فیلڈ کی ترتیب

فیلڈ کی ترتیب ProjectLibre Cloud میں حسبِ ضرورت تبدیلی کا ایک طاقتور ٹول ہے، جس سے آپ ٹھیک ٹھیک طے کر سکتے ہیں کہ آپ کے منصوبے کے ماحول میں کون سا ڈیٹا دکھایا جائے۔ چاہے آپ سپریڈ شیٹ دیکھ رہے ہوں یا کوئی گرافیکل خاکہ، یہ ٹول یقینی بناتا ہے کہ آپ کو صرف وہی معلومات نظر آئیں جو آپ کے موجودہ کام سے متعلق ہیں۔

I. ترتیب تک رسائی

ترتیب کی سائیڈبار کھولنے کے لیے انٹرفیس کے اوپری دائیں کونے میں گیئر آئیکن (⚙️) پر کلک کریں۔ یہ سائیڈبار آپ کے ڈیٹا کے ساتھ کام کرنے کے دو بنیادی طریقے دیتی ہے:

• فعال فیلڈز کا منظر: بطورِ طے شدہ سائیڈبار آپ کے موجودہ منظر میں فعال تمام فیلڈز کی فہرست دکھاتی ہے۔ یہ گانٹ چارٹ، وسائل کا پول اور پورٹ فولیو کی سپریڈ شیٹس پر، اور WBS اور نیٹ ورک ڈایاگرام کے نوڈز میں دکھائے جانے والے ڈیٹا پر بھی لاگو ہوتا ہے۔

• انتظام کا موڈ: سائیڈبار کے اوپر انتظام کریں کے لنک پر کلک کرنے سے حسبِ ضرورت تبدیلی کے تمام اوزار کھل جاتے ہیں، جن سے آپ نمائش بدل سکتے ہیں۔

II. اپنی نمائش کو حسبِ ضرورت بنانا

انتظام کریں موڈ میں آنے کے بعد سائیڈبار پھیل جاتی ہے اور دائیں جانب دستیاب فیلڈز کی لائبریری دکھاتی ہے۔

فیلڈز شامل کرنا اور ان کی ترتیب بدلنا

• فیلڈز شامل کریں: اپنے منظر میں نیا ڈیٹا شامل کرنے کے لیے “دستیاب فیلڈز” کی فہرست میں مطلوبہ فیلڈ تلاش کریں اور اسے گھسیٹ کر بائیں جانب “فعال فیلڈز” کی فہرست میں لے آئیں۔

• فیلڈز کی ترتیب بدلیں: “فعال فیلڈز” کی فہرست میں ڈریگ اینڈ ڈراپ کے ذریعے آپ بدل سکتے ہیں کہ سپریڈ شیٹ میں کالم کس ترتیب سے آئیں (یا WBS/نیٹ ورک نوڈ میں ڈیٹا کس ترتیب سے)۔ فہرست میں کسی فیلڈ کو اوپر لے جانے سے وہ سپریڈ شیٹ منظر میں مزید بائیں جانب چلی جاتی ہے۔

لائبریری کو منظم کرنا

“دستیاب فیلڈز” کی لائبریری بہت بڑی ہو سکتی ہے۔ مطلوبہ فیلڈ جلد ڈھونڈنے کے لیے آپ فیلڈز کو یوں منظم کر سکتے ہیں:

• گروپ: زمرے جیسے “بنیادی”، “بیس لائن”، “حقیقی اعداد”، “کیلنڈر” یا “نوٹس”۔

• قسم: ڈیٹا کا فارمیٹ، جیسے “تاریخ”، “دورانیہ”، “کرنسی” یا “متن”۔

• تلاش: کسی مخصوص فیلڈ کو نام سے ڈھونڈنے کے لیے لائبریری کے اوپر سرچ بار استعمال کریں۔

III. گرافیکل منظروں پر اثر

فیلڈ کی ترتیب سپریڈ شیٹ منظروں کے کالم براہِ راست بدلتی ہے، اور ساتھ ہی بصری نوڈز کا مواد بھی طے کرتی ہے:

• WBS اور نیٹ ورک ڈایاگرام: آپ کی “فعال فیلڈز” کی فہرست کی ابتدائی چند فیلڈز عموماً ان خاکوں کے معلوماتی خانوں (نوڈز) میں دکھائی جاتی ہیں۔

• یکساں ڈیٹا: یہاں کی گئی تبدیلیاں پورے نظام میں نظر آتی ہیں، یعنی اگر آپ اپنے گانٹ چارٹ میں “خطرہ” کی ایک حسبِ ضرورت فیلڈ شامل کریں تو وہ آپ کو WBS لے آؤٹ میں بھی نظر آئے گی۔

ماہرانہ مشورہ: مختلف منظروں میں یکسانیت

آپ اپنے منصوبے کے مختلف مراحل کے لیے الگ الگ فیلڈ فہرستیں بنا سکتے ہیں۔ مثال کے طور پر، دورانیوں اور پیش رو ٹاسکس پر مرکوز “Planning” فہرست استعمال کریں، اور تعمیر کے مرحلے میں حقیقی لاگت اور تکمیل کے فیصد پر مرکوز “Execution” فہرست پر چلے جائیں۔

ڈیٹا پرنٹ اور برآمد کرنا

ProjectLibre Cloud میں ڈیٹا برآمد کریں کا ایک مضبوط نظام ہے، جو منصوبے کی معلومات پرنٹ کرنے اور بیرونی استعمال کے لیے ڈیٹا نکالنے، دونوں کا بنیادی ذریعہ ہے۔ روایتی “Print” بٹن کے بجائے نظام اعلیٰ معیار کی برآمدات استعمال کرتا ہے تاکہ آپ کا ڈیٹا منظم اور پیشہ ورانہ رہے۔

I. برآمد کے ٹول تک رسائی

برآمد شروع کرنے یا پرنٹ کے لیے دستاویز تیار کرنے کے لیے مرکزی ٹول بار کے بالکل دائیں جانب ڈیٹا برآمد کریں کے آئیکن (ڈبے سے باہر نکلتا تیر) پر کلک کریں۔

II. ترتیب کے اختیارات

برآمد کے آئیکن پر کلک کرنے سے ڈیٹا برآمد کریں کا ڈائیلاگ کھلتا ہے، جس میں آؤٹ پٹ کو حسبِ ضرورت بنانے کے کئی اختیارات ہیں:

• View to Export: آپ اپنے موجودہ فعال منظر (مثلاً گانٹ چارٹ، وسائل کا پول یا پورٹ فولیو) سے ڈیٹا برآمد کر سکتے ہیں۔

• Fields to Export:

  • فعال فیلڈز: صرف وہ کالم برآمد کرتا ہے جو اس وقت آپ کی سپریڈ شیٹ میں نظر آ رہے ہیں (جیسا کہ آپ کی فیلڈ کی ترتیب میں طے ہے)۔ صاف اور جامع پرنٹ کے لیے یہ بہترین انتخاب ہے۔

  • تمام فیلڈز: تفصیلی جانچ کے لیے ٹاسکس یا وسائل سے وابستہ ہر ڈیٹا نکالتا ہے۔

• فائل کا فارمیٹ:

  • Excel (.xlsx): ڈیٹا میں ردوبدل، پیچیدہ حسابات اور حسبِ ضرورت چارٹ بنانے کے لیے پسندیدہ فارمیٹ۔

  • CSV (.csv): ایک عالمگیر متنی فارمیٹ، جو منصوبے کا ڈیٹا دوسرے ادارہ جاتی نظاموں یا ڈیٹابیسز میں درآمد کرنے کے لیے موزوں ہے۔

  • PDF: (جہاں دستیاب ہو) کاغذ پر پرنٹ یا ای میل سے بھیجنے کے لیے تیار اعلیٰ ریزولیوشن کی تصویر کے لیے یہ فارمیٹ منتخب کریں۔

III. برآمد کے ذریعے پرنٹ کرنا

چونکہ ProjectLibre Cloud براؤزر پر چلنے والا ادارہ جاتی حل ہے، پرنٹ کرنے کا سب سے قابلِ اعتماد طریقہ یہ ہے:

1. اپنی سپریڈ شیٹ کے کالم ایسے ترتیب دیں کہ صفحے پر بالکل وہی آئے جو آپ چاہتے ہیں۔

2. برآمد کے فارمیٹ کے طور پر Excel یا PDF منتخب کریں۔

3. Download پر کلک کریں۔

4. ڈاؤن لوڈ کی گئی فائل کھولیں اور حتمی کاغذی نقل کے لیے اپنے کمپیوٹر کے سافٹ ویئر کی پرنٹ ترتیبات (جیسے “Fit to One Page” یا “Landscape Orientation”) استعمال کریں۔

IV. Excel میں ڈیٹا پر کام

ماہر صارفین کے لیے Excel میں برآمد کرنا منصوبے کے انتظام کے معیاری انٹرفیس سے آگے بہت سے امکانات کھول دیتا ہے:

• حسبِ ضرورت پیووٹ ٹیبلز: وسائل کی تخصیص کے پیچیدہ خلاصے بنائیں۔

• بیرونی رپورٹنگ: ProjectLibre کے ڈیٹا کو اپنے اکاؤنٹنگ سافٹ ویئر کے مالیاتی ڈیٹا کے ساتھ ملائیں۔

• بڑے پیمانے پر ترمیم: اگرچہ ProjectLibre 2.0 میں AI اور براہِ راست ترمیم کی طاقتور سہولت موجود ہے، کچھ صارفین دوبارہ درآمد سے پہلے بڑے پیمانے پر ڈیٹا کی صفائی کے لیے Excel کی اپنی خصوصیات کو ترجیح دیتے ہیں۔

ماہرانہ مشورہ: “صاف پرنٹ” کا راز

پریزنٹیشن کے لیے برآمد کرنے سے پہلے گانٹ چارٹ پر Zoom to Fit کا ٹول استعمال کریں اور فیلڈ کی ترتیب کی سائیڈبار سے غیر ضروری کالم چھپا دیں۔ اس طرح برآمد شدہ فائل ان متعلقہ فریقوں کے لیے مختصر اور قابلِ فہم رہتی ہے جنہیں “کل فاضل وقت” یا “رکاوٹ کی قسم” جیسی تکنیکی فیلڈز دیکھنے کی ضرورت نہیں۔

پورٹ فولیو یا منصوبے کا ڈیٹا فلٹر اور ترتیب دیں

دیکھیں: ویڈیو: Filter and Sort

ڈیٹا کو ترتیب دینا اور فلٹر کرنا

ProjectLibre 2.0 منصوبے کے ڈیٹا کو منظم کرنے اور الگ کرنے کے لیے آسان ٹولز دیتا ہے۔ یہ سہولتیں زیادہ تر سپریڈ شیٹ منظروں، جیسے گانٹ چارٹ، وسائل کا پول اور پورٹ فولیو میں استعمال ہوتی ہیں، تاکہ آپ مطلوبہ معلومات جلد ڈھونڈ سکیں۔

I. ڈیٹا فلٹر کرنا

فلٹر کی سہولت سے آپ وہ قطاریں عارضی طور پر چھپا سکتے ہیں جو مخصوص شرائط پر پوری نہیں اترتیں۔ سینکڑوں ٹاسکس یا وسائل والے بڑے منصوبوں کے انتظام کے لیے یہ ضروری ہے۔

• فلٹر کیسے کریں: فلٹر کے آئیکن پر کلک کریں (عموماً اوپر کی ٹول بار میں یا سپریڈ شیٹ کے ہیڈر والے حصے میں)۔ اس سے فلٹر کے اندراج والے خانے فعال ہو جاتے ہیں۔

• فلٹر لگانا: تلاش کی شرط براہِ راست فیلڈ کے ہیڈر میں درج کریں۔

• مثال: Resource List میں اگر آپ صرف وہ وسائل دیکھنا چاہتے ہیں جن کے نام “C” سے شروع ہوتے ہیں، تو نام کے فلٹر خانے میں بس “C” لکھ دیں۔ منظر فوراً تازہ ہو کر صرف مماثل اندراجات دکھائے گا۔

II. ڈیٹا ترتیب دینا

ترتیب دینے سے آپ سپریڈ شیٹ کی قطاروں کو کسی مخصوص ڈیٹا، جیسے تاریخوں کی زمانی ترتیب یا ناموں کی حروفِ تہجی کی ترتیب، کے مطابق دوبارہ ترتیب دے سکتے ہیں۔

• ترتیب کیسے دیں: ٹول بار میں “ترتیب دیں” کا کوئی الگ بٹن نہیں۔ اس کے بجائے ترتیب براہِ راست سپریڈ شیٹ کے ہیڈرز پر دی جاتی ہے۔

• ٹوگل کا طریقہ:

  • کسی ہیڈر (مثلاً شروع کرنے کی تاریخ) پر ایک بار کلک کریں تو قطاریں صعودی ترتیب میں آ جاتی ہیں۔

  • اسی ہیڈر پر دوبارہ کلک کریں تو ترتیب الٹ کر نزولی ہو جاتی ہے۔

شروع کرنے کی تاریخ کے مطابق صعودی ترتیب

شروع کرنے کی تاریخ کے مطابق نزولی ترتیب

• بصری اشارے: ProjectLibre 2.0 دو واضح اشاروں سے بتاتا ہے کہ ترتیب فعال ہے:

  1. ہیڈر کا تیر: جس سپریڈ شیٹ ہیڈر پر آپ نے کلک کیا اس کے اندر ایک چھوٹا تیر نظر آئے گا، جو ترتیب کی سمت بتاتا ہے (صعودی کے لیے اوپر، نزولی کے لیے نیچے)۔

  2. سرخ فعالیت کا آئیکن: اسکرین کے بالکل بائیں جانب ایک سرخ آئیکن نظر آئے گا۔ یہ عمومی اشارہ ہے کہ موجودہ منظر ترتیب دیا گیا ہے اور ممکن ہے منصوبے کی طے شدہ ID ترتیب میں نہ ہو۔

III. اہم نکات

• ہر منظر کے لیے الگ: ترتیب اور فلٹر صرف موجودہ منظر پر اثر کرتے ہیں۔ گانٹ کی سپریڈ شیٹ میں ٹاسکس کو “ختم کرنے کی تاریخ” کے مطابق ترتیب دینے سے WBS منظر میں منصوبے کا درجہ وار ڈھانچہ نہیں بدلے گا۔

• ترتیب ختم کرنا: منصوبے کے طے شدہ ڈھانچے (ٹاسک ID کے مطابق ترتیب) پر واپس جانے کے لیے ترتیب والے فعال ہیڈر پر اس وقت تک کلک کریں جب تک ترتیب کا آئیکن غائب نہ ہو جائے، یا منظر کو تازہ کریں۔

• تاریخ کے مطابق ترتیب: آغاز یا اختتام کی تاریخوں کے مطابق ترتیب دینا لمبے شیڈول کو ہاتھ سے اسکرول کیے بغیر یہ جاننے کا سب سے مؤثر طریقہ ہے کہ “آگے کیا ہونے والا ہے”۔

ماہرانہ مشورہ: کئی سطحوں پر تجزیہ

زیادہ سے زیادہ مؤثریت کے لیے فلٹر اور ترتیب دیں کو ایک ساتھ استعمال کریں۔ مثلاً اپنے وسائل کے پول کو کسی مخصوص شعبے کے لیے فلٹر کریں، پھر “معیاری ریٹ” کے مطابق ترتیب دیں تاکہ اس گروپ کے سب سے مہنگے وسائل فوراً سامنے آ جائیں۔

ملک کے مطابق تاریخ اور کرنسی کے فارمیٹ

جلد آ رہا ہے: ملک کے مطابق تاریخ اور کرنسی کے فارمیٹ منتخب کرنے کے اختیارات۔

ملک کے مطابق تاریخ کا فارمیٹ اور کرنسی منتخب کرنا

ProjectLibre آپ کے ملک کے رواج کے مطابق کرنسی اور تاریخ کا فارمیٹ مقرر کرنے کا آسان طریقہ دیتا ہے۔ اس سے ڈیٹا کا اندراج DD/MM/YYYY سے MM/DD/YYYY میں بدل جائے گا اور دکھائی جانے والی کرنسی بھی بدل جائے گی۔

انتظامیہ کھولیں:

• Application Preferences پر کلک کریں۔
• ملک کے مطابق تاریخ/کرنسی کی ترتیب منتخب کریں۔
• Date/Currency Locale کا خانہ ایک ڈراپ ڈاؤن ہے جس میں آپ ملک اور زبان منتخب کر سکتے ہیں۔ اس سے کرنسی بھی مقرر ہو جاتی ہے۔ تصویر میں مثال French (France) کی ہے، جو French (Canada) سے مختلف ہوگی۔
• اپنا ملک منتخب کرنے سے ProjectLibre میں تاریخ کا فارمیٹ خودبخود اس ملک کے سب سے عام رواج کے مطابق ہو جائے گا۔
• مثال کے طور پر، اگر آپ English (United States) منتخب کریں تو تاریخ کا فارمیٹ MM/DD/YYYY (مہینہ/دن/سال) اور کرنسی $ ہوگی۔ اگر French (France) منتخب کریں تو فارمیٹ DD/MM/YYYY اور کرنسی € ہو جائے گی۔
• ان مراحل پر عمل کر کے آپ آسانی سے یقینی بنا سکتے ہیں کہ ProjectLibre تاریخیں اس فارمیٹ میں دکھائے جو آپ کے مقام کے لحاظ سے آپ کے لیے سب سے مانوس اور آسان ہو۔