Tarefas

Voltamos agora a atenção para uma discussão detalhada sobre as tarefas e como elas são tratadas no ProjectLibre. Estabelecemos as bases para esta discussão nos parágrafos em torno das figuras 10 e 11 e também das figuras 24, 26 e 27. As tarefas continuam sendo o elemento principal para traçar um plano de projeto. Precisamos nos aprofundar um pouco mais e entender melhor como o gráfico de Gantt e sua listagem de tarefas interagem com o restante do programa para produzir a Estrutura Analítica do Trabalho (EAP) completa e outras decomposições úteis que descrevem o projeto e permitem que a gestão avalie prontamente o progresso, realoque recursos e identifique áreas problemáticas. As descrições das tarefas são fundamentais para todas essas operações. Então, vamos reexaminar primeiro o gráfico de Gantt, desta vez observando cada uma das funções disponíveis com a guia “Tarefa” selecionada na linha superior da faixa de comando. A segunda linha tem três seções (Visualizações, Área de Transferência e Tarefa – terceira linha) e 24 seleções diferentes possíveis nessa segunda linha (destacadas com um grande retângulo amarelo na figura 30).

Visualizações

Seleção do Gantt

Começando pelo lado esquerdo desta linha de funções, na seção “Visualizações”, o botão “Gráfico de Gantt” já é algo familiar, tendo sido apresentado anteriormente. Clicar com o botão esquerdo nesse botão traz a planilha padrão, já pré-rotulada com rótulos convenientes para fins de gerenciamento de projetos – “Nome”, “Duração”, “Início”, “Término” e assim por diante. Existem alguns recursos exclusivos associados a essa planilha personalizada, no lado esquerdo inferior da página de Gantt do ProjectLibre.

A primeira coluna é simplesmente um esquema de numeração sequencial para cada tarefa e subtarefa, começando em 1 e aumentando um número de cada vez a cada linha adicional. Portanto, essa coluna é o número da linha da planilha de “Tarefa”.

A segunda coluna tem um círculo com um “i” (retângulo magenta na figura 30) e é uma coluna de exibição que mostra informações. Se você aplicar uma restrição a uma tarefa, aparecerá um ícone na célula. Você pode passar o mouse sobre o ícone para ver uma descrição da restrição.

Se você clicar com o botão esquerdo na primeira linha ou na linha de título, isso também destaca essa linha para inserções de várias linhas. Se você clicar com o botão direito na linha de título, aparece uma caixa de diálogo que oferece três opções: (1) Inserir Coluna, (2) Ocultar Coluna e (3) Encontrar. Selecionar qualquer uma dessas opções abre uma caixa de diálogo para inserção de mais informações. A caixa de diálogo da primeira dessas opções é mostrada a seguir (figura 31). Há diversas opções para a variável de campo (veja as definições no início do manual) e fazer uma seleção resulta na inserção de uma coluna adicional (figura 32) rotulada com a opção de “Campo” escolhida. Em nosso exemplo, a nova coluna é rotulada “Baseline1 Start”. Esse recurso permite que o analista personalize com grande flexibilidade o conteúdo do gráfico de Gantt para acompanhar o projeto.

Figura 31. Caixa de diálogo da função “Inserir Coluna” da planilha de Gantt

Figura 32. Nova coluna do gráfico de Gantt com o rótulo “Baseline1 Start”

A opção “Ocultar Coluna” dessa caixa de diálogo permite ao usuário remover essa nova coluna (ou qualquer outra das colunas visíveis) selecionando essa opção. Por fim, a opção “Encontrar” abre uma caixa de diálogo (mostrada na figura 33) que permite buscar um nome de campo.

Figura 33. Opção “Encontrar”

Visualização “Diagrama de Rede”

Figura 34. Visualização “Rede” do fluxo de tarefas

A figura 34 mostra cada uma das tarefas do nosso projeto de exemplo “New Shower” em forma resumida. Em certo sentido, essa visualização de rede é muito parecida com o lado direito do gráfico de Gantt (figura 30); a informação é a mesma. A visualização “Rede” simplesmente apresenta essa informação em forma de diagrama de fluxo e realoca a informação de cada linha de tarefa dentro do nó/bloco correspondente. O analista também pode mover os nós de tarefa no diagrama para alterar a apresentação gráfica, posicionando o cursor sobre o contorno do bloco a ser movido e arrastando o nó. Clique com o botão esquerdo, mantenha pressionado e reposicione o bloco selecionado para qualquer posição desejada dentro do espaço em branco. Da mesma forma, se você passar o cursor sobre um local no interior de um bloco e clicar com o botão esquerdo, pode modificar os dados da tarefa com entradas pelo teclado.

As ligações entre as tarefas são mantidas e o caminho crítico também é marcado com um contorno vermelho nesses blocos. As ligações também podem ser adicionadas, removidas ou modificadas nessa visualização. Se você passar o cursor sobre uma linha de dependência entre tarefas, aparece um sinal de mais. Em seguida, um clique com o botão esquerdo abre uma caixa de diálogo (figura 35) que permite alterar a conexão como desejado. Essa caixa de diálogo apresenta a sequência de dependência De–Para, fornecendo ambos os rótulos para uma identificação clara. Em seguida, ela oferece quatro tipos de conexão de dependência possíveis: FS (a opção padrão), FF, SF e SS. FS significa Término para Início (da tarefa De para a tarefa Para), FF significa Término para Término, SF indica Início para Término, e SS significa Início para Início. A escolha do tipo de conexão evidentemente altera o fluxo de trabalho entre as tarefas. A opção padrão é, de longe, a mais usada. Observe que essa caixa de diálogo também permite adicionar uma defasagem (se for um número positivo, um atraso antes do início da próxima tarefa; se negativo, a segunda tarefa começa antes do término da predecessora). O tempo de defasagem entre tarefas é um valor numérico em horas, dias ou outra unidade de tempo apropriada. A linha inferior com quatro opções permite remover completamente a ligação, aceitar as alterações feitas, cancelar a operação ou acessar a documentação de ajuda on-line, localizada no site do ProjectLibre quando você está conectado ao site da comunidade.

Figura 35. Caixa de diálogo de modificação “Dependência da tarefa”

Por fim, a visualização “Rede” não mostra a cronologia das tarefas de forma tão completa (não há calendário – apenas datas de início e término – mostrando a progressão das tarefas).

Estrutura Analítica do Trabalho

A figura 37 é o gráfico padrão que aparece quando a seleção da EAP (elipse azul na figura 36) é feita com um clique do botão esquerdo. Esse diagrama é parecido com a visualização de fluxo “Rede” das tarefas, pois cada bloco é separado. Porém, as entradas de texto dentro do bloco estão relacionadas aos blocos da planilha de Gantt original, no exemplo mostrado “Custo” (o que significa que, à medida que os custos são lançados ao longo da vida do projeto, eles podem ser acompanhados pelo analista e/ou gestor a partir desse bloco) e “Orçamento”. Observe que essa segunda entrada está em branco; adicionamos uma coluna de orçamento clicando com o botão esquerdo na linha de título da planilha. Você terá a opção de adicionar uma coluna e uma série de colunas para adicionar. Selecione a opção Orçamento.

Figura 36. Visualização da Estrutura Analítica do Trabalho (EAP) das tarefas

Esse gráfico pode ser modificado praticamente da mesma forma que o gráfico da visualização “Rede”. Clicar com o botão esquerdo no texto de um bloco permite modificar o texto. Além disso, passar o mouse sobre o contorno de um bloco permite movê-lo. Por exemplo, a figura 36 mostra os blocos de tarefas do nosso projeto de exemplo dispostos em uma configuração horizontal.

Figura 37. Estrutura Analítica do Trabalho (EAP) – tarefas reorganizadas

Pode ser mais adequado aos seus objetivos, e mais descritivo, organizar a EAP de forma vertical (figura 37). A movimentação dos blocos é feita exatamente como descrito no parágrafo da visualização “Rede”: passe o cursor sobre o contorno do bloco a ser movido, depois clique com o botão esquerdo, mantenha pressionado e arraste o bloco até a posição desejada. As linhas de conexão podem ser alteradas de forma parecida com as modificações descritas para as ligações na visualização de Rede. É claro que a caixa de diálogo é um pouco diferente (figura 38) e o analista só pode remover a relação hierárquica (equivalente a selecionar “Recuo à esquerda” na linha de comando para a subtarefa) ou aceitá-la.

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Figura 38. Caixa de diálogo “Relação hierárquica”

Uma última observação: quando o texto dentro das caixas (as descrições das tarefas, por exemplo) ultrapassa a largura mostrada na caixa, um clique com o botão esquerdo com o cursor simplesmente dentro da área de texto mostra o restante da linha de texto. Esse truque de “espiar à direita” também funciona na visualização “Rede” descrita no parágrafo anterior. Nesse caso, é importante garantir que o cursor esteja sobre a linha de texto que se deseja estender para visualização.

Visualização “Uso de Tarefa”

Figura 39. Visualização “Uso de Tarefa”

A próxima opção na seção “Visualizações” da faixa de comando é a visualização “Uso de Tarefa” (figura 39), que mostra o trabalho por hora com base nas informações lançadas. A metade esquerda (a parte da planilha) da visualização resume a alocação total de horas de cada tarefa, enquanto a metade direita (o plano de cronograma) mostra o perfil horário das horas disponíveis dos trabalhadores ao longo do tempo cronológico. A planilha é idêntica à planilha do gráfico de Gantt descrita anteriormente; a única diferença parece ser a cor de fundo bege clara dessa informação na visualização “Uso de Tarefa”.

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O lado direito da visualização mostra o trabalho agendado. Observe que o trabalho agendado de uma tarefa é a soma do tempo alocado às subtarefas dentro de cada camada hierárquica. Por exemplo, a soma das horas das linhas 3 e 4 totaliza as horas da tarefa pai na linha 2 (retângulo verde) para cada mês. É possível editar diretamente as horas no lado direito dessa visualização, mas também é bem possível (talvez até provável) que isso altere os totais no lado esquerdo e faça com que horas ou dias fracionários sejam incorporados ao cronograma.

Mais zoom ou menos zoom:

Figura 40. Mais zoom nas horas diárias

Esse último conjunto de opções na seção “Visualizações” controla a escala de tempo no lado direito (o cronograma) do gráfico de Gantt. Clicar com o botão esquerdo no comando “Mais zoom” pode levar o cronograma a mostrar as horas (ainda na visualização “Uso de Tarefa”) de cada dia do trabalho planejado (figura 40). Os incrementos podem chegar até as horas a serem dedicadas por dia a uma determinada tarefa, selecionando repetidamente esse comando (figura 41); esse é o menor incremento de tempo que o comando “Mais zoom” pode selecionar em qualquer uma das visualizações de tarefa.

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Figura 41. Mais zoom nas horas de um determinado dia

Figura 42. Menos zoom na visualização do gráfico de Gantt

“Menos zoom” evidentemente redefine a escala de tempo no lado direito do gráfico de Gantt na direção oposta a “Mais zoom”. Essa dupla é bastante útil para ajustar as escalas e avaliar o caminho crítico no gráfico de Gantt básico (figura 42). Esse gráfico mostra o cronograma de todo o projeto de exemplo “New Shower” reduzido a uma extensão total de cinco meses, em três trimestres diferentes de dois anos diferentes. É claro que você pode usar esses dois comandos para ajudar a dimensionar um gráfico de Gantt para impressão em um relatório ou para examinar os detalhes de como o trabalho está agendado.

Área de Transferência

A seção “Área de Transferência” da faixa de comando “Tarefa” tem apenas três opções possíveis: (1) Colar, (2) Copiar e (3) Cortar. Os nomes descrevem o que cada opção faz. Para usar essas funções na planilha do gráfico de Gantt, o analista simplesmente destaca a linha desejada clicando com o botão esquerdo na primeira coluna da planilha; a seleção fica preta para mostrar o que está selecionado. Depois de destacar a linha desejada, clique com o botão esquerdo em Copiar, mova o cursor até a linha da planilha onde deseja inserir a linha duplicada, clique com o botão esquerdo para destacar o local desejado e, então, clique com o botão esquerdo em Colar. Os resultados são mostrados na figura 43.

Figura 43. Uso de “Copiar”, “Colar” e “Cortar” na Área de Transferência

O comando “Cortar” pode ser usado para remover uma linha destacada na planilha. O mesmo efeito pode ser obtido selecionando o comando “Desfazer” no topo da faixa de comando do ProjectLibre (retângulo magenta na figura 43); essa opção simplesmente reverte o último comando executado. A seta dourada logo à direita dessa seta “Desfazer” é a seta “Refazer” e reverte a ação da seta “Desfazer”. É evidente que o ProjectLibre oferece mais de um comando para realizar funções parecidas. Aliás, os comandos “Cortar”, “Copiar” e “Colar” também estão disponíveis simplesmente clicando com o botão direito com o cursor sobre qualquer linha ou coluna na parte principal da planilha do gráfico de Gantt. Na verdade, essa caixa de diálogo pop-up tem diversas outras funções, incluindo: (1) Parágrafo, (2) Recuo à esquerda, (3) Novo (para inserir uma nova linha acima do cursor na planilha de Gantt), (4) Apagar (que exclui um item selecionado ou destacado), (5) Expandir (para revelar linhas ocultas com subtarefas) e (6) Colapso (para ocultar linhas com subtarefas e exibir a tarefa de resumo).

Tarefas

Figura 44. Seção “Tarefa” da visualização “Tarefa”

O terceiro e último grupo de comandos nas barras de comando sob a guia “Tarefa” está marcado na figura 44 com um contorno vermelho. É de longe o maior conjunto de comandos a ser discutido na guia de visualização “Tarefa”, com um total de 15 opções possíveis disponíveis nessa seção da faixa de comando.

Inserir e Apagar

Esses dois comandos permitem inserir uma nova linha imediatamente acima de uma linha selecionada na planilha principal de Gantt. Se você clicar com o botão esquerdo em uma linha (digamos, a linha 8 na figura 44), a linha ou coluna é destacada e, ao escolher “Inserir”, uma nova linha em branco é inserida imediatamente acima da linha 8. Se você então digitar as informações de uma nova tarefa ou subtarefa, todas as linhas da planilha são renumeradas para mostrar a nova sequência conforme você as inseriu.

Selecionar uma linha de tarefa ativa na planilha e clicar com o botão esquerdo em “Apagar” exclui, da mesma forma, a linha selecionada e renumera novamente as linhas em sequência. Observe que a seleção de uma linha para usar “Inserir” ou “Apagar” pode ser feita em qualquer coluna da planilha de Gantt à esquerda, e a ação do comando é sempre executada para a linha inteira.

Parágrafo e Recuo à esquerda

Os comandos “Parágrafo” e “Recuo à esquerda” já foram brevemente apresentados e usados nas seções introdutórias, onde explicamos como mostrar níveis na hierarquia das subtarefas. O retângulo amarelo mostra o resultado de aplicar “Parágrafo” às subtarefas indicadas. Também é possível repetir o processo e descer a hierarquia para outro nível de subtarefas. Naturalmente, “Recuo à esquerda” é o inverso do comando “Parágrafo” e simplesmente remove um nível da hierarquia.

Vincular e Desvincular

Os comandos “Vincular” e “Desvincular” também já foram brevemente apresentados e usados nas seções introdutórias, onde explicamos como conectar tarefas e subtarefas quando os elementos eram dependentes entre si (p. 15 e seguintes). Para usar os comandos nessa faixa “Tarefa”, primeiro selecione a ligação a ser alterada no lado esquerdo do gráfico de Gantt, clicando com o botão esquerdo em uma das duas linhas de tarefa conectadas pela ligação a ser modificada. A linha da tarefa será destacada em preto, como a linha 2 na figura 45. Em seguida, vá até a linha de tarefa na outra ponta da seta de ligação (linha 8, neste caso), mantenha pressionada a tecla Ctrl e clique novamente com o botão esquerdo para destacar as linhas 2 e 8 (figura 45). Depois, selecione o comando “Vincular” (ou “Desvincular”) na faixa de comando do ProjectLibre para modificar a conexão.

Figura 45. Usando os comandos “Vincular” e “Desvincular”

Você também pode passar o cursor sobre a ligação (figura 45) ou sobre qualquer um dos espaços em branco no lado direito do gráfico de Gantt, clicar com o botão direito, e uma caixa de diálogo parecida com a mostrada na figura 46 é exibida.

Figura 46. Caixa de diálogo pop-up de ligação

Se você clicar com o botão esquerdo em “Divisão”, um pequeno cursor com barras verticais paralelas é exibido. Ao mover esse cursor até um dos blocos no lado do cronograma (direito) do gráfico de Gantt e clicar com o botão esquerdo, o bloco indicado é dividido em duas partes. A divisão de um bloco pode ser aplicada a qualquer um dos blocos principais (não à barra preta do cronograma). Esse recurso permite mostrar, no cronograma de Gantt, eventos de tarefa que se repetem.

Se você clicar com o botão esquerdo no círculo branco (botão de opção) à frente de “Mostrar Atribuições”, as atribuições de recursos da tarefa são exibidas (figura 47), desde que recursos já tenham sido atribuídos à tarefa. Essa ação alterna entre a visualização de Tarefa e a visualização de “Recursos”. As linhas que mostram as atribuições não são numeradas pelo ProjectLibre. Essas linhas sem numeração, com atribuições, não podem ser removidas pelo comando de apagar. As atribuições podem ser editadas (inclusive removidas) editando a tarefa.

Figura 47. Resultado ilustrado de “Mostrar Atribuições”

O botão de opção “Mostrar Ligações” funciona como uma alternância parecida e está disponível tanto na visualização do cronograma de Gantt quanto na de Atribuição de Recursos. Ele simplesmente permite mostrar todas as ligações entre as tarefas ou removê-las do gráfico do cronograma (lado direito).

O botão de opção “Mostrar Calendário” (na figura 46) também é uma alternância parecida, tanto na visualização do Cronograma de Gantt quanto na de Atribuição de Recursos. Ele exibe linhas de grade verticais. Observe, porém, que essa opção controla apenas a grade do calendário; ela não ativa nem desativa os cabeçalhos de calendário nas duas linhas superiores dessas duas visualizações. O botão de alternância “Mostrar linhas” (também um botão de opção na figura 46) simplesmente adiciona ou remove uma grade horizontal no lado direito dessas duas visualizações.

Figura 48. Resultado de ativar “Mostrar linhas”

As duas últimas opções da caixa de diálogo mostrada na figura 46 permitem personalizar os “Estilos da Barra” (figura 49) e os “Estilos de anotação” (figura 50) do cronograma de Gantt (lado direito do gráfico de Gantt). Cada um desses menus de “Estilos” é um conjunto de botões de opção que simplesmente ativa ou desativa o estilo selecionado; como já é familiar, um botão de opção preenchido indica que o estilo é mostrado no cronograma de Gantt, e um botão de opção vazio indica que o estilo não é mostrado ali. Essas caixas de diálogo de segundo nível não permitem alterar a cor nem o formato das barras no cronograma de Gantt.

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Figura 49. Caixa de diálogo pop-up de segundo nível “Estilos da Barra”

A figura 49 mostra a caixa de diálogo de segundo nível “Estilos da Barra” com suas configurações padrão. Para ilustrar uma alteração (mostrada na figura 48), ative a barra “Margem de atraso total” clicando com o botão esquerdo no botão de opção desmarcado na parte inferior do gráfico; essa seleção coloca barras diagonais azuis no final de várias barras de tarefa no cronograma de Gantt. Observe que essas barras de “Margem de atraso” cobrem partes das listagens de recursos; esse efeito pode não ser desejável em todos os casos.

Figura 50. Caixa de diálogo pop-up de segundo nível “Estilos de anotação”

A figura 50 mostra a caixa de diálogo de segundo nível “Estilos de anotação” com suas duas configurações padrão – “Tarefas normais” e “Marcos (pontos de controle)”. Normalmente, o analista vai querer mostrar os dois estilos de anotação. Porém, nos exemplos mostrados nas figuras 45, 47 e 48, nenhuma das tarefas foi marcada como marco. Para fazer isso, você deve ir ao comando Informação (retângulo amarelo na figura 48) e clicar com o botão esquerdo; aparece a caixa de diálogo mostrada na figura 51. Vá até a guia “Avançado” e clique na caixa de seleção “Mostrar tarefa como marco”; a tarefa “Kick-off Meeting” aparecerá como um losango preto no cronograma de Gantt (retângulo magenta na figura 52).

Figura 51. Definindo marcos

Figura 52. Tarefa de abertura como marco

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Informação

O comando “Informação” (retângulo amarelo na figura 48) foi apresentado anteriormente ao tratarmos dos estilos de anotação nos parágrafos anteriores. Agora precisamos examinar cada uma das guias mostradas na figura 51 e explicar a funcionalidade que elas oferecem.

Você precisa marcar uma tarefa antes que a função Informação seja iniciada; outra forma é, depois de clicar no botão “Informação”, selecionar uma tarefa antes que uma nova janela se abra. Depois que a janela de informação é aberta, começamos pela guia “Geral”, a guia padrão exibida quando a guia “Informação” é selecionada com o mouse. Essa guia é uma forma alternativa de preencher as informações mais importantes sobre as tarefas do projeto em um único menu conveniente. Você pode inserir/editar informações da tarefa: Duração, Data e Hora de Início, Data e Hora de Término, Percentual Concluído (em branco até ser preenchido), se a duração é estimada ou não (? indica estimativa), a quantidade de trabalho a ser feita (geralmente em horas ou dias), a prioridade atribuída à tarefa (um valor numérico entre 0 e 1000) e as informações de linha de base (Início e Término) – depois que um cronograma de linha de base tiver sido acordado e lançado. Nossos lançamentos iniciais (até agora feitos diretamente na planilha do nosso exemplo “New Shower”) são exibidos nessa guia “Geral”.

Para usar corretamente o comando “Informação”, primeiro selecione uma tarefa como sugerido na figura 53, em que a tarefa de abertura é destacada em preto ao clicar com o botão esquerdo no número 1 da coluna 1 da planilha de “Gantt” (lado esquerdo). Se você selecionar mais de uma linha de tarefa e clicar no comando “Informação”, uma caixa de aviso vai lembrá-lo de que apenas uma tarefa pode ser editada de cada vez com essa abordagem (figura 54). Depois que uma única tarefa estiver devidamente selecionada (figura 53), clicar no comando “Informação” abre a caixa de diálogo da figura 55, com a guia “Geral” selecionada por padrão.

Figura 53. Tarefa de abertura selecionada para o comando Informação no bloco Tarefa

Figura 54. Mensagem de aviso se várias tarefas forem selecionadas para informação

Figura 55. Guia “Geral” do comando “Informação”

Calendário

O “Calendário” é um recurso muito importante no ProjectLibre, pois é a base de todos os cálculos relacionados. Por isso, definir um calendário logo no início do projeto é considerado importante e eficaz.

A janela do Calendário normalmente abre com o calendário de trabalho padrão para a data atual, indicada em azul na figura 56 a seguir: julho de 2020. Um clique com o botão esquerdo na data mostra os horários de trabalho de… até… no lado esquerdo da janela.

O calendário pode ser movido para frente e para trás com as setas no canto superior direito (figura 57); um clique na “casa” leva você de volta à data atual.

Figura 56. Movendo-se no tempo

Figura 57. Janela “Calendário”

Clicar no botão “Opções” abre uma nova janela (figura 58) na qual você pode especificar as horas de trabalho por dia e por semana e os dias úteis de um mês para o seu projeto. O ProjectLibre usará essas informações para calcular a duração do projeto.

Figura 58. Janela para definir as horas de trabalho por dia/semana

Outros calendários aparecem após um clique na seta de rolagem no canto superior esquerdo da janela (figura 56). Estão disponíveis o calendário “Padrão” do ProjectLibre e seu próprio calendário salvo anteriormente. Se nenhum desses calendários “Padrão” oferecer os horários de trabalho exigidos pelo seu projeto, o ProjectLibre permite definir e salvar o seu próprio calendário.

Observe que, ao tentar modificar o horário padrão em qualquer tipo de calendário, a caixa “Tempo de trabalho não-padrão” é marcada automaticamente. Assim, é impossível alterar o horário padrão oferecido pela opção “Usar Padrão”.

Um clique no botão “Novo” (canto inferior esquerdo) abre uma nova janela (figura 59) para definir o seu próprio calendário, com a sua escolha de dias de trabalho e de descanso e até horários de trabalho. Primeiro, você precisa fornecer um nome para o seu novo calendário, um nome relevante que indique a finalidade dele. São oferecidas duas opções: criar um novo calendário base ou modificar um calendário base existente; a janela será ativada para permitir que você escolha o calendário base de sua preferência. Clicar no botão “OK” cria o seu novo calendário (figura 60) com o nome fornecido e o salva.

Figura 59. Janela para criar o seu próprio calendário

Sábado e domingo já são definidos como dias úteis normais. A quinta-feira foi definida como dia não útil, e o cursor do mouse marca todas as sextas-feiras (um quadrado ao redor de cada sexta-feira no calendário). Usando os botões de opção à esquerda, as sextas-feiras também se tornarão dias não úteis. Clicar em um dia específico permite especificar o tipo de dia e os horários de trabalho individuais, por exemplo, feriados. Quando todos os dias, feriados nacionais e religiosos estiverem indicados e os horários de trabalho definidos conforme necessário, o calendário será criado e salvo ao clicar em “OK”. No futuro, ele estará disponível na lista de calendários base.

Figura 60. Janela para criar o seu próprio calendário

Recursos

O ProjectLibre tem um bom recurso para atribuir recursos a tarefas, e depois usa esses recursos atribuídos para otimizar o cronograma. Clique em “Recursos” no comando “Tarefa” e uma janela se abre para atribuir recursos às tarefas. O ideal é primeiro selecionar uma tarefa antes de abrir a janela “Recursos”, para que os detalhes da tarefa já apareçam preenchidos (indicado com destaque verde na figura 61); caso contrário, você pode selecionar as tarefas depois que a janela for aberta.

Figura 61. Janela de atribuição de recursos

É possível adicionar pessoas ou recursos adicionais; basta marcar o recurso e clicar em “Atribuir”. Um novo recurso é adicionado com um padrão de 100% de dedicação; isso pode ser alterado clicando na porcentagem e digitando o número, ou clicando nas pequenas setas para cima ou para baixo.

Uma pessoa ou recurso pode ser removido dessa tarefa marcando o recurso e clicando em “Remover”.

Uma pessoa ou recurso pode ser trocado nessa tarefa marcando o recurso e clicando em “Substituir”. Uma nova janela com todos os recursos disponíveis se abre e permite selecionar o novo nome (figura 62). Depois de selecionar o recurso (nome) adequado, clicar em “OK” é suficiente para efetuar a mudança. George substituirá Jean. George vem com 100% de dedicação, que pode ser alterada como explicado antes.

Figura 62. Janela “Substituir recurso”

Salvar linha de base

Com o andamento do projeto, você vai notar que o cronograma real começa a se desviar do cronograma inicial. Para poder, mais tarde, revisar as alterações, é possível congelar e salvar 10 cronogramas de linha de base em momentos diferentes, cada um com seu nome. Se o seu projeto tiver alguns marcos, esse pode ser um bom momento para criar uma linha de base. A linha de base salva todas as informações de cronograma, recursos e custo daquele momento. Recomenda-se criar uma linha de base inicial antes de lançar o projeto. Isso permitirá comparar o cronograma e os custos planejados do projeto com a situação atual. Se você quiser uma linha de base revisada durante o projeto, talvez devido a uma mudança no escopo, pode salvar outra linha de base entre as Linhas de Base (1 a 10).

Figura 63. Janela “Linha de Base”

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Clique em “Salvar linha de base” na barra de comando “Tarefa”. Uma nova janela “Linha de Base” se abre (figura 63) e permite escolher um nome para uma linha de base a partir desse momento, para todo o projeto ou apenas para as ações selecionadas. Clique em “OK” para confirmar, e o cronograma de linha de base é salvo.

Figura 64. O diagrama de Gantt com uma linha de base

Depois, você pode avaliar as diferentes linhas de base armazenadas, figura 64. O projeto “New” tinha um cronograma básico de 23 dias até o lançamento do produto, e uma linha de base foi criada; veja a barra acinzentada, de altura menor, abaixo das barras das tarefas principais. Observe que as negociações do contrato com a empresa de produção só começam depois da sessão de “Brainstorm” e do início da construção do protótipo. O marketing começa quando o protótipo B já está bem encaminhado, e as negociações do contrato entram em sua fase de finalização, uma ligação SS com defasagem.

Uma sessão de otimização com todos os envolvidos foi feita durante a sessão de “Brainstorm”, e concluiu-se que a maior parte do trabalho do Protótipo B poderia começar durante a construção do Protótipo A, e o pessoal do contrato e do marketing também se apressou um pouco. Com isso, obteve-se uma melhora de 3 dias no cronograma, salva como Linha de Base 1, em cor amarelada, na parte direita deste diagrama de Gantt.

Limpar Linha de Base

Um clique em “Limpar Linha de Base” abre uma janela parecida na tela. Agora você pode marcar qualquer linha de base já criada e removê-la. Confirmar com “OK” vai eliminá-la.

Encontrar

Em um projeto grande, pode ser difícil encontrar aquela tarefa específica. O recurso “Encontrar” (figura 65) facilita isso; clique em “Encontrar” no comando “Tarefa”. Digite a palavra-chave da busca, ou parte dela, selecione o campo em que ela estará (neste exemplo, “Nome”) e clique no botão verde ou azul; o botão verde busca nas linhas abaixo do cursor do mouse, enquanto o botão azul busca nas linhas acima do cursor do mouse. A tarefa encontrada será destacada em cinza, se existir.

Figura 65. A janela “Encontrar”

Rolar até a Tarefa

Em projetos maiores, as barras de cronograma no lado direito do gráfico de Gantt podem ter saído da área visível. Você precisa marcar a tarefa para a qual quer ver a barra de cronograma e clicar no botão “Rolar até a Tarefa” no comando “Tarefa”, o que trará a barra de volta para a tela.

Atualizar Tarefas

Elaborar o cronograma do projeto é uma coisa, mas relatar de fato o progresso real é uma segunda necessidade. O ProjectLibre só consegue prever com precisão a data de término do projeto se o progresso de todas as tarefas for atualizado regularmente.

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Figura 66. Atualizações sobre o progresso atual

O botão “Atualizar”, no comando “Tarefa”, abre uma janela “Atualizar Tarefas”. O uso mais eficaz é marcar primeiro a tarefa, pois assim a janela já aparece preenchida com os detalhes da tarefa selecionada. Você pode alterar a porcentagem para o valor real ou preencher as datas de “Início real” e “Término real” da tarefa. Depois que todas as informações atualizadas forem inseridas e a janela for fechada, o ProjectLibre atualizará o cronograma do projeto e tornará as alterações visíveis no gráfico de Gantt, nos outros gráficos e nas tabelas.