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Vorgänge
Arbeiten mit Vorgängen: die Ansichten Gantt, Netzplan, PSP und Vorgangseinsatz, Verknüpfungen, Kalender, Basispläne, Vorgänge suchen und aktualisieren.
Nun wenden wir uns einer ausführlichen Diskussion der Vorgänge und ihrer Handhabung in ProjectLibre zu. Die Grundlage für diese Ausarbeitung legen wir mit den Absätzen rund um die Abbildungen 10 und 11 sowie den Abbildungen 24, 26 und 27. Vorgänge sind nach wie vor das Hauptelement für die Erstellung eines Projektplans. Wir müssen etwas tiefer gehen und mehr darüber erfahren, wie das Gantt-Diagramm und seine Vorgangsliste mit dem Rest des Programms zusammenspielen, um den vollständigen Projektstrukturplan (PSP) und andere nützliche Zerlegungen zu erzeugen, die das Projekt beschreiben und es dem Management ermöglichen, den Fortschritt einfach zu bewerten, Ressourcen neu zuzuweisen und Problembereiche zu erkennen. Die Vorgangsbeschreibungen sind für all diese Abläufe von grundlegender Bedeutung. Sehen wir uns also zunächst das Gantt-Diagramm noch einmal an, diesmal mit Blick auf alle Funktionen, die verfügbar sind, wenn in der oberen Zeile der Befehlsleiste die Registerkarte „Vorgang“ ausgewählt ist. Die zweite Zeile besteht aus drei Abschnitten (Ansichten, Zwischenablage und Vorgang – dritte Zeile) mit 24 verschiedenen Auswahlmöglichkeiten (hervorgehoben durch ein großes gelbes Rechteck in Abbildung 30).
Ansichten
Gantt-Auswahl
Beginnend auf der linken Seite dieser Funktionsreihe, im Abschnitt „Ansichten“, ist die Schaltfläche „Gantt-Diagramm“ bereits einigermaßen vertraut, da sie bereits früher vorgestellt wurde. Ein Linksklick auf diese Schaltfläche öffnet die Standardtabelle, die für Projektmanagementzwecke mit praktischen Beschriftungen versehen ist – „Name“, „Dauer“, „Anfang“, „Ende“ und dergleichen. Mit dieser maßgeschneiderten Tabelle sind unten links auf der Gantt-Seite von ProjectLibre einige besondere Funktionen verbunden.
Die erste Spalte ist schlicht ein fortlaufendes Nummerierungsschema für jeden Vorgang und Untervorgang, beginnend bei 1 und mit jeder weiteren Zeile um eins erhöht. Diese Spalte ist also die Zeilennummer der Tabelle „Vorgang“.
Die zweite Spalte hat einen Kreis mit einem „i“ darin (magentafarbenes Rechteck in Abbildung 30) und ist eine Anzeigespalte für Informationen. Wenn Sie einem Vorgang eine Einschränkung zuweisen, erscheint in der Zelle ein Symbol. Sie können mit der Maus über das Symbol fahren, um eine Beschreibung der Einschränkung anzuzeigen.
Wenn Sie mit der linken Maustaste in die erste Zeile bzw. Titelzeile klicken, wird diese Zeile ebenfalls hervorgehoben, um mehrere Zeilen einzufügen. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Titelzeile, erscheint ein Dialogfeld mit drei Auswahlmöglichkeiten: (1) Spalte einfügen, (2) Spalte ausblenden und (3) Suche. Die Auswahl einer dieser Optionen öffnet ein Dialogfeld zum Einfügen weiterer Informationen. Das Dialogfeld für die erste dieser Auswahlmöglichkeiten sehen Sie unten (Abbildung 31). Es gibt eine Reihe von Auswahlmöglichkeiten für die Feldvariable (siehe die Definitionen am Anfang des Handbuchs); eine Auswahl fügt eine zusätzliche Spalte (Abbildung 32) ein, die mit der ausgewählten „Feld“-Bezeichnung versehen ist. In unserem Beispiel trägt die neue Spalte die Bezeichnung „Basisplan1-Anfang“. Mit dieser Funktion kann der Analyst den Inhalt des Gantt-Diagramms sehr flexibel an die Projektverfolgung anpassen.
Die Auswahl „Spalte ausblenden“ in diesem Dialogfeld ermöglicht es dem Benutzer, diese neue Spalte (oder jede andere sichtbare Spalte) durch Auswahl dieser Option zu entfernen. Schließlich öffnet die Auswahl „Suche“ ein Dialogfeld (Abbildung 33), das die Suche nach einem Feldnamen ermöglicht.
Ansicht „Netzplan“
Abbildung 34 zeigt jeden Vorgang unseres Beispielprojektplans „New Shower“ in zusammenfassender Form. In gewisser Hinsicht ist diese Netzplan-Ansicht der rechten Seite des Gantt-Diagramms (Abbildung 30) sehr ähnlich; die Informationen sind dieselben. Die Ansicht „Netzplan“ bringt diese Informationen lediglich in ein Flussdiagramm und ordnet die Angaben jeder Vorgangszeile dem jeweiligen Knoten/Block zu. Der Analyst kann die Vorgangsknoten im Diagramm auch verschieben, um die grafische Darstellung zu ändern: Klicken Sie dazu mit dem Cursor auf den Umriss des zu verschiebenden Blocks, und ziehen Sie den Knoten. Klicken Sie mit der linken Maustaste, halten Sie sie gedrückt, und positionieren Sie den ausgewählten Block an jeder gewünschten Stelle im freien Raum. Wenn Sie den Cursor über eine Stelle im Innern eines Blocks bewegen und dann mit der linken Maustaste klicken, lassen sich die Vorgangsdaten über die Tastatur bearbeiten.
Die Verknüpfungen zwischen den Vorgängen bleiben erhalten, und der kritische Weg wird für diese Blöcke zusätzlich mit einer roten Umrandung markiert. In dieser Ansicht können Verknüpfungen ebenfalls hinzugefügt, entfernt oder geändert werden. Fahren Sie mit dem Cursor über eine Verbindungslinie einer Vorgangsabhängigkeit, erscheint ein Pluszeichen. Ein Linksklick öffnet dann ein Dialogfeld (Abbildung 35), in dem Sie die Verbindung nach Wunsch ändern können. Dieses Dialogfeld zeigt die Von-Bis-Abhängigkeitsfolge und stellt beide Bezeichnungen zur eindeutigen Identifizierung bereit. Außerdem bietet es vier mögliche Abhängigkeitstypen: EA (die Standardoption), EE, AE und AA. EA steht für Ende-Anfang (vom Von-Vorgang zum Bis-Vorgang), EE bedeutet Ende-Ende, AE bedeutet Anfang-Ende und AA bedeutet Anfang-Anfang. Die Wahl des Verbindungstyps verändert naturgemäß den Arbeitsfluss zwischen den Vorgängen. Die Standardauswahl ist bei weitem die gebräuchlichste. Beachten Sie, dass dieses Dialogfeld auch das Hinzufügen eines Zeitabstands erlaubt (bei einer positiven Zahl eine Verzögerung, bevor der nächste Vorgang beginnt, bei einer negativen Zahl beginnt der zweite Vorgang, bevor der Vorgänger beendet ist). Der Zeitabstand zwischen Vorgängen ist ein numerischer Wert in Stunden, Tagen oder einer anderen geeigneten Zeiteinheit. Die untere Reihe mit vier Auswahlmöglichkeiten erlaubt es, die Verknüpfung vollständig zu entfernen, vorgenommene Änderungen zu übernehmen, die Aktion abzubrechen oder zur Online-Hilfedokumentation zu wechseln, die Sie auf der ProjectLibre-Website finden, wenn Sie bei der Community-Seite angemeldet sind.
Schließlich zeigt die Ansicht „Netzplan“ die Chronologie der Vorgänge nicht ganz so vollständig (es gibt keinen Kalender – lediglich Anfangs- und Enddaten –, der den Fortschritt der Vorgänge zeigt).
Projektstrukturplan
Abbildung 37 ist das Standarddiagramm, das erscheint, wenn die PSP-Auswahl (blaue Ellipse in Abbildung 36) per Linksklick getroffen wird. Dieses Diagramm ähnelt der Fluss-Ansicht „Netzplan“ der Vorgänge darin, dass jeder Block für sich steht. Die Texteinträge im Block beziehen sich jedoch auf Spalten in der ursprünglichen Gantt-Tabelle, im gezeigten Beispiel „Kosten“ (das bedeutet, dass Kosten, die im Projektverlauf eingegeben werden, vom Analysten bzw. Manager in diesem Block verfolgt werden können) und „Budget“. Beachten Sie, dass dieser zweite Eintrag leer ist, solange wir keine Spalte „Budget“ hinzufügen. Dazu klicken wir mit der linken Maustaste auf die Titelzeile der Tabelle. Sie erhalten die Option „Spalte einfügen“ und eine Reihe von Spalten zur Auswahl. Wählen Sie die Option „Budget“.
Dieses Diagramm lässt sich auf dieselbe Weise ändern wie die Ansicht „Netzplan“. Ein Linksklick auf den Text in einem Block erlaubt es, den Text zu bearbeiten. Wenn Sie die Maus über den Umriss eines Blocks bewegen, lässt sich der Block außerdem verschieben. Abbildung 36 zeigt zum Beispiel die Vorgangsblöcke unseres Beispielprojekts in horizontaler Anordnung.
Für Ihre Zwecke könnte es besser geeignet und aussagekräftiger sein, den PSP vertikal anzuordnen (Abbildung 37). Das Verschieben der Blöcke erfolgt genauso, wie im Abschnitt zur Ansicht „Netzplan“ beschrieben: Bewegen Sie den Cursor über den Umriss des zu verschiebenden Blocks, klicken Sie dann mit der linken Maustaste und ziehen Sie den Block an die gewünschte Position. Die Verbindungslinien lassen sich ähnlich ändern wie bei den Verknüpfungen in der Netzplan-Ansicht beschrieben. Natürlich ist das Dialogfeld etwas anders (Abbildung 38), und der Analyst kann die hierarchische Beziehung nur entfernen (entspricht der Auswahl „Herausrücken“ in der Befehlsleiste für den Untervorgang) oder sie übernehmen.
Noch ein Hinweis: Wenn der Text in den Feldern (etwa die Vorgangsbeschreibungen) breiter ist als das Feld, zeigt ein Linksklick mit dem Cursor direkt im Textbereich den Rest der Textzeile an. Dieser „Blick nach rechts“-Trick funktioniert ebenso in der zuvor beschriebenen Ansicht „Netzplan“. Dabei ist es hilfreich, sicherzustellen, dass sich der Cursor auf der Textzeile befindet, die zum Anzeigen erweitert werden soll.
Ansicht „Vorgangseinsatz“
Die nächste Auswahl im Abschnitt „Ansichten“ der Befehlsleiste ist die Ansicht „Vorgangseinsatz“ (Abbildung 39), die die stündliche Arbeit auf Grundlage der eingegebenen Informationen anzeigt. Die linke Hälfte (die Tabellenhälfte) der Ansicht fasst die Gesamtzuteilung der Stunden pro Vorgang zusammen, während die rechte Hälfte (der Zeitplan) das Stundenprofil der verfügbaren Arbeitsstunden der Mitarbeiter im Verhältnis zur chronologischen Zeit zeigt. Die Tabelle ist identisch mit der zuvor beschriebenen Gantt-Tabelle; der einzige Unterschied scheint die hellbraune Hintergrundfarbe dieser Information in der Ansicht „Vorgangseinsatz“ zu sein.
Die rechte Seite der Ansicht zeigt die geplante Arbeit. Beachten Sie, dass die geplante Arbeit für einen Vorgang die Summe der Zeit ist, die den Untervorgängen innerhalb jeder hierarchischen Ebene zugewiesen ist. Zum Beispiel ergibt die Summe der Stunden in den Zeilen 3 und 4 die Gesamtstundenzahl für den übergeordneten Vorgang in Zeile 2 (grünes Rechteck) für jeden Monat. Es ist möglich, die Stunden direkt auf der rechten Seite dieser Ansicht zu bearbeiten, aber es ist auch durchaus möglich (vielleicht sogar wahrscheinlich), dass dies die Summen auf der linken Seite verändert und dazu führt, dass sich Bruchteile von Stunden oder Tagen in den Zeitplan einschleichen.
Vergrößern oder verkleinern:
Diese letzte Gruppe von Auswahlmöglichkeiten im Abschnitt „Ansichten“ steuert den Zeitmaßstab auf der Zeitplanseite (rechts) des Gantt-Diagramms. Ein Linksklick auf den Befehl „Vergrößern“ kann den Zeitplan dazu bringen, Stunden für jeden Tag der geplanten Arbeit anzuzeigen (weiterhin in der Ansicht „Vorgangseinsatz“) (Abbildung 40). Durch wiederholtes Auswählen dieses Befehls lassen sich die Abstufungen bis auf die Stunden verringern, die für einen bestimmten Vorgang an jedem Tag aufgewendet werden (Abbildung 41); diese Stufe ist die kleinste Zeiteinheit, die der Befehl „Vergrößern“ in den „Vorgangsansichten“ auswählen kann.
„Verkleinern“ setzt den Zeitmaßstab auf der rechten Seite des Gantt-Diagramms naturgemäß in die dem „Vergrößern“ entgegengesetzte Richtung zurück. Dieses Paar ist sehr nützlich, um die Maßstäbe zur Bewertung des kritischen Wegs im grundlegenden Gantt-Diagramm einzustellen (Abbildung 42). Diese Grafik zeigt den Zeitplan für das gesamte Beispielprojekt „New Shower“, reduziert auf eine Gesamtlänge von fünf Monaten in drei verschiedenen Quartalen zweier verschiedener Jahre. Natürlich können Sie diese beiden Befehle auch nutzen, um ein Gantt-Diagramm für den Druck in einem Bericht passend zu skalieren oder um die Einzelheiten der Arbeitsplanung zu prüfen.
Zwischenablage
Der Abschnitt „Zwischenablage“ der Befehlsleiste „Vorgang“ bietet nur drei Auswahlmöglichkeiten: (1) Einfügen, (2) Kopieren und (3) Ausschneiden. Die Namen beschreiben, was jede Auswahl bewirkt. Um diese Funktionen für die Gantt-Tabelle zu verwenden, muss der Analyst nur die gewünschte Zeile markieren, indem er mit der linken Maustaste in die erste Spalte der Tabelle klickt; die Auswahl wird schwarz dargestellt, um zu zeigen, was ausgewählt ist. Sobald die gewünschte Zeile markiert ist, klicken Sie mit der linken Maustaste auf „Kopieren“, bewegen den Cursor zu der Zeile in der Tabelle, in die Sie die duplizierte Zeile einfügen möchten, klicken mit der linken Maustaste, um die gewünschte Stelle zu markieren, und klicken dann mit der linken Maustaste auf „Einfügen“. Die Ergebnisse zeigt Abbildung 43.
Mit dem Befehl „Ausschneiden“ lässt sich eine markierte Zeile aus der Tabelle entfernen. Derselbe Effekt lässt sich mit dem Befehl „Rückgängig“ oben in der ProjectLibre-Befehlsleiste erzielen (magentafarbenes Rechteck in Abbildung 43); diese Auswahl macht einfach den zuletzt ausgeführten Befehl rückgängig. Der goldene Pfeil direkt rechts neben diesem „Rückgängig“-Pfeil ist der „Wiederherstellen“-Pfeil, der die Wirkung des „Rückgängig“-Pfeils wieder umkehrt. Offensichtlich bietet ProjectLibre mehr als einen Befehl für ähnliche Funktionen. Übrigens stehen die Befehle „Ausschneiden“, „Kopieren“ und „Einfügen“ auch über einen Rechtsklick zur Verfügung, während sich der Cursor über einer beliebigen Zeile oder Spalte im Hauptbereich der Gantt-Tabelle befindet. Dieses Kontextmenü bietet sogar mehrere weitere Funktionen, darunter: (1) Einrücken, (2) Herausrücken, (3) Neu (zum Einfügen einer neuen Zeile oberhalb des Cursors in der Gantt-Tabelle), (4) Löschen (löscht ein ausgewähltes oder markiertes Element), (5) Aufklappen (zum Anzeigen ausgeblendeter Zeilen mit Untervorgängen) und (6) Zuklappen (zum Ausblenden von Zeilen mit Untervorgängen, wobei der Sammelvorgang angezeigt wird).
Vorgänge
Die dritte und letzte Gruppe von Befehlen in den Befehlsleisten unter der Registerkarte „Vorgang“ ist in Abbildung 44 mit einer roten Umrandung gekennzeichnet. Es ist bei Weitem die größte Gruppe von Befehlen, die unter der Registerkarte „Vorgang“ behandelt wird, mit insgesamt 15 Auswahlmöglichkeiten in diesem Abschnitt der Befehlsleiste.
Einfügen und Löschen
Diese beiden Befehle erlauben das Einfügen einer neuen Zeile unmittelbar oberhalb einer ausgewählten Zeile in der Haupt-Gantt-Tabelle. Klicken Sie mit der linken Maustaste auf eine Zeile (z. B. Zeile 8 in Abbildung 44), wird die Zeile oder Spalte hervorgehoben, und die Auswahl von „Einfügen“ fügt unmittelbar oberhalb von Zeile 8 eine neue leere Zeile ein. Geben Sie anschließend Informationen für einen neuen Vorgang oder Untervorgang ein, werden alle Zeilen der Tabelle neu nummeriert, um die neue Reihenfolge wiederzugeben, in der Sie sie eingefügt haben.
Wählen Sie eine aktive Vorgangszeile in der Tabelle aus und klicken entsprechend mit der linken Maustaste auf „Löschen“, wird die ausgewählte Zeile gelöscht und die Zeilen werden wieder der Reihe nach neu nummeriert. Beachten Sie, dass die Auswahl einer Zeile für „Einfügen“ oder „Löschen“ in jeder beliebigen Spalte der linken Gantt-Tabelle erfolgen kann und sich der Befehl trotzdem auf die gesamte Zeile auswirkt.
Einrücken und Herausrücken
Die Befehle „Einrücken“ und „Herausrücken“ wurden bereits in den einleitenden Abschnitten kurz vorgestellt und verwendet, als wir erklärt haben, wie sich Ebenen in der Hierarchie der Untervorgänge darstellen lassen. Das gelbe Rechteck zeigt das Ergebnis des Befehls „Einrücken“ für die angegebenen Untervorgänge. Es ist auch möglich, den Schritt zu wiederholen und die Hierarchie um eine weitere Ebene von Untervorgängen nach unten zu verschieben. Naturgemäß ist „Herausrücken“ das Gegenteil des Befehls „Einrücken“ und entfernt lediglich eine Hierarchieebene.
Verknüpfung und Verknüpfung aufheben
Die Befehle „Verknüpfung“ und „Verknüpfung aufheben“ wurden ebenfalls bereits in den einleitenden Abschnitten kurz vorgestellt und verwendet, als wir erklärt haben, wie Vorgänge und Untervorgänge verbunden werden, wenn die Elemente voneinander abhängen (S. 15 ff.). Um die Befehle auf dieser Registerkarte „Vorgang“ zu verwenden, wählen Sie zunächst die zu bearbeitende Verknüpfung auf der linken Seite des Gantt-Diagramms aus, indem Sie mit der linken Maustaste auf eine der beiden durch die Verknüpfung verbundenen Vorgangszeilen klicken. Die Vorgangszeile wird schwarz hervorgehoben, wie Zeile 2 in Abbildung 45 zeigt. Gehen Sie dann zur Vorgangszeile am anderen Ende des Verknüpfungspfeils (in diesem Fall Zeile 8), halten Sie die Strg-Taste gedrückt und klicken Sie erneut mit der linken Maustaste, um sowohl Zeile 2 als auch Zeile 8 zu markieren (Abbildung 45). Wählen Sie dann den Befehl „Verknüpfung“ (oder „Verknüpfung aufheben“) aus der ProjectLibre-Befehlsleiste, um die Verbindung zu ändern.
Sie können den Cursor auch über die Verknüpfung (Abbildung 45) oder über jeden freien Bereich auf der rechten Seite des Gantt-Diagramms bewegen, mit der rechten Maustaste klicken, und es öffnet sich ein Dialogfeld ähnlich dem in Abbildung 46 gezeigten.
Klicken Sie mit der linken Maustaste auf „Teilen“, erscheint ein kleiner Cursor mit senkrechten parallelen Balken. Bewegen Sie diesen Cursor auf einen der Blöcke auf der Zeitplanseite (rechts) des Gantt-Diagramms und klicken mit der linken Maustaste, wird der angegebene Block in zwei Teile geteilt. Das Teilen eines Blocks lässt sich auf jeden der Hauptblöcke anwenden (nicht auf den schwarzen Zeitplanbalken). Mit dieser Funktion lassen sich wiederkehrende Vorgangsereignisse im Gantt-Zeitplan darstellen.
Klicken Sie mit der linken Maustaste auf das weiße Rundfeld (Optionsfeld) vor „Zuordnungen anzeigen“, werden die Ressourcenzuordnungen zum Vorgang angezeigt (Abbildung 47), vorausgesetzt, dem Vorgang wurden zuvor Ressourcen zugewiesen. Diese Aktion schaltet zwischen der Ansicht „Vorgang“ und der Ansicht „Ressourcen“ um. Die Zeilen mit den Zuordnungen werden von ProjectLibre nicht nummeriert. Diese nicht nummerierten Zeilen mit Zuordnungen lassen sich nicht mit dem Befehl „Löschen“ entfernen. Die Zuordnungen lassen sich durch Bearbeiten des Vorgangs ändern (auch entfernen).
Das Optionsfeld „Verknüpfungen anzeigen“ dient als ähnlicher Schalter und funktioniert sowohl in der Gantt-Zeitplan- als auch in der Ressourcenzuordnungsansicht. Es zeigt lediglich alle Verknüpfungen zwischen Vorgängen an oder entfernt sie aus dem Zeitplandiagramm (rechte Seite).
Das Optionsfeld „Kalender anzeigen“ (in Abbildung 46) ist ebenfalls ein ähnlicher Schalter, sowohl im Gantt-Zeitplan als auch in der Ressourcenzuordnungsansicht. Es zeigt senkrechte Rasterlinien an. Beachten Sie jedoch, dass dieser Schalter nur das Kalenderraster steuert; er schaltet die Kalenderüberschriften in den oberen beiden Zeilen dieser beiden Ansichten nicht ein oder aus. Das Umschaltfeld „Zeilen anzeigen“ (ebenfalls ein Optionsfeld in Abbildung 46) fügt einfach ein waagerechtes Raster auf der rechten Seite dieser beiden Ansichten hinzu oder entfernt es.
Die letzten beiden Auswahlmöglichkeiten im in Abbildung 46 gezeigten Dialogfeld erlauben es, die „Balkenstile“ (Abbildung 49) und die „Anmerkungsstile“ (Abbildung 50) für den Gantt-Zeitplan (rechte Seite des Gantt-Diagramms) anzupassen. Jedes dieser „Stile“-Menüs besteht aus einer Reihe von Optionsfeldern, die den gewählten Stil lediglich ein- oder ausschalten; wie inzwischen vertraut, zeigt ein ausgefülltes Optionsfeld an, dass der Stil im Gantt-Zeitplan angezeigt wird, und ein leeres Optionsfeld, dass er dort nicht angezeigt wird. Diese Dialogfelder der zweiten Ebene erlauben keine Änderung der Farbe oder Form der Balken im Gantt-Zeitplan.
Abbildung 49 zeigt das Dialogfeld „Balkenstile“ der zweiten Ebene mit seinen Standardeinstellungen. Um eine Änderung zu veranschaulichen (gezeigt in Abbildung 48), schalten Sie den Balken „Gesamtpuffer“ ein, indem Sie mit der linken Maustaste auf das leere Optionsfeld unten im Diagramm klicken; diese Auswahl setzt blaue diagonale Balken an das Ende mehrerer Vorgangsbalken im Gantt-Zeitplan. Beachten Sie, dass diese „Puffer“-Balken Teile der Ressourcenlisten verdecken; dieser Effekt ist möglicherweise nicht für jeden Zweck wünschenswert.
Abbildung 50 zeigt das Dialogfeld „Anmerkungsstile“ der zweiten Ebene mit seinen beiden Standardeinstellungen – „Normale Vorgänge“ und „Meilensteine“. In der Regel möchte der Analyst beide Anmerkungsstile anzeigen. In den Beispielen der Abbildungen 45, 47 und 48 wurde jedoch keiner der Vorgänge als Meilenstein markiert. Dazu müssen Sie zum Befehl „Information“ wechseln (gelbes Rechteck in Abbildung 48) und mit der linken Maustaste klicken; es erscheint das in Abbildung 51 gezeigte Dialogfeld. Gehen Sie zur Registerkarte „Erweitert“ und klicken Sie auf das Kontrollkästchen „Markiere Vorgang als Meilenstein“; der Vorgang „Kick-off Meeting“ erscheint dann als schwarze Raute im Gantt-Zeitplan (magentafarbenes Rechteck in Abbildung 52).
Information
Der Befehl „Information“ (gelbes Rechteck in Abbildung 48) wurde bereits weiter oben vorgestellt, um die Anmerkungsstile in den vorangegangenen Absätzen zu besprechen. Nun müssen wir jede der in Abbildung 51 gezeigten Registerkarten betrachten und die Funktionen erklären, die sie bieten.
Sie müssen einen Vorgang markieren, bevor die Funktion „Information“ gestartet wird, oder alternativ nach einem Klick auf die Schaltfläche „Information“ einen Vorgang auswählen, bevor sich ein neues Fenster öffnet. Sobald sich das Informationsfenster geöffnet hat, beginnen wir mit der Registerkarte „Allgemein“, der Standardregisterkarte, die erscheint, wenn die Registerkarte „Information“ mit der Maus ausgewählt wird. Diese Registerkarte bietet eine alternative Möglichkeit, die wichtigsten Informationen zu Projektvorgängen in einem übersichtlichen Menü einzutragen. Sie können Vorgangsinformationen eingeben bzw. bearbeiten: Dauer, Anfangsdatum und -uhrzeit, Enddatum und -uhrzeit, Fertigstellungsgrad (leer, bis er eingetragen wird), ob die Dauer geschätzt ist oder nicht (? zeigt eine Schätzung an), den Umfang der zu leistenden Arbeit (in der Regel in Stunden oder Tagen), die dem Vorgang zugewiesene Priorität (ein numerischer Wert zwischen 0 und 1000) sowie Basisplaninformationen (Anfang und Ende) – sobald ein Basisplan vereinbart und eingetragen wurde. Unsere Starteinträge (bisher direkt in der Tabelle für unser Beispiel „New Shower“ eingegeben) werden auf dieser Registerkarte „Allgemein“ angezeigt.
Um den Befehl „Information“ richtig zu verwenden, wählen Sie zunächst einen Vorgang aus, wie in Abbildung 53 vorgeschlagen, wobei der Kick-off-Vorgang schwarz hervorgehoben wird, indem Sie mit der linken Maustaste auf die 1 in Spalte 1 der Gantt-Tabelle (linke Seite) klicken. Wählen Sie mehr als eine Vorgangszeile aus und klicken dann auf den Befehl „Information“, erinnert Sie ein Warnfeld daran, dass auf diese Weise jeweils nur ein Vorgang bearbeitet werden kann (Abbildung 54). Ist ein einzelner Vorgang korrekt ausgewählt (Abbildung 53), öffnet ein Klick auf den Befehl „Information“ das Dialogfeld in Abbildung 55, in dem standardmäßig die Registerkarte „Allgemein“ ausgewählt ist.
Kalender
Der „Kalender“ ist eine sehr wichtige Funktion in ProjectLibre, da er die Grundlage für alle damit verbundenen Berechnungen bildet. Die Zuweisung eines Kalenders früh im Projekt wird daher als wichtig und wirksam angesehen.
Das Kalenderfenster öffnet sich normalerweise mit dem Standardarbeitskalender für das aktuelle Datum, blau markiert in Abbildung 56 unten: Juli 2020. Ein Linksklick auf das Datum zeigt auf der linken Seite des Fensters die Arbeitszeiten von … bis … an.
Der Kalender lässt sich mit den Pfeilen oben rechts vor- und zurückbewegen (Abbildung 57); ein Klick auf das „Haus“ bringt Sie wieder zum aktuellen Datum zurück.
Ein Klick auf die Schaltfläche „Optionen“ öffnet ein neues Fenster (Abbildung 58), in dem Sie die Arbeitsstunden pro Tag und pro Woche sowie die Arbeitstage in einem Monat für Ihr Projekt festlegen können. ProjectLibre verwendet dies zur Berechnung der Projektdauer.
Weitere Kalender erscheinen nach einem Klick auf den Scrollpfeil oben links im Fenster (Abbildung 56). Der „Standard“-Kalender von ProjectLibre und Ihr eigener, zuvor gespeicherter Kalender stehen zur Verfügung. Bietet keiner dieser „Standard“-Kalender die für Ihr Projekt benötigten Arbeitszeiten, können Sie mit ProjectLibre Ihren eigenen Kalender definieren und speichern.
Beachten Sie: Versuchen Sie, die Standardzeit in einem beliebigen Kalendertyp zu ändern, wird das Kontrollkästchen „Nicht-Standard Arbeitszeit“ automatisch aktiviert. Daher ist es nicht möglich, die von der Option „Nutze Standard“ angebotene Standardzeit zu ändern.
Ein Klick auf die Schaltfläche „Neu“ (unten links) öffnet ein neues Fenster (Abbildung 59), in dem Sie Ihren eigenen Kalender mit Ihrer Wahl an Arbeits- und Ruhetagen und sogar Arbeitszeiten definieren können. Zunächst werden Sie gebeten, einen Namen für Ihren neuen Kalender anzugeben, einen aussagekräftigen Namen, der den Zweck dieses Kalenders wiedergibt. Zwei Möglichkeiten stehen zur Verfügung: entweder einen neuen Basiskalender zu erstellen oder einen bestehenden Basiskalender zu ändern; das Fenster wird aktiviert, sodass Sie den Basiskalender Ihrer Wahl auswählen können. Ein Klick auf die Schaltfläche „OK“ erstellt und speichert Ihren neuen Kalender (Abbildung 60) unter dem angegebenen Namen.
Samstag und Sonntag sind bereits als normale Arbeitstage festgelegt. Donnerstag wurde zu einem arbeitsfreien Tag gemacht, und der Mauszeiger markiert alle Freitage (ein Quadrat um jeden Freitag im Kalender). Über die Optionsfelder auf der linken Seite werden auch die Freitage zu arbeitsfreien Tagen. Ein Klick auf einen bestimmten Tag erlaubt es, die Art des Tages und die individuellen Arbeitszeiten festzulegen, zum Beispiel für gesetzliche Feiertage. Sobald alle Tage, nationalen und religiösen Feiertage angegeben und die Arbeitszeiten wie gewünscht festgelegt sind, wird der Kalender mit einem Klick auf „OK“ erstellt und gespeichert. Künftig steht er in der Liste der Basiskalender zur Verfügung.
Ressourcen
ProjectLibre verfügt über eine gute Funktion zur Zuordnung von Ressourcen zu Vorgängen; anschließend nutzt ProjectLibre diese zugeordneten Ressourcen, um den Zeitplan zu optimieren. Klicken Sie in der Befehlsleiste „Vorgang“ auf „Ressourcen“, öffnet sich ein Fenster, um Ressourcen Vorgängen zuzuordnen. Am besten wählen Sie zunächst einen Vorgang aus, bevor sich das Fenster „Ressourcen“ öffnet, sodass die Details des Vorgangs bereits ausgefüllt sind (grün hervorgehoben in Abbildung 61); andernfalls können Sie die Vorgänge auch auswählen, nachdem das Fenster geöffnet wurde.
Weitere Personen oder Ressourcen lassen sich hinzufügen, indem Sie einfach die Ressource markieren und auf „Zuordnen“ klicken. Eine neue Ressource wird standardmäßig mit 100 % Einsatz hinzugefügt; das lässt sich jedoch ändern, indem Sie auf den Prozentsatz klicken und die Zahl eingeben oder auf die kleinen Pfeile nach oben oder unten klicken.
Eine Person oder Ressource lässt sich aus diesem Vorgang entfernen, indem Sie die Ressource markieren und auf „Entfernen“ klicken.
Eine Person oder Ressource lässt sich für diesen Vorgang austauschen, indem Sie die Ressource markieren und auf „Ersetzen“ klicken. Ein neues Fenster mit allen verfügbaren Ressourcen öffnet sich, in dem Sie den neuen Namen auswählen können (Abbildung 62). Nach der Auswahl der passenden Ressource (des Namens) genügt ein Klick auf „OK“, um die Änderung vorzunehmen. George ersetzt Jean. George wird mit 100 % Einsatz eingeplant, der sich wie zuvor beschrieben ändern lässt.
Basisplan speichern
Im Projektverlauf werden Sie feststellen, dass der tatsächliche Zeitplan vom Ausgangsplan abweicht. Um die Änderungen später überprüfen zu können, lassen sich bis zu 10 Basispläne zu unterschiedlichen Zeitpunkten unter einem eigenen Namen einfrieren und speichern. Hat Ihr Projekt Meilensteine, sind diese ein guter Zeitpunkt, um einen Basisplan zu erstellen. Der Basisplan speichert zu diesem Zeitpunkt alle Zeitplan-, Ressourcen- und Kosteninformationen. Es wird empfohlen, vor dem Start Ihres Projekts einen ersten Basisplan zu erstellen. So können Sie den geplanten Projektzeitplan und die geplanten Kosten mit dem aktuellen Stand vergleichen. Möchten Sie im Projektverlauf einen überarbeiteten Basisplan, etwa wegen einer Änderung des Projektumfangs, können Sie einen weiteren Basisplan als Basisplan (1–10) speichern
Klicken Sie in der Befehlsleiste „Vorgang“ auf „Basisplan speichern“. Es öffnet sich ein neues Fenster „Basisplan“ (Abbildung 63), in dem Sie einen Namen für einen Basisplan zum jetzigen Zeitpunkt wählen können – für das gesamte Projekt oder nur für die ausgewählten Vorgänge. Klicken Sie zur Bestätigung auf „OK“, und der Basisplan wird gespeichert.
Später können Sie die verschiedenen gespeicherten Basispläne auswerten (Abbildung 64). Das Projekt „New“ hatte zunächst einen Zeitplan von 23 Tagen bis zur Markteinführung des Produkts, und es wurde ein Basisplan erstellt – zu sehen als grauer Balken geringerer Höhe unter den Hauptvorgangsbalken. Beachten Sie, dass die Vertragsverhandlungen mit dem Produktionsunternehmen erst beginnen, nachdem die „Brainstorming“-Sitzung und der Prototypenbau begonnen haben. Das Marketing beginnt, sobald Prototyp B gut vorangekommen ist, und die Vertragsverhandlungen kommen in ihre Abschlussphase – Verknüpfung AA mit Zeitabstand.
Während der „Brainstorming“-Sitzung fand mit allen Beteiligten eine Optimierungssitzung statt, bei der man zu dem Schluss kam, dass der Hauptteil der Arbeit an Prototyp B bereits während des Baus von Prototyp A beginnen könnte, und auch die Kollegen aus Vertrag und Marketing gerieten etwas in Eile. So wurde eine Verbesserung des Zeitplans um 3 Tage erzielt und als Basisplan 1 gespeichert, in gelblicher Farbe, im rechten Teil dieses Gantt-Diagramms.
Basisplan löschen
Ein Klick auf „Basisplan löschen“ öffnet ein ähnliches Fenster auf Ihrem Bildschirm. Nun können Sie einen beliebigen erstellten Basisplan markieren und entfernen. Die Bestätigung mit „OK“ entfernt ihn.
Suche
In einem großen Projekt kann es schwierig sein, einen bestimmten Vorgang zu finden. Eine Funktion „Suche“ (Abbildung 65) macht dies einfacher; klicken Sie in der Befehlsleiste „Vorgang“ auf „Suche“. Geben Sie Ihr Suchwort oder einen Teil davon ein, wählen Sie dann das Feld aus, in dem gesucht werden soll (in diesem Beispiel „Name“), und klicken Sie auf die grüne oder blaue Schaltfläche; die grüne Schaltfläche sucht in den Zeilen unterhalb Ihres Mauszeigers, die blaue Schaltfläche sucht in den Zeilen oberhalb Ihres Mauszeigers. Der gefundene Vorgang wird grau hervorgehoben, sofern er existiert.
Zum Vorgang scrollen
Bei größeren Projekten können die Zeitplanbalken auf der rechten Seite des Gantt-Diagramms außer Sicht geraten sein. Markieren Sie den Vorgang, dessen Zeitplanbalken Sie sehen möchten, und klicken Sie in der Befehlsleiste „Vorgang“ auf die Schaltfläche „Zum Vorgang scrollen“, um den Balken wieder in den sichtbaren Bereich zu holen.
Vorgang aktualisieren
Einen Projektzeitplan zu erstellen ist das eine, die tatsächliche Berichterstattung über den echten Fortschritt das notwendige zweite. ProjectLibre kann ein genaues Projektenddatum nur dann vorhersagen, wenn der Fortschritt jedes Vorgangs regelmäßig aktualisiert wird.
Die Schaltfläche „Aktualisieren“ in der Befehlsleiste „Vorgang“ öffnet ein Fenster „Vorgang aktualisieren“. Am effektivsten markieren Sie zunächst den Vorgang, sodass das Fenster bereits mit den Details des ausgewählten Vorgangs gefüllt ist. Sie können den Prozentsatz auf den tatsächlichen Wert ändern oder das Datum für „Ist-Anfang“ und „Ist-Ende“ des Vorgangs eintragen. Nachdem alle aktualisierten Informationen eingegeben und das Fenster geschlossen wurde, aktualisiert ProjectLibre den Projektzeitplan und macht die Änderungen im Gantt-Diagramm, in anderen Diagrammen und in den Tabellen sichtbar.