Crie um projeto de exemplo

Seguiremos esse roteiro e apenas atualizaremos as partes afetadas pela nova interface do ProjectLibre. “A melhor maneira de entender como um plano de projeto pode ser criado usando o ProjectLibre é estudar um exemplo realista como o que se segue. Este exemplo, embora simples, apresenta uma descrição passo a passo de ações típicas que um gestor de projetos pode usar para estabelecer um plano de projeto viável usando (o ProjectLibre).” É provável que este exemplo não se encaixe perfeitamente no seu projeto, então você pode modificá-lo ou criar o seu próprio para atender mais especificamente às suas necessidades. Ainda assim, as etapas básicas provavelmente continuam valendo.

É dado aqui um conjunto relativamente pequeno de premissas para o projeto de exemplo que usaremos. Entre elas:

1. O ProjectLibre foi instalado e configurado como descrito acima e está conectado a uma impressora utilizável (ou pelo menos a uma pseudoimpressora como o PDF Creator).
2. O projeto de exemplo, chamado “Novo Chuveiro”, é um esforço de marketing com duração de 6 meses.
3. Três recursos de pessoas em tempo integral, contando o gestor de projetos, estão atribuídos ao Novo Chuveiro.
4. Não há nenhuma restrição de orçamento atribuída ao “Novo Chuveiro”; a organização apoia totalmente esse esforço, mas o cronograma é muito importante. Ele precisa ser concluído em até 6 meses.
5. A data de conclusão exigida (obrigatória) não é superior a seis meses a partir da data de início.

Etapa 1: Criar o esqueleto do plano do projeto

O primeiro passo é identificar os parâmetros básicos do projeto. O analista começa essa etapa no ProjectLibre como descrito a partir da página 6. Vimos como esse processo começa nas figuras 4 e 5. Agora damos ao novo projeto o nome “Novo Chuveiro” e o digitamos na linha superior, como indicado acima da figura 5. Também adicionamos uma data de início, como mostra a figura 16. Você também pode desmarcar a caixa “Envio programado”, que é a seleção padrão. Isso permite selecionar uma data de término e fazer com que o ProjectLibre trabalhe de trás para frente depois que você digitar as tarefas necessárias. Esse método alternativo é indicado principalmente para projetos com uma data de término fixa que precisa ser cumprida, como o “Novo Chuveiro”, que tem uma data de conclusão obrigatória. Talvez seja um pouco mais comum deixar marcada a ação padrão, como na figura 16, digitar as tarefas necessárias e deixar o software calcular uma data de conclusão. Mas, no nosso exemplo, desmarcaremos “Envio programado” para garantir que a data de conclusão obrigatória seja cumprida. Essa alteração torna nosso exemplo um pouco diferente do original. Ao desenvolver seu próprio exemplo de aprendizado, você vai precisar interpretar o ambiente da sua própria organização e usar os recursos do ProjectLibre que atendam às suas necessidades. Definir premissas e restrições é um pouco como desenvolver, refinar e validar os requisitos de um sistema. As anotações na caixa de diálogo usada para nomear o projeto são um bom lugar para começar a documentar algumas dessas restrições e premissas.

Figura 16. Iniciando o projeto de exemplo

Depois de clicar em “OK”, abre-se um gráfico de Gantt em branco como o da figura 6, mas com o novo nome do projeto já inserido.

Etapa 2: Identificar os recursos do projeto

Figura 17. Planilha de recursos com informações sobre recursos de pessoas

A próxima etapa é identificar e nomear os recursos disponíveis. No Novo Chuveiro, todos os recursos são recursos de pessoas, e podemos digitar todas as informações necessárias navegando até a planilha “Recursos” por uma das formas descritas no parágrafo sobre navegação no ProjectLibre. A melhor maneira de chegar a essa planilha é selecionar “Recurso” na linha superior e clicar no ícone “Recursos” do lado esquerdo da segunda linha. Essas duas ações abrem a planilha mostrada na figura 17.

Figura 18. Mais categorias de informações na planilha “Recurso”

A parte esquerda da planilha “Recurso” (figura 17) é apenas parte das informações que podem ser armazenadas ali. Outra forma de ver mais das informações possíveis mantidas nela é simplesmente rolar para a direita usando a barra inferior dessa janela, como sugere a figura 18. Esse lado direito da planilha pode conter informações como taxa de pagamento e calendário, de acordo com os títulos das colunas.

Figura 19. Atribuindo recursos a partir da planilha de recursos

Os valores digitados nas células dessa planilha precisam seguir um formato específico, caso contrário uma mensagem de erro do tipo mostrado na figura 19 alerta sobre entradas inconsistentes. Assim, essa planilha se torna a fonte central de informações sobre os recursos disponíveis para o projeto – tanto humanos quanto materiais.

Figura 20. Outra forma de digitar informações de Recurso

A propósito, você também pode chegar à planilha de recursos escolhendo “Exibição” na linha superior da barra de controle e clicando no ícone “Recursos” na segunda linha, no bloco de exibições de “Recurso”, logo ao lado do bloco de exibições de “Tarefa” (que contém o ícone “Gantt”).

Além disso, o analista também pode digitar características específicas de um recurso – às vezes de forma mais prática – clicando com o botão esquerdo no nome de um recurso na planilha “Recursos” e preenchendo a caixa de diálogo (figura 20) referente a esse recurso. Esse método de entrada pode ser mais eficiente e mais fácil de organizar do que digitar diretamente na planilha. É claro que cada uma dessas guias, e o grande espaço para anotações, permite várias formas de adaptar as informações de recursos ao seu projeto. Precisamos examinar cada uma das guias na parte de cima dessa caixa de diálogo para explicar por que esse método alternativo de entrada pode ser útil no seu projeto.

Figura 21. Guia “Geral” da caixa de diálogo alternativa

Primeiro, observamos com atenção a guia “Geral” (figura 21) e notamos que é possível acrescentar muitos detalhes sobre cada recurso que faz parte do banco de dados de recursos do projeto. Você pode especificar grupos de trabalho específicos, informações de contato, descrições de materiais e até calendários de trabalho personalizados (pense em horário flexível, se for o caso) e os identificadores de sempre, como o identificador de RBS.

Figura 22. Guia “Custos” da caixa de diálogo alternativa

A guia “Custos” permite que o analista defina taxas de mão de obra individuais para qualquer recurso em qualquer data de vigência. Na verdade, as cinco subguias (A-E) chegam a permitir que o analista defina cinco taxas de custo diferentes para um determinado recurso de pessoa. Também é possível dar um “aumento” ao recurso simplesmente elevando a taxa numa “Data de vigência” apropriada, na coluna da esquerda de uma determinada guia.

Figura 23. Guia “Disponibilidade de Recursos” da caixa de diálogo alternativa

A guia “Disponibilidade de Recursos” (figura 23) oferece outras opções para detalhar o banco de dados de recursos. A guia também traz um campo que define o limite máximo de uso desse recurso. Esse limite geralmente é definido como a porcentagem máxima de tempo em que o recurso pode ser usado.

A subguia “Tarefas” (figura 24) apresenta uma lista de todos os compromissos ou atribuições feitas para cada pessoa no banco de dados de Recursos. As colunas trazem detalhes sobre cada uma dessas atribuições (datas de início e término, por exemplo) referentes a cada tarefa, em cada página da guia, para cada recurso.

Por fim, a subguia “Notas” é mostrada na figura 25. É claro que sua função principal é dar espaço para descrever qualquer característica do recurso que precise ser documentada – por isso, há bastante espaço em branco para uma descrição livre ou qualquer outra anotação.

Figura 24. Guia “Tarefas” da caixa de diálogo alternativa

Figura 25. Guia “Notas” da caixa de diálogo alternativa

Etapa 3: Identificar as tarefas de alto nível do projeto

Figura 26. Tarefas de alto nível do exemplo “Novo Chuveiro”

Supõe-se que o projeto de exemplo “Novo Chuveiro” seja parecido com um outro, concluído com sucesso pela organização anteriormente. O projeto, como quase todos os projetos, pode ser descrito com cinco tarefas genéricas: Início, Pesquisa, Contratação, Desenvolvimento e Lançamento. Esses rótulos genéricos não são tão claramente descritivos quanto se gostaria, mas delineiam uma forma geral de categorizar as tarefas de nível superior. Assim, o analista digita títulos de tarefas mais descritivos, mas você vai reconhecer que essas tarefas se encaixam nessa descrição genérica (figura 26). Observe que todas as barras de tarefas usadas até aqui são vermelhas. Essa cor inicial significa que todas as tarefas fazem parte da tarefa crítica, o que não tem nenhum significado nesse ponto da análise. Quando terminarmos, o Caminho crítico estará em vermelho e todas as barras de tarefas não críticas estarão em azul, mas é cedo demais para identificar um caminho crítico nessa fase do desenvolvimento do plano do projeto.

Etapa 4: Identificar as dependências entre tarefas

Algumas tarefas não podem começar enquanto outras não forem concluídas; ou seja, a segunda tarefa depende da conclusão de outra antes de poder começar. No nosso exemplo “Novo Chuveiro”, é óbvio que o aplicativo não pode ser comercializado mundialmente antes de concluído o teste beta, e o teste beta não pode começar antes de o aplicativo estar desenvolvido. Por fim, é claro, a aprovação inicial (implícita na realização da reunião de início) precisa ocorrer antes que qualquer uma das outras tarefas possa começar. Essas dependências aparecem na figura 27.

Figura 27. Dependências entre tarefas

O código de cores agora mostra o Caminho crítico em vermelho; a lógica das dependências é o que define esse caminho crítico. Esse caminho crítico já tem três elementos, e o caminho não crítico não o afeta. Há várias outras nuances sobre como lidar com tarefas, que serão tratadas na próxima seção. Mas antes precisamos atribuir recursos e decompor as tarefas de nível superior onde for necessário.

Etapa 5: Atribuir recursos do projeto às tarefas apropriadas

É provável que cada tarefa precise de um ou mais recursos para ser concluída. As colunas do gráfico de Gantt podem ficar ocultas até que o controle deslizante vertical seja movido para a direita. Os nomes dos elementos de recurso podem ser digitados diretamente na coluna “Nome”. A opção padrão é destinar 100% do tempo do recurso à tarefa atribuída, mas essa opção pode ser alterada na caixa de diálogo de atribuição. O campo “Nome” permite a digitação direta de vários recursos, junto com a porcentagem de tempo atribuída a cada tarefa. Cada nome de recurso é separado por ponto e vírgula, como mostra a parte superior da figura 28 (retângulo amarelo). Nesse gráfico, aceitou-se o valor padrão de 100% para a porcentagem de tempo dedicada ao projeto. Ao escolher “Uso de Tarefa” na segunda linha da faixa de comando (retângulo magenta), os recursos alocados (em horas) aparecem na parte inferior esquerda da tela. Isso oferece uma forma prática de mostrar como cada tarefa está coberta. Você pode querer ajustar as horas para liberar o tempo do líder do projeto para outras tarefas; experimente alterar manualmente as horas na linha amarela correspondente. Alterações desse tipo tendem a mudar o número total de dias aplicados à tarefa; escolher a porcentagem adequada pode ser uma forma melhor de começar esse tipo de redistribuição de recursos. Voltaremos a esse ponto em breve.

Figura 28. Atribuição de recursos com base no uso de tarefa

Também podemos escolher a opção “Uso de Recursos” (retângulo verde na figura 29) para ver como cada pessoa está sendo carregada em cada tarefa. Essa perspectiva pode ser um ponto de partida mais fácil para priorizar a carga de trabalho de cada indivíduo. Ao começar essa priorização de trabalho, é provável que, ao ajustar as porcentagens de esforço, algumas tarefas fiquem mais curtas à medida que o ProjectLibre tenta agendar automaticamente. Pode ser necessário escolher o agendamento manual para acomodar trabalho em tempo parcial nas tarefas desejadas, redistribuir a carga de trabalho e ainda manter o cronograma desejado. Teremos mais a dizer sobre esse tipo de atividade quando falarmos sobre o uso da função “Histograma” e sobre atividades de filtragem.

Figura 29. Atribuição de recursos com base na carga de cada recurso

Etapa 6: Detalhar e decompor as tarefas

Figura 30. Decomposição das tarefas de alto nível do projeto

Ser ágil ao dividir tarefas é uma característica importante para um bom gerente. O ProjectLibre facilita esse tipo de trabalho por parte do analista. Decompor uma tarefa complexa em tarefas mais simples permite entender melhor as inter-relações e oferece mais clareza na estimativa das necessidades de recursos. Isso traz a utilização just-in-time de recursos (tanto pessoas quanto instalações) para o planejamento do cronograma em praticamente todos os casos. Quatro dessas decomposições de tarefas são mostradas no nosso exemplo “Novo Chuveiro”, na figura 30. Em projetos mais complexos, é provável que sejam usadas muito mais decomposições, mas essas simples bastam para ilustrar o uso do programa. Observe que o ProjectLibre usa recuo para indicar a hierarquia das subtarefas; esse recurso também alimenta a montagem da Estrutura Analítica do Projeto, como veremos mais adiante no manual, quando reexaminarmos como as tarefas são usadas.

Etapa 7: Avaliar o plano do projeto

Com um conjunto representativo de tarefas digitado e algumas subtarefas detalhadas, o plano do projeto já está bem encaminhado. O Caminho crítico é talvez a informação mais importante dessa estrutura ainda rudimentar. Esse conhecimento é muito importante para o gestor de projetos. A análise e a redistribuição das cargas de trabalho podem ser feitas com base nas informações de recursos nas planilhas do ProjectLibre, depois que essas entradas forem concluídas. No exemplo, essa informação é mínima, apenas o suficiente para mostrar como esse trabalho pode ser feito. Na maioria dos projetos, definir os recursos necessários é uma das tarefas mais importantes (e mais trabalhosas). Relatórios de tarefas e subtarefas podem ser impressos a qualquer momento. Mais adiante, se as porcentagens de conclusão forem digitadas e mantidas atualizadas para cada tarefa, é possível gerar relatórios de status que mostrem o progresso e permitam avaliar a conclusão do cronograma. A melhor forma de usar o ProjectLibre é como uma ferramenta para avaliar continuamente o progresso rumo aos objetivos do projeto.