ProjectLibre Desktop · العمل مع ProjectLibre
المهام
العمل مع المهام: طرق عرض جانت والشبكة وهيكل تجزئة العمل واستخدام المهام، والربط والتقويمات وخطوط الأساس، والبحث عن المهام وتحديثها.
ننتقل الآن إلى مناقشة تفصيلية للمهام وكيفية التعامل معها في ProjectLibre. لقد وضعنا أسس هذا التفصيل في الفقرات المحيطة بالشكلين 10 و11 وكذلك الأشكال 24 و26 و27. ولا تزال المهام هي العنصر الأساسي في وضع خطة المشروع. نحتاج إلى التعمق أكثر ومعرفة المزيد عن مخطط جانت وكيف تتفاعل قائمة المهام فيه مع بقية البرنامج لإنتاج هيكل تجزئة العمل (WBS) الكامل وغيره من التحليلات المفيدة التي تصف المشروع وتسمح للإدارة بتقييم التقدم بسهولة وإعادة تخصيص الموارد وتحديد مواضع المشكلات. تعتبر أوصاف المهام أساسية لجميع هذه العمليات. لذلك، دعونا نعيد فحص مخطط جانت أولاً، وهذه المرة ننظر إلى كل وظيفة متاحة عند تحديد علامة التبويب “المهام” في الصف العلوي من شريط الأوامر. يحتوي الصف الثاني على ثلاثة أقسام (طرق العرض، والحافظة، والمهمة - السطر الثالث) و24 اختيارًا مختلفًا ممكنًا في الصف الثاني (مظلَّلة بمستطيل أصفر كبير في الشكل 30).
طرق العرض
اختيار جانت
بدءًا من الجانب الأيسر من صف الوظائف هذا، في قسم “طرق العرض”، أصبح زر “Gantt Chart” مألوفًا إلى حد ما، فقد سبق تقديمه. يؤدي النقر بزر الماوس الأيسر على هذا الزر إلى إظهار جدول البيانات الافتراضي، المصنَّف مسبقًا بتسميات ملائمة لأغراض إدارة المشروع - “الاسم” و“المدة” و“البدء” و“الانتهاء” وما شابه. توجد بعض الميزات الفريدة المرتبطة بجدول البيانات المخصص هذا في الجانب الأيسر السفلي من صفحة جانت في ProjectLibre.
العمود الأول هو ببساطة نظام ترقيم تسلسلي لكل مهمة ومهمة فرعية، يبدأ من 1 ويزيد رقمًا واحدًا مع كل صف إضافي. فهذا العمود هو رقم الصف لجدول بيانات “المهمة”.
العمود الثاني، ويحمل دائرة بداخلها حرف “i” (مستطيل أرجواني في الشكل 30)، هو عمود عرض يُظهر معلومات. فإذا طبّقت قيدًا على مهمة، يظهر رمز في الخلية. ويمكنك تمرير مؤشر الماوس فوق الرمز لرؤية وصف القيد.
وإذا نقرت بزر الماوس الأيسر في الصف الأول، أي صف العنوان، يُميَّز هذا الصف أيضًا لإدراج صفوف متعددة. وإذا نقرت بزر الماوس الأيمن على صف العنوان، يظهر مربع حوار يعرض ثلاثة خيارات: (1) إدراج عمود، (2) إخفاء العمود، و(3) بحث. يؤدي تحديد أي من هذه الاختيارات إلى ظهور مربع حوار لإدراج المزيد من المعلومات. ومربع الحوار الخاص بأول هذه الاختيارات أدناه (الشكل 31). وهناك عدد من الاختيارات لمتغير الحقل (انظر التعريفات في بداية الدليل)، وإجراء التحديد يُدرج عمودًا إضافيًا (الشكل 32) بعنوان يحمل تحديد “الحقل”. وفي مثالنا، يحمل العمود الجديد التسمية “Baseline1 Start”. تتيح هذه الميزة للمحلِّل تخصيص محتويات مخطط جانت بمرونة كبيرة لتتبُّع المشروع.
يتيح اختيار “إخفاء العمود” في مربع الحوار هذا للمستخدم إزالة هذا العمود الجديد (أو أي عمود آخر من الأعمدة المرئية) باختيار هذا الخيار. وأخيرًا، يؤدي اختيار “بحث” إلى ظهور مربع حوار (كما هو موضح في الشكل 33) يسمح بالبحث عن اسم حقل.
عرض “الشبكة”
يُظهر الشكل 34 كل مهمة من مهام خطة مشروعنا النموذجي “New Shower” في شكل ملخص. وبمعنى ما، فإن عرض “الشبكة” هذا يشبه إلى حد كبير الجانب الأيمن من مخطط جانت (الشكل 30)؛ فالمعلومات واحدة. وما يفعله عرض “الشبكة” هو وضع تلك المعلومات في شكل مخطط تدفق ونقل معلومات كل صف مهمة إلى داخل العقدة/الكتلة المناسبة. ويمكن للمحلِّل أيضًا نقل عقد المهام في المخطط لتغيير العرض الرسومي، وذلك بالنقر بالمؤشر فوق إطار الكتلة المراد نقلها وسحب العقدة. انقر بزر الماوس الأيسر مع الاستمرار بالضغط عليه وأعد وضع الكتلة المحددة في أي موضع تريده داخل المساحة البيضاء. وبالمثل، إذا مرّرت المؤشر فوق موضع داخل كتلة ثم نقرت بزر الماوس الأيسر، يمكنك تعديل بيانات المهمة عبر الإدخال من لوحة المفاتيح.
وتبقى الروابط بين المهام محفوظة، ويُميَّز المسار الحرج أيضًا بإطار أحمر حول تلك الكتل. ويمكن أيضًا إضافة الروابط أو إزالتها أو تعديلها في هذا العرض. فإذا مرّرت المؤشر فوق خط ربط تبعية مهمة، تظهر علامة زائد. ثم يؤدي النقر بزر الماوس الأيسر إلى ظهور مربع حوار (الشكل 35) يتيح لك تغيير الربط كما تريد. ويعرض مربع الحوار هذا تسلسل التبعية من - إلى، مع تسمية كلٍّ منهما لتمييزهما بوضوح. ثم يقدّم أربعة أنواع ممكنة من روابط التبعية: FS (الخيار الافتراضي)، وFF، وSF، وSS. يرمز FS إلى الانتهاء-ثم-البدء (من المهمة “من” إلى المهمة “إلى”)، ويعني FF الانتهاء-مع-الانتهاء، ويعني SF البدء-ثم-الانتهاء، ويعني SS البدء-مع-البدء. ومن الواضح أن اختيار نوع الربط يغيّر تدفق العمل بين المهام. والخيار الافتراضي هو الأكثر استخدامًا بفارق كبير. ولاحظ أن مربع الحوار هذا يتيح أيضًا إضافة “التأخير” (رقم موجب يعني تأخيرًا قبل بدء المهمة التالية، ورقم سالب يعني أن المهمة الثانية تبدأ قبل انتهاء المهمة السابقة لها). وزمن التأخير بين المهام قيمة رقمية بالساعات أو الأيام أو أي وحدة زمنية مناسبة أخرى. ويتيح لك الصف السفلي ذو الاختيارات الأربعة إزالة الربط تمامًا، أو قبول التغييرات التي أجريتها، أو إلغاء العملية، أو الانتقال إلى وثائق المساعدة عبر الإنترنت الموجودة على موقع ProjectLibre عند تسجيل الدخول إلى موقع المجتمع.
وأخيرًا، لا يُظهر عرض “الشبكة” تسلسل المهام الزمني بالكامل (فلا يوجد تقويم - بل مجرد تواريخ بدء وانتهاء - يُظهر تقدُّم المهام).
هيكل تجزئة العمل
الشكل 37 هو المخطط الافتراضي الذي يظهر عند اختيار WBS (القطع الناقص الأزرق في الشكل 36) بالنقر بزر الماوس الأيسر. ويشبه هذا المخطط عرض “الشبكة” للمهام من حيث أن كل كتلة منفصلة. غير أن المُدخلات النصية داخل الكتلة مرتبطة بالكتل الموجودة في جدول بيانات جانت الأصلي، وفي المثال الموضح “التكلفة” (بمعنى أنه مع إدخال التكاليف خلال حياة المشروع، يمكن للمحلِّل و/أو المدير متابعتها من هذه الكتلة) و“الميزانية”. ولاحظ أن هذا المُدخل الثاني فارغ؛ فإذا أضفنا عمود الميزانية. ونفعل ذلك بالنقر بزر الماوس الأيسر على صف العنوان في جدول البيانات. وسيكون لديك خيار إضافة عمود ومجموعة من الأعمدة لإضافتها. اختر خيار الميزانية.
ويمكن تعديل هذا المخطط بالطريقة نفسها المتبعة في عرض “الشبكة”. فالنقر بزر الماوس الأيسر على النص داخل كتلة يتيح تعديل النص. كذلك فإن تمرير الماوس فوق إطار كتلة يتيح نقلها. فعلى سبيل المثال، يُظهر الشكل 36 كتل مهام مشروعنا النموذجي مرتَّبة في تكوين أفقي.
وقد يناسب أغراضك أكثر، ويكون أوضح، أن تُرتِّب هيكل تجزئة العمل بشكل رأسي (الشكل 37). ويتم نقل الكتل تمامًا كما وُصف في فقرة عرض “الشبكة”: مرِّر المؤشر فوق إطار الكتلة المراد نقلها، ثم انقر بزر الماوس الأيسر واسحب الكتلة إلى الموضع المطلوب. ويمكن تعديل خطوط الربط بطريقة مشابهة للتعديلات الموصوفة لروابط عرض “الشبكة”. وبطبيعة الحال، يختلف مربع الحوار قليلًا هنا (الشكل 38)، ولا يمكن للمحلِّل سوى إزالة العلاقة الهرمية (وهو ما يعادل اختيار “إزاحة إلى الخارج” في شريط الأوامر للمهمة الفرعية) أو قبولها.
ملاحظة أخيرة: عندما يتجاوز النص داخل المربعات (أوصاف المهام، مثلًا) العرض المتاح في المربع، فإن النقر بزر الماوس الأيسر بالمؤشر داخل منطقة النص مباشرةً يُظهر باقي سطر النص. وتعمل خدعة “إلقاء نظرة نحو اليمين” هذه أيضًا في عرض “الشبكة” المذكور في الفقرة السابقة. وفي تلك الحالة، من المفيد التأكد من أن المؤشر على سطر النص المراد إظهاره كاملًا.
عرض “استخدام المهام”
التحديد التالي في قسم “طرق العرض” بشريط الأوامر هو عرض “استخدام المهام” (الشكل 39)، الذي يُظهر العمل بالساعة استنادًا إلى المعلومات المُدخلة. يلخِّص النصف الأيسر (نصف جدول البيانات) من العرض إجمالي الساعات المخصصة لكل مهمة، بينما يُظهر النصف الأيمن (خطة الجدول الزمني) توزيع ساعات العمل المتاحة بالساعة مقابل الزمن التقويمي. وجدول البيانات مطابق لجدول بيانات مخطط جانت الموصوف سابقًا؛ والفرق الوحيد هو لون الخلفية البُني الفاتح لهذه المعلومات في عرض “استخدام المهام”.
ويُظهر الجانب الأيمن من العرض العمل المجدوَل. ولاحظ أن العمل المجدوَل لمهمة ما هو مجموع الوقت المخصص للمهام الفرعية داخل كل طبقة هرمية. فمثلًا، مجموع الساعات في السطرين 3 و4 يُكوِّن إجمالي ساعات المهمة الأصل في السطر 2 (المستطيل الأخضر) لكل شهر من الزمن. ويمكن تعديل الساعات مباشرةً في الجانب الأيمن من هذا العرض، لكن من الممكن أيضًا (وربما المرجَّح) أن يؤدي ذلك إلى تغيير الإجماليات في الجانب الأيسر وقد يُدخل ساعات أو أيامًا كسرية في الجدول الزمني.
التكبير أو التصغير:
تتحكم هذه المجموعة الأخيرة من الاختيارات في قسم “طرق العرض” في المقياس الزمني لجانب الجدول (الأيمن) من مخطط جانت. والنقر بزر الماوس الأيسر على أمر “تكبير” يمكن أن يدفع الجدول لإظهار الساعات (ما زلنا في عرض “استخدام المهام”) لكل يوم من أيام العمل المخطط لها (الشكل 40). ويمكن أن تنخفض الزيادات إلى الساعات المخصصة يوميًا لمهمة معيَّنة بتكرار اختيار هذا الأمر (الشكل 41)؛ وهذا المستوى هو أصغر زيادة زمنية يمكن لأمر “تكبير” تحديدها في أي من “طرق عرض المهام”.
ومن الواضح أن “تصغير” يعيد ضبط المقياس الزمني في الجانب الأيمن من مخطط جانت في الاتجاه المعاكس لـ“تكبير”. وهذان الأمران معًا مفيدان جدًا لضبط المقاييس عند تقييم المسار الحرج في مخطط جانت الأساسي (الشكل 42). ويُظهر هذا الرسم جدول المشروع النموذجي “New Shower” بأكمله بعد تقليصه إلى مدة إجمالية قدرها خمسة أشهر موزَّعة على ثلاثة أرباع سنة مختلفة من عامين مختلفين. وبالطبع يمكنك استخدام هذين الأمرين للمساعدة في ضبط حجم مخطط جانت للطباعة في تقرير أو لفحص تفاصيل كيفية جدولة العمل.
الحافظة
يحتوي قسم “الحافظة” في شريط أوامر “المهمة” على ثلاثة اختيارات فقط: (1) لصق، (2) نسخ، و(3) قص. والأسماء تصف ما يفعله كل اختيار. ولاستخدام هذه الوظائف في جدول بيانات مخطط جانت، على المحلِّل فقط تمييز الصف المطلوب بالنقر بزر الماوس الأيسر في العمود الأول من جدول البيانات؛ فيتحول التحديد إلى اللون الأسود ليُظهر ما تم تحديده. وبمجرد تمييز الصف المطلوب، انقر بزر الماوس الأيسر على “نسخ”، ثم حرِّك المؤشر إلى الصف في جدول البيانات حيث تريد إدراج الصف المكرَّر وانقر بزر الماوس الأيسر لتمييز الموضع المطلوب، ثم انقر بزر الماوس الأيسر على “لصق”. وتظهر النتائج في الشكل 43.
ويمكن استخدام أمر “قص” لإزالة صف مميَّز في جدول البيانات. ويمكن تحقيق التأثير نفسه باختيار أمر “تراجع” أعلى شريط أوامر ProjectLibre (المستطيل الأرجواني في الشكل 43)؛ وهذا الاختيار يعكس ببساطة آخر أمر صدر. والسهم الذهبي الموجود يمين سهم “تراجع” هذا هو سهم “إعادة”، وهو يعكس عمل سهم “تراجع”. ومن الواضح تمامًا أن ProjectLibre يوفر أكثر من أمر لتحقيق وظائف متشابهة. وبالمناسبة، فإن أوامر “قص” و“نسخ” و“لصق” متاحة أيضًا بمجرد النقر بزر الماوس الأيمن فوق أي صف أو عمود في الجزء الرئيسي من جدول بيانات مخطط جانت. وفي الواقع، يحتوي مربع الحوار المنبثق هذا على وظائف أخرى عديدة، منها: (1) إزاحة إلى الداخل، (2) إزاحة إلى الخارج، (3) جديد (لإدراج صف جديد فوق المؤشر في جدول بيانات جانت)، (4) حذف (الذي يحذف العنصر المحدد أو المميَّز)، (5) توسيع (لإظهار الصفوف المخفية التي تحتوي على مهام فرعية)، و(6) طي (لإخفاء الصفوف التي تحتوي على مهام فرعية وعرض مهمة الملخص).
المهام
المجموعة الثالثة والأخيرة من الأوامر في أشرطة الأوامر ضمن علامة التبويب “المهمة” مُحدَّدة في الشكل 44 بإطار أحمر. وهي إلى حد بعيد أكبر مجموعة أوامر تُناقَش ضمن علامة التبويب “المهمة”، إذ تضم ما مجموعه 15 اختيارًا ممكنًا في هذا القسم من أشرطة الأوامر.
Insert وحذف
يتيح هذان الأمران إدراج صف جديد مباشرةً فوق الصف المحدد في جدول بيانات جانت الرئيسي. فإذا نقرت بزر الماوس الأيسر على صف (لنقل الصف 8 في الشكل 44)، يُميَّز الصف أو العمود، واختيار “Insert” يُدرج صفًا فارغًا جديدًا مباشرةً فوق الصف 8. وإذا أدخلت بعد ذلك معلومات مهمة جديدة أو مهمة فرعية، يُعاد ترقيم جميع صفوف جدول البيانات لتُظهر التسلسل الجديد بحسب ترتيب إدراجها.
وبالطريقة نفسها، يؤدي تحديد صف مهمة نشط في جدول البيانات والنقر بزر الماوس الأيسر على “حذف” إلى حذف الصف المحدد وإعادة ترقيم الصفوف بالتسلسل مرة أخرى. ولاحظ أن تحديد صف لاستخدام “Insert” أو “حذف” يمكن أن يتم في أي عمود من الجانب الأيسر لجدول بيانات جانت، ويُنفَّذ الأمر مع ذلك على الصف بأكمله.
الإزاحة إلى الداخل والإزاحة إلى الخارج
سبق تقديم أمري “إزاحة إلى الداخل” و“إزاحة إلى الخارج” واستخدامهما بإيجاز في الأقسام التمهيدية حيث أوضحنا كيفية إظهار مستويات التسلسل الهرمي للمهام الفرعية. ويُظهر المستطيل الأصفر نتيجة اختيار “إزاحة إلى الداخل” للمهام الفرعية المشار إليها. ويمكن أيضًا تكرار العملية لنقل التسلسل الهرمي إلى مستوى آخر من المهام الفرعية. وبطبيعة الحال، فإن “إزاحة إلى الخارج” هو عكس أمر “إزاحة إلى الداخل”، ويزيل ببساطة مستوى من التسلسل الهرمي.
الارتباط وUnlink
سبق أيضًا تقديم أمري “الارتباط” و“Unlink” واستخدامهما بإيجاز في الأقسام التمهيدية حيث أوضحنا كيفية ربط المهام والمهام الفرعية عندما تكون العناصر معتمِدة على بعضها بعضًا (الصفحة 15 وما يليها). ولاستخدام هذين الأمرين من شريط “المهمة”، حدِّد أولًا الرابط الذي تريد العمل عليه في الجانب الأيسر من مخطط جانت بالنقر بزر الماوس الأيسر على أحد صفَّي المهمتين المتصلتين بالرابط المراد تعديله. ويُميَّز صف المهمة باللون الأسود كما هو موضح في الصف 2 في الشكل 45. ثم انتقل إلى صف المهمة في الطرف الآخر من سهم الربط (الصف 8 في هذه الحالة)، واضغط باستمرار على مفتاح ctrl وانقر بزر الماوس الأيسر مرة أخرى لتمييز الصفين 2 و8 معًا (الشكل 45). ثم اختر أمر “الارتباط” (أو “Unlink”) من شريط أوامر ProjectLibre لتعديل الربط.
ويمكنك أيضًا تمرير المؤشر فوق الرابط (الشكل 45) أو فوق أي من المساحات البيضاء في الجانب الأيمن من مخطط جانت، ثم النقر بزر الماوس الأيمن، فيظهر مربع حوار مشابه لما هو موضح في الشكل 46.
وإذا نقرت بزر الماوس الأيسر على “تقسيم”، يظهر مؤشر صغير بشريطين متوازيين رأسيًا. وتحريك هذا المؤشر إلى إحدى الكتل في جانب الجدول (الأيمن) من مخطط جانت والنقر بزر الماوس الأيسر يُقسِّم الكتلة المحددة إلى جزأين. ويمكن تطبيق تقسيم الكتلة على أي من الكتل الرئيسية (وليس على الشريط الأسود للجدول). وتتيح هذه الميزة إظهار أحداث مهمة تتكرر على جدول جانت.
وإذا نقرت بزر الماوس الأيسر على الدائرة البيضاء (زر الاختيار) أمام “إظهار التعيينات”، تظهر تعيينات الموارد الخاصة بالمهمة (الشكل 47)، بافتراض أنه سبق تعيين موارد للمهمة. ويُبدِّل هذا الإجراء بين عرض “المهمة” وعرض “الموارد”. ولا تُرقَّم الصفوف التي تُظهر التعيينات في ProjectLibre. ولا يمكن إزالة هذه الصفوف غير المرقمة الخاصة بالتعيينات بأمر الحذف. ويمكن تعديل التعيينات (بما في ذلك إزالتها) بتعديل المهمة.
ويعمل زر الاختيار “إظهار الارتباطات” مفتاح تبديل مماثلًا ويعمل في عرضَي جدول جانت أو تعيين الموارد. فهو يتيح ببساطة إظهار جميع الروابط بين المهام أو إزالتها من الجانب الأيمن من الجدول الزمني.
ويُعَد زر الاختيار “إظهار التقويم” (في الشكل 46) أيضًا مفتاح تبديل مماثلًا في عرضَي جدول جانت وتعيين الموارد كليهما. وهو يُظهر خطوط شبكة رأسية. غير أن هذا المفتاح يتحكم فقط في شبكة التقويم؛ ولا يُشغِّل أو يُطفئ عناوين التقويم في السطرين العلويين من هذين العرضين. ويضيف زر تبديل “إظهار الصفوف” (وهو أيضًا زر اختيار في الشكل 46) ببساطة شبكة أفقية إلى الجانب الأيمن من هذين العرضين أو يُزيلها.
ويتيح الاختياران الأخيران في مربع الحوار الموضح في الشكل 46 تخصيص “أنماط الأشرطة” (الشكل 49) و“أنماط التعليقات التوضيحية” (الشكل 50) لجدول جانت (الجانب الأيمن من مخطط جانت). وكل قائمة من قوائم “الأنماط” هذه مجموعة من أزرار الاختيار التي تُشغِّل أو تُطفئ النمط المحدد فقط؛ وكما بات مألوفًا الآن، فزر الاختيار المملوء يعني أن النمط يظهر على جدول جانت، وزر الاختيار الفارغ يعني أنه لا يظهر هناك. ولا تتيح مربعات الحوار من المستوى الثاني هذه أي تغيير في لون أشرطة جدول جانت أو شكلها.
يُظهر الشكل 49 مربع حوار المستوى الثاني “أنماط الأشرطة” بإعداداته الافتراضية. ولتوضيح تغيير ما (كما في الشكل 48)، فعِّل شريط “إجمالي فترة السماح” بالنقر بزر الماوس الأيسر على زر الاختيار الفارغ أسفل المخطط، وهذا الاختيار يضع أشرطة قطرية زرقاء في نهاية عدة أشرطة مهام على مخطط جدول جانت. ولاحظ أن أشرطة “فترة السماح” هذه تغطي أجزاءً من قوائم الموارد؛ وقد لا يكون هذا التأثير مرغوبًا في جميع الحالات.
يُظهر الشكل 50 مربع حوار المستوى الثاني “أنماط التعليقات التوضيحية” بإعداديه الافتراضيين - “المهام العادية” و“الأحداث الرئيسية”. وعادةً ما يرغب المحلِّل في إظهار كلا نمطي التعليقات التوضيحية هذين. غير أنه في الأمثلة الموضحة في الأشكال 45 و47 و48، لم تُحدَّد أي مهمة كحدث رئيسي. وللقيام بذلك، انتقل إلى أمر “المعلومات” (المستطيل الأصفر في الشكل 48) وانقر بزر الماوس الأيسر؛ يظهر عندئذٍ مربع الحوار الموضح في الشكل 51. انتقل إلى علامة التبويب “متقدم” وانقر على خانة الاختيار “عرض المهمة كحدث رئيسي”، فتظهر مهمة “Kick-off Meeting” كمعين أسود على جدول جانت (المستطيل الأرجواني في الشكل 52).
المعلومات
سبق تقديم أمر “المعلومات” (المستطيل الأصفر في الشكل 48) لمناقشة أنماط التعليقات التوضيحية في الفقرات السابقة. والآن علينا النظر في كل علامة تبويب موضحة في الشكل 51 وشرح الوظائف التي تقدمها.
يجب عليك تحديد مهمة قبل تشغيل وظيفة “المعلومات”، أو بدلًا من ذلك، بعد النقر على زر “المعلومات”، حدِّد مهمة قبل أن تُفتح نافذة جديدة. وعند فتح نافذة المعلومات، نبدأ بعلامة التبويب “عام”، وهي علامة التبويب الافتراضية التي تظهر عند تحديد علامة التبويب “المعلومات” بالماوس. وتُعد علامة التبويب هذه طريقة بديلة لملء أهم المعلومات عن مهام المشروع في قائمة واحدة ملائمة. ويمكنك إدخال/تعديل معلومات المهمة: المدة، وتاريخ ووقت البدء، وتاريخ ووقت الانتهاء، والنسبة المئوية للإنجاز (فارغة حتى يتم إدخالها)، وما إذا كانت المدة مقدَّرة أم لا (العلامة ؟ تعني أنها مقدَّرة)، ومقدار العمل المطلوب إنجازه (عادةً بالساعات أو الأيام)، والأولوية المخصصة للمهمة (قيمة رقمية بين 0 و1000)، ومعلومات خط الأساس (البدء والانتهاء) - بمجرد الاتفاق على جدول زمني أساسي وإدخاله. وتظهر مُدخلاتنا الأولية (التي أُدخلت حتى الآن مباشرةً في جدول البيانات لمثالنا “New Shower”) في علامة التبويب “عام” هذه.
ولاستخدام أمر “المعلومات” بالطريقة الصحيحة، حدِّد أولًا مهمة كما هو مقترح في الشكل 53، حيث تُميَّز مهمة البدء باللون الأسود بالنقر بزر الماوس الأيسر على الرقم 1 في العمود 1 من جدول بيانات “جانت” (الجانب الأيسر). وإذا حددت أكثر من صف مهمة واحد ثم نقرت على أمر “المعلومات”، يُذكِّرك مربع تحذير بأنه لا يمكن بهذه الطريقة تعديل أكثر من مهمة واحدة في المرة الواحدة (الشكل 54). وبمجرد تحديد مهمة واحدة بالشكل الصحيح (الشكل 53)، يؤدي النقر على أمر “المعلومات” إلى ظهور مربع الحوار في الشكل 55، مع تحديد علامة التبويب “عام” افتراضيًا.
التقويم
يُعد “التقويم” ميزة بالغة الأهمية في ProjectLibre، إذ إنه أساس جميع الحسابات المرتبطة به. لذا يُعد تخصيص تقويم في وقت مبكر من المشروع أمرًا مهمًا وفعالًا.
تُفتح نافذة التقويم عادةً على تقويم العمل القياسي للتاريخ الحالي، المشار إليه باللون الأزرق في الشكل 56 أدناه: يوليو 2020. والنقر بزر الماوس الأيسر على التاريخ يُظهر أوقات العمل من… حتى… في الجانب الأيسر من النافذة.
ويمكن تحريك التقويم إلى الأمام والخلف باستخدام السهمين في الزاوية اليمنى العليا (الشكل 57)؛ والنقر على رمز “المنزل” يعيدك إلى التاريخ الحالي مرة أخرى.
والنقر على زر “الخيارات” يفتح نافذة جديدة (الشكل 58) يمكنك فيها تحديد ساعات العمل يوميًا وأسبوعيًا وأيام العمل في الشهر لمشروعك. وسيستخدم ProjectLibre هذه المعطيات لحساب مدة المشروع.
وتظهر تقويمات أخرى بعد النقر على سهم التمرير أعلى يسار النافذة (الشكل 56). ويتوفر تقويم ProjectLibre “القياسي” وتقويمك الخاص المحفوظ سابقًا. وإذا لم يوفر أي من هذه التقويمات “القياسية” أوقات العمل التي يحتاجها مشروعك، يتيح لك ProjectLibre تعريف تقويمك الخاص وحفظه.
ولاحظ أنه عند محاولة تعديل الوقت الافتراضي في أي نوع من التقويم، يُحدَّد تلقائيًا مربع “وقت عمل غير افتراضي”. وبالتالي، يستحيل تغيير الوقت الافتراضي الذي يوفره خيار “استخدام الافتراضي”.
والنقر على زر “جديد” (أسفل اليسار) يفتح نافذة جديدة (الشكل 59) لتعريف تقويمك الخاص باختيارك لأيام العمل والراحة، بل وحتى أوقات العمل. ويُطلب منك أولًا تقديم اسم لتقويمك الجديد، اسم ذو دلالة يشير إلى الغرض من هذا التقويم. ويُعرَض عليك خياران، إما إنشاء تقويم أساسي جديد أو تعديل تقويم أساسي موجود؛ وتُفعَّل النافذة للسماح لك باختيار التقويم الأساسي الذي تريده. والنقر على زر “موافق” يُنشئ تقويمك الجديد (الشكل 60) بالاسم المحدد ويحفظه.
جُعل السبت والأحد يومَي عمل عاديين بالفعل. وجُعل الخميس يوم عطلة، ويضع مؤشر الماوس علامة على جميع أيام الجمعة (مربع حول كل جمعة في التقويم). وباستخدام أزرار الاختيار على اليسار، ستصبح أيام الجمعة أيضًا أيام عطلة. والنقر على يوم معيَّن يتيح لك تحديد نوع ذلك اليوم وساعات العمل الخاصة به، مثل أيام العطلات الرسمية. وعند تحديد جميع الأيام والعطلات الوطنية والدينية وتحديد ساعات العمل حسب الحاجة، يُنشأ التقويم ويُحفظ بالنقر على “موافق”. وسيكون متاحًا مستقبلًا في قائمة التقويمات الأساسية.
الموارد
يتمتع ProjectLibre بميزة جيدة في تعيين الموارد للمهام، وبعد ذلك سيستخدم ProjectLibre هذه الموارد المعيَّنة لتحسين الجدول الزمني. انقر على “الموارد” في أمر “المهمة” فتظهر نافذة لتعيين الموارد للمهام. والأفضل تحديد مهمة أولًا قبل فتح نافذة “الموارد”، بحيث تكون تفاصيل المهمة معبَّأة مسبقًا (مشار إليها بالتظليل الأخضر في الشكل 61)، وإلا يمكنك تحديد المهام بعد فتح النافذة.
ويمكن إضافة أشخاص أو موارد إضافيين؛ فقط حدِّد المورد وانقر على “تعيين”. ويُضاف المورد الجديد بنسبة مشاركة قياسية 100%؛ ويمكن تغيير ذلك بالنقر على النسبة المئوية وكتابة الرقم أو النقر على السهمين الصغيرين لأعلى أو لأسفل.
ويمكن إزالة شخص أو مورد من هذه المهمة بتحديد المورد والنقر على “إزالة”.
ويمكن تغيير شخص أو مورد في هذه المهمة بتحديد المورد والنقر على “استبدال”. فتُفتح نافذة جديدة تضم جميع الموارد المتاحة وتتيح لك اختيار الاسم الجديد (الشكل 62). وبعد اختيار المورد (الاسم) المناسب، يكفي النقر على “موافق” لإجراء التغيير. سيحل George محل Jean. ويأتي George بنسبة مشاركة 100%، يمكن تغييرها كما سبق شرحه.
حفظ خط الأساس
مع تقدُّم المشروع، ستلاحظ أن الجدول الزمني الفعلي يبدأ بالانحراف عن جدول البداية. ولكي تتمكن لاحقًا من مراجعة التغييرات، يمكن تجميد وحفظ 10 جداول أساس في أوقات مختلفة، كل بمسمى خاص به. فإذا كان لمشروعك بعض الأحداث الرئيسية، فقد يكون ذلك وقتًا مناسبًا لإنشاء خط أساس. ويحفظ خط الأساس كل معلومات الجدول الزمني والموارد والتكلفة في تلك اللحظة. ويُنصح بإنشاء خط أساس أولي قبل إطلاق مشروعك. وهذا يتيح لك مقارنة الجدول الزمني والتكاليف المخطَّط لهما مع الوضع الحالي. وإذا أردت خط أساس مُنقَّحًا أثناء سير المشروع، ربما بسبب تغيير في نطاق المشروع، يمكنك حفظ خط أساس آخر ضمن خطوط الأساس (1-10).
انقر على “حفظ خط الأساس” في شريط أوامر “المهمة”. تُفتح نافذة “خط الأساس” جديدة (الشكل 63) وتتيح لك اختيار اسم لخط أساس من هذه اللحظة للمشروع كاملًا أو للإجراءات المحددة فقط. انقر على “موافق” للتأكيد، ويُحفظ الجدول الزمني للأساس.
ويمكنك لاحقًا تقييم خطوط الأساس المختلفة المحفوظة، الشكل 64. كان لمشروع “New” جدول زمني أساسي مدته 23 يومًا حتى إطلاق المنتج، وأُنشئ خط أساس له، انظر الشريط الرمادي الأقصر ارتفاعًا أسفل أشرطة المهام الرئيسية. ولاحظ أن مناقشات العقد مع شركة الإنتاج لا تبدأ إلا بعد بدء جلسة “Brainstorm” وبدء بناء النموذج الأولي. ويبدأ التسويق عندما يكون النموذج الأولي B قد قطع شوطًا جيدًا، وتدخل مناقشات العقد مرحلة الإنهاء، برابط SS مع تأخير.
وعُقدت جلسة تحسين بمشاركة كل المعنيين خلال جلسة “Brainstorm”، وخلُصت إلى أن الجزء الأساسي من عمل النموذج الأولي B يمكن أن يبدأ أثناء بناء النموذج الأولي A، كما أسرع فريقا العقد والتسويق في إنجاز مهامهم. وهكذا تحقق تحسُّن قدره 3 أيام في الجدولة، وحُفظ ذلك كخط الأساس 1، باللون الأصفر، في الجزء الأيمن من مخطط جانت هذا.
مسح خط الأساس
يؤدي النقر على “مسح خط الأساس” إلى ظهور نافذة مماثلة على شاشتك. ويمكنك الآن تحديد أي خط أساس أُنشئ وإزالته. والتأكيد بالنقر على “موافق” يتخلص منه.
بحث
في مشروع كبير قد يصعب العثور على مهمة معيَّنة. وتجعل ميزة “بحث” (الشكل 65) ذلك أسهل؛ انقر على “بحث” في أمر “المهمة”. اكتب كلمة البحث أو جزءًا منها، ثم حدِّد الحقل الذي ستكون فيه (في هذا المثال “الاسم”) وانقر على الزر الأخضر أو الأزرق؛ يبحث الزر الأخضر في الصفوف الواقعة أسفل مؤشر الماوس، بينما يبحث الزر الأزرق في الصفوف الواقعة أعلاه. وتُميَّز المهمة التي يُعثر عليها باللون الرمادي، إن وُجدت.
Scroll to Task
في المشاريع الأكبر، قد تخرج أشرطة الجدولة في الجانب الأيمن من مخطط جانت عن مجال الرؤية. يجب عليك تحديد المهمة التي تريد رؤية شريط جدولتها والنقر على زر “Scroll to Task” في أمر “المهمة”، وهذا يُحضر الشريط إلى داخل الشاشة.
تحديث المهام
وضع جدول زمني للمشروع خطوة، لكن الإبلاغ الفعلي عن التقدم الفعلي ضرورة أخرى لا بد منها. ولا يستطيع ProjectLibre التنبؤ بدقة بتاريخ انتهاء المشروع إلا إذا كان التقدم في كل مهمة يُحدَّث بانتظام.
يؤدي زر “تحديث” في أمر “المهمة” إلى ظهور نافذة “تحديث المهام”. وأكثر الطرق فعالية هي تحديد المهمة أولًا، إذ تكون النافذة عندئذٍ معبَّأة بالفعل بتفاصيل المهمة المحددة. ويمكنك تغيير النسبة المئوية إلى النسبة الفعلية أو تعبئة تاريخ “البدء الفعلي والانتهاء الفعلي” للمهمة. وبعد إدخال جميع المعلومات المحدَّثة وإغلاق النافذة، يعمل ProjectLibre على تحديث الجدول الزمني للمشروع، وتظهر التغييرات في مخطط جانت وفي المخططات والجداول الأخرى.