Ρύθμιση πεδίων

Η Ρύθμιση πεδίων είναι ένα ισχυρό εργαλείο προσαρμογής στο ProjectLibre Cloud που σας επιτρέπει να ελέγχετε ακριβώς ποια δεδομένα εμφανίζονται στο περιβάλλον του έργου σας. Είτε κοιτάτε ένα υπολογιστικό φύλλο είτε ένα γραφικό διάγραμμα, αυτό το εργαλείο εξασφαλίζει ότι βλέπετε μόνο τις πληροφορίες που αφορούν την τρέχουσα εργασία σας.

I. Πρόσβαση στις ρυθμίσεις

Για να ανοίξετε την πλαϊνή στήλη ρυθμίσεων, κάντε κλικ στο Εικονίδιο γραναζιού (⚙️) στην επάνω δεξιά γωνία της διεπαφής. Αυτή η πλαϊνή στήλη προσφέρει δύο κύριους τρόπους αλληλεπίδρασης με τα δεδομένα σας:

• Προβολή ενεργών πεδίων: από προεπιλογή, η πλαϊνή στήλη παραθέτει όλα τα πεδία που είναι ενεργά στην τρέχουσα προβολή σας. Αυτό ισχύει για τα υπολογιστικά φύλλα στο Gantt, στη Δεξαμενή πόρων και στο Χαρτοφυλάκιο, καθώς και για τα δεδομένα που εμφανίζονται μέσα στους κόμβους του WBS και του Διαγράμματος δικτύου.

• Λειτουργία διαχείρισης: κάνοντας κλικ στον σύνδεσμο Διαχείριση στο επάνω μέρος της πλαϊνής στήλης, ανοίγει η πλήρης σουίτα προσαρμογής, που σας επιτρέπει να τροποποιήσετε την προβολή.

II. Προσαρμογή της προβολής σας

Μόλις βρεθείτε στη λειτουργία Διαχείριση, η πλαϊνή στήλη επεκτείνεται και εμφανίζει μια βιβλιοθήκη Διαθέσιμα πεδία στα δεξιά.

Προσθήκη και αναδιάταξη πεδίων

• Προσθήκη πεδίων: για να προσθέσετε ένα νέο πεδίο δεδομένων στην προβολή σας, βρείτε το επιθυμητό πεδίο στη λίστα «Διαθέσιμα πεδία» και μεταφέρετέ το στη λίστα «Ενεργά πεδία» στα αριστερά.

• Αναδιάταξη πεδίων: μέσα στη λίστα «Ενεργά πεδία», μπορείτε να αλλάξετε τη σειρά με την οποία εμφανίζονται οι στήλες σε ένα υπολογιστικό φύλλο (ή τη σειρά των δεδομένων σε έναν κόμβο WBS/Διαγράμματος δικτύου) χρησιμοποιώντας μεταφορά και απόθεση. Μετακινώντας ένα πεδίο πιο ψηλά στη λίστα, το μετακινείτε πιο αριστερά σε μια προβολή υπολογιστικού φύλλου.

Οργάνωση της βιβλιοθήκης

Η βιβλιοθήκη «Διαθέσιμα πεδία» μπορεί να είναι τεράστια. Για να βρείτε γρήγορα ό,τι χρειάζεστε, μπορείτε να οργανώσετε τα πεδία κατά:

• Ομάδα: κατηγορίες όπως «Κύρια», «Γραμμές βάσης», «Πραγματικά μεγέθη», «Ημερολόγιο» ή «Σημειώσεις».

• Τύπο: τη μορφή των δεδομένων, όπως «Ημερομηνία», «Διάρκεια», «Νόμισμα» ή «Κείμενο».

• Αναζήτηση: χρησιμοποιήστε τη γραμμή αναζήτησης στο επάνω μέρος της βιβλιοθήκης για να βρείτε ένα συγκεκριμένο πεδίο με το όνομά του.

III. Επίδραση στις γραφικές προβολές

Ενώ η Ρύθμιση πεδίων αλλάζει άμεσα τις στήλες στις προβολές υπολογιστικού φύλλου, καθορίζει επίσης το περιεχόμενο των οπτικών κόμβων:

• Διαγράμματα WBS και δικτύου: τα πρώτα λίγα πεδία στη λίστα «Ενεργά πεδία» συνήθως συμπληρώνουν τα πλαίσια πληροφοριών (κόμβους) σε αυτά τα διαγράμματα.

• Συνεπή δεδομένα: οι αλλαγές που γίνονται εδώ αντικατοπτρίζονται σε όλο το σύστημα, εξασφαλίζοντας ότι, αν προσθέσετε ένα προσαρμοσμένο πεδίο «Κίνδυνος» στο γράφημα Gantt, θα το δείτε και στη διάταξη WBS.

Συμβουλή: Συνέπεια σε πολλές προβολές

Μπορείτε να δημιουργήσετε συγκεκριμένες λίστες πεδίων για διαφορετικές φάσεις του έργου σας. Για παράδειγμα, χρησιμοποιήστε μια λίστα «Σχεδιασμός» με έμφαση στις Διάρκειες και τις Προαπαιτούμενες εργασίες, και αλλάξτε σε μια λίστα «Εκτέλεση» με έμφαση στο Πραγματικό κόστος και το Ποσοστό ολοκλήρωσης κατά τη φάση κατασκευής.

Εκτύπωση και εξαγωγή δεδομένων

Το ProjectLibre Cloud παρέχει μια ισχυρή μηχανή Εξαγωγή δεδομένων που λειτουργεί ως η κύρια μέθοδος τόσο για την εκτύπωση των πληροφοριών του έργου σας όσο και για την εξαγωγή δεδομένων προς επεξεργασία εκτός του συστήματος. Αντί για ένα παραδοσιακό κουμπί «Εκτύπωση», το σύστημα χρησιμοποιεί εξαγωγές υψηλής πιστότητας για να εξασφαλίσει ότι τα δεδομένα σας παραμένουν δομημένα και επαγγελματικά.

I. Πρόσβαση στο εργαλείο εξαγωγής

Για να ξεκινήσετε μια εξαγωγή ή να προετοιμάσετε ένα έγγραφο για εκτύπωση, κάντε κλικ στο Εικονίδιο εξαγωγής δεδομένων (ένα βέλος που βγαίνει από ένα πλαίσιο) στο άκρο δεξιά της κύριας γραμμής εργαλείων.

II. Επιλογές ρύθμισης

Όταν κάνετε κλικ στο εικονίδιο εξαγωγής, εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Εξαγωγή δεδομένων, που προσφέρει πολλές παραμέτρους για την προσαρμογή της εξαγωγής σας:

• View to Export: μπορείτε να επιλέξετε να εξαγάγετε δεδομένα από την τρέχουσα ενεργή προβολή σας (π.χ. Gantt, Δεξαμενή πόρων ή Χαρτοφυλάκιο).

• Fields to Export:

  • Ενεργά πεδία: εξάγει μόνο τις στήλες που είναι αυτή τη στιγμή ορατές στο υπολογιστικό φύλλο σας (όπως ορίζονται στη Ρύθμιση πεδίων). Αυτή είναι η καλύτερη επιλογή για καθαρή, εστιασμένη εκτύπωση.

  • Όλα τα πεδία: εξάγει κάθε μεμονωμένο δεδομένο που σχετίζεται με τις εργασίες ή τους πόρους, για σε βάθος έλεγχο.

• Μορφή αρχείου:

  • Excel (.xlsx): η προτιμώμενη μορφή για επεξεργασία δεδομένων, σύνθετους υπολογισμούς και δημιουργία προσαρμοσμένων γραφημάτων.

  • CSV (.csv): μια καθολική μορφή κειμένου, ιδανική για την εισαγωγή των δεδομένων του έργου σας σε άλλα επιχειρησιακά συστήματα ή βάσεις δεδομένων.

  • PDF: (όπου ισχύει) επιλέξτε αυτή τη μορφή για στιγμιότυπα υψηλής ανάλυσης, έτοιμα για φυσική εκτύπωση ή αποστολή μέσω email.

III. Εκτύπωση μέσω εξαγωγής

Επειδή το ProjectLibre Cloud είναι μια επιχειρησιακή λύση που λειτουργεί στο πρόγραμμα περιήγησης, ο πιο αξιόπιστος τρόπος εκτύπωσης είναι:

1. Ρυθμίστε τις στήλες του υπολογιστικού φύλλου σας ώστε να δείχνουν ακριβώς ό,τι θέλετε στη σελίδα.

2. Επιλέξτε Excel ή PDF ως μορφή εξαγωγής.

3. Κάντε κλικ στο Download.

4. Ανοίξτε το αρχείο που έχετε λάβει και χρησιμοποιήστε τις ρυθμίσεις εκτύπωσης του τοπικού λογισμικού σας (όπως «Προσαρμογή σε μία σελίδα» ή «Οριζόντιος προσανατολισμός») για να οριστικοποιήσετε το έντυπο αντίγραφο.

IV. Επεξεργασία δεδομένων στο Excel

Για προχωρημένους χρήστες, η εξαγωγή στο Excel ανοίγει έναν κόσμο δυνατοτήτων πέρα από την τυπική διεπαφή διαχείρισης έργων:

• Προσαρμοσμένοι πίνακες Pivot: δημιουργήστε σύνθετες συνόψεις κατανομής πόρων.

• Εξωτερικές αναφορές: συνδυάστε τα δεδομένα του ProjectLibre με οικονομικά δεδομένα από το λογιστικό σας λογισμικό.

• Μαζική επεξεργασία: ενώ το ProjectLibre 2.0 υποστηρίζει ισχυρή επεξεργασία με τεχνητή νοημοσύνη και ενσωματωμένη επεξεργασία, ορισμένοι χρήστες προτιμούν τα εγγενή χαρακτηριστικά του Excel για μαζικό καθαρισμό δεδομένων πριν από την επανεισαγωγή.

Συμβουλή: Το μυστικό της «καθαρής εκτύπωσης»

Πριν από την εξαγωγή για μια παρουσίαση, χρησιμοποιήστε το εργαλείο Μεγέθυνση σε προσαρμογή στο γράφημα Gantt και αποκρύψτε τις μη απαραίτητες στήλες χρησιμοποιώντας την πλαϊνή στήλη Ρύθμιση πεδίων. Αυτό εξασφαλίζει ότι το εξαγόμενο αρχείο σας είναι σύντομο και ευανάγνωστο για ενδιαφερόμενα μέρη που ίσως δεν χρειάζεται να δουν τεχνικά πεδία όπως το «Συνολική αδράνεια» ή ο «Τύπος περιορισμού».

Φιλτράρισμα και ταξινόμηση δεδομένων χαρτοφυλακίου ή έργου

Παρακολούθηση: Βίντεο: Φιλτράρισμα και ταξινόμηση

Ταξινόμηση και φιλτράρισμα δεδομένων

Το ProjectLibre 2.0 παρέχει απλοποιημένα εργαλεία για την οργάνωση και την απομόνωση των δεδομένων του έργου σας. Αυτές οι λειτουργίες χρησιμοποιούνται κυρίως μέσα σε προβολές υπολογιστικού φύλλου, όπως το Gantt, η Δεξαμενή πόρων και το Χαρτοφυλάκιο, για να σας βοηθήσουν να βρείτε γρήγορα συγκεκριμένες πληροφορίες.

I. Φιλτράρισμα δεδομένων

Η λειτουργία Φίλτρο σας επιτρέπει να αποκρύπτετε προσωρινά γραμμές που δεν πληρούν συγκεκριμένα κριτήρια. Αυτό είναι απαραίτητο για τη διαχείριση μεγάλων έργων με εκατοντάδες εργασίες ή πόρους.

• Πώς να φιλτράρετε: κάντε κλικ στο Εικονίδιο φίλτρου (που συνήθως βρίσκεται στην επάνω γραμμή εργαλείων ή μέσα στην περιοχή κεφαλίδας του υπολογιστικού φύλλου). Αυτό ενεργοποιεί τα πεδία εισαγωγής φίλτρου.

• Εφαρμογή ενός φίλτρου: εισαγάγετε τα κριτήρια αναζήτησής σας απευθείας στην κεφαλίδα του πεδίου.

• Παράδειγμα: στη Λίστα πόρων, αν θέλετε να δείτε μόνο τους πόρους των οποίων το όνομα ξεκινά με το γράμμα «C», απλώς εισαγάγετε «C» στο πεδίο φίλτρου Όνομα. Η προβολή θα ανανεωθεί άμεσα για να εμφανίσει μόνο τις αντίστοιχες καταχωρήσεις.

II. Ταξινόμηση δεδομένων

Η ταξινόμηση σας επιτρέπει να αναδιατάξετε τις γραμμές του υπολογιστικού φύλλου σας με βάση ένα συγκεκριμένο δεδομένο, όπως χρονολογικές ημερομηνίες ή αλφαβητικά ονόματα.

• Πώς να ταξινομήσετε: δεν υπάρχει ειδικό κουμπί «Ταξινόμηση» στη γραμμή εργαλείων. Αντίθετα, η ταξινόμηση γίνεται απευθείας στις Κεφαλίδες του υπολογιστικού φύλλου.

• Ο μηχανισμός εναλλαγής:

  • Κάντε κλικ μία φορά σε μια κεφαλίδα (π.χ. Ημερομηνία έναρξης) για να ταξινομήσετε τις γραμμές σε αύξουσα σειρά.

  • Κάντε κλικ ξανά στην ίδια κεφαλίδα για να αντιστρέψετε την ταξινόμηση σε φθίνουσα σειρά.

Ταξινόμηση κατά Ημερομηνία έναρξης, αύξουσα

Ταξινόμηση κατά Ημερομηνία έναρξης, φθίνουσα

• Οπτικές ενδείξεις: το ProjectLibre 2.0 παρέχει δύο σαφή σήματα ότι μια ταξινόμηση είναι ενεργή:

  1. Βέλος κεφαλίδας: ένα μικρό εικονίδιο βέλους θα εμφανιστεί μέσα στην κεφαλίδα του υπολογιστικού φύλλου στην οποία κάνατε κλικ, υποδεικνύοντας την κατεύθυνση της ταξινόμησης (πάνω για αύξουσα, κάτω για φθίνουσα).

  2. Κόκκινο εικονίδιο ενεργοποίησης: ένα κόκκινο εικονίδιο θα εμφανιστεί στο άκρο αριστερά της οθόνης. Αυτό λειτουργεί ως καθολική ένδειξη ότι η τρέχουσα προβολή είναι ταξινομημένη και μπορεί να μην αντιπροσωπεύει την προεπιλεγμένη σειρά με βάση το αναγνωριστικό έργου.

III. Σημαντικές παρατηρήσεις

• Ανά προβολή: η ταξινόμηση και το φιλτράρισμα επηρεάζουν μόνο την τρέχουσα προβολή σας. Η αναδιάταξη των εργασιών σας κατά «Ημερομηνία λήξης» στο υπολογιστικό φύλλο Gantt δεν θα αλλάξει τη δομική ιεραρχία του έργου σας στην προβολή WBS.

• Εκκαθάριση ταξινομήσεων: για να επιστρέψετε στην προεπιλεγμένη δομή του έργου (ταξινομημένη κατά αναγνωριστικό εργασίας), κάντε κλικ στην ενεργή ταξινομημένη κεφαλίδα μέχρι να εξαφανιστεί το εικονίδιο ταξινόμησης, ή ανανεώστε την προβολή.

• Ταξινόμηση κατά ημερομηνία: η ταξινόμηση κατά ημερομηνίες έναρξης ή λήξης είναι ένας από τους πιο αποτελεσματικούς τρόπους για να εντοπίσετε «τι έρχεται μετά» χωρίς να χρειάζεται να μετακινείστε χειροκίνητα σε ένα μεγάλο χρονοδιάγραμμα.

Συμβουλή: Ανάλυση πολλαπλών επιπέδων

Χρησιμοποιήστε μαζί το Φίλτρο και την Ταξινόμηση για μέγιστη αποδοτικότητα. Για παράδειγμα, φιλτράρετε τη Δεξαμενή πόρων σας για ένα συγκεκριμένο τμήμα, και στη συνέχεια ταξινομήστε κατά «Τυπική χρέωση» για να εντοπίσετε γρήγορα τους πόρους με το υψηλότερο κόστος σε αυτήν τη συγκεκριμένη ομάδα.

Μορφές ημερομηνίας και νομίσματος ανά χώρα

Έρχεται σύντομα: επιλογή μορφοποίησης ημερομηνίας και νομίσματος ανά χώρα.

Επιλογή μορφής ημερομηνίας και νομίσματος ανά χώρα

Το ProjectLibre προσφέρει έναν πρακτικό τρόπο να ρυθμίσετε το νόμισμα και τη μορφή ημερομηνίας σας με βάση τη σύμβαση της χώρας σας. Αυτό θα αλλάξει την εισαγωγή δεδομένων από ΗΗ/ΜΜ/ΕΕΕΕ σε ΜΜ/ΗΗ/ΕΕΕΕ και επίσης το εμφανιζόμενο νόμισμα.

Πρόσβαση στη Διαχείριση:

• Κάντε κλικ στις Προτιμήσεις εφαρμογής.
• Επιλέξτε τη ρύθμιση ημερομηνίας/νομίσματος με βάση τη χώρα.
• Το πλαίσιο Τοπικές ρυθμίσεις ημερομηνίας/νομίσματος είναι ένα αναπτυσσόμενο μενού από όπου μπορείτε να επιλέξετε τη χώρα και τη γλώσσα. Αυτό θα ρυθμίσει επίσης το νόμισμα. Το παράδειγμα στην εικόνα είναι Γαλλικά (Γαλλία), που θα ήταν διαφορετικό από τα Γαλλικά (Καναδάς).
• Επιλέγοντας τη χώρα σας, η μορφή ημερομηνίας στο ProjectLibre θα προσαρμοστεί αυτόματα ώστε να ταιριάζει με την πιο κοινή σύμβαση που χρησιμοποιείται σε αυτήν την τοποθεσία.
• Για παράδειγμα, αν επιλέξετε Αγγλικά (Ηνωμένες Πολιτείες): η μορφή ημερομηνίας θα είναι ΜΜ/ΗΗ/ΕΕΕΕ (μήνας/ημέρα/έτος) και το νόμισμα θα είναι $. Αν επιλέξετε Γαλλικά (Γαλλία), θα αλλάξει σε ΗΗ/ΜΜ/ΕΕΕΕ και το νόμισμα θα είναι €.
• Ακολουθώντας αυτά τα βήματα, μπορείτε εύκολα να εξασφαλίσετε ότι το ProjectLibre εμφανίζει τις ημερομηνίες στη μορφή που είναι πιο οικεία και βολική για εσάς, με βάση την τοποθεσία σας.