Laukų konfigūracija

Laukų konfigūracija – galingas ProjectLibre Cloud pritaikymo įrankis, leidžiantis tiksliai nustatyti, kurie duomenys rodomi visoje projekto aplinkoje. Nesvarbu, ar žiūrite į lentelę, ar į grafinę diagramą, šis įrankis užtikrina, kad matytumėte tik tą informaciją, kuri svarbi dabartiniam jūsų darbui.

I. Konfigūracijos atvėrimas

Norėdami atverti konfigūracijos šoninę juostą, spustelėkite krumpliaračio piktogramą (⚙️), esančią sąsajos viršuje dešinėje. Šioje šoninėje juostoje su duomenimis galima dirbti dviem pagrindiniais būdais:

• Aktyvių laukų rodinys: pagal numatytuosius nustatymus šoninėje juostoje pateikiamas visų laukų, šiuo metu aktyvių jūsų dabartiniame rodinyje, sąrašas. Tai taikoma lentelėms Ganto diagramoje, Išteklių telkinyje ir Portfelyje, taip pat duomenims, rodomiems WBS ir tinklo schemos mazguose.

• Tvarkymo režimas: spustelėjus nuorodą Tvarkyti šoninės juostos viršuje, atveriamas visas pritaikymo priemonių rinkinys, leidžiantis keisti rodinį.

II. Rodinio pritaikymas

Įjungus režimą Tvarkyti, šoninė juosta išsiplečia ir dešinėje parodo biblioteką Galimi laukai.

Laukų pridėjimas ir pertvarkymas

• Laukų pridėjimas: norėdami į rodinį įtraukti naujų duomenų, suraskite norimą lauką sąraše „Galimi laukai“ ir nutempkite jį į sąrašą „Aktyvūs laukai“ kairėje.

• Laukų pertvarkymas: sąraše „Aktyvūs laukai“ galite pakeisti stulpelių rodymo eilės tvarką lentelėje (arba duomenų sekos tvarką WBS/tinklo schemos mazge) naudodami vilkimą ir numetimą. Perkėlus lauką aukščiau sąraše, jis perkeliamas kairiau lentelės rodinyje.

Bibliotekos tvarkymas

Biblioteka „Galimi laukai“ gali būti didžiulė. Norėdami greitai rasti, ko reikia, galite tvarkyti laukus pagal:

• Grupę: kategorijos, tokios kaip „Pagrindinė“, „Baziniai planai“, „Faktiniai duomenys“, „Kalendorius“ ar „Pastabos“.

• Tipą: duomenų formatas, toks kaip „Data“, „Trukmė“, „Valiuta“ ar „Tekstas“.

• Paiešką: naudokite paieškos juostą bibliotekos viršuje, kad rastumėte konkretų lauką pagal pavadinimą.

III. Įtaka grafiniams rodiniams

Nors Laukų konfigūracija tiesiogiai pakeičia stulpelius lentelės rodiniuose, ji taip pat lemia grafinių mazgų turinį:

• WBS ir tinklo schemos: keli pirmieji laukai sąraše „Aktyvūs laukai“ įprastai užpildo informacijos langelius (mazgus) šiose diagramose.

• Nuoseklūs duomenys: čia padaryti pakeitimai atsispindi visoje sistemoje, todėl, pridėję pasirinktinį lauką „Rizika“ į savo Ganto diagramą, jį matysite ir WBS struktūroje.

Patarimas: nuoseklumas tarp rodinių

Galite sukurti konkretiems projekto etapams skirtus laukų sąrašus. Pavyzdžiui, naudokite sąrašą „Planavimas“, kuriame svarbiausios trukmės ir pirmtakai, o statybos etape perjunkite į sąrašą „Vykdymas“, kuriame svarbiausios faktinės išlaidos ir įvykdymo procentas.

Duomenų spausdinimas ir eksportavimas

ProjectLibre Cloud turi patikimą duomenų eksportavimo priemonę Eksportuoti duomenis – tai pagrindinis būdas ir spausdinti projekto informaciją, ir perkelti duomenis apdoroti kitose programose. Vietoj įprasto mygtuko „Print“ sistema naudoja kokybišką eksportavimą, kad jūsų duomenys išlaikytų struktūrą ir profesionalią išvaizdą.

I. Eksporto įrankio atvėrimas

Norėdami pradėti eksportą arba parengti dokumentą spausdinimui, spustelėkite Eksportuoti duomenis piktogramą (rodyklė, išeinanti iš dėžutės), esančią pagrindinės įrankių juostos dešiniajame krašte.

II. Konfigūracijos parinktys

Spustelėjus eksporto piktogramą, atsiveria dialogo langas Eksportuoti duomenis, kuriame yra keli parametrai rezultatui pritaikyti:

• Rodinys eksportui: galite pasirinkti eksportuoti duomenis iš dabartinio aktyvaus rodinio (pvz., Ganto diagramos, Išteklių telkinio ar Portfelio).

• Laukai eksportui:

  • Aktyvūs laukai: eksportuoja tik lentelėje šiuo metu matomus stulpelius (kaip nustatyta jūsų laukų konfigūracijoje). Tai geriausias pasirinkimas švariam, sutelktam spausdinimui.

  • Visi laukai: eksportuoja absoliučiai visus su užduotimis ar ištekliais susijusius duomenis išsamiam auditui.

• Failo formatas:

  • Excel (.xlsx): pageidaujamas formatas duomenims apdoroti, sudėtingiems skaičiavimams ir savoms diagramoms kurti.

  • CSV (.csv): universalus teksto formatas, idealiai tinkamas importuoti jūsų projekto duomenis į kitas įmonės sistemas ar duomenų bazes.

  • PDF: (kai taikoma) pasirinkite šį formatą didelės raiškos vaizdams, paruoštiems spausdinti ar siųsti el. paštu.

III. Spausdinimas per eksportą

Kadangi ProjectLibre Cloud yra naršyklėje veikiantis įmonės sprendimas, patikimiausias būdas spausdinti yra:

1. Sukonfigūruoti lentelės stulpelius, kad jie rodytų tiksliai tai, ko reikia puslapyje.

2. Pasirinkti Excel arba PDF kaip eksporto formatą.

3. Spustelėti Download.

4. Atverti atsisiųstą failą ir naudoti jūsų vietinės programinės įrangos spausdinimo nustatymus (pavyzdžiui, „Fit to One Page“ arba „Landscape Orientation“), ir išspausdinkite galutinę kopiją.

IV. Duomenų apdorojimas „Excel“ programoje

Patyrusiems naudotojams eksportavimas į „Excel“ atveria daugybę galimybių, kurių neteikia įprasta projektų valdymo sąsaja:

• Savos suvestinės lentelės: kurkite sudėtingas išteklių paskirstymo suvestines.

• Išorinės ataskaitos: sujunkite ProjectLibre duomenis su finansiniais duomenimis iš jūsų apskaitos programinės įrangos.

• Masinis redagavimas: nors ProjectLibre 2.0 palaiko galingą DI ir redagavimą eilutėje, kai kurie naudotojai mieliau naudoja „Excel“ funkcijas dideliems duomenų kiekiams sutvarkyti prieš importuodami juos iš naujo.

Patarimas: „švaraus spausdinimo“ paslaptis

Prieš eksportuodami pateikčiai, naudokite Zoom to Fit įrankį Ganto diagramoje ir paslėpkite nereikalingus stulpelius naudodami laukų konfigūracijos šoninę juostą. Tai užtikrina, kad jūsų eksportuotas failas būtų glaustas ir aiškus suinteresuotiesiems, kuriems gali nereikėti matyti techninių laukų, tokių kaip „Bendroji laiko atsarga“ ar „Apribojimo tipas“.

Portfelio ar projekto duomenų filtravimas ir rikiavimas

Žiūrėkite: Vaizdo įrašas: Filtravimas ir rikiavimas

Duomenų rikiavimas ir filtravimas

ProjectLibre 2.0 turi paprastus įrankius jūsų projekto duomenims tvarkyti ir išskirti. Šios funkcijos pirmiausia naudojamos lentelių rodiniuose, tokiuose kaip Ganto diagrama, Išteklių telkinys ir Portfelis, kad greitai rastumėte konkrečią informaciją.

I. Duomenų filtravimas

Funkcija Filtras leidžia laikinai paslėpti eilutes, kurios neatitinka konkrečių kriterijų. Tai būtina valdant didelius projektus su šimtais užduočių ar išteklių.

• Kaip filtruoti: spustelėkite filtro piktogramą (dažniausiai esančią viršutinėje įrankių juostoje arba lentelės antraštės srityje). Tai aktyvuoja filtro įvesties laukus.

• Filtro taikymas: įveskite paieškos kriterijus tiesiai į antraštės lauką.

• Pavyzdys: jei sąraše Resource List norite matyti tik išteklius, kurių pavadinimai prasideda raide „C“, tiesiog įveskite „C“ į filtro lauką Pavadinimas. Rodinys iškart atsinaujins ir rodys tik atitinkančius įrašus.

II. Duomenų rikiavimas

Rikiavimas leidžia pertvarkyti lentelės eilutes pagal konkrečius duomenis, pavyzdžiui, chronologiškai pagal datas ar abėcėliškai pagal pavadinimus.

• Kaip rikiuoti: įrankių juostoje nėra atskiro mygtuko „Rikiuoti“. Vietoj to rikiavimas atliekamas tiesiai ant lentelės antraščių.

• Perjungimo mechanizmas:

  • Spustelėkite vieną kartą antraštę (pvz., Pradžios data), kad surikiuotumėte eilutes didėjimo tvarka.

  • Spustelėkite dar kartą tą pačią antraštę, kad pakeistumėte rikiavimą į mažėjimo tvarką.

Rikiavimas pagal lauką „Pradžios data“ didėjimo tvarka

Rikiavimas pagal lauką „Pradžios data“ mažėjimo tvarka

• Vizualiniai indikatoriai: ProjectLibre 2.0 pateikia du aiškius ženklus, kad rikiavimas yra aktyvus:

  1. Antraštės rodyklė: maža rodyklės piktograma atsiranda lentelės antraštėje, kurią spustelėjote, nurodydama rikiavimo kryptį (aukštyn didėjimui, žemyn mažėjimui).

  2. Raudona aktyvumo piktograma: raudona piktograma atsiranda kairiajame ekrano krašte. Tai bendras indikatorius, kad dabartinis rodinys surikiuotas ir gali neatitikti numatytosios projekto ID tvarkos.

III. Svarbūs aspektai

• Tik dabartiniam rodiniui: rikiavimas ir filtravimas veikia tik jūsų dabartinį rodinį. Pertvarkę užduotis pagal „Pabaigos data“ Ganto lentelėje, nepakeisite projekto struktūrinės hierarchijos WBS rodinyje.

• Rikiavimo panaikinimas: norėdami sugrįžti į numatytąją projekto struktūrą (surikiuotą pagal Užduoties ID), spustelėkite aktyvią surikiuotą antraštę, kol rikiavimo piktograma pranyks, arba atnaujinkite rodinį.

• Rikiavimas pagal datą: rikiavimas pagal Pradžia arba Pabaiga datas yra vienas efektyviausių būdų nustatyti, „kas vyks kitą“, neslenkant ranka per ilgą grafiką.

Patarimas: daugiapakopė analizė

Naudokite Filtrą ir Rikiavimą kartu didžiausiam efektyvumui. Pavyzdžiui, filtruokite savo Išteklių telkinį pagal konkretų skyrių, tada rikiuokite pagal „Standartinis įkainis“, kad greitai nustatytumėte brangiausius išteklius toje konkrečioje grupėje.

Šalies datos ir valiutos formatai

Greitai: galėsite pasirinkti šaliai būdingus datos ir valiutos formatus.

Šalies datos formato ir valiutos pasirinkimas

ProjectLibre suteikia patogų būdą nustatyti valiutą ir datos formatą pagal jūsų šalyje įprastą tvarką. Tai pakeis duomenų įvedimą iš DD/MM/YYYY į MM/DD/YYYY, taip pat rodomą valiutą.

Atverkite Administravimą:

• Spustelėkite Application Preferences.
• Pasirinkite Date/Currency nustatymą pagal šalį.
• Langelis Date/Currency Locale yra išskleidžiamasis sąrašas, kuriame galite pasirinkti šalį ir kalbą. Tai taip pat nustatys valiutą. Paveikslėlyje pateiktas pavyzdys – French (France), kuris skiriasi nuo French (Canada).
• Pasirinkus jūsų šalį, datos formatas ProjectLibre sistemoje automatiškai pritaikomas prie toje vietovėje labiausiai įprasto formato.
• Pavyzdys: jei pasirenkate English (United States), datos formatas bus MM/DD/YYYY (mėnuo/diena/metai), o valiuta — $. Jei pasirenkate French (France), jis pasikeis į DD/MM/YYYY, o valiuta — €.
• Atlikdami šiuos žingsnius, galite lengvai užtikrinti, kad ProjectLibre rodytų datas formatu, kuris jums pažįstamiausias ir patogiausias, atsižvelgiant į jūsų vietovę.