Creare un progetto di esempio

Seguiremo questo schema e aggiorneremo semplicemente le parti interessate dalla nuova interfaccia di ProjectLibre. “Il modo migliore per capire come si può creare un piano di progetto con ProjectLibre è studiare un esempio realistico come quello che segue. Questo esempio, per quanto semplice, fornisce una descrizione passo dopo passo delle azioni tipiche che un Responsabile di progetto potrebbe compiere per definire un piano di progetto realizzabile con (ProjectLibre).” Questo esempio probabilmente non si adatterà perfettamente al Suo progetto, quindi potrà modificarlo o crearne uno proprio per adattarlo più precisamente alle Sue esigenze. I passaggi fondamentali, tuttavia, restano probabilmente validi.

Per il progetto di esempio qui illustrato viene fornito un insieme relativamente ridotto di presupposti, che comprende:

1. ProjectLibre è stato installato e configurato come descritto in precedenza ed è collegato a una stampante utilizzabile (o almeno a una pseudo-stampante come PDF Creator).
2. Il progetto di esempio, chiamato “New Shower”, è un’iniziativa di marketing della durata di 6 mesi.
3. A New Shower sono assegnate tre risorse umane a tempo pieno, incluso il Responsabile di progetto.
4. Non è assegnato alcun vincolo di budget a “New Shower”; l’organizzazione sostiene pienamente questa iniziativa, ma il rispetto dei tempi è molto importante. Il progetto deve essere completato entro 6 mesi.
5. La data di completamento richiesta (obbligatoria) non deve superare i sei mesi dalla data di inizio.

Fase 1: Creare la struttura del piano di progetto

Il primo passo è identificare i parametri fondamentali del progetto. L’analista inizia questa fase con ProjectLibre come descritto a partire da pagina 6. Abbiamo visto come inizia questo processo nelle figure 4 e 5. Ora diamo al nuovo progetto il nome “New Shower” e lo inseriamo nella riga superiore, come indicato sopra la figura 5. Aggiungiamo anche una data di inizio, come mostrato nella figura 16. Può anche deselezionare la casella “Pianifica in avanti”, che è la selezione predefinita. Così facendo potrà selezionare una data di fine e far sì che ProjectLibre calcoli all’indietro dopo aver inserito le attività richieste. Questo metodo alternativo riguarda soprattutto i progetti con una data di fine fissa da rispettare, come “New Shower”, che ha una data di completamento obbligatoria. È forse un po’ più comune lasciare selezionata l’opzione predefinita mostrata nella figura 16, inserire le attività richieste e lasciare che il software calcoli una data di completamento. Ma, per il nostro esempio, deselezioneremo “Pianifica in avanti” per essere certi di rispettare quella data di completamento obbligatoria. Questa scelta rende il nostro esempio leggermente diverso dall’originale. Nello sviluppare il Suo esempio di apprendimento, dovrà interpretare il Suo contesto organizzativo e utilizzare le funzionalità di ProjectLibre adatte alle Sue esigenze. Definire presupposti e vincoli è un po’ come sviluppare, perfezionare e convalidare i requisiti di un sistema. Le note nella finestra di dialogo usata per assegnare un nome al progetto sono un buon punto di partenza per documentare alcuni di questi vincoli e presupposti.

Figura 16. Avvio del progetto di esempio

Dopo aver fatto clic su “OK”, si apre un diagramma di Gantt vuoto come quello mostrato nella figura 6, ma con il nuovo nome del progetto inserito.

Fase 2: Identificare le risorse del progetto

Figura 17. Foglio di calcolo delle risorse con le informazioni sulle risorse umane

Il passo successivo è identificare e assegnare un nome alle risorse disponibili. Per New Shower tutte le risorse sono risorse umane, e possiamo inserire tutte le informazioni necessarie accedendo al foglio di calcolo “Risorse” in uno dei modi descritti nel paragrafo sulla navigazione all’interno di ProjectLibre. Il modo migliore per accedere a questo foglio di calcolo è selezionare “Risorsa” nella riga superiore e fare clic sull’icona “Risorse” sul lato sinistro della seconda riga. Queste due azioni aprono il foglio di calcolo mostrato nella figura 17.

Figura 18. Altre categorie di informazioni nel foglio di calcolo “Risorsa”

La parte sinistra del foglio di calcolo “Risorsa” (figura 17) rappresenta solo una parte delle informazioni che vi si possono memorizzare. Un altro modo per vedere ulteriori informazioni gestibili qui è semplicemente scorrere verso destra usando la barra inferiore di questa finestra, come suggerito nella figura 18. Il lato destro del foglio di calcolo può contenere informazioni come la tariffa oraria e il calendario, come indicato dai titoli delle colonne.

Figura 19. Assegnazione delle risorse dal foglio di calcolo Risorsa

I valori inseriti nelle celle di questo foglio di calcolo devono rispettare un formato specifico, altrimenti un messaggio di errore come quello mostrato nella figura 19 segnala voci incoerenti. Questo foglio di calcolo diventa quindi la fonte centrale di informazioni sulle risorse disponibili per il progetto, sia umane sia materiali.

Figura 20. Modalità alternativa per inserire le informazioni sulle risorse

È possibile, tra l’altro, raggiungere il foglio di calcolo Risorsa anche scegliendo “Vista” nella riga superiore della barra di controllo e facendo clic sull’icona “Risorse” nella seconda riga, nel blocco delle viste “Risorsa”, subito a destra del blocco delle viste “Attività” (che contiene l’icona “Gantt”).

Inoltre, l’analista può inserire caratteristiche specifiche delle risorse – talvolta in modo più comodo – facendo clic con il tasto sinistro su un nome di risorsa nel foglio di calcolo “Risorse” e compilando la finestra di dialogo (figura 20) relativa a quella risorsa. Questo metodo di inserimento può essere più efficiente e più facile da organizzare rispetto all’inserimento diretto nel foglio di calcolo. È evidente che ciascuna di queste schede, insieme all’ampio spazio per le note, offre vari modi per adattare i dati delle risorse al Suo progetto. Occorre esaminare ciascuna delle schede nella parte superiore di questa finestra di dialogo per capire perché questo metodo alternativo di inserimento può essere utile per il Suo progetto.

Figura 21. Scheda “Generale” della finestra di dialogo alternativa

Per prima cosa osserviamo con attenzione la scheda “Generale” (figura 21) e notiamo che è possibile aggiungere molti dettagli su ciascuna risorsa che fa parte del database delle risorse del progetto. Può specificare gruppi di lavoro, informazioni di contatto, descrizioni dei materiali e persino calendari di lavoro personalizzati (pensi all’orario flessibile, se necessario), oltre ai consueti identificatori come l’identificatore RBS.

Figura 22. Scheda “Costi” della finestra di dialogo alternativa

La scheda “Costi” consente all’analista di specificare le tariffe di manodopera individuali per una determinata risorsa a qualsiasi data di validità. Le cinque sottoschede (A-E) permettono addirittura all’analista di impostare cinque diverse tariffe di costo per una stessa risorsa umana. È inoltre possibile dare un “aumento” alla risorsa semplicemente innalzando la tariffa a partire da una “Data di validità” appropriata, nella colonna sinistra di una determinata scheda.

Figura 23. Scheda “Disponibilità risorsa” della finestra di dialogo alternativa

La scheda “Disponibilità risorsa” (figura 23) offre altre opzioni per completare il database delle risorse. La scheda include anche un campo che imposta il limite massimo di utilizzo della risorsa. Questo limite è solitamente espresso come percentuale massima di tempo in cui la risorsa può essere utilizzata.

La sottoscheda “Attività” (figura 24) presenta un elenco di tutti gli impegni o le assegnazioni stabiliti per ciascuna persona nel database delle Risorse. Le colonne forniscono dettagli su ciascuna di queste assegnazioni (le date di inizio e di fine, per esempio) relativamente a ogni attività, in ogni pagina della scheda, per ciascuna risorsa.

Infine, la sottoscheda “Note” è mostrata nella figura 25. La sua funzione principale è ovviamente offrire lo spazio per descrivere qualsiasi caratteristica della risorsa che debba essere documentata: per questo è disponibile ampio spazio bianco per una descrizione discorsiva o per qualsiasi altra annotazione.

Figura 24. Scheda “Attività” della finestra di dialogo alternativa

Figura 25. Scheda “Note” della finestra di dialogo alternativa

Fase 3: Identificare le attività di alto livello del progetto

Figura 26. Attività di alto livello per l’esempio “New Shower”

Si presuppone che il progetto di esempio “New Shower” sia simile a uno precedente portato a termine con successo dall’organizzazione. Il progetto, come quasi tutti i progetti, può essere descritto con cinque attività generiche: Avvio, Ricerca, Appalto, Sviluppo e Lancio. Queste etichette generiche non sono descrittive in modo così univoco come si potrebbe desiderare, ma delineano comunque un modo generale di classificare le attività di livello superiore. L’analista inserisce quindi titoli di attività più descrittivi, ma riconoscerà che queste attività corrispondono a questa descrizione generica (figura 26). Si noti che tutte le barre delle attività utilizzate finora sono rosse. Questa colorazione indica che tutte le attività fanno parte dell’attività critica, il che non ha ancora alcun significato a questo punto dell’analisi. Al termine, il percorso critico sarà rosso e tutte le barre delle attività non critiche saranno blu, ma a questo stadio dello sviluppo del piano di progetto è ancora troppo presto per identificare un percorso critico.

Fase 4: Identificare le dipendenze tra le attività

Alcune attività non possono iniziare finché altre non sono state completate; in altre parole, la seconda attività dipende dal completamento di un’altra prima di poter iniziare. Nel nostro esempio “New Shower”, è evidente che l’applicazione non può essere commercializzata a livello mondiale finché non è stato completato il beta testing, e il beta testing non può iniziare finché l’applicazione non è stata sviluppata. Infine, naturalmente, l’approvazione iniziale (implicita nello svolgimento della riunione di avvio) deve avvenire prima che qualsiasi altra attività possa iniziare. Queste dipendenze sono visibili nella figura 27.

Figura 27. Dipendenze tra le attività

Il codice colore mostra ora il percorso critico in rosso; la logica delle dipendenze evidenzia quel percorso critico. Questo percorso critico ha ora tre elementi, e il percorso non critico non influisce sul percorso critico. Ci sono diverse altre sfumature su come gestire le attività, che saranno trattate nella sezione successiva. Ma prima dobbiamo assegnare le risorse e scomporre, dove necessario, le attività di livello superiore.

Fase 5: Assegnare le risorse del progetto alle attività appropriate

Ogni attività richiede probabilmente una o più risorse per essere completata. Alcune colonne del diagramma di Gantt possono risultare nascoste a meno che il cursore verticale non venga spostato verso destra. I nomi degli elementi risorsa possono essere digitati direttamente nella colonna “Nome”. L’opzione predefinita assegna il 100% del loro tempo all’attività assegnata, ma questa opzione può essere modificata nella finestra di dialogo di assegnazione. Il campo “Nome” consente l’inserimento diretto di più risorse, insieme alla percentuale di tempo assegnata a ciascuna attività. Ogni nome di risorsa è separato da un punto e virgola, come mostrato nella parte superiore della figura 28 (rettangolo giallo). In questo diagramma è stato accettato il valore predefinito del 100% per la percentuale di tempo dedicata al progetto. Scegliendo “Utilizzo attività” dalla seconda riga della barra multifunzione dei comandi (rettangolo magenta), le risorse assegnate (in ore) vengono mostrate in basso a sinistra nella visualizzazione. Questo offre un modo comodo per illustrare come è coperta ciascuna attività. Potrebbe voler modificare le ore per liberare tempo del Responsabile di progetto da dedicare ad altre attività; può farlo cambiando manualmente le ore nella riga gialla corrispondente. Modifiche di questo tipo possono alterare il numero totale di giorni applicati all’attività; scegliere la percentuale appropriata può essere un modo migliore per iniziare questo tipo di livellamento delle risorse. Torneremo a breve su questo punto.

Figura 28. Assegnazione delle risorse basata sull’utilizzo delle attività

Possiamo anche scegliere l’opzione “Utilizzo risorsa” (rettangolo verde nella figura 29) per vedere come è caricata ciascuna persona per ogni attività. Questa prospettiva può essere un punto di partenza più semplice per stabilire le priorità del carico di lavoro di ciascun individuo. Quando si avvia questa definizione delle priorità, è probabile che, man mano che si regolano le percentuali di impegno, alcune attività vengano accorciate mentre ProjectLibre tenta di pianificarle automaticamente. Può essere necessario scegliere la pianificazione manuale per gestire il lavoro a tempo parziale sulle attività desiderate, livellare il carico di lavoro e mantenere comunque la pianificazione desiderata. Parleremo più diffusamente di questo tipo di attività quando tratteremo l’uso della funzione “Istogramma” e delle operazioni di filtro.

Figura 29. Assegnazione delle risorse basata sul carico della singola risorsa

Fase 6: Approfondire e scomporre le attività

Figura 30. Scomposizione delle attività di alto livello del progetto

Essere agili nel suddividere le attività è una caratteristica importante per un buon manager. ProjectLibre facilita questo tipo di attività da parte dell’analista. Scomporre un’attività complessa in attività più semplici consente di comprendere meglio le interrelazioni e offre indicazioni utili per stimare il fabbisogno di risorse. In quasi tutti i casi, questo introduce nella pianificazione un utilizzo just-in-time delle risorse (sia persone sia strutture). Quattro di queste scomposizioni di attività sono mostrate per il nostro esempio “New Shower” nella figura 30. Per progetti più complessi è probabile che vengano utilizzate molte più scomposizioni, ma queste semplici bastano a illustrare l’uso del programma. Si noti che ProjectLibre utilizza il rientro per indicare la gerarchia delle sotto-attività; questa funzione alimenta anche lo sviluppo della struttura di scomposizione del lavoro (WBS), come vedremo più avanti nel manuale, quando riesamineremo come vengono utilizzate le attività.

Fase 7: Valutare il piano di progetto

Con un insieme rappresentativo di attività inserite e alcune sotto-attività definite, il piano di progetto è ormai ben avviato. Il percorso critico è forse l’informazione più significativa in questa struttura ancora elementare. Questa conoscenza è molto importante per il Responsabile di progetto. L’analisi e il livellamento dei carichi di lavoro possono essere effettuati sulla base delle informazioni sulle risorse nei fogli di calcolo di ProjectLibre, una volta completati questi inserimenti. Nell’esempio, queste informazioni sono minime, appena sufficienti a mostrare come questa iniziativa possa essere portata a termine. Per la maggior parte dei progetti, definire le risorse necessarie è uno dei compiti più importanti (e più lunghi). I report sulle attività e sulle sotto-attività possono essere stampati in qualsiasi momento. In seguito, se le percentuali di completamento vengono inserite e mantenute aggiornate per ciascuna attività, è possibile generare report di stato che mostrano l’avanzamento e consentono di valutare il completamento della pianificazione. Il modo migliore di usare ProjectLibre è come strumento per valutare in modo continuo l’avanzamento verso gli obiettivi del progetto.