Väljade seadistamine

Väljade seadistamine on ProjectLibre Cloudi võimas kohandamisvahend, millega saate täpselt määrata, milliseid andmeid projektikeskkonnas kuvatakse. Olgu teie ees tabel või graafiline diagramm, näete selle abil ainult käsiloleva töö jaoks olulist teavet.

I. Seadistuse avamine

Seadistuste külgriba avamiseks klõpsake kasutajaliidese paremas ülanurgas hammasrattaikooni (⚙️). Külgribal saab andmetega töötada kahel peamisel viisil.

• Aktiivsete väljade vaade: vaikimisi loetleb külgriba kõik praeguses vaates aktiivsed väljad. See kehtib Gantti diagrammi, Ressursivaru ja Portfelli tabelite ning WBS-i ja võrgudiagrammi sõlmedes kuvatavate andmete kohta.

• Režiim Halda: külgriba ülaosas lingil Halda klõpsates avanevad kõik kohandamisvõimalused, millega saate kuva muuta.

II. Kuva kohandamine

Režiimis Halda laieneb külgriba ja paremal kuvatakse väljade kogu Saadaolevad väljad.

Väljade lisamine ja järjestamine

• Väljade lisamine: vaatesse uue andmevälja lisamiseks leidke see loendist „Saadaolevad väljad” ja lohistage vasakul olevasse loendisse „Aktiivsed väljad”.

• Väljade järjestamine: loendis „Aktiivsed väljad” saate lohistades muuta veergude järjekorda tabelis (või andmete järjekorda WBS-i/võrgudiagrammi sõlmes). Mida kõrgemal väli loendis on, seda vasakumal on see tabelivaates.

Väljade kogu korrastamine

Loend „Saadaolevad väljad” võib olla väga pikk. Vajaliku kiireks leidmiseks saate välju rühmitada järgmiselt.

• Rühm: kategooriad, nagu „Põhiline”, „Lähteplaanid”, „Tegelikud väärtused”, „Kalender” või „Märkmed”.

• Tüüp: andmete vorming, nagu „Kuupäev”, „Kestus”, „Valuuta” või „Tekst”.

• Otsing: kindla välja leidmiseks nime järgi kasutage kogu ülaosas olevat otsinguriba.

III. Mõju graafilistele vaadetele

Väljade seadistus muudab otseselt tabelivaadete veerge, kuid määrab ka graafiliste sõlmede sisu.

• WBS ja võrgudiagrammid: loendi „Aktiivsed väljad” esimesed väljad täidavad tavaliselt nende diagrammide infokaste (sõlmi).

• Ühtsed andmed: siin tehtud muudatused kajastuvad kogu süsteemis – kui lisate Gantti diagrammile kohandatud välja „Risk”, näete seda ka WBS-i paigutuses.

Nõuanne: ühtsus eri vaadetes

Saate luua projekti eri etappide jaoks eraldi väljaloendid. Näiteks kasutage loendit „Planeerimine”, mis keskendub kestustele ja eelkäijatele, ning lülituge ehitusetapis loendile „Täitmine”, mis keskendub tegelikele kuludele ja valmidusprotsendile.

Andmete printimine ja eksportimine

ProjectLibre Cloudis on võimas andmete eksportimise funktsioon Ekspordi andmed, mis on peamine viis nii projektiteabe printimiseks kui ka andmete väljavõtmiseks, et neid mujal töödelda. Tavapärase nupu „Prindi” asemel kasutab süsteem täpset eksporti, nii et andmed jäävad struktureerituks ja professionaalseks.

I. Eksportimise avamine

Eksportimise alustamiseks või dokumendi printimiseks ettevalmistamiseks klõpsake põhitööriistariba paremas servas ikooni Ekspordi andmed (kastist väljuv nool).

II. Seadistusvalikud

Ekspordiikoonil klõpsates avaneb dialoog Ekspordi andmed, kus saate väljundit mitme parameetriga kohandada.

• Eksporditav vaade: saate eksportida praeguse aktiivse vaate andmed (nt Gantti diagramm, Ressursivaru või Portfell).

• Eksporditavad väljad:

  • Aktiivsed väljad: ekspordib ainult tabelis praegu nähtavad veerud (nagu need on määratud väljade seadistuses). See on parim valik selge ja kokkuvõtliku väljatrüki jaoks.

  • Kõik väljad: ekspordib kõik ülesannete või ressurssidega seotud andmed põhjalikuks auditiks.

• Failivorming:

  • Excel (.xlsx): eelistatud vorming andmete töötlemiseks, keerukate arvutuste tegemiseks ja kohandatud diagrammide loomiseks.

  • CSV (.csv): universaalne tekstivorming, mis sobib projekti andmete importimiseks muudesse ettevõtte süsteemidesse või andmebaasidesse.

  • PDF: (kui on saadaval) valige see vorming kõrge eraldusvõimega hetkvõtete jaoks, mida saab kohe printida või e-postiga saata.

III. Printimine eksportimise kaudu

Kuna ProjectLibre Cloud on brauseripõhine ettevõttelahendus, on kõige usaldusväärsem printimisviis järgmine.

1. Seadistage tabeli veerud nii, et need näitaksid täpselt seda, mida lehel vaja on.

2. Valige ekspordivorminguks Excel või PDF.

3. Klõpsake Download.

4. Avage allalaaditud fail ja viimistlege väljatrükk oma arvuti tarkvara printimissätetega (nt „Mahuta ühele lehele” või „Rõhtpaigutus”).

IV. Andmete töötlemine Excelis

Kogenud kasutajatele avab eksportimine Excelisse palju võimalusi, mida tavaline projektijuhtimise liides ei paku.

• Kohandatud liigendtabelid: looge keerukaid ressursijaotuse kokkuvõtteid.

• Väline aruandlus: ühendage ProjectLibre andmed raamatupidamistarkvara finantsandmetega.

• Hulgimuutmine: kuigi ProjectLibre 2.0 toetab võimekat tehisintellekti abil ja otse tabelis muutmist, eelistavad mõned kasutajad suuremahuliseks andmete korrastamiseks enne uuesti importimist Exceli enda funktsioone.

Nõuanne: „puhta väljatrüki” saladus

Enne esitluse jaoks eksportimist kasutage Gantti diagrammil tööriista Zoom to Fit ja peitke külgriba Väljade seadistus abil mittevajalikud veerud. Nii on eksporditud fail kokkuvõtlik ja loetav ka huvirühmadele, kes ei pea nägema tehnilisi välju, nagu „Koguvaru” või „Piirangu tüüp”.

Portfelli või projekti andmete filtreerimine ja sortimine

Vaata: Video: Filter and Sort

Andmete sortimine ja filtreerimine

ProjectLibre 2.0 pakub lihtsaid vahendeid projekti andmete korrastamiseks ja eraldamiseks. Neid funktsioone kasutatakse peamiselt tabelivaadetes, nagu Gantti diagramm, Ressursivaru ja Portfell, et vajalik teave kiiresti üles leida.

I. Andmete filtreerimine

Funktsiooniga Filter saate ajutiselt peita read, mis ei vasta kindlatele tingimustele. See on hädavajalik suurte, sadade ülesannete või ressurssidega projektide haldamisel.

• Kuidas filtreerida: klõpsake filtriikooni (tavaliselt ülemisel tööriistaribal või tabeli päises). See aktiveerib filtri sisestusväljad.

• Filtri rakendamine: sisestage otsingutingimus otse veeru päise väljale.

• Näide: kui soovite ressursside loendis näha ainult ressursse, mille nimi algab C-tähega, sisestage filtriväljale Nimi lihtsalt „C”. Vaade värskendatakse kohe ja kuvatakse ainult sobivad kirjed.

II. Andmete sortimine

Sortimisega saate tabeli read ümber järjestada mõne andmevälja järgi, näiteks kuupäevade järgi ajalises või nimede järgi tähestikulises järjekorras.

• Kuidas sortida: tööriistaribal ei ole eraldi nuppu „Sordi”. Sortimine toimub otse tabeli veerupäistes.

• Lülitamise põhimõte:

  • Klõpsake üks kord veerupäisel (nt Alguskuupäev), et sortida read kasvavas järjekorras.

  • Klõpsake uuesti samal päisel, et muuta järjekord kahanevaks.

Sortimine alguskuupäeva järgi kasvavalt

Sortimine alguskuupäeva järgi kahanevalt

• Visuaalsed tunnused: ProjectLibre 2.0 annab sortimise kohta kaks selget märki.

  1. Nool päises: klõpsatud veerupäisesse ilmub väike nool, mis näitab sortimise suunda (üles kasvava, alla kahaneva järjekorra korral).

  2. Punane aktiveerimisikoon: ekraani vasakusse serva ilmub punane ikoon. See näitab üldiselt, et praegune vaade on sorditud ega pruugi järgida projekti vaikimisi ID-järjekorda.

III. Mida silmas pidada

• Vaatepõhine: sortimine ja filtreerimine mõjutavad ainult praegust vaadet. Kui sordite Gantti tabelis ülesanded lõppkuupäeva järgi, ei muutu projekti struktuurne hierarhia WBS-i vaates.

• Sortimise eemaldamine: projekti vaikimisi struktuuri (ülesande ID järjekorra) taastamiseks klõpsake sorditud veerupäist seni, kuni sortimisikoon kaob, või värskendage vaadet.

• Sortimine kuupäeva järgi: sortimine alguse või lõpu kuupäeva järgi on üks tõhusamaid viise näha, mis järgmisena toimub, ilma pikka ajakava käsitsi kerimata.

Nõuanne: mitmetasandiline analüüs

Parima tulemuse saamiseks kasutage filtreerimist ja sortimist koos. Näiteks filtreerige ressursivaru kindla osakonna järgi ja sortige seejärel välja „Standardmäär” järgi, et leida kiiresti selle rühma kõige kallimad ressursid.

Riigipõhised kuupäeva- ja valuutavormingud

Tulekul: riigipõhiste kuupäeva- ja valuutavormingute valimine.

Riigipõhise kuupäevavormingu ja valuuta valimine

ProjectLibre võimaldab mugavalt määrata valuuta ja kuupäevavormingu teie riigis kehtiva tava järgi. See muudab andmesisestuse vormingu DD/MM/YYYY vorminguks MM/DD/YYYY ning ka kuvatava valuuta.

Avage Haldus:

• Klõpsake Application Preferences.
• Valige riigipõhine kuupäeva/valuuta säte.
• Väli Date/Currency Locale on ripploend, kust saate valida riigi ja keele. Sellega määratakse ka valuuta. Pildil on näiteks French (France), mis erineb valikust French (Canada).
• Riigi valimisel kohandatakse ProjectLibre kuupäevavorming automaatselt selles riigis kõige levinumale tavale.
• Näiteks kui valite English (United States), on kuupäevavorming MM/DD/YYYY (kuu/päev/aasta) ja valuuta $. Kui valite French (France), muutub vorminguks DD/MM/YYYY ja valuutaks €.
• Nende sammudega tagate hõlpsasti, et ProjectLibre kuvab kuupäevi teie asukohas kõige tuttavamas ja mugavamas vormingus.