Terminologie des Projektmanagements

Die folgenden Definitionen beschreiben, wie diese Begriffe in ProjectLibre verwendet werden; Ihre Organisation verwendet die Begriffe möglicherweise anders, aber zumindest bieten diese Definitionen ein eindeutiges Glossar, mit dem sich verstehen lässt, wie diese Software funktioniert. Eine vollständigere Liste von Definitionen1 steht für diejenigen zur Verfügung, die mehr Definitionen benötigen.

Konto: Ein Konto wird in einem Kostenstrukturplan (Cost Breakdown Structure, CBS) verwendet, um eine Stelle darzustellen, an der Kosten aus Vorgängen oder Ressourcen zusammengefasst werden können.

Zuteilung: Vorgänge werden den Ressourcen während der Planungsphase des Projekts zugeteilt. Die tatsächlichen Zuordnungen sind Teil des Terminierungsprozesses. Wichtig ist: Allein durch solche Zuordnungen ist noch nicht garantiert, dass die benötigte Ressource auch verfügbar sein wird.

Zuordnung: Ressourcen werden zur Erledigung von Vorgängen entsprechend der besten Schätzung der Projektplaner zugeordnet. Die Zuordnung ist ein wichtiger Teil des Terminierungsprozesses.

IKAA (ACWP): Die Ist-Kosten der abgeschlossenen Arbeit (IKAA, Actual Cost of Work Performed) sind die Summe aller Kosten, die zur Fertigstellung der Arbeit für das Projekt erforderlich sind.

SKAA (BCWP): Die Soll-Kosten der abgeschlossenen Arbeit (SKAA, Budgeted Cost of Work Performed) sind die Summe der budgetierten Kosten der bei der Fertigstellung des Projekts erbrachten Arbeit.

SKBA (BCWS): Die Soll-Kosten der berechneten Arbeit (SKBA, Budgeted Cost of Work Scheduled) sind die Summe der budgetierten Kosten, die für die zur Fertigstellung des Projekts geplante Arbeit vorgesehen sind.

CBS: Der Kostenstrukturplan (Cost Breakdown Structure) setzt sich aus Ressourcenkonten zusammen, die so aufgeschlüsselt sind, dass sie zu den elementaren Vorgängen aus dem Projektstrukturplan (PSP) für das Vorhaben passen. Der CBS ordnet Konten in einen Rahmen ein, in dem sich Kosten unabhängig vom PSP oder von der RBS zusammenfassen lassen.

CPI: Der Kostenleistungsindex (Cost Performance Index, CPI) entspricht SKAA/IKAA. Ist dieser Index kleiner als 1, liegt das Projekt über dem Budget. Ist der CPI > 1, liegen die Kosten des Projekts unter dem Budget. Ist der Index gleich 1, liegen die Kosten des Projekts im Budget. Ist der Index größer als 1, liegt das Projekt unter dem Budget.

Schätzung: Eine Vorhersage des erwarteten Aufwands oder der Zeit, die zur Erledigung eines bestimmten Vorgangs benötigt wird.

Meilenstein: Ein Meilenstein ist ein besonderer Vorgang, der ein Ereignis in Ihrem Projekt darstellt; es handelt sich um einen Vorgang mit einem Aufwand von 0,00 Std. Er wird typischerweise verwendet, um ein wichtiges Ergebnis zu markieren, zum Beispiel die Fertigstellung eines Liefergegenstands, der den Kunden zufriedenstellt und von ihm abgenommen wird.

PERT: Die Program Evaluation and Review Technique (PERT) ist eine Erweiterung der Methode des Kritischen Weges (Critical Path Method, CPM). Schätzungen des Vorgangsaufwands sind bei CPM Punktschätzungen, während Schätzungen des Vorgangsaufwands bei PERT durch Gewichtung der optimistischen, wahrscheinlichsten und pessimistischen Schätzung berechnet werden [(O + 4*M + P)/6].

PERT-Verteilung: Diese Verteilung ist eine vereinfachte Methode, um aus der optimistischen, der wahrscheinlichsten und der pessimistischen Schätzung eine erwartete Schätzung zu berechnen.

Ressource: Eine Ressource kann eine von drei Arten sein: Arbeit, Material oder Team. Alle Ressourcen müssen zu einer Forschungsgruppe gehören.

Ressourcen-Gruppe: Eine Ressourcen-Gruppe ist eine Sammlung gleichartiger Ressourcen.

Ressourcenteam: Ein Ressourcenteam besteht aus mehreren Ressourcen, die für einen gemeinsamen Zweck zusammenarbeiten.

RBS: Der Ressourcenstrukturplan (Resource Breakdown Structure, RBS) ordnet Ressourcen in hierarchische Gruppen und Strukturen.

SPI: Der Terminleistungsindex (Schedule Performance Index, SPI) entspricht SKAA/SKBA. Ist dieser Index kleiner als 1, liegt das Projekt über dem Budget. Ist der CPI > 1, liegen die Kosten des Projekts unter dem Budget.

Sammelvorgang: Ein Sammelvorgang hat untergeordnete Vorgänge (Teilvorgänge) und fasst die Informationen dieser Teilvorgänge zusammen.

Vorgang: Ein Vorgang ist eine Arbeitseinheit; Ressourcen werden üblicherweise auf Vorgangsebene zugeordnet.

PSP: Der Projektstrukturplan (PSP) wird verwendet, um große Projekte in überschaubare Abschnitte zu zerlegen, um Planung und Steuerung zu erleichtern.

Vorgänge, Ressourcen und Kosten

Drei der wichtigsten Begriffe in der obigen Liste sind Vorgänge, Ressourcen und Kosten; sie sind die zentralen Elemente, die im Projektmanagement bearbeitet und organisiert werden. Wir gehen in späteren Abschnitten näher auf jedes dieser Konzepte ein und darauf, wie man in ProjectLibre damit arbeitet; für diesen einführenden Abschnitt sollen die folgenden Absätze diese Konzepte jedoch zunächst fest im Bewusstsein des Nutzers verankern.

Vorgänge sind die grundlegenden Bausteine eines Projektplans. Die Definition im vorherigen Abschnitt war sehr knapp, aber aussagekräftig – jeder Vorgang stellt eine Arbeitseinheit dar, einen Schritt auf dem Weg zum Abschluss eines Projekts. Wie wohl offensichtlich ist, müssen Vorgänge oft eine hierarchische Form annehmen, um ein komplexes Projekt in überschaubare und verständliche Abschnitte zu zerlegen. Genau das beschreibt die Definition eines PSP; der PSP besteht daher aus einem hierarchischen Baum zerlegter Vorgänge. Die vom PSP dargestellte Organisationsstruktur soll es erleichtern zu verstehen, wie die verschiedenen Elemente eines komplexen Vorgangs zusammenpassen, und ProjectLibre eignet sich hervorragend, um diese Struktur der Vorgänge und ihr Zusammenspiel darzustellen.

Ressourcen sind gemeinsam genutzte Einheiten; alle Personen und Materialien, die Ihrer Organisation gehören, werden von allen Projekten geteilt, die die Organisation betreibt. Personalressourcen haben die Art „Arbeit“ (ausgedrückt in Stunden oder Tagen – Zeit), und Materialien die Art „Material“ (ausgedrückt in einer Menge – zum Beispiel Säcke Zement). ProjectLibre bietet eine tabellarische Darstellung zur Verwaltung von Ressourcen (Abbildung 1). Diese typischen Tabellenüberschriften lassen sich an die Bedürfnisse bestimmter Projekte anpassen.

Abbildung 1. Ressourcentabelle

„Kosten“1 bezeichnen den Geldwert oder die finanzielle Bewertung einer bestimmten Projektaktivität und sind die gebräuchlichste Art, Ressourcen in einem zu verwaltenden Projekt zu aggregieren. Wie Abbildung 1 zeigt, ist es üblich, Personalressourcen Stunden- (oder Wochen- oder Monats-)Sätze zuzuweisen. Ebenso gibt der für den Erwerb von Material gezahlte Geldbetrag, ausgedrückt als Kosten in Dollar, einen Hinweis auf den relativen Wert unterschiedlicher Materialien.