detallada de las tareas y cómo se manejan en ProjectLibre. Sentamos las bases para esta explicación con los párrafos que rodean las figuras 10 y 11, y también las figuras 24, 26 y 27. Las tareas siguen siendo el elemento principal para diseñar un plan de proyecto. Necesitamos profundizar un poco más y aprender un poco más sobre cómo el diagrama de Gantt y su lista de tareas interactúan con el resto del programa para producir la Estructura de Desglose del Trabajo (EDT) completa y otras descomposiciones útiles que describen el proyecto y permiten a la dirección evaluar fácilmente el progreso, reasignar recursos e identificar áreas problemáticas. Las descripciones de las tareas son fundamentales para todas estas operaciones. Así pues, volvamos a examinar primero el diagrama de Gantt, esta vez observando cada una de las funciones disponibles con la pestaña «Tareas» seleccionada en la fila superior de la cinta de comandos. La segunda fila tiene tres secciones (Vistas, Portapapeles y Tarea, en la tercera línea) y 24 selecciones posibles distintas en la segunda fila (resaltadas con un gran rectángulo amarillo en la figura 30).
Vistas
Selección «Gantt»
Empezando por el lado izquierdo de esta fila de funciones, en la sección «Vistas», el botón «Diagrama de Gantt» ya resulta algo familiar, pues se presentó anteriormente. Al hacer clic izquierdo en este botón se abre la hoja de cálculo predeterminada, con rótulos convenientes para la gestión de proyectos: «Nombre», «Duración», «Comienzo», «Fin», y similares. Esta hoja de cálculo adaptada de ProjectLibre tiene algunas características propias en su parte inferior izquierda, en la página de Gantt.
La primera columna es simplemente un sistema de numeración secuencial para cada tarea y subtarea, que empieza en 1 y aumenta de una en una con cada fila adicional. Así pues, esta columna es el número de fila de la hoja de cálculo «Tarea».
La segunda columna muestra un círculo con una «i» (rectángulo magenta en la figura 30); es una columna informativa. Si aplica una delimitación a una tarea, aparecerá un icono en la celda. Puede situar el cursor sobre el icono para ver una descripción de la delimitación.
Si hace clic izquierdo en la primera fila o en la fila de título, esa fila también se resalta para insertar varias filas. Si hace clic derecho en la fila de título, aparece un cuadro de diálogo que ofrece tres opciones: (1) Insertar columna, (2) Ocultar columna y (3) Buscar. Al seleccionar cualquiera de ellas, se abre un cuadro de diálogo para insertar más información. El cuadro de diálogo de la primera de estas selecciones se muestra a continuación (figura 31). Hay varias opciones para la variable de campo (véanse las definiciones al principio del manual), y al hacer una selección se inserta una columna adicional (figura 32) con el rótulo de la selección «Campo». En nuestro ejemplo, la nueva columna se denomina «Comienzo de línea base1». Esta característica permite al analista adaptar de forma muy flexible el contenido del diagrama de Gantt para hacer el seguimiento del proyecto.
La selección «Ocultar columna» de este cuadro de diálogo permite al usuario eliminar esta nueva columna (o cualquiera de las otras columnas visibles) seleccionando esa opción. Por último, la selección «Buscar» abre un cuadro de diálogo (que se muestra en la figura 33) que permite buscar un nombre de campo.
Vista «Diagrama de red»
La figura 34 muestra cada una de las tareas de nuestro plan de proyecto de ejemplo «New Shower» en forma resumida. En cierto sentido, esta vista de red es muy parecida al lado derecho del diagrama de Gantt (figura 30): la información es la misma. La vista «Red» simplemente presenta esa información en forma de diagrama de flujo y reubica la información de cada fila de tareas dentro del nodo o bloque correspondiente. El analista también puede mover los nodos de tareas en el diagrama para cambiar la presentación gráfica, haciendo clic con el cursor sobre el contorno del bloque que desea mover y arrastrando el nodo. Haga clic izquierdo, mantenga pulsado el botón izquierdo del ratón y reposicione el bloque seleccionado en cualquier posición deseada dentro del espacio en blanco. De forma similar, si sitúa el cursor sobre un punto en el interior de un bloque y hace clic izquierdo, puede modificar los datos de la tarea mediante entradas de teclado.
Los vínculos entre tareas se conservan y la ruta crítica también se marca con un contorno rojo en esos bloques. Los vínculos también se pueden agregar, eliminar o modificar en esta vista. Si sitúa el cursor sobre una línea de conexión de dependencia de tarea, aparece un signo más. Al hacer clic izquierdo, se abre un cuadro de diálogo (figura 35) que le permite modificar la conexión como desee. Este cuadro de diálogo presenta la secuencia de dependencia De–A, con ambas etiquetas para una identificación clara. A continuación, ofrece cuatro tipos posibles de conexión de dependencia: FS (la opción predeterminada), FF, SF y SS. FS significa Fin a Inicio (de la tarea De a la tarea A), FF significa Fin a Fin, SF indica Inicio a Fin y SS significa Inicio a Inicio. La elección del tipo de conexión altera, obviamente, el flujo del trabajo entre tareas. La opción predeterminada es, con diferencia, la más utilizada. Observe que este cuadro de diálogo también permite agregar una posposición («Pospuesto»): si es un número positivo, un retraso antes de que comience la siguiente tarea; si es negativo, la segunda tarea comienza antes de que finalice la predecesora. El tiempo de posposición entre tareas es un valor numérico en horas, días u otra unidad de tiempo adecuada. La fila inferior de cuatro selecciones permite eliminar por completo el vínculo, aceptar los cambios realizados, cancelar la operación o ir a la documentación de ayuda en línea, ubicada en el sitio web de ProjectLibre cuando ha iniciado sesión en el sitio de la comunidad.
Por último, la vista «Red» no muestra la cronología de las tareas de forma tan completa (no hay calendario, solo fechas de comienzo y fin, que muestre la progresión de las tareas).
Estructura de Desglose del Trabajo
La figura 37 es el gráfico predeterminado que aparece al hacer clic izquierdo en la selección EDT (elipse azul en la figura 36). Este diagrama es parecido a la vista de flujo «Red» de las tareas, en el sentido de que cada bloque es independiente. Sin embargo, las entradas de texto dentro del bloque están relacionadas con los bloques de la hoja de cálculo de Gantt original; en el ejemplo mostrado, «Costo» (lo que implica que, a medida que se introducen los costos a lo largo de la vida de un proyecto, el analista o el director puede supervisarlos desde este bloque) y «Presupuesto». Observe que esta segunda entrada está en blanco; si agregamos una columna de presupuesto, lo hacemos haciendo clic izquierdo en la fila de título de la hoja de cálculo. Tendrá la opción de agregar columna y una serie de columnas para agregar. Seleccione la opción Presupuesto.
Este gráfico se puede modificar de forma muy parecida a la del gráfico de vista «Red». Al hacer clic izquierdo en el texto de un bloque, se puede modificar ese texto. Además, al situar el cursor sobre el contorno de un bloque, se puede mover el bloque. Por ejemplo, la figura 36 muestra los bloques de tareas de nuestro proyecto de ejemplo dispuestos en una configuración horizontal.
Puede resultar más adecuado para sus fines, y más descriptivo, organizar la EDT de forma vertical (figura 37). El desplazamiento de los bloques se realiza tal como se describe en el párrafo sobre la vista «Red»: sitúe el cursor sobre el contorno del bloque que desea mover, y después haga clic izquierdo y arrástrelo hasta la posición deseada. Las líneas de conexión se pueden modificar de forma parecida a como se ha descrito para los vínculos de la vista Red. Por supuesto, el cuadro de diálogo es ligeramente distinto (figura 38), y el analista solo puede eliminar la relación jerárquica (equivalente a seleccionar «Anular sangría» en la línea de comandos para la subtarea) o aceptarla.
Una última nota: cuando el texto de los cuadros (las descripciones de las tareas, por ejemplo) supera el ancho mostrado en el cuadro, un clic izquierdo con el cursor dentro del área de texto mostrará el resto de la línea de texto. Este truco de «asomarse hacia la derecha» también funciona en la vista «Red» del párrafo anterior. En ese caso, conviene asegurarse de que el cursor esté sobre la línea de texto que se desea ampliar para su visualización.
Vista «Uso de tareas»
La siguiente selección en la sección «Vistas» de la cinta de comandos es la vista «Uso de tareas» (figura 39), que muestra el trabajo por horas según la información introducida. La mitad izquierda (la parte de la hoja de cálculo) de la vista resume la asignación total de horas de cada tarea, mientras que la mitad derecha (el plan de programación) muestra el perfil horario de las horas disponibles de los trabajadores frente al tiempo cronológico. La hoja de cálculo es idéntica a la del diagrama de Gantt descrita anteriormente; la única diferencia aparente es el color de fondo tostado claro de esta información en la vista «Uso de tareas».
El lado derecho de la vista muestra el trabajo programado. Observe que el trabajo programado de una tarea es la suma del tiempo asignado a las subtareas de cada nivel jerárquico. Por ejemplo, la suma de las horas de las líneas 3 y 4 da el total de horas de la tarea principal de la línea 2 (rectángulo verde) para cada mes. Es posible editar directamente las horas en el lado derecho de esta vista, pero también es bastante posible (quizá incluso probable) que al hacerlo se alteren los totales del lado izquierdo y se incorporen a la programación horas o días fraccionarios.
Acercar o alejar:
Este último conjunto de selecciones de la sección «Vistas» controla la escala de tiempo en el lado de la programación (derecho) del diagrama de Gantt. Al hacer clic izquierdo en el comando «Acercar», la programación puede pasar a mostrar las horas (aún en la vista «Uso de tareas») de cada día del trabajo planificado (figura 40). Los incrementos pueden reducirse hasta las horas que se dedicarán cada día a una tarea determinada, seleccionando repetidamente este comando (figura 41); este nivel es el incremento de tiempo más pequeño que el comando «Acercar» puede seleccionar en cualquiera de las vistas de tareas.
«Alejar» restablece obviamente la escala de tiempo del lado derecho del diagrama de Gantt en el sentido contrario a Acercar. Este par de comandos resulta muy útil para ajustar las escalas y evaluar la ruta crítica en el diagrama de Gantt básico (figura 42). Este gráfico muestra la programación de todo el proyecto de ejemplo «New Shower», reducida a una duración total de cinco meses repartidos en tres trimestres de dos años distintos. Por supuesto, puede usar estos dos comandos para ajustar el tamaño de un diagrama de Gantt al imprimirlo en un informe o para examinar los detalles de cómo se programa el trabajo.
Portapapeles
La sección «Portapapeles» de la cinta de comandos «Tarea» solo tiene tres selecciones posibles: (1) Pegar, (2) Copiar y (3) Cortar. Los nombres describen lo que hace cada selección. Para usar estas funciones en la hoja de cálculo del diagrama de Gantt, el analista simplemente debe resaltar la fila deseada haciendo clic izquierdo en la primera columna de la hoja de cálculo; la selección se vuelve negra para mostrar lo que está seleccionado. Una vez resaltada la fila deseada, haga clic izquierdo en Copiar, mueva el cursor hasta la fila de la hoja de cálculo donde desea insertar la fila duplicada y haga clic izquierdo para resaltar la ubicación deseada, y después haga clic izquierdo en Pegar. Los resultados se muestran en la figura 43.
El comando «Cortar» se puede usar para eliminar una fila resaltada en la hoja de cálculo. Se puede lograr el mismo efecto seleccionando el comando «Deshacer» en la parte superior de la cinta de comandos de ProjectLibre (rectángulo magenta en la figura 43); esta selección simplemente revierte el último comando emitido. La flecha dorada justo a la derecha de esta flecha «Deshacer» es la flecha «Rehacer», que invierte la acción de la flecha «Deshacer». Como puede verse, ProjectLibre ofrece más de un comando para realizar funciones similares. Por cierto, los comandos «Cortar», «Copiar» y «Pegar» también están disponibles simplemente haciendo clic derecho con el cursor sobre cualquier fila o columna en la parte principal de la hoja de cálculo del diagrama de Gantt. De hecho, este cuadro de diálogo emergente tiene otras funciones, entre ellas: (1) Aplicar sangría, (2) Anular sangría, (3) Nuevo (para insertar una fila nueva encima del cursor en la hoja de cálculo de Gantt), (4) Eliminar (que elimina el elemento seleccionado o resaltado), (5) Expandir (para mostrar filas ocultas con subtareas) y (6) Contraer (para ocultar filas con subtareas y mostrar la tarea de resumen).
Tareas
El tercer y último grupo de comandos de las barras de comandos bajo la pestaña «Tarea» se señala en la figura 44 con un contorno rojo. Es, con diferencia, el conjunto de comandos más grande de los que se tratan en la pestaña «Tarea», con un total de 15 selecciones posibles disponibles en esta sección de la cinta de comandos.
Insertar y eliminar
Estos dos comandos permiten insertar una fila nueva justo encima de una fila seleccionada en la hoja de cálculo principal de Gantt. Si hace clic izquierdo en una fila (por ejemplo, la fila 8 de la figura 44), la fila o columna se resalta, y al elegir «Insertar» se introduce una fila nueva en blanco justo encima de la fila 8. Si después introduce información para una tarea o subtarea nueva, todas las filas de la hoja de cálculo se renumeran para mostrar la nueva secuencia a medida que las ha insertado.
Al seleccionar una fila de tarea activa en la hoja de cálculo y hacer clic izquierdo en «Eliminar», de forma similar se elimina la fila seleccionada y se vuelven a numerar las filas en secuencia. Tenga en cuenta que la selección de una fila para usar «Insertar» o «Eliminar» puede hacerse en cualquier columna de la hoja de cálculo de Gantt de la izquierda, y la acción del comando se lleva a cabo igualmente para toda la fila.
Aplicar sangría y anular sangría
Los comandos «Aplicar sangría» y «Anular sangría» ya se presentaron y se usaron brevemente en las secciones introductorias, donde se explicó cómo mostrar niveles en la jerarquía de las subtareas. El rectángulo amarillo muestra el resultado de aplicar «Aplicar sangría» a las subtareas indicadas. También es posible repetir el proceso y bajar la jerarquía a otro nivel de subtareas. Naturalmente, «Anular sangría» es la operación inversa del comando «Aplicar sangría» y simplemente elimina un nivel de la jerarquía.
Vincular y desvincular
Los comandos «Vínculo» y «Desvincular» también se presentaron y se usaron brevemente en las secciones introductorias, donde se explicó cómo conectar tareas y subtareas cuando los elementos dependían unos de otros (p. 15 y siguientes). Para usar los comandos de esta cinta «Tarea», primero seleccione el vínculo que desea modificar en el lado izquierdo del diagrama de Gantt haciendo clic izquierdo en una de las dos filas de tareas conectadas por el vínculo que se va a modificar. La fila de tareas se resaltará en negro, como se muestra con la fila 2 en la figura 45. Después, vaya a la fila de tareas situada en el otro extremo de la flecha de vínculo (la fila 8 en este caso), mantenga pulsada la tecla Ctrl y haga clic izquierdo de nuevo para resaltar tanto la fila 2 como la 8 (figura 45). A continuación, seleccione el comando «Vínculo» (o «Desvincular») en la cinta de comandos de ProjectLibre para modificar la conexión.
También puede situar el cursor sobre el vínculo (figura 45) o sobre cualquier espacio en blanco del lado derecho del diagrama de Gantt, hacer clic derecho, y se abrirá un cuadro de diálogo parecido al que se muestra en la figura 46.
Si hace clic izquierdo en «Dividir», aparece un pequeño cursor con barras paralelas verticales. Al mover ese cursor a uno de los bloques del lado de la programación (derecho) del diagrama de Gantt y hacer clic izquierdo, el bloque indicado se divide en dos partes. La división de un bloque se puede aplicar a cualquiera de los bloques principales (no a la barra de programación negra). Esta característica permite mostrar en la programación de Gantt los eventos de tareas que se realizan de forma repetitiva.
Si hace clic izquierdo en el círculo blanco (botón de opción) situado delante de «Mostrar asignaciones», se mostrarán las asignaciones de recursos de la tarea (figura 47), siempre que se hayan asignado previamente recursos a la tarea. Esta acción alterna entre la vista de Tarea y la vista de «Recursos». Las filas que muestran las asignaciones no están numeradas por ProjectLibre. Estas filas sin numerar con asignaciones no se pueden quitar con el comando eliminar. Las asignaciones se pueden editar (incluso eliminar) editando la tarea.
El botón de opción «Mostrar vínculos» funciona como un interruptor parecido, y está operativo tanto en la vista de programación de Gantt como en la de asignación de recursos. Simplemente permite mostrar todos los vínculos entre tareas o quitarlos del gráfico de programación (lado derecho).
El botón de opción «Mostrar calendario» (en la figura 46) es también un interruptor parecido en las vistas de programación de Gantt y de asignación de recursos. Muestra líneas de cuadrícula verticales. Sin embargo, tenga en cuenta que este interruptor solo controla la cuadrícula del calendario; no activa ni desactiva los encabezados del calendario de las dos líneas superiores de estas dos vistas. El interruptor «Mostrar filas» (de nuevo, un botón de opción en la figura 46) simplemente agrega o quita una cuadrícula horizontal en el lado derecho de estas dos vistas.
Las dos últimas selecciones del cuadro de diálogo mostrado en la figura 46 permiten personalizar los «Estilos de barra» (figura 49) y los «Estilos de anotación» (figura 50) de la programación de Gantt (lado derecho del diagrama de Gantt). Cada uno de estos menús de «Estilos» es un conjunto de botones de opción que simplemente activa o desactiva el estilo seleccionado; como ya resulta familiar, un botón de opción relleno indica que el estilo se muestra en la programación de Gantt, y un botón de opción vacío indica que no se muestra. Estos cuadros de diálogo de segundo nivel no permiten cambiar el color ni la forma de las barras de la programación de Gantt.
La figura 49 muestra el cuadro de diálogo de segundo nivel «Estilos de barra» con su configuración predeterminada. Para ilustrar un cambio (que se muestra en la figura 48), active la barra «Margen de demora total» haciendo clic izquierdo en el botón de opción vacío de la parte inferior del gráfico; esta selección añade las barras diagonales azules al final de varias barras de tareas en el gráfico de programación de Gantt. Observe que estas barras de «margen de demora» cubren partes de la lista de recursos; este efecto puede no ser deseable para todos los fines.
La figura 50 muestra el cuadro de diálogo de segundo nivel «Estilos de anotación» con sus dos configuraciones predeterminadas: «Tareas normales» e «Hitos». Normalmente, el analista querrá mostrar ambos estilos de anotación. Sin embargo, en los ejemplos mostrados en las figuras 45, 47 y 48, ninguna de las tareas se ha marcado como hito. Para hacerlo, debe ir al comando Información (rectángulo amarillo en la figura 48) y hacer clic izquierdo; aparecerá el cuadro de diálogo que se muestra en la figura 51. Vaya a la pestaña «Avanzado» y haga clic en la casilla «Mostrar la tarea como hito»; la tarea «Reunión inicial» aparecerá como un rombo negro en la programación de Gantt (rectángulo magenta en la figura 52).
Información
El comando «Información» (rectángulo amarillo en la figura 48) se presentó anteriormente al hablar de los estilos de anotación en los párrafos previos. Ahora debemos examinar cada una de las pestañas que se muestran en la figura 51 y explicar la funcionalidad que ofrecen.
Debe marcar una tarea antes de iniciar la función Información; alternativamente, tras hacer clic en el botón «Información», seleccione una tarea antes de que se abra una ventana nueva. Una vez abierta la ventana de información, empezamos por la pestaña «General», la pestaña predeterminada que aparece al seleccionar con el ratón la pestaña «Información». Esta pestaña es una forma alternativa de rellenar la información más importante sobre las tareas del proyecto en un único menú conveniente. Puede introducir o editar la información de la tarea: duración, fecha y hora de comienzo, fecha y hora de fin, porcentaje completado (en blanco hasta que se introduce), si la duración es estimada o no (el signo ? indica que es estimada), la cantidad de trabajo a realizar (normalmente en horas o días), la prioridad asignada a la tarea (un valor numérico entre 0 y 1000) e información de línea base (comienzo y fin), una vez que se ha acordado e introducido una programación de línea base. Nuestras entradas iniciales (introducidas hasta ahora directamente en la hoja de cálculo de nuestro ejemplo «New Shower») se muestran en esta pestaña «General».
Para usar correctamente el comando «Información», primero seleccione una tarea tal como se sugiere en la figura 53, donde la tarea inicial se resalta en negro al hacer clic izquierdo en el 1 de la columna 1 de la hoja de cálculo de «Gantt» (lado izquierdo). Si selecciona más de una fila de tareas y después hace clic en el comando «Información», un cuadro de advertencia le recordará que con este método solo se puede editar una tarea a la vez (figura 54). Una vez que se ha seleccionado correctamente una sola tarea (figura 53), al hacer clic en el comando «Información» se abre el cuadro de diálogo de la figura 55, con la pestaña «General» seleccionada de forma predeterminada.
Calendario
El «Calendario» es una característica muy importante en ProjectLibre, ya que es la base de todos los cálculos relacionados. Por eso se considera importante y eficaz asignar un calendario al principio del proyecto.
La ventana Calendario se abre normalmente con el calendario laboral estándar correspondiente a la fecha actual, indicado en azul en la figura 56: julio de 2020. Un clic izquierdo del ratón en la fecha mostrará el horario laboral de… a… en el lado izquierdo de la ventana.
El calendario se puede desplazar hacia adelante y hacia atrás con las flechas de la esquina superior derecha (figura 57); al hacer clic en la «casa» se vuelve de nuevo a la fecha actual.
Al hacer clic en el botón «Opciones» se abre una ventana nueva (figura 58) en la que puede especificar las horas de trabajo por día y por semana, y los días laborables en un mes para su proyecto. ProjectLibre usará esto para calcular la duración del proyecto.
Se muestran otros calendarios al hacer clic con el ratón en la flecha de desplazamiento de la parte superior izquierda de la ventana (figura 56). Están disponibles el calendario «Estándar» de ProjectLibre y el propio calendario que haya guardado previamente. Si ninguno de estos calendarios «Estándar» ofrece los horarios laborables que necesita su proyecto, ProjectLibre le permite definir y guardar su propio calendario.
Tenga en cuenta que, al intentar modificar la hora predeterminada en cualquier tipo de calendario, la casilla «Jornada laboral no predeterminada» se marca automáticamente. Por lo tanto, es imposible cambiar la hora predeterminada que ofrece la opción «Usar el valor predeterminado».
Al hacer clic en el botón «Nuevo» (abajo a la izquierda), se abre una ventana nueva (figura 59) para definir su propio calendario con la elección de días laborables y de descanso, e incluso horarios de trabajo. Primero se le pedirá un nombre para su calendario nuevo, un nombre relevante que indique la finalidad de ese calendario. Se ofrecen dos opciones: crear un calendario base nuevo o modificar uno existente; se activará la ventana para que elija el calendario base que prefiera. Al hacer clic en el botón «Aceptar» se creará su calendario nuevo (figura 60) con el nombre indicado, y se guardará.
El sábado y el domingo ya se han convertido en días laborables normales. El jueves se ha convertido en día no laborable, y el cursor del ratón marca todos los viernes (un cuadrado alrededor de cada viernes en el calendario). Usando los botones de opción de la izquierda, los viernes también pasarán a ser días no laborables. Al hacer clic en un día concreto, puede especificar el tipo de día y el horario laboral individual, por ejemplo, para los días festivos. Una vez indicados todos los días festivos nacionales y religiosos y definidas las horas de trabajo necesarias, el calendario se creará y se guardará haciendo clic en «Aceptar». En el futuro, estará disponible en la lista de calendarios base.
Recursos
ProjectLibre tiene una buena característica para la asignación de recursos a las tareas, tras la cual ProjectLibre usará estos recursos asignados para optimizar la programación. Haga clic en «Recursos» en el comando «Tarea» y se abrirá una ventana para asignar recursos a las tareas. Lo mejor es seleccionar primero una tarea antes de abrir la ventana «Recursos», de modo que los detalles de la tarea ya aparezcan completados (indicado con resaltado verde en la figura 61); de lo contrario, puede seleccionar las tareas después de abrir la ventana.
Se pueden agregar personas o recursos adicionales: basta con marcar el recurso y hacer clic en «Asignar». El recurso nuevo se agrega con un valor estándar del 100 % de dedicación; sin embargo, esto se puede cambiar haciendo clic en el porcentaje y escribiendo el número, o haciendo clic en las pequeñas flechas de subida o bajada.
Una persona o recurso se puede quitar de esta tarea marcando el recurso y haciendo clic en «Quitar».
Una persona o recurso se puede cambiar en esta tarea marcando el recurso y haciendo clic en «Reemplazar». Se abrirá una ventana nueva con todos los recursos disponibles y le permitirá seleccionar el nombre nuevo (figura 62). Después de seleccionar el recurso adecuado (nombre), basta con hacer clic en «Aceptar» para aplicar el cambio. George sustituirá a Jean. George viene con una dedicación del 100 %, que se puede cambiar como se ha explicado antes.
Guardar la línea base
A medida que el proyecto avanza, notará que la programación real empieza a desviarse de la programación inicial. Para poder revisar más adelante los cambios, es posible congelar y guardar 10 programaciones de línea base en distintos momentos, cada uno con su nombre. Si su proyecto tiene algunos hitos, ese sería un buen momento para crear una línea base. La línea base guarda toda la información de programación, recursos y costo de ese momento. Se recomienda crear una línea base inicial antes de poner en marcha el proyecto. Esto le permitirá comparar la programación y los costos planificados del proyecto con el estado actual. Si desea una línea base revisada durante el proyecto, quizá debido a un cambio en el alcance del proyecto, puede guardar otra línea base como Línea base (1 a 10).
Haga clic en «Guardar la línea base» en la barra de comandos «Tarea». Se abre una ventana «Línea base» nueva (figura 63) que permite seleccionar un nombre para una línea base a partir de ese momento, para todo el proyecto o solo para las acciones seleccionadas. Haga clic en «Aceptar» para confirmar, y se guardará la programación de línea base.
Más adelante podrá evaluar las distintas líneas base guardadas, figura 64. El proyecto «New» tenía una programación básica de 23 días hasta el lanzamiento del producto, y se creó una línea base, véase la barra grisácea de menor altura bajo las barras principales de las tareas. Observe que las conversaciones del contrato con la empresa de producción empiezan solo después de que haya comenzado la sesión de «Lluvia de ideas» y la construcción del prototipo. El marketing empieza cuando el prototipo B está bien encaminado, y las conversaciones del contrato llegan a su fase final, vínculo SS con posposición.
Durante la sesión de «Lluvia de ideas» se celebró una sesión de optimización con todos los implicados, y se concluyó que la mayor parte del trabajo del prototipo B podría empezar durante la construcción del prototipo A, y que también los encargados del contrato y del marketing se dieron prisa. Así se logró una mejora de 3 días en la planificación, que se guardó como Línea base 1, en color amarillento, en la parte derecha de este diagrama de Gantt.
Borrar la línea base
Al hacer clic en «Borrar la línea base» aparece una ventana parecida en la pantalla. Ahora puede marcar cualquier línea base creada y eliminarla. Confirmar con «Aceptar» la eliminará.
Buscar
En un proyecto grande puede resultar difícil encontrar esa tarea concreta. La función «Buscar» (figura 65) facilita esta tarea; haga clic en «Buscar» en el comando «Tarea». Escriba la palabra clave de búsqueda, o parte de ella, luego seleccione el campo en el que se buscará (en este ejemplo, «Nombre») y haga clic en el botón verde o en el azul; el botón verde buscará en las filas situadas debajo del cursor del ratón, mientras que el botón azul buscará en las filas situadas encima del cursor del ratón. La tarea encontrada se resaltará en gris, si es que existe.
Desplazarse a la tarea
En proyectos más grandes, las barras de programación del lado derecho del diagrama de Gantt pueden haber quedado fuera de la vista. Debe marcar la tarea cuya barra de programación desea ver y hacer clic en el botón «Desplazarse a la tarea» del comando «Tarea», que traerá la barra de vuelta a la pantalla.
Actualizar las tareas
Elaborar la programación de un proyecto es una cosa, pero informar del progreso real es una segunda tarea necesaria. ProjectLibre solo puede pronosticar con precisión la fecha de finalización del proyecto si el progreso de todas las tareas se actualiza con regularidad.
El botón «Actualizar», en el comando «Tarea», abre una ventana «Actualizar las tareas». El uso más eficaz es marcar primero la tarea, de modo que la ventana ya aparezca completada con los detalles de la tarea seleccionada. Puede cambiar el porcentaje al valor real o rellenar las fechas de «Comienzo real» y «Fin real» de la tarea. Una vez introducida toda la información actualizada y cerrada la ventana, ProjectLibre actualizará la programación del proyecto y hará visibles los cambios en el diagrama de Gantt, en los demás gráficos y en las tablas.