Projekti audit (DCMA ajakava kvaliteedi audit)

Tuntud ka nimetuste Ajakava kvaliteedi audit ja DCMA ajakava kvaliteedi audit all. Saadaval ProjectLibre Cloudis.

Koosta kvaliteetne ajakava, mida saab usaldada. Projekti audit on ProjectLibre’i sisseehitatud ajakava kvaliteedi audit. See hindab DCMA-stiilis kontrollide abil automaatselt sinu CPM-ajakava struktuuri ja distsipliini, tuvastab nõrkused ja võimaldab liikuda otse tähelepanu vajavate ülesannete juurde. Tulemuseks on tugevam ajakava planeerimiseks, elluviimiseks, prognoosimiseks, teenitud väärtuse jälgimiseks, ressursihalduseks ja riskianalüüsiks.

Kellele: projektijuhtidele, kes vajavad süsteemset viisi ajakava struktuursete probleemide tuvastamiseks, ning kõigile, kes koostavad või haldavad CPM-ajakava ja peavad kogu projekti vältel hoidma ajakava kvaliteedidistsipliini. Eriti oluline ajakavade puhul, mida kasutatakse elluviimises, olekuaruandluses, teenitud väärtuse jälgimises, ressursihalduses, prognoosimises ja Monte Carlo analüüsis. DCMA kvaliteediauditid on nõutavad üle 20 miljoni dollari suuruste riigihankelepingute puhul; samu DCMA-stiilis kontrolle kasutatakse projektikontrolli parima tavana laialdaselt ka väljaspool kaitsetööstuse lepinguid.

See on jooksva CPM-mudeli projektijuhi / projektikontrolli ülevaatus, mitte meeskonnaliikme (Minu töö) funktsioon.

Vaata ka: Gantti diagramm · Ülesannete linkimine ja sõltuvused · Peamised vaated

Ülevaade

Gantti diagramm võib näida terviklikuna, kuid siiski peita struktuurseid probleeme, mis moonutavad kriitilist teed, prognoose ja juhtimisotsuseid: puuduv loogika, liigne ajavaru, pikad kestused, kitsendavad piirangud, vigased kuupäevad ja muud sarnased nõrkused.

Projekti audit käsitleb ajakava mudelina sellest, kuidas töö eeldatavasti toimub. See analüüsib tegelikku CPM-mudelit, mille ProjectLibre niikuinii arvutab (võrk, sõltuvused, kriitiline tee, ajavaru, piirangud, kuupäevad) — mitte eraldi tabeliharjutust — ja automatiseerib DCMA 14-punktilise ajakava hindamise põhimõtted otse projekti ajakavas.

Milles see aitab:

• Auditeeri CPM-ajakava

• Tõsta esile piirväärtustest väljuvad ülesanded

• Paranda probleemid ja käivita audit uuesti

• Koosta usaldusväärne ajakava

Miks see on oluline:

Teema	Mida saad
Parem planeerimine	Struktuursed probleemid tulevad esile enne, kui neist saavad elluviimise probleemid.
Usaldusväärsemad prognoosid	Suurem kindlus, et arvutatud kuupäevad ja kriitilise tee tulemused on sisukad.
Kiirem parandamine	Liigu otse ülesannete juurde, mille tõttu kontroll läbi kukkus.
Pidev kvaliteet	Käivita audit uuesti pärast muudatusi ja projekti ajakava arenedes.

ProjectLibre’i CPM-ajakava Gantti diagrammil.

Millal kasutada

Kasulik kogu projekti vältel:

• Ajakava koostamisel

• Enne lähteplaani salvestamist

• Ajakohastamiste ajal

• Enne olulisi ülevaatusi

• Iga kord, kui ajakava loogika muutub

• Eriti enne Monte Carlo analüüsi — riskisimulatsioon on üks kvaliteetse ajakava edasisi kasutusviise

Mida saad

Ajakava kvaliteedi audit ühendab ämblikvõrkdiagrammi, läbitud/läbikukkunud kokkuvõtte, piirmäärad ja otselingid asjaomastele ülesannetele.

ProjectLibre esitab selle kahel teineteist täiendaval viisil:

1. Auditiprofiil ämblikvõrkdiagrammina (tooteülevaade) — iga kodar on üks ajakava kvaliteedi kontroll, mille tulemusi saad vaadata ja lähemalt uurida.

2. Modaalaken Ajakava kvaliteedi audit — läbitud/läbikukkunud kontrollide loend kokkuvõtlike märkidega, iga kontrolli oma rida, süvenemislingid, valikulised automaatparandused ja nupp Käivita uuesti.

Juhendvideo näitab loendiga modaalakent. Praegune versioon lisab ka ämblikvõrkdiagrammi, mida näed allpool olevatel ülevaate ekraanipiltidel. Kasuta mõlemat: ämblikvõrkdiagrammi kiireks üldpildiks, modaalakna loendit kontrollide kaupa parandamiseks.

Ämblikvõrkdiagramm (auditiprofiil)

Iga ämblikvõrkdiagrammi kodar on üks ajakava kvaliteedi kontroll. Konkreetse kontrolli mõistmiseks hõljuta kursorit auditi diagrammi kohal või klõpsa sellel. Profiili ülaosa võtab auditi kokku ja selgitab iga kontrolli. Kontrollide tulemused näitavad mõõdetud väärtust võrrelduna kehtiva piirmäära / limiidi / sihtväärtusega.

Modaalaken Ajakava kvaliteedi audit

Kui avad auditi Gantti tööriistaribalt (vaata Kuidas käivitada, parandada ja uuesti käivitada), avaneb modaalaken pealkirjaga Ajakava kvaliteedi audit.

Modaalaknas on (nagu juhendvideos näha):

• Kokkuvõtlikud märgid ülaosas — näiteks 4 Läbitud, 6 Läbi kukkunud, 4 Ei ole hinnatav (näite väärtused).

• Päises nupp Käivita uuesti.

• Iga kontrolli read kirjelduse, olekumärgi, mõõdiku ja piirmäära ning süvenemislinkidega, näiteks Select N tasks in the grid.

• Mõne kontrolli puhul valikulised automaatparandused (näited videost: Zero 1 lead, Relax 2 to As Soon As Possible).

Läbitud, läbi kukkunud, hoiatus ja ei ole hinnatav

Olek	Tähendus
PASS	Kvaliteedi piirmäära piires (modaalaknas roheline märk).
CAUTION	Piirmäära lähedal.
FAIL	Väljaspool piirmäära (modaalaknas punane märk).
N/A	Praeguste andmetega ei saa hinnata (modaalaknas hall märk; kokkuvõttes kuvatakse ka kui Ei ole hinnatav).

Mõne kontrolli jaoks on vaja salvestatud lähteplaani või sihtkuupäeva „Peab lõppema“. Kui neid andmeid pole, kuvatakse kontrolli olekuks eksitava tulemuse asemel ei ole hinnatav. Juhendvideos näitavad olekupõhised mõõdikud (Vigased kuupäevad, Tähtajast mööda läinud ülesanded, Kriitilise tee pikkuse indeks, Lähteplaani täitmise indeks) väärtust N/A, kui puuduvad oleku kuupäev ja salvestatud lähteplaan.

Piirmäärad

• Puuduv loogika: piirmäär 5%, näites mõõdetud 13%.

• Pikk kestus: lubatud hälve 5%; näites tõsteti esile neli pikka ülesannet (15-, 50-, 20- ja 46-päevane).

Süvenemine ülesanneteni

Probleemsete ülesannete juurde liikumiseks kasuta paremal olevaid tulemusi (ämblikvõrkdiagrammi profiil) või modaalakna kontrolliridu. Läbikukkunud kontrollidel võib olla link, näiteks Select 39 tasks in the grid (sõnastus tooteülevaatest; N on nõuetele mittevastavate ülesannete arv). Klõpsa sellel, et probleemsed tegevused projekti tabelis esile tõsta.

Seejärel paranda ajakava (näiteks veerus Eellased või kestust muutes) ja vali Käivita uuesti.

DCMA 14-punktiline ajakava hindamine

ProjectLibre automatiseerib DCMA 14-punktilise ajakava hindamise põhimõtted otse projektis. Allpool toodud kontrollide nimed järgivad tooteülevaadet; juhendvideo modaalakna sildid on lisatud seal, kus need täiendavad kasutajaliidese sõnastust.

#	Kontroll	Mida see leiab / hindab
1	Puuduv loogika	Lõpetamata tegevused, millel puudub eellase või järglase seos.
2	Negatiivsed ajavahed	Negatiivse ajavahe ehk eelnevusega seosed, mis võivad ajakava loogikat varjata. Modaalaken: Negatiivsed ajavahed (eelnevused).
3	Ajavahed	Ajavahede kasutamine seostes; märgib nendele liigse tuginemise.
4	Seosetüübid	Kas võrk tugineb liigselt muudele seosetüüpidele kui Lõpust algusesse. Modaalaken: Seosetüübid (lõpp-algus osakaal).
5	Jäigad piirangud	Kitsendavad piirangud, mis võivad tavapärase võrguloogika üle kirjutada.
6	Suur ajavaru	Ebatavaliselt suure koguajavaruga tegevused (võib viidata nõrgale/puudulikule loogikale).
7	Negatiivne ajavaru	Tegevused, mille arvutatud kuupäevad on vastuolus nõutud või piirangutega määratud kuupäevadega.
8	Pikk kestus	Pika kestusega tegevused, mida võib olla vaja jagada paremini juhitavateks tööpakettideks.
9	Vigased kuupäevad	Kuupäevatingimused, mis on vastuolus ajakava oleku ja edenemise reeglitega.
10	Ressursid	Ressursikoormus seal, kus hindamist saab rakendada. Modaalaken: Unresourced tasks.
11	Tähtajast mööda läinud ülesanded	Kasutab lähteplaani teavet, et tuvastada tegevused, mis ei lõppenud plaanitud ajaks.
12	Kriitilise tee test	Kas kriitilise tegevuse edasilükkumine lükkab vastavalt edasi ka projekti lõpu.
13	Kriitilise tee pikkuse indeks (CPLI)	Kriitilise tee realistlikkus sihtkuupäeva või kuupäeva „Peab lõppema“ suhtes, kui see on olemas.
14	Lähteplaani täitmise indeks (BEI)	Võrdleb lõpetatud tegevusi nendega, mis oleksid lähteplaani järgi pidanud lõpetatud olema.

Olekupõhised mõõdikud (Vigased kuupäevad, Tähtajast mööda läinud ülesanded, Kriitilise tee test, CPLI, BEI) muutuvad eriti oluliseks siis, kui projekti ajakohastatakse kinnitatud lähteplaani suhtes. Koos lähevad need vormistusreeglitest kaugemale: need aitavad kindlaks teha, kas ajakava püsib loogiliselt usaldusväärne ja kas tegelik elluviimine järgib kinnitatud plaani.

Pika kestuse juhis (juhendvideost): DCMA juhises lubatust pikemaid tegevusi on raske mõõta ja juhtida. Ühe 50-päevase tegevuse asemel kaalu töö jagamist mõõdetavateks etappideks, nagu valmistamine, kontroll, tehases vastuvõtmine, testimine ja tarnimine.

Kuidas käivitada, parandada ja uuesti käivitada

Projekti auditi avamine

1. Ava projekt nii, et Gantti diagramm oleks nähtaval (Gantti diagramm / Peamised vaated).

2. Klõpsa Gantti diagrammi kohal oleval ülemisel tööriistaribal / lindil ikoonil, mis näeb välja nagu linnukesega dokument/kirjutusalus, millel on tähed DC.

3. Tööriistavihje: Ajakava kvaliteedi audit (DCMA).

4. Avaneb modaalaken Ajakava kvaliteedi audit.

Samal tööriistaribal selle kõrval: Schedule risk analysis (Monte Carlo) — vaata Kõigepealt audit, siis Monte Carlo.

Töövoog:

1. Loo või impordi ajakava — koosta CPM-ajakava ProjectLibre’is või impordi see mõnest teisest ajastussüsteemist.

2. Käivita projekti audit — ava Gantti tööriistaribalt Ajakava kvaliteedi audit (DCMA), nagu eespool kirjeldatud. Rakendus hindab ajakava DCMA-stiilis kvaliteedikontrollide alusel.

3. Süvene ja paranda — klõpsa lingil Select N tasks in the grid (või muul samaväärsel tulemuste lingil), et probleemsed ülesanded tabelis esile tõsta. Paranda ajakava — näiteks lisa eellane eellaste veergu, muuda kestust või kasuta modaalakna automaatparandust, kui seda pakutakse (näites Zero 1 lead, Relax 2 to As Soon As Possible). Vajaduse korral arvuta ajakava ümber.

4. Käivita uuesti — kasuta modaalakna nuppu Käivita uuesti (või käivita audit uuesti), et enne mudeli põhjal otsuste tegemist veenduda ajakava kvaliteedi paranemises.

Juhendvideo näide (näidisprojekt: turvalise rajatise võrgu moderniseerimine):

• 14 punktist kukkusid läbi puuduv loogika, negatiivsed ajavahed ja jäigad piirangud; mõned kontrollid läbiti. Kokkuvõtte näide: 4 Läbitud, 6 Läbi kukkunud, 4 Ei ole hinnatav.

• Puuduv loogika oli 13%, piirmäär 5%. Ülesannete lingi klõpsamine tõstis tabelis esile lüngad. Ülesandel sõltumatu ohutusülevaatus puudus eellane; kui eellaste veergu sisestati eellane 3 ja valiti Käivita uuesti, vähenes puuduva loogikaga ülesannete arv kolmele.

• Pikk kestus tõi 5% lubatud hälbe juures esile neli ülesannet (15-, 50-, 20- ja 46-päevane). Pärast kestuse muutmist ja valikut Käivita uuesti vähenes pika kestusega ülesannete arv kolmele.

Juhendvideo lõpus kokku võetud töövoog: käivita → tuvasta → paranda → käivita uuesti.

Kõigepealt ajakava audit, siis Monte Carlo

Kvaliteetne ajakava on riskisimulatsiooni alus. Töövoog:

1. Ajakava — koosta CPM-mudel.

2. Audit — leia struktuursed nõrkused.

3. Parandamine — paranda probleemid ja käivita audit uuesti.

4. Monte Carlo — simuleeri määramatust tugevama ajakava põhjal.

Gantti tööriistaribal asub Schedule risk analysis (Monte Carlo) nupu Ajakava kvaliteedi audit (DCMA) kõrval. Simulatsioon arvutab CPM-ajakava määramatuse tingimustes korduvalt ümber; kui aluseks olevas võrgus on puuduv loogika, liigne ajavaru, ebarealistlikud kestused või kitsendavad piirangud, võib analüüs olla statistiliselt keerukas, kuid tugineda nõrgale mudelile. Tugevam loogika parandab kriitilise tee analüüsi, ressursside planeerimist, prognoosimist ja Monte Carlo riskianalüüsi.

Lahtiütlus

ProjectLibre’i projekti audit kasutab DCMA-stiilis ajakava kvaliteedi kontrolle diagnostilise abivahendina. See ei ole riiklik sertifikaat ega heakskiit. Audit aitab tuvastada ajakava kvaliteedi nõrkusi ja toetab paremat ajastamisdistsipliini; see ei ole projekti ajakava riiklik sertifitseerimine.

Vaata juhendvideot

Vaata: DCMA Project Quality Audit (5:04) — ProjectLibre’i projektijuhtimistarkvara.

Video selgitab ajakava kvaliteedi auditit ja selle aluseks olevaid praktilisi kontrolle, sealhulgas modaalakent Ajakava kvaliteedi audit, süvenemist tabelisse ja nuppu Käivita uuesti. Praegune versioon lisab ka ülalolevatel ekraanipiltidel näidatud ämblikvõrkdiagrammi.

Kokkuvõte: kasuta projekti auditit, et ajakava kogu projekti vältel testida, parandada ja kontrollida — ning luua tugevam alus elluviimisele, prognoosimisele, teenitud väärtuse jälgimisele, ressursihaldusele ja Monte Carlo riskianalüüsile.