परियोजना प्रबंधन शब्दावली

नीचे दी गई परिभाषाएँ बताती हैं कि ProjectLibre में इन शब्दों का प्रयोग किस अर्थ में होता है; हो सकता है आपका संगठन इन शब्दों का प्रयोग अलग ढंग से करता हो, लेकिन ये परिभाषाएँ कम से कम एक स्पष्ट शब्दावली देती हैं, जिससे यह समझा जा सके कि यह सॉफ़्टवेयर कैसे काम करता है। जिन्हें और परिभाषाएँ चाहिए, उनके लिए परिभाषाओं की एक अधिक पूर्ण सूची1 उपलब्ध है।

खाता: लागत विभाजन संरचना (CBS) में खाता उस स्थान को दर्शाता है जहाँ कार्यों या संसाधनों की लागत एकत्र की जा सकती है।

आवंटन: परियोजना के नियोजन चरण में संसाधनों को कार्य आवंटित किए जाते हैं। वास्तविक असाइनमेंट शेड्यूलिंग प्रक्रिया का हिस्सा होते हैं। एक महत्वपूर्ण बात यह है कि केवल ऐसे असाइनमेंट कर देने से यह सुनिश्चित नहीं हो जाता कि आवश्यक संसाधन उपलब्ध होगा।

असाइनमेंट: परियोजना के योजनाकारों के सर्वोत्तम अनुमान के अनुसार कार्यों को पूरा करने के लिए संसाधन असाइन किए जाते हैं। असाइनमेंट शेड्यूलिंग प्रक्रिया का एक महत्वपूर्ण हिस्सा है।

ACWP: निष्पादित कार्य की वास्तविक लागत (ACWP) परियोजना का काम पूरा करने के लिए आवश्यक सभी लागतों का योग है।

BCWP: निष्पादित कार्य की बजटीय लागत (BCWP) परियोजना को पूरा करने में निष्पादित बजटीय लागतों का योग है।

BCWS: अनुसूचित कार्य की बजटीय लागत (BCWS) परियोजना को पूरा करने के लिए अनुसूचित काम की अनुमानित बजटीय लागतों का योग है।

CBS: लागत विभाजन संरचना संसाधन खातों से बनी होती है, जिन्हें विकास कार्य की कार्य विभाजन संरचना (WBS) में बताए गए मूल कार्यों के अनुरूप विभाजित किया जाता है। CBS खातों को एक ऐसे ढाँचे में व्यवस्थित करती है जिससे लागतों को WBS या RBS से स्वतंत्र रूप से एकत्र किया जा सकता है।

CPI: लागत निष्पादन सूचकांक (CPI) BCWP/ACWP के बराबर होता है। जब यह सूचकांक 1 से कम हो, तो परियोजना बजट से अधिक है। यदि CPI > 1 है, तो परियोजना की लागत बजट से कम है। जब सूचकांक 1 के बराबर हो, तो परियोजना की लागत बजट के अनुरूप है। जब सूचकांक 1 से अधिक हो, तो परियोजना बजट से कम है।

अनुमान: किसी दिए गए कार्य को पूरा करने के लिए अपेक्षित प्रयास या समय का पूर्वानुमान।

मील का पत्थर: मील का पत्थर एक विशेष कार्य है जो आपकी परियोजना की किसी घटना को दर्शाता है; यह 0.00h प्रयास वाला कार्य है। इसका प्रयोग आमतौर पर किसी बड़े परिणाम को चिह्नित करने के लिए किया जाता है; उदाहरण के लिए, किसी ऐसे डिलिवरेबल का पूरा होना जिससे ग्राहक संतुष्ट हो और जिसे वह स्वीकार कर ले।

PERT: कार्यक्रम मूल्यांकन और समीक्षा तकनीक (PERT) क्रांतिक पथ पद्धति (CPM) का एक उन्नत रूप है। CPM में कार्य-प्रयास के अनुमान एकल-बिंदु अनुमान होते हैं, जबकि PERT में कार्य-प्रयास के अनुमान आशावादी, सर्वाधिक संभावित और निराशावादी अनुमानों को भार देकर निकाले जाते हैं [(O + 4*M + P)/6]।

PERT वितरण: यह वितरण आशावादी, सर्वाधिक संभावित और निराशावादी अनुमानों से अपेक्षित अनुमान निकालने का एक सरल तरीका है।

संसाधन: संसाधन तीन प्रकारों में से किसी एक का हो सकता है: कार्य, सामग्री या टीम। सभी संसाधनों का किसी अनुसंधान समूह से संबंधित होना आवश्यक है।

संसाधन समूह: संसाधन समूह मिलते-जुलते संसाधनों का संग्रह है।

संसाधन टीम: संसाधन टीम ऐसे कई संसाधनों से मिलकर बनती है जो एक साझा उद्देश्य के लिए साथ मिलकर काम करते हैं।

RBS: संसाधन विभाजन संरचना (RBS) संसाधनों को पदानुक्रमित समूहों और संरचना में व्यवस्थित करती है।

SPI: अनुसूची निष्पादन सूचकांक (SPI) BCWP/BCWS के बराबर होता है। जब यह सूचकांक 1 से कम हो, तो परियोजना बजट से अधिक है। यदि CPI > 1 है, तो परियोजना की लागत बजट से कम है।

सारांश कार्य: सारांश कार्य के अधीन उप-कार्य होते हैं, और वह इन उप-कार्यों के आधार पर जानकारी को ऊपर समेकित करता है।

कार्य: कार्य काम की एक इकाई है; संसाधन आमतौर पर कार्य के स्तर पर आवंटित किए जाते हैं।

WBS: कार्य विभाजन संरचना (WBS) का प्रयोग बड़ी परियोजनाओं को प्रबंधनीय हिस्सों में बाँटने के लिए किया जाता है, ताकि नियोजन और प्रबंधन आसान हो।

कार्य, संसाधन और लागत

ऊपर की सूची के तीन सबसे महत्वपूर्ण शब्द हैं कार्य, संसाधन और लागत; परियोजना प्रबंधन में इन्हीं मूल तत्वों को संभाला और व्यवस्थित किया जाता है। आगे के खंडों में हम इनमें से प्रत्येक अवधारणा पर और ProjectLibre में इनके साथ काम करने के तरीके पर विस्तार से बात करेंगे, लेकिन इस परिचयात्मक खंड में नीचे दिए गए अनुच्छेदों का उद्देश्य इन अवधारणाओं को उपयोगकर्ता के मन में अच्छी तरह स्थापित करना है।

कार्य परियोजना अनुसूची के मूलभूत घटक हैं। पिछले खंड में दी गई परिभाषा बहुत संक्षिप्त थी, पर सार्थक थी – प्रत्येक कार्य काम की एक इकाई है, परियोजना पूरी करने की दिशा में एक कदम। जैसा कि शायद स्पष्ट है, किसी जटिल परियोजना को प्रबंधनीय और समझने योग्य हिस्सों में बाँटने के लिए कार्यों को अक्सर पदानुक्रमित रूप देना पड़ता है। WBS की परिभाषा ठीक यही कहती है; इसलिए WBS विभाजित कार्यों के एक पदानुक्रमित वृक्ष से बनती है। WBS द्वारा दर्शाई गई संगठनात्मक संरचना का उद्देश्य यह समझना आसान बनाना है कि किसी जटिल कार्य के विभिन्न तत्व आपस में कैसे जुड़ते हैं, और ProjectLibre कार्यों की इस संरचना और उनकी पारस्परिक क्रिया को दर्शाने का एक बेहतरीन साधन है।

संसाधन साझा इकाइयाँ हैं; आपके संगठन के सभी लोग और सामग्री उन सभी परियोजनाओं में साझा होते हैं जिन्हें संगठन चलाता है। लोगों वाले संसाधनों का प्रकार “कार्य” होता है (घंटों या दिनों में, यानी समय में व्यक्त), और सामग्री का प्रकार “सामग्री” होता है (मात्रा में व्यक्त – उदाहरण के लिए, सीमेंट की बोरियाँ)। ProjectLibre में संसाधनों के प्रबंधन के लिए एक स्प्रेडशीट दृश्य है (चित्र 1)। स्प्रेडशीट के इन सामान्य शीर्षकों को विशेष परियोजनाओं की ज़रूरतों के अनुसार ढाला जा सकता है।

चित्र 1. संसाधन स्प्रेडशीट

“लागत”1 किसी विशेष परियोजना गतिविधि के मौद्रिक मूल्य या वित्तीय मूल्य-निर्धारण को कहते हैं, और परियोजना में प्रबंधित किए जाने वाले संसाधनों को एकत्र करने का सबसे प्रचलित तरीका है। जैसा कि चित्र 1 से पता चलता है, लोगों वाले संसाधनों के लिए प्रति घंटा (या साप्ताहिक या मासिक) दरें तय करना आम बात है। इसी तरह, सामग्री प्राप्त करने के लिए चुकाई गई राशि, जिसे डॉलर में लागत के रूप में व्यक्त किया जाता है, विभिन्न सामग्रियों के सापेक्ष मूल्य का संकेत देती है।