Organizacija ir struktūros (WBS, RBS, OBS)

Devizas: Sustruktūrinkite darbą, išteklius ir organizaciją.

Profesionaliam projektų valdymui reikia daugiau nei užduočių sąrašo. ProjectLibre komandoms suteikia struktūrizuotą modelį darbui, ištekliams ir organizacijai, kuriai priklauso kiekvienas projektas ir portfelis. WBS, RBS ir OBS suteikia šias tris susietas struktūras.

Profesionalius grafikus lengviau valdyti, kai darbas, išteklių telkinys ir atsakomybė versle turi kiekvienas savo aiškią hierarchiją.

Struktūra	Klausimas	Tikslas
WBS · Darbo struktūra	Kaip organizuotas darbas?	Padalykite projektą į fazes, rezultatus, suvestines užduotis ir detalias veiklas, taikant nuoseklią hierarchiją ir WBS kodavimo struktūrą.
RBS · Išteklių struktūra	Kaip organizuoti ištekliai?	Sustruktūrinkite išteklių telkinį, kad žmones ir kitus išteklius būtų galima valdyti prasmingomis grupėmis, o ne vienu ilgu plokščiu sąrašu.
OBS · Organizacijos struktūra	Kaip organizuota atsakomybė?	Sutvarkykite projektus pagal įmonės struktūrą — verslo padalinius, skyrius, grupes ar kitą organizacinę atsakomybę — ir naudokite ją visame portfelyje.

Kaip įsiminti: WBS = koks darbas (kairioji šoninė juosta Projektas); RBS = kas (kairioji šoninė juosta Ištekliai); OBS = kur įmonėje (kairioji šoninė juosta Portfelis). Trumpa forma: WBS = darbas, RBS = ištekliai, OBS = organizacija.

Žr. taip pat: Darbų skaidymo struktūra · Išteklių rodinys · Išteklių priskyrimas · Išteklių išlyginimas · Portfelio rodinys

Žiūrėkite: ProjectLibre: organizing enterprise with WBS RBS OBS (~8:05).

Apžvalga

Tai atskiros struktūros, kurios veikia kartu:

1. Sustruktūrinti darbą

2. Sustruktūrinti išteklius, kurie jį vykdo

3. Susieti projektus su organizacija, atsakinga už juos

Pagrindiniai klausimai:

• WBS — Kokius darbo rezultatus pateikiame? (vaizdo įrašo formuluotė: „Kokį darbą darome?“)

• RBS — Kokie ištekliai turimi jam atlikti? (vaizdo įrašas: „Kas arba kokius išteklius turime darbui atlikti?“)

• OBS — Kam organizacijoje tenka atsakomybė? (vaizdo įrašas: „Kuriai organizacijos daliai priklauso projektas ar atsakomybė?“)

Vizualizacijos pastaba iš produkto puslapio: WBS diagramos, išteklių rodiniai ir portfelio grupavimas paverčia pagrindines struktūras informacija, kurią projektų vadovai ir PMO gali realiai naudoti.

WBS · Darbų skaidymo struktūra

Paverskite užduočių sąrašą projekto hierarchija.

WBS kiekvienai užduočiai suteikia aiškią vietą projekto struktūroje.

• Suvestinės užduotys sukuria hierarchiją.

• WBS kodai, tokie kaip 1, 1.1, 1.2, 1.2.1, parodo, kur priklauso kiekviena veikla.

• Reikšmė: atsako į klausimą „Kur šiai užduočiai vieta projekte?“

• Nurodyta nauda: aiškiau apibrėžia apimtį (fazes, rezultatus, darbo paketus); susumuoja informaciją; leidžia nuosekliai komunikuoti per WBS kodus grafikuose, ataskaitose ir komandose.

Grafike (Ganto diagramoje): stulpelis WBS rodomas šalia užduoties Pavadinimo / ID. Pavyzdiniai kodai ekranvaizdžiuose: 1, 1.1, 1.2, 1.3, 1.3.1, 1.3.2, 1.3.3, 1.4.

WBS diagrama (antrinės šoninės juostos WBS piktograma): vizualiai pateikia tą pačią hierarchiją — suvestinis darbas skaidomas į žemesnio lygio užduotis. Diagramos blokai / mazgai rodo Užduoties pavadinimą, ID, Trukmę, Pradžią, Pabaigą, Įvykdymo procentas; suvestinės, užduoties ir gairės formos vizualiai skiriasi.

Apie Projektas → WBS atidarymą, perkėlimą į žemesnį lygį Ganto diagramoje, diagramos rodinį ir susumavimą plačiau skaitykite Darbų skaidymo struktūra. Šioje antroje dalyje daugiausia dėmesio skiriama kodavimo struktūrai, WBS diagramai ir tam, kaip WBS susijusi su RBS ir OBS — ne kiekvieno perkėlimo į žemesnį lygį meniu žingsnio kartojimui.

RBS · Išteklių skaidymo struktūra

Pirmiausia sustruktūrinkite išteklių telkinį. Tada analizuokite pajėgumą.

RBS įmonės išteklių telkiniui suteikia hierarchiją. Sugrupuokite pagal funkciją, skyrių, vaidmenį ar kitas prasmingas grupes — tada tą struktūrą naudokite analizuodami darbo krūvį ir pajėgumą.

Pabrėžta seka: pirmiausia apibrėžkite, kaip ištekliai organizuoti; tada lyginkite poreikį, priskyrimus ir prieinamumą tose grupėse ir visuose projektuose.

Trijų žingsnių metodas:

1. Sugrupuokite išteklius — pavyzdžiui, Technologijos → Inžinerija → Vadovai ir programuotojai (ne plokščias vardų sąrašas).

2. Palyginkite poreikį su pajėgumu — išteklių rodiniai lygina prieinamumą, priskyrimus ir perkrovą sustruktūrintame telkinyje.

3. Priimkite personalo sprendimus — nustatykite, kur pajėgumas ribotas, perskirstykite, pakoreguokite laiką arba naudokite išteklių išlyginimą, kol įsipareigojimai dar netapo grafiko problemomis.

Pavyzdinė RBS hierarchija:

Technologijos ↳ Inžinerija ↳ Vadovas · TECH.ENG.LEAD.01 ↳ Programuotojas · TECH.ENG.DEV.01 ↳ Programuotojas · TECH.ENG.DEV.02

Vaizdo įrašas: Kaip įsiminti — WBS organizuoja darbą; RBS organizuoja išteklius. Kodai gali būti skaitine hierarchija arba aprašomąja forma, pvz., tech.engineer.dev.01. Minimos grupavimo galimybės: pagal organizaciją / išteklių klasifikaciją; tarpfunkcinės komandos; sugrupuoti didelį sąrašą pagal komandas arba pagal RBS, o ne plokščiu sąrašu. Po sutvarkymo: pažymėkite RBS eilučių grupę → žiūrėkite išteklių darbo krūvį.

Pajėgumo / rodiklių sąsaja: padalytas rodinys — viršuje išteklių / projektų sąrašas ir laiko skalė; apačioje histograma su rodiklių išskleidžiamuoju sąrašu. Pateiktos parinktys: Piko vienetai, Darbas, Sukauptas darbas, Per didelis darbo krūvis, Paskirstymo procentas, Likęs prieinamumas, Darbo prieinamumas. Legenda: Perkrautas, Visiškai paskirstyta, Paskirta (ekranvaizdžio spalvos: raudona / žalia / mėlyna); 100 % pajėgumo linija. Raudonos dalys virš 100 % rodo laikotarpius, kai poreikis viršija pajėgumą.

Žr. taip pat Išteklių išlyginimas, kaip pašalinti perkrovą po to, kai telkinys jau sustruktūrintas.

OBS · Organizacijos skaidymo struktūra

Sustruktūrinkite portfelį pagal tai, kaip verslas realiai veikia.

OBS į projekto modelį įtraukia organizacinę atsakomybę. Projektai gali turėti OBS kodus ir būti sugrupuoti Portfelio rodinyje. Reikšmė: atsako į klausimą „Kur šiam projektui vieta mūsų organizacijoje?“

Nurodyta nauda: grupuoti projektus pagal organizacinį padalinį; matyti portfelio kontekstą grafikams ir išteklių poreikiui; plėsti valdymą nuo projektų iki portfelio.

Portfelio ekranvaizdžio sąsaja: rodinio pavadinimas Portfelis; lentelės stulpelis OBS su hierarchiniais kodais (pavyzdžiai: 1, 1.1, 1.1.1, 1.2, 1.2.2, 3 ir pan.); kiti stulpeliai kadre: ID, Pavadinimas, Trukmė.

Kaip jos siejasi

WBS, RBS ir OBS yra skirtingi, bet papildantys vieni kitus būdai sustruktūrinti įmonės projektų informaciją (vaizdo įrašo pabaiga):

• WBS = koks darbas (kairioji šoninė juosta Projektas) — sutvarko rezultatus ir veiklas (pavyzdys: portalo 3.3 API integracija).

• RBS = kas (kairioji šoninė juosta Ištekliai) — sutvarko žmones ir išteklius, reikalingus jiems vykdyti (pavyzdys: techninis vadovas RBS struktūroje).

• OBS = kur įmonėje (kairioji šoninė juosta Portfelis) — susieja projektus ir atsakomybę su pačiu verslu.

Kartu: lengviau organizuoti, grupuoti, analizuoti ir valdyti didelius projektus ir portfelius. Išteklių analizę galima atlikti naudojant bet kurią iš šių struktūrų (tas pats metodas tinka WBS, RBS ir OBS — pažymėkite struktūrą ir peržiūrėkite darbo krūvį).

Nelaikykite šių trijų struktūrų tarpusavyje keičiamomis — kiekviena atsako į skirtingą klausimą.

Kaip naudoti

Peržiūros ir grupavimo eiga:

WBS (Projektas)

1. Kairioji šoninė juosta: Projektas.

2. Antrinė šoninė juosta — viršutinės piktogramos patarimas Ganto diagrama: užduočių sąrašas su WBS stulpeliu; išplėskite / suskleiskite suvestines užduotis hierarchijai (pavyzdžiui, 1, 1.1). Taip pat žr. Darbų skaidymo struktūra dėl perkėlimo į žemesnį / aukštesnį lygį konstravimo.

3. Antrinė šoninė juosta — trečia piktograma iš viršaus, patarimas WBS: vizuali WBS diagrama / blokinė schema. Blokai rodo Užduoties pavadinimą, ID, Trukmę, Pradžią, Pabaigą, Įvykdymo procentas.

4. Suskleiskite / išplėskite suvestinius paketus vadovybės peržiūrai; nuoroda į kodus (pavyzdžiui, 3.3) komunikacijoje / ataskaitose.

RBS (Ištekliai)

1. Kairioji šoninė juosta: Ištekliai.

2. Viršutinis dešinysis išskleidžiamasis sąrašas (sluoksniuotų dėžučių piktograma): Grupuoti išteklius — Plokščias sąrašas, Grupuoti pagal komandas, Grupuoti pagal RBS.

3. Apatinio skydelio rodiklių išskleidžiamajame sąraše pateiktos parinktys: Piko vienetai, Darbas, Sukauptas darbas, Per didelis darbo krūvis, Paskirstymo procentas, Likęs prieinamumas, Darbo prieinamumas.

4. Legenda: Perkrautas, Visiškai paskirstyta, Paskirta. Naudokite pajėgumo įžvalgą personalo sprendimams; pasirinktinai Išteklių išlyginimas.

OBS (Portfelis)

1. Kairioji šoninė juosta: Portfelis.

2. Stulpeliai apima OBS.

3. Viršutinis dešinysis išskleidžiamasis sąrašas: Grupuoti projektus — Plokščias sąrašas, Grupuoti pagal OBS (žr. kitą poskyrį).

4. Peržiūrėkite portfelio Ganto diagramą ir pajėgumą organizaciniame kontekste.

Portfelis: grupavimas pagal OBS

OBS kodai rodomi tiesiai Portfelio rodinyje. Tada projektus galima grupuoti pagal OBS, kad portfelio lygmeniu būtų aiškus vaizdas ir atskaitomybė.

Sąsaja:

• Viršutinis dešinysis grupavimo valdiklis: meniu Grupuoti projektus su parinktimis Plokščias sąrašas ir Grupuoti pagal OBS (žymimasis langelis; sugrupuotame ekranvaizdyje pažymėtas Grupuoti pagal OBS).

• Sugrupavus, Pavadinimo hierarchijoje rodomi OBS tėviniai mazgai (pavyzdžiui, tėviniai 1, 2) su po jais esančiais projektais.

• Apatiniai skydeliai: projektų parinkiklis (Projects: N selected) ir Piko vienetai histograma su Perkrautas / Visiškai paskirstyta / Paskirta legenda.

Vaizdo įrašas: sugrupuokite portfelį pagal OBS → ProjectLibre sutvarko projektus pagal organizaciją, o ne plokščiu sąrašu.

Žiūrėkite vaizdo įrašą

Žiūrėkite ProjectLibre: organizing enterprise with WBS RBS OBS (~8:05). Demonstracija ProjectLibre Cloud sistemoje naudojant pavyzdinį projektą customer portal; aprėpia WBS hierarchiją ir kodus, RBS grupavimą ir piko vienetus / prieinamumą, OBS portfelio grupavimą ir pažymėjimą, tada sujungia visas tris struktūras.