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Attività
Le attività: viste Gantt, Reticolo, WBS e Utilizzo attività, collegamenti, calendari, previsioni, ricerca e aggiornamento delle attività.
Ora rivolgiamo l’attenzione a una discussione dettagliata delle attività e a come vengono gestite in ProjectLibre. Poniamo le basi di questa trattazione nei paragrafi che accompagnano le figure 10 e 11, e anche le figure 24, 26 e 27. Le attività restano l’elemento principale per impostare un piano di progetto. Occorre approfondire ulteriormente e capire meglio come il diagramma di Gantt e il suo elenco di attività interagiscono con il resto del programma per produrre la struttura di scomposizione del lavoro (WBS) completa e altre utili scomposizioni che descrivono il progetto e permettono alla direzione di valutare rapidamente l’avanzamento, riassegnare le risorse e individuare le aree problematiche. Le descrizioni delle attività sono fondamentali per tutte queste operazioni. Riesaminiamo quindi anzitutto il diagramma di Gantt, questa volta osservando ciascuna delle funzioni disponibili con la scheda «Attività» selezionata nella riga superiore della barra multifunzione dei comandi. La seconda riga ha tre sezioni (Viste, Appunti e Attività, quest’ultima nella terza riga) e 24 selezioni possibili (evidenziate con un grande rettangolo giallo nella figura 30).
Viste
Selezione Gantt
A partire dal lato sinistro di questa riga di funzioni, nella sezione «Viste», il pulsante «Diagramma di Gantt» risulta già familiare, essendo stato presentato in precedenza. Un clic con il tasto sinistro su questo pulsante apre il foglio di calcolo predefinito, pre-etichettato con comode intestazioni per la gestione del progetto: «Nome», «Durata», «Inizio», «Fine» e simili. Questo foglio di calcolo personalizzato presenta alcune funzionalità proprie nella parte inferiore sinistra della pagina Gantt di ProjectLibre.
La prima colonna è semplicemente uno schema di numerazione sequenziale per ciascuna attività e sottoattività, che inizia da 1 e aumenta di un’unità a ogni riga aggiuntiva. Questa colonna è dunque il numero di riga del foglio di calcolo «Attività».
La seconda colonna ha un cerchio con una «i» al suo interno (rettangolo magenta nella figura 30) ed è una colonna informativa. Se si applica un vincolo a un’attività, nella cella compare un’icona. Posizionando il puntatore del mouse sull’icona viene mostrata la descrizione del vincolo.
Un clic con il tasto sinistro sulla prima riga o sulla riga del titolo evidenzia anche quella riga, utile per inserire più righe. Un clic con il tasto destro sulla riga del titolo apre una finestra di dialogo che offre tre scelte: (1) Inserisci colonna, (2) Nascondi colonna e (3) Trova. Selezionando una di queste voci si apre una finestra di dialogo per l’inserimento di ulteriori informazioni. Di seguito è riportata la finestra di dialogo per la prima di queste selezioni (figura 31). Sono disponibili numerose scelte per la variabile di campo (vedere le definizioni all’inizio del manuale); effettuandone una si inserisce una colonna aggiuntiva (figura 32) etichettata con il campo selezionato. Nel nostro esempio, la nuova colonna è etichettata «Baseline1 Start». Questa funzione consente all’analista di personalizzare in modo molto flessibile il contenuto del diagramma di Gantt per monitorare il progetto.
La selezione «Nascondi colonna» di questa finestra di dialogo consente di rimuovere questa nuova colonna (o una qualsiasi delle altre colonne visibili). Infine, la selezione «Trova» apre una finestra di dialogo (mostrata in figura 33) che permette di cercare il nome di un campo.
Vista “Diagramma reticolare”
La figura 34 mostra, in forma riepilogativa, ciascuna delle attività del nostro piano di progetto di esempio «New Shower». In un certo senso, questa vista reticolare è molto simile al lato destro del diagramma di Gantt (figura 30): l’informazione è la stessa. La vista «Reticolo» si limita a collocare tale informazione in un diagramma di flusso, riposizionando i dati di ogni riga di attività nel nodo/blocco appropriato. L’analista può anche spostare i nodi delle attività nel diagramma per modificare la presentazione grafica, posizionando il cursore sul contorno del blocco da spostare e trascinando il nodo. Si fa clic con il tasto sinistro, si tiene premuto il pulsante e si riposiziona il blocco selezionato nel punto desiderato dello spazio bianco. Allo stesso modo, posizionando il cursore all’interno di un blocco e facendo clic con il tasto sinistro, è possibile modificare i dati dell’attività tramite tastiera.
I collegamenti tra le attività vengono mantenuti e anche il percorso critico è evidenziato con un contorno rosso per quei blocchi. In questa vista è anche possibile aggiungere, rimuovere o modificare i collegamenti. Posizionando il cursore su una linea di dipendenza tra attività, compare un segno più. Un clic con il tasto sinistro apre quindi una finestra di dialogo (figura 35) che permette di modificare la connessione come desiderato. Questa finestra di dialogo presenta la sequenza di dipendenza Da-A, con entrambe le etichette per una chiara identificazione. Offre poi quattro possibili tipi di connessione: FS (l’opzione predefinita), FF, SF e SS. FS sta per Fine-Inizio (dall’attività Da all’attività A), FF indica Fine-Fine, SF indica Inizio-Fine e SS indica Inizio-Inizio. La scelta del tipo di connessione modifica ovviamente il flusso di lavoro tra le attività. L’opzione predefinita è di gran lunga la più usata. Si noti che questa finestra di dialogo consente anche di aggiungere un ritardo (se il numero è positivo si tratta di un ritardo prima dell’inizio dell’attività successiva; se è negativo, la seconda attività inizia prima della fine di quella precedente). Il tempo di ritardo tra le attività è un valore numerico espresso in ore, giorni o un’altra unità di tempo appropriata. La riga inferiore con quattro selezioni consente di rimuovere completamente il collegamento, accettare le modifiche apportate, annullare l’operazione oppure accedere alla documentazione della guida in linea, disponibile sul sito web di ProjectLibre una volta effettuato l’accesso al sito della community.
Infine, la vista «Reticolo» non mostra in modo altrettanto completo la cronologia delle attività (non c’è un calendario, ma solo le date di inizio e fine, a indicare l’avanzamento delle attività).
Struttura di scomposizione del lavoro
La figura 37 è il grafico predefinito che compare selezionando con un clic del tasto sinistro la voce WBS (ellisse blu nella figura 36). Questo diagramma è simile alla vista a flusso «Reticolo» delle attività, in quanto ogni blocco è separato. Tuttavia, le voci testuali all’interno del blocco corrispondono a campi del foglio di calcolo Gantt originale; nell’esempio mostrato, «Costo» (a indicare che, man mano che i costi vengono inseriti nel corso della vita del progetto, possono essere monitorati dall’analista e/o dal responsabile direttamente da questo blocco) e «Budget». Si noti che questa seconda voce è vuota: per aggiungere una colonna budget, basta fare clic con il tasto sinistro sulla riga del titolo del foglio di calcolo. Sarà disponibile l’opzione Aggiungi colonna e una serie di colonne da aggiungere. Selezionare l’opzione Budget.
Questo grafico può essere modificato più o meno come la vista «Reticolo». Un clic con il tasto sinistro sul testo all’interno di un blocco ne consente la modifica. Inoltre, posizionando il cursore sul contorno di un blocco è possibile spostarlo. Ad esempio, la figura 36 mostra i blocchi delle attività del nostro progetto di esempio disposti in orizzontale.
Potrebbe risultare più adatto allo scopo, e più chiaro, disporre la WBS in verticale (figura 37). Lo spostamento dei blocchi avviene come descritto nel paragrafo sulla vista «Reticolo»: si posiziona il cursore sul contorno del blocco da spostare, quindi si fa clic con il tasto sinistro e si trascina il blocco nella posizione desiderata. Le linee di connessione possono essere modificate in modo analogo a quanto descritto per i collegamenti nella vista Reticolo. Naturalmente la finestra di dialogo è leggermente diversa (figura 38) e l’analista può solo rimuovere la relazione gerarchica (equivalente a selezionare «Riduci rientro» per la sottoattività nella barra dei comandi) oppure accettarla.
Un’ultima nota: quando il testo nei riquadri (ad esempio le descrizioni delle attività) supera la larghezza mostrata nel riquadro, un clic con il tasto sinistro con il cursore semplicemente all’interno dell’area di testo mostra il resto della riga. Questo accorgimento, una sorta di «sbirciata a destra», funziona anche nella vista «Reticolo» descritta nel paragrafo precedente. In quel caso è utile assicurarsi che il cursore sia sulla riga di testo da estendere per la visualizzazione.
Vista “Utilizzo attività”
La selezione successiva nella sezione «Viste» della barra multifunzione dei comandi è la vista «Utilizzo attività» (figura 39), che mostra il lavoro in ore in base alle informazioni inserite. La metà sinistra (la parte a foglio di calcolo) della vista riepiloga l’assegnazione totale di ore a ciascuna attività, mentre la metà destra (la pianificazione) mostra il profilo orario delle ore disponibili dei lavoratori lungo l’asse del tempo. Il foglio di calcolo è identico a quello del diagramma di Gantt descritto in precedenza; l’unica differenza sembra essere il colore di sfondo beige chiaro di queste informazioni nella vista «Utilizzo attività».
Il lato destro della vista mostra il lavoro pianificato. Si noti che il lavoro pianificato per un’attività è la somma del tempo assegnato alle sottoattività di ciascun livello gerarchico. Ad esempio, la somma delle ore nelle righe 3 e 4 corrisponde al totale delle ore dell’attività principale alla riga 2 (rettangolo verde) per ogni mese. È possibile modificare direttamente le ore sul lato destro di questa vista, ma è anche del tutto possibile (forse persino probabile) che ciò alteri i totali sul lato sinistro e introduca nella pianificazione ore o giorni frazionari.
Ingrandire o rimpicciolire:
Quest’ultimo gruppo di selezioni della sezione «Viste» controlla la scala temporale nella parte di pianificazione (destra) del diagramma di Gantt. Un clic con il tasto sinistro sul comando «Ingrandisci» può far sì che la pianificazione mostri le ore (sempre nella vista «Utilizzo attività») per ogni giorno del lavoro pianificato (figura 40). Selezionando ripetutamente questo comando, gli incrementi possono scendere fino alle ore da dedicare ogni giorno a una determinata attività (figura 41); questo è il più piccolo incremento di tempo che il comando «Ingrandisci» può selezionare in una qualsiasi delle viste attività.
«Riduci» reimposta ovviamente la scala temporale sul lato destro del diagramma di Gantt nella direzione opposta a «Ingrandisci». Questa coppia di comandi è molto utile per impostare le scale e valutare il percorso critico nel diagramma di Gantt di base (figura 42). Questo grafico mostra la pianificazione dell’intero progetto di esempio «New Shower» ridotta a una durata totale di cinque mesi in tre trimestri diversi di due anni diversi. Naturalmente questi due comandi possono essere usati anche per dimensionare un diagramma di Gantt da stampare in un report o per esaminare i dettagli di come è pianificato il lavoro.
Appunti
La sezione «Appunti» della barra dei comandi «Attività» ha solo tre selezioni possibili: (1) Incolla, (2) Copia e (3) Taglia. I nomi descrivono ciò che fa ciascuna selezione. Per usare queste funzioni sul foglio di calcolo del diagramma di Gantt basta evidenziare la riga desiderata facendo clic con il tasto sinistro sulla prima colonna del foglio di calcolo; la selezione diventa nera per mostrare cosa è selezionato. Una volta evidenziata la riga desiderata, si fa clic con il tasto sinistro su Copia, si sposta il cursore sulla riga del foglio di calcolo in cui si vuole inserire la riga duplicata, si fa clic con il tasto sinistro per evidenziare la posizione desiderata e infine si fa clic con il tasto sinistro su Incolla. Il risultato è mostrato in figura 43.
Il comando «Taglia» può essere usato per rimuovere una riga evidenziata nel foglio di calcolo. Lo stesso risultato si può ottenere selezionando il comando «Annulla» nella parte superiore della barra dei comandi di ProjectLibre (rettangolo magenta in figura 43): questa selezione annulla semplicemente l’ultimo comando impartito. La freccia dorata subito a destra della freccia «Annulla» è la freccia «Ripeti» e ripristina l’azione annullata dalla freccia «Annulla». ProjectLibre offre quindi più di un comando per ottenere funzioni simili. I comandi «Taglia», «Copia» e «Incolla» sono disponibili anche facendo semplicemente clic con il tasto destro con il cursore posizionato su una qualsiasi riga o colonna nella parte principale del foglio di calcolo del diagramma di Gantt. Questa finestra a comparsa offre peraltro diverse altre funzioni, tra cui: (1) Aumenta rientro, (2) Diminuisci rientro, (3) Nuovo (per inserire una nuova riga sopra il cursore nel foglio di calcolo Gantt), (4) Elimina (che elimina l’elemento selezionato o evidenziato), (5) Espandi (per rivelare righe nascoste con sottoattività) e (6) Collassa (per nascondere le righe con sottoattività e mostrare l’attività di riepilogo).
Attività
Il terzo e ultimo gruppo di comandi della barra dei comandi sotto la scheda «Attività» è evidenziato in figura 44 con un contorno rosso. È di gran lunga il gruppo di comandi più ampio da trattare nella scheda «Attività», con un totale di 15 selezioni possibili in questa sezione della barra multifunzione.
Inserisci ed elimina
Questi due comandi permettono di inserire una nuova riga immediatamente sopra una riga selezionata nel foglio di calcolo Gantt principale. Facendo clic con il tasto sinistro su una riga (ad esempio la riga 8 in figura 44), la riga o la colonna viene evidenziata e scegliendo «Inserisci» si aggiunge una nuova riga vuota immediatamente sopra la riga 8. Inserendo poi le informazioni per una nuova attività o sottoattività, tutte le righe del foglio di calcolo vengono rinumerate per mostrare la nuova sequenza man mano che vengono inserite.
Selezionando una riga di attività attiva nel foglio di calcolo e facendo clic con il tasto sinistro su «Elimina» si elimina, in modo analogo, la riga selezionata e si rinumerano di nuovo le righe in sequenza. Si noti che la selezione di una riga per usare «Inserisci» o «Elimina» può avvenire in qualsiasi colonna del foglio di calcolo Gantt a sinistra: l’azione del comando viene comunque eseguita sull’intera riga.
Aumenta e diminuisci rientro
I comandi «Aumenta rientro» e «Diminuisci rientro» sono già stati brevemente presentati e usati nelle sezioni introduttive, dove si è spiegato come mostrare i livelli della gerarchia per le sottoattività. Il rettangolo giallo mostra il risultato dell’uso di «Aumenta rientro» sulle sottoattività indicate. È anche possibile ripetere il procedimento e spostare la gerarchia a un ulteriore livello di sottoattività. Naturalmente «Diminuisci rientro» è l’inverso del comando «Aumenta rientro» e si limita a rimuovere un livello dalla gerarchia.
Collegamento e scollegamento
I comandi «Collegamento» e «Scollega» sono già stati brevemente presentati e usati nelle sezioni introduttive, dove si è spiegato come collegare attività e sottoattività quando gli elementi dipendevano l’uno dall’altro (p. 15 e seguenti). Per usare questi comandi dalla barra multifunzione «Attività», selezionare anzitutto il collegamento su cui intervenire nella parte sinistra del diagramma di Gantt, facendo clic con il tasto sinistro su una delle due righe di attività collegate dal collegamento da modificare. La riga dell’attività viene evidenziata in nero, come mostrato per la riga 2 in figura 45. Si passa quindi alla riga dell’attività all’altra estremità della freccia di collegamento (la riga 8 in questo caso), si tiene premuto il tasto Ctrl e si fa di nuovo clic con il tasto sinistro per evidenziare sia la riga 2 sia la riga 8 (figura 45). Si seleziona quindi il comando «Collegamento» (o «Scollega») dalla barra multifunzione di ProjectLibre per modificare la connessione.
È anche possibile posizionare il cursore sul collegamento (figura 45) o su uno qualsiasi degli spazi bianchi sul lato destro del diagramma di Gantt, fare clic con il tasto destro e verrà visualizzata una finestra di dialogo simile a quella mostrata in figura 46.
Facendo clic con il tasto sinistro su «Dividi» compare un piccolo cursore con barre verticali parallele. Spostando questo cursore su uno dei blocchi nella parte di pianificazione (lato destro) del diagramma di Gantt e facendo clic con il tasto sinistro, il blocco indicato viene diviso in due parti. La divisione di un blocco può essere applicata a qualsiasi blocco principale (non alla barra nera di pianificazione). Questa funzione consente di rappresentare sul diagramma di Gantt eventi di attività ripetuti.
Facendo clic con il tasto sinistro sul cerchio bianco (pulsante di opzione) davanti a «Mostra compiti», vengono mostrate le assegnazioni di risorse per l’attività (figura 47), ammesso che le risorse siano già state assegnate all’attività. Questa azione alterna tra la vista Attività e la vista «Risorse». Le righe che mostrano le assegnazioni non vengono numerate da ProjectLibre. Queste righe non numerate con le assegnazioni non possono essere rimosse con il comando Elimina. Le assegnazioni possono essere modificate (anche rimosse) modificando l’attività.
Il pulsante di opzione «Mostra collegamenti» funziona in modo analogo, sia nella vista di pianificazione Gantt sia nella vista Assegnazione risorse. Consente semplicemente di mostrare tutti i collegamenti tra le attività oppure di rimuoverli dal grafico di pianificazione (lato destro).
Anche il pulsante di opzione «Mostra calendario» (in figura 46) è un interruttore analogo, sia nella vista di pianificazione Gantt sia nella vista Assegnazione risorse. Mostra le linee verticali della griglia. Si noti però che questo interruttore controlla solo la griglia del calendario: non attiva o disattiva le intestazioni del calendario nelle due righe superiori di queste due viste. Il pulsante di attivazione «Mostra righe» (anch’esso un pulsante di opzione in figura 46) aggiunge o rimuove semplicemente una griglia orizzontale sul lato destro di queste due viste.
Le ultime due selezioni della finestra di dialogo illustrata in figura 46 permettono di personalizzare gli «Stili barra» (figura 49) e gli «Stili annotazione» (figura 50) della pianificazione Gantt (lato destro del diagramma di Gantt). Ciascuno di questi menu «Stili» è un insieme di pulsanti di opzione che si limitano ad attivare o disattivare lo stile selezionato: come ormai noto, un pulsante di opzione selezionato indica che lo stile è mostrato nella pianificazione Gantt, mentre un pulsante di opzione vuoto indica che non lo è. Queste finestre di dialogo di secondo livello non permettono di modificare il colore o la forma delle barre nella pianificazione Gantt.
La figura 49 mostra la finestra di dialogo di secondo livello «Stili barra» con le sue impostazioni predefinite. Per illustrare una modifica (mostrata in figura 48), si attiva la barra «Scorrimento totale» facendo clic con il tasto sinistro sul pulsante di opzione vuoto in fondo al grafico; questa selezione aggiunge barre diagonali blu alla fine di diverse barre delle attività sulla pianificazione Gantt. Si noti che queste barre di «scorrimento» coprono parte dell’elenco delle risorse: questo effetto potrebbe non essere desiderabile in tutti i casi.
La figura 50 mostra la finestra di dialogo di secondo livello «Stili annotazione» con le sue due impostazioni predefinite: «Attività normali» e «Milestone». Di norma l’analista vorrà mostrare entrambi questi stili di annotazione. Tuttavia, negli esempi mostrati nelle figure 45, 47 e 48 nessuna attività è stata contrassegnata come milestone. Per farlo, occorre fare clic con il tasto sinistro sul comando Informazioni (rettangolo giallo in figura 48): compare la finestra di dialogo mostrata in figura 51. Nella scheda «Avanzato», selezionare la casella di controllo «Visualizza attività come milestone»: l’attività «Kick-off Meeting» comparirà come rombo nero sulla pianificazione Gantt (rettangolo magenta in figura 52).
Informazioni
Il comando «Informazioni» (rettangolo giallo in figura 48) è stato introdotto in precedenza per discutere gli stili di annotazione nei paragrafi precedenti. Occorre ora esaminare ciascuna delle schede mostrate in figura 51 e spiegarne le funzioni.
Occorre contrassegnare un’attività prima di avviare la funzione Informazioni; in alternativa, dopo aver fatto clic sul pulsante «Informazioni» si può selezionare un’attività prima che si apra la nuova finestra. Una volta aperta la finestra delle informazioni, si parte dalla scheda «Generale», la scheda predefinita che compare quando la scheda «Informazioni» viene selezionata con il mouse. Questa scheda è un modo alternativo per inserire in un unico menu le informazioni più importanti sulle attività del progetto. È possibile inserire o modificare: Durata, Data e ora di inizio, Data e ora di fine, Percentuale di completamento (vuota finché non viene inserita), se la durata è stimata o meno (il punto interrogativo «?» indica una durata stimata), la quantità di lavoro da svolgere (di norma in ore o giorni), la priorità assegnata all’attività (un valore numerico compreso tra 0 e 1000) e le informazioni di Previsione (Inizio e Fine), una volta concordata e inserita una previsione. Le voci iniziali del nostro esempio «New Shower» (finora inserite direttamente nel foglio di calcolo) sono mostrate in questa scheda «Generale».
Per usare correttamente il comando «Informazioni», si seleziona anzitutto un’attività, come indicato in figura 53, dove l’attività di avvio è evidenziata in nero facendo clic con il tasto sinistro sull’1 nella colonna 1 del foglio di calcolo Gantt (lato sinistro). Se si seleziona più di una riga di attività e poi si fa clic sul comando «Informazioni», un messaggio di avviso ricorda che con questo metodo è possibile modificare una sola attività alla volta (figura 54). Una volta selezionata correttamente una singola attività (figura 53), facendo clic sul comando «Informazioni» compare la finestra di dialogo di figura 55, con la scheda «Generale» selezionata per impostazione predefinita.
Calendario
Il «Calendario» è una funzione molto importante in ProjectLibre, poiché costituisce la base per tutti i calcoli correlati. Assegnare un calendario fin dalle prime fasi del progetto è quindi considerato importante ed efficace.
La finestra Calendario si apre di norma con il calendario lavorativo standard per la data odierna, indicata in blu nella figura 56: luglio 2020. Un clic con il tasto sinistro sulla data mostra, sul lato sinistro della finestra, gli orari di lavoro da… a….
Il calendario può essere spostato avanti e indietro con le frecce in alto a destra (figura 57); un clic sulla «casetta» riporta alla data odierna.
Facendo clic sul pulsante «Opzioni» si apre una nuova finestra (figura 58) in cui specificare le ore lavorative giornaliere e settimanali e i giorni lavorativi del mese per il proprio progetto. ProjectLibre le userà per calcolare la durata del progetto.
Altri calendari compaiono facendo clic sulla freccia di scorrimento in alto a sinistra della finestra (figura 56). Sono disponibili il calendario «Standard» di ProjectLibre e i calendari personalizzati salvati in precedenza. Se nessuno di questi calendari «Standard» offre gli orari di lavoro necessari per il progetto, ProjectLibre consente di definire e salvare un calendario personalizzato.
Si noti che, quando si tenta di modificare l’orario predefinito in un calendario di qualsiasi tipo, la casella «Orario di lavoro personalizzato» viene selezionata automaticamente. Non è quindi possibile modificare l’orario predefinito offerto dall’opzione «Utilizza come predefinito».
Un clic sul pulsante «Nuovo» (in basso a sinistra) apre una nuova finestra (figura 59) per definire un calendario personalizzato, con la scelta dei giorni lavorativi e di riposo e anche degli orari di lavoro. Viene anzitutto richiesto un nome per il nuovo calendario, un nome pertinente che ne indichi lo scopo. Sono disponibili due scelte: creare un nuovo calendario di base oppure modificare un calendario di base esistente; si apre quindi una finestra per scegliere il calendario di base desiderato. Facendo clic sul pulsante «OK» si crea il nuovo calendario (figura 60) con il nome indicato e lo si salva.
Il sabato e la domenica sono già impostati come giorni lavorativi normali. Il giovedì è stato impostato come giorno non lavorativo e il cursore del mouse contrassegna tutti i venerdì (un riquadro attorno a ogni venerdì nel calendario). Usando i pulsanti di opzione a sinistra, anche i venerdì diventeranno giorni non lavorativi. Facendo clic su un giorno specifico è possibile indicarne il tipo e specificare gli orari di lavoro individuali, ad esempio per i giorni festivi. Una volta indicati tutti i giorni, le festività nazionali e religiose e definiti gli orari di lavoro richiesti, il calendario viene creato e salvato facendo clic su «OK». In futuro sarà disponibile nell’elenco dei calendari di base.
Risorse
ProjectLibre offre una funzione efficace per l’assegnazione delle risorse alle attività, dopo la quale userà queste risorse assegnate per ottimizzare la pianificazione. Facendo clic su «Risorse» nel comando «Attività» si apre una finestra per assegnare risorse alle attività. È preferibile selezionare prima un’attività, in modo che i suoi dettagli siano già compilati quando si apre la finestra «Risorse» (indicato dall’evidenziazione verde in figura 61); in alternativa, le attività possono essere selezionate dopo l’apertura della finestra.
È possibile aggiungere altre persone o risorse: basta contrassegnare la risorsa e fare clic su «Assegna». La nuova risorsa viene aggiunta con un impegno standard del 100%, che può essere modificato facendo clic sulla percentuale e digitando il nuovo valore, oppure usando le piccole frecce su e giù.
Una persona o risorsa può essere rimossa da questa attività contrassegnandola e facendo clic su «Rimuovi».
Una persona o risorsa può essere sostituita in questa attività contrassegnandola e facendo clic su «Sostituisci». Si apre una nuova finestra con tutte le risorse disponibili, da cui scegliere il nuovo nome (figura 62). Dopo aver selezionato la risorsa corretta, basta fare clic su «OK» per applicare la modifica. George sostituirà Jean. George viene assegnato con un impegno del 100%, che può essere modificato come spiegato in precedenza.
Salva previsione
Con l’avanzare del progetto, si noterà che la pianificazione effettiva inizia a discostarsi da quella iniziale. Per poter in seguito esaminare le modifiche, è possibile congelare e salvare, con un nome, fino a 10 previsioni in momenti diversi. Se il progetto prevede delle milestone, può essere un buon momento per creare una previsione. La previsione salva tutte le informazioni su pianificazione, risorse e costi in quel momento. Si consiglia di creare una previsione iniziale prima di avviare il progetto: ciò permette di confrontare la pianificazione e i costi previsti con lo stato attuale. Se durante il progetto si desidera una previsione aggiornata, ad esempio a causa di una modifica nell’ambito del progetto, è possibile salvare un’altra previsione, come Previsione (1-10).
Fare clic su «Salva previsione» nella barra dei comandi «Attività». Si apre una nuova finestra «Previsione» (figura 63), che consente di scegliere un nome per una previsione a partire da questo momento, per l’intero progetto oppure solo per le azioni selezionate. Fare clic su «OK» per confermare: la previsione viene salvata.
In seguito è possibile valutare le diverse previsioni salvate, figura 64. Il progetto «New» prevedeva una pianificazione di base di 23 giorni fino al lancio del prodotto, per cui è stata creata una previsione, visibile come barra grigiastra, più sottile, sotto le barre delle attività principali. Si noti che le trattative contrattuali con l’azienda di produzione iniziano solo dopo la sessione di «Brainstorm» e l’avvio della costruzione del prototipo. Il marketing inizia quando il prototipo B è ben avviato e le trattative contrattuali entrano nella fase finale, con un collegamento SS e un ritardo.
Durante la sessione di «Brainstorm» è stata condotta, con tutti i soggetti coinvolti, una sessione di ottimizzazione, da cui è emerso che gran parte del lavoro sul prototipo B avrebbe potuto iniziare mentre era ancora in corso la costruzione del prototipo A, e che anche gli addetti al contratto e al marketing avevano una certa fretta. Si è così ottenuto un miglioramento di 3 giorni nella pianificazione, salvato come Previsione 1, mostrata in giallo nella parte destra di questo diagramma di Gantt.
Cancella previsione
Un clic su «Cancella previsione» apre sullo schermo una finestra analoga. È possibile contrassegnare una qualsiasi previsione creata e rimuoverla. Confermando con «OK» la si elimina.
Trova
In un progetto di grandi dimensioni può essere difficile individuare quella particolare attività. Una funzione «Trova» (figura 65) semplifica il compito: fare clic su «Trova» nel comando «Attività». Digitare la parola chiave della ricerca, o parte di essa, selezionare quindi il campo in cui cercarla (in questo esempio «Nome») e fare clic sul pulsante verde o blu: il pulsante verde cerca nelle righe sotto il cursore del mouse, mentre il pulsante blu cerca nelle righe sopra il cursore del mouse. L’attività trovata, se esiste, viene evidenziata in grigio.
Scroll to Task
Nei progetti più grandi, le barre di pianificazione sul lato destro del diagramma di Gantt possono finire fuori dallo schermo. Occorre contrassegnare l’attività di cui si vuole vedere la barra di pianificazione e fare clic sul pulsante «Scroll to Task» nel comando «Attività», che riporta la barra entro i limiti dello schermo.
Aggiorna attività
Definire una pianificazione di progetto è una cosa, ma la registrazione dell’avanzamento effettivo ne è un’altra, altrettanto necessaria. ProjectLibre può prevedere con precisione la data di fine progetto solo se l’avanzamento di tutte le attività viene aggiornato regolarmente.
Il pulsante «Aggiorna», nel comando «Attività», apre una finestra «Aggiorna attività». Il modo più efficace di procedere è contrassegnare prima l’attività, così che la finestra sia già compilata con i dettagli dell’attività selezionata. È possibile modificare la percentuale con il valore effettivo oppure inserire le date «Data avvio effettiva» e «Data chiusura effettiva» dell’attività. Dopo aver inserito tutte le informazioni aggiornate e chiuso la finestra, ProjectLibre aggiorna la pianificazione del progetto e rende visibili le modifiche nel diagramma di Gantt, negli altri grafici e nelle tabelle.