Terminologia del project management

Le definizioni seguenti descrivono come questi termini sono usati in ProjectLibre; la Sua organizzazione potrebbe usarli in modo diverso, ma queste definizioni offrono almeno un glossario univoco per comprendere il funzionamento di questo software. Un elenco più completo di definizioni1 è disponibile per chi ne avesse bisogno.

Account: un account è usato in una Cost Breakdown Structure (CBS) per rappresentare un punto in cui si possono aggregare i costi provenienti da attività o risorse.

Allocazione: le attività vengono allocate alle risorse durante la fase di pianificazione del progetto. Le assegnazioni effettive fanno parte del processo di pianificazione. Un punto importante è che effettuare queste assegnazioni non garantisce di per sé che la risorsa necessaria sarà disponibile.

Assegnazione: le risorse vengono assegnate per completare le attività secondo la stima migliore dei pianificatori del progetto. L’assegnazione è una parte importante del processo di pianificazione.

ACWP: l’Actual Cost of Work Performed (ACWP) è l’aggregazione di tutti i costi necessari per completare il lavoro del progetto.

BCWP: il Budgeted Cost of Work Performed (BCWP) è l’aggregazione dei costi preventivati per il lavoro svolto nel completare il progetto.

BCWS: il Budgeted Cost of Work Scheduled (BCWS) è l’aggregazione dei costi preventivati previsti per il lavoro pianificato per completare il progetto.

CBS: la Cost Breakdown Structure è costituita da conti delle risorse suddivisi in modo da corrispondere alle attività elementari definite nella Work Breakdown Structure (WBS) per lo sviluppo. La CBS organizza i conti in una struttura che permette di aggregare i costi indipendentemente dalla WBS o dalla RBS.

CPI: il Cost Performance Index (CPI) è uguale a BCWP/ACWP. Quando questo indice è inferiore a 1, il progetto supera il budget. Se il CPI > 1, i costi del progetto sono inferiori al budget. Quando l’indice è uguale a 1, i costi del progetto sono in linea con il budget. Quando l’indice è maggiore di uno, il progetto è sotto budget.

Stima: una previsione della quantità di impegno o di tempo necessaria per completare una determinata attività.

Milestone: una milestone è un’attività speciale che rappresenta un evento del progetto; è un’attività con un impegno di 0,00h. Viene usata tipicamente per segnare un risultato importante; ad esempio il completamento di un deliverable soddisfacente e accettato dal cliente.

PERT: la Program Evaluation and Review Technique (PERT) è un miglioramento del Critical Path Method (CPM). Nel CPM le stime dell’impegno delle attività sono stime puntuali, mentre nel PERT le stime dell’impegno delle attività sono calcolate ponderando le stime Ottimistica, Più probabile e Pessimistica [(O + 4*M + P)/6].

Distribuzione PERT: questa distribuzione è un modo semplificato per calcolare una stima attesa a partire dalle stime Ottimistica, Più probabile e Pessimistica.

Risorsa: una risorsa può essere di tre tipi: Lavoro, Materiale o Team. Tutte le risorse devono appartenere a un Gruppo risorsa.

Gruppo risorsa: un gruppo risorsa è un insieme di risorse simili.

Team di risorse: un team di risorse è costituito da un certo numero di risorse che lavorano insieme per uno scopo comune.

RBS: la Resource Breakdown Structure (RBS) organizza le risorse in gruppi e in una struttura gerarchici.

SPI: lo Schedule Performance Index (SPI) è uguale a BCWP/BCWS. Quando questo indice è inferiore a 1, il progetto supera il budget. Se il CPI > 1, i costi del progetto sono inferiori al budget.

Attività di riepilogo: un’attività di riepilogo ha attività subordinate (sottoattività) e aggrega le informazioni in base a queste sottoattività.

Attività: un’attività è un’unità di lavoro; le risorse vengono di solito allocate a livello di attività.

WBS: la Work Breakdown Structure (WBS) viene usata per scomporre progetti di grandi dimensioni in blocchi gestibili, per facilitarne la pianificazione e la gestione.

Attività, risorse e costi

Tre dei termini più importanti dell’elenco precedente sono attività, risorse e costi; sono gli elementi fondamentali da gestire e organizzare nel project management. Nelle sezioni successive approfondiremo ciascuno di questi concetti e come lavorarci in ProjectLibre, ma per questa sezione introduttiva i paragrafi che seguono hanno lo scopo di fissare saldamente questi concetti nella mente dell’utente.

Le attività sono gli elementi fondamentali della pianificazione di un progetto. La definizione data nella sezione precedente era molto concisa, ma significativa: ogni attività rappresenta un’unità di lavoro, un passo verso il completamento di un progetto. Come è facile intuire, le attività devono spesso assumere una forma gerarchica per aiutare a scomporre un progetto complesso in parti gestibili e comprensibili. È esattamente questo che afferma la definizione di WBS; la WBS è quindi costituita da un albero gerarchico di attività scomposte. La struttura organizzativa rappresentata dalla WBS serve a rendere più facile capire come i vari elementi di un’attività complessa si combinano tra loro, e ProjectLibre è un ottimo strumento per rappresentare questa struttura di attività e il modo in cui interagiscono.

Le risorse sono entità condivise; tutte le persone e i materiali di proprietà della Sua organizzazione sono condivisi da tutti i progetti che l’organizzazione supporta. Le risorse umane sono di tipo “Lavoro” (espresso in ore o giorni, cioè in tempo), mentre i materiali sono di tipo “Materiale” (espresso in una quantità, ad esempio sacchi di cemento). ProjectLibre offre una rappresentazione a foglio di calcolo per la gestione delle risorse (figura 1). Queste intestazioni tipiche del foglio di calcolo possono essere personalizzate in base alle esigenze di progetti specifici.

Figura 1. Foglio di calcolo delle risorse

“Costo”1 si riferisce al valore monetario o al prezzo finanziario di una determinata attività di progetto, ed è il modo più comunemente usato per aggregare le risorse di un progetto da gestire. Come suggerisce la figura 1, è normale assegnare alle persone tariffe orarie (o settimanali o mensili). Allo stesso modo, la somma pagata per acquistare i materiali, espressa come costo in dollari, dà un’indicazione del valore relativo dei diversi materiali.