ארגון ומבנים (WBS‏, RBS‏, OBS)

בקצרה: לתת מבנה לעבודה, למשאבים ולארגון.

ניהול פרויקטים מקצועי דורש יותר מרשימת פעילויות. ProjectLibre מעניקה לצוותים מודל מובנה לעבודה, למשאבים ולארגון שעומדים מאחורי כל פרויקט ותיק פרויקטים. WBS‏, RBS ו-OBS מספקים את שלושת המבנים המקושרים האלה.

קל יותר לנהל לוחות זמנים מקצועיים כשלעבודה, למאגר המשאבים ולבעלות העסקית יש לכל אחד היררכיה ברורה.

מבנה	שאלה	מטרה
WBS · מבנה העבודה	איך העבודה מאורגנת?	פירוק הפרויקט לשלבים, לתוצרים, לפעילויות סיכום ולפעילויות מפורטות, בהיררכיה עקבית ובמבנה קודי WBS אחיד.
RBS · מבנה המשאבים	איך המשאבים מאורגנים?	בניית מאגר המשאבים כך שאפשר לנהל אנשים ומשאבים אחרים בקבוצות בעלות משמעות, במקום ברשימה שטוחה וארוכה אחת.
OBS · המבנה הארגוני	איך האחריות מאורגנת?	ארגון הפרויקטים סביב המבנה הארגוני — יחידות עסקיות, מחלקות, קבוצות או תחומי אחריות ארגוניים אחרים — ושימוש בו בכל תיק הפרויקטים.

כדי לזכור: WBS = איזו עבודה (בסרגל הצד השמאלי פרויקט); RBS = מי (בסרגל הצד השמאלי משאבים); OBS = היכן בארגון (בסרגל הצד השמאלי תיק פרויקטים). בקיצור: WBS = עבודה, RBS = משאבים, OBS = ארגון.

ראו גם: מבנה תכולת העבודה · תצוגת משאבים · הקצאת משאבים · החלקת משאבים · תצוגת תיק פרויקטים

לצפייה: ProjectLibre: organizing enterprise with WBS RBS OBS (כ-8:05).

סקירה כללית

אלה מבנים נפרדים שפועלים יחד:

1. ארגון העבודה

2. ארגון המשאבים שמבצעים אותה

3. קישור הפרויקטים לארגון שאחראי עליהם

השאלות שהם עונים עליהן:

• WBS — איזו עבודה אנחנו מספקים? (בניסוח הסרטון: “איזו עבודה אנחנו עושים?”)

• RBS — אילו משאבים זמינים לביצועה? (בסרטון: “אילו אנשים או משאבים זמינים לנו לביצוע העבודה?”)

• OBS — היכן נמצאת האחריות בארגון? (בסרטון: “לאן בארגון שייכים הפרויקט או האחריות?”)

הערה על ההמחשה, מדף המוצר: תרשימי WBS, תצוגות המשאבים והקיבוץ בתיק הפרויקטים הופכים את המבנים שבבסיסם למידע שמנהלי פרויקטים ומשרדי ניהול פרויקטים (PMO) יכולים להשתמש בו בפועל.

WBS · מבנה תכולת העבודה

להפוך רשימת פעילויות להיררכיית פרויקט.

ה-WBS נותן לכל פעילות מקום מוגדר במבנה הפרויקט.

• פעילויות סיכום יוצרות את ההיררכיה.

• קודי WBS כמו 1, 1.1, 1.2, 1.2.1 מראים לאן שייכת כל פעילות.

• המשמעות: עונה על השאלה “היכן הפעילות הזו משתלבת בפרויקט?”

• היתרונות שצוינו: הבהרת התכולה (שלבים, תוצרים, חבילות עבודה); צבירת מידע כלפי מעלה; תקשורת עקבית באמצעות קודי WBS בלוחות הזמנים, בדוחות ובין הצוותים.

בלוח הזמנים (גנט): העמודה WBS מופיעה לצד שם / מזהה של הפעילות. קודים לדוגמה בצילומי המסך: 1, 1.1, 1.2, 1.3, 1.3.1, 1.3.2, 1.3.3, 1.4.

תרשים WBS (הסמל WBS בסרגל הצד המשני): מציג את אותה היררכיה באופן חזותי — עבודת הסיכום מתפרקת לפעילויות ברמה נמוכה יותר. הבלוקים / הצמתים בתרשים מציגים שם הפעילות, מזהה, משך, התחלה, סיום, אחוז ביצוע; פעילות סיכום, פעילות ואבן דרך נבדלות בצורתן.

פתיחת פרויקט ← WBS, הזחה בגנט, תצוגת התרשים והצבירה כלפי מעלה מוסברות בהרחבה במבנה תכולת העבודה. החומר בחלק 2 הזה מתמקד במבנה הקודים, בתרשים ה-WBS ובקשר בין WBS ל-RBS ול-OBS — ואינו חוזר על כל שלב בתפריט ההזחה.

RBS · מבנה פירוק המשאבים

קודם לארגן את מאגר המשאבים. אחר כך לנתח את הקיבולת.

ה-RBS מעניק למאגר המשאבים הארגוני היררכיה. ארגנו לפי תחום, מחלקה, תפקיד או קבוצות משמעותיות אחרות — ואז השתמשו במבנה הזה בניתוח עומס העבודה והקיבולת.

הסדר המודגש: קודם מגדירים איך המשאבים מאורגנים; אחר כך משווים ביקוש, הקצאות וזמינות בין הקבוצות ובין הפרויקטים.

גישה בשלושה שלבים:

1. קיבוץ המשאבים — למשל, Technology ← Engineering ← Leads ו-Developers (ולא רשימה שטוחה של שמות).

2. השוואת הביקוש לקיבולת — תצוגות המשאבים משוות זמינות, הקצאות והקצאת יתר במאגר המובנה.

3. קבלת החלטות איוש — זיהוי קיבולת לחוצה, איזון מחדש, שינוי התזמון או שימוש בהחלקת משאבים לפני שההתחייבויות הופכות לבעיות בלוח הזמנים.

היררכיית RBS לדוגמה:

Technology ↳ Engineering ↳ Lead · TECH.ENG.LEAD.01 ↳ Developer · TECH.ENG.DEV.01 ↳ Developer · TECH.ENG.DEV.02

בסרטון: כדי לזכור — WBS מארגן את העבודה; RBS מארגן את המשאבים. הקודים יכולים להיות היררכיה מספרית או צורה תיאורית כמו tech.engineer.dev.01. אפשרויות הקיבוץ שמוזכרות: לפי ארגון / סיווג משאבים; צוותים בין-תחומיים; קיבוץ רשימה ארוכה לפי צוותים או לפי RBS לעומת רשימה שטוחה. לאחר הארגון: סמנו סדרה ב-RBS ← צפו בעומס המשאבים.

ממשק הקיבולת / המדדים: תצוגה מפוצלת — למעלה רשימת משאבים/פרויקטים וציר זמן; למטה היסטוגרמה עם רשימה נפתחת של מדדים. האפשרויות המוצגות: יחידות שיא, עבודה, עבודה מצטברת, הקצאת יתר, אחוז הקצאה, זמינות נותרת, זמינות לעבודה. מקרא: בהקצאת יתר, מוקצה במלואו, מוקצה (הצבעים בצילום המסך: אדום / ירוק / כחול); קו קיבולת של 100%. החלקים האדומים מעל 100% מסמנים תקופות שבהן הביקוש עולה על הקיבולת.

ראו גם החלקת משאבים לפתרון הקצאת יתר לאחר שהמאגר מובנה.

OBS · מבנה הפירוק הארגוני

לארגן את תיק הפרויקטים לפי האופן שבו העסק באמת פועל.

ה-OBS מכניס את האחריות הארגונית למודל הפרויקט. לפרויקטים יכולים להיות קודי OBS, ואפשר לקבץ אותם בתצוגת תיק הפרויקטים. המשמעות: עונה על השאלה “לאן בארגון שלנו שייך הפרויקט הזה?”

היתרונות שצוינו: קיבוץ פרויקטים לפי יחידה ארגונית; ראיית ההקשר של תיק הפרויקטים עבור לוחות זמנים וביקוש למשאבים; הרחבת הממשל (governance) מהפרויקטים ועד לתיק הפרויקטים כולו.

הממשק בצילום המסך של תיק הפרויקטים: כותרת התצוגה תיק פרויקטים; עמודה בטבלה OBS עם קודים היררכיים (לדוגמה: 1, 1.1, 1.1.1, 1.2, 1.2.2, 3 וכו’); עמודות נוספות בחיתוך כוללות מזהה, שם, משך.

הקשר ביניהם

WBS‏, RBS ו-OBS הם דרכים שונות אך משלימות לבניית מידע הפרויקטים בארגון (סיכום הסרטון):

• WBS = איזו עבודה (בסרגל הצד השמאלי פרויקט) — מארגן תוצרים ופעילויות (לדוגמה: אינטגרציית ה-API של הפורטל, 3.3).

• RBS = מי (בסרגל הצד השמאלי משאבים) — מארגן את האנשים והמשאבים הדרושים לביצוען (לדוגמה: ראש צוות טכני ב-RBS).

• OBS = היכן בארגון (בסרגל הצד השמאלי תיק פרויקטים) — מקשר את הפרויקטים והאחריות לעסק עצמו.

יחד: קל יותר לארגן, לקבץ, לנתח ולנהל פרויקטים ותיקי פרויקטים גדולים. אפשר לבצע ניתוח משאבים בכל אחד מהמבנים האלה (באותה גישה עבור WBS‏, RBS ו-OBS — סמנו את המבנה ובדקו את עומס המשאבים).

אל תתייחסו לשלושתם כאל חלופות זו לזו — כל אחד עונה על שאלה אחרת.

איך משתמשים

תהליכי צפייה וקיבוץ:

WBS (פרויקט)

1. בסרגל הצד השמאלי: פרויקט.

2. בסרגל הצד המשני — הסמל העליון, עם תיאור הכלי גנט: רשימת פעילויות עם עמודת WBS; הרחיבו או כווצו פעילויות סיכום כדי לראות את ההיררכיה (למשל 1, 1.1). ראו גם מבנה תכולת העבודה לבנייה בעזרת הזחה פנימה והחוצה.

3. בסרגל הצד המשני — הסמל השלישי מלמעלה, עם תיאור הכלי WBS: תרשים זרימה / תרשים בלוקים חזותי של ה-WBS. הבלוקים מציגים שם הפעילות, מזהה, משך, התחלה, סיום, אחוז ביצוע.

4. כווצו או הרחיבו חבילות סיכום לתצוגה של ההנהלה; הפנו לקודים (למשל 3.3) בתקשורת ובדיווח.

RBS (משאבים)

1. בסרגל הצד השמאלי: משאבים.

2. הרשימה הנפתחת בפינה הימנית העליונה (סמל של תיבות בשכבות): קבץ משאבים — רשימה שטוחה, קבץ לפי צוותים, קבץ לפי RBS.

3. האפשרויות המוצגות ברשימה הנפתחת של המדדים בחלונית התחתונה: יחידות שיא, עבודה, עבודה מצטברת, הקצאת יתר, אחוז הקצאה, זמינות נותרת, זמינות לעבודה.

4. מקרא: בהקצאת יתר, מוקצה במלואו, מוקצה. השתמשו בתובנות על הקיבולת להחלטות איוש; ובמידת הצורך בהחלקת משאבים.

OBS (תיק פרויקטים)

1. בסרגל הצד השמאלי: תיק פרויקטים.

2. העמודות כוללות OBS.

3. הרשימה הנפתחת בפינה הימנית העליונה: קבץ פרויקטים — רשימה שטוחה, קבץ לפי OBS (ראו בסעיף הבא).

4. בדקו את הגנט של תיק הפרויקטים ואת הקיבולת בהקשר הארגוני.

תיק פרויקטים: קיבוץ לפי OBS

קודי ה-OBS מופיעים ישירות בתצוגת תיק הפרויקטים. לאחר מכן אפשר לקבץ את הפרויקטים לפי OBS לשקיפות ולאחריותיות ברמת תיק הפרויקטים.

ממשק:

• פקד הקיבוץ בפינה הימנית העליונה: התפריט קבץ פרויקטים עם האפשרויות רשימה שטוחה ו-קבץ לפי OBS (תיבת סימון; בצילום המסך המקובץ נבחרה האפשרות קבץ לפי OBS).

• בתצוגה מקובצת, היררכיית השמות מציגה צמתי אב של OBS (למשל האב 1, 2) ומתחתיהם הפרויקטים.

• החלוניות התחתונות: בורר פרויקטים (Projects: N selected) והיסטוגרמת יחידות שיא עם המקרא בהקצאת יתר / מוקצה במלואו / מוקצה.

בסרטון: קבצו את תיק הפרויקטים לפי OBS ← ProjectLibre מארגנת את הפרויקטים לפי הארגון במקום ברשימה שטוחה.

צפו בהדרכה

צפו ב-ProjectLibre: organizing enterprise with WBS RBS OBS (כ-8:05). הדגמה ב-ProjectLibre Cloud על פרויקט הדוגמה customer portal; הסרטון עוסק בהיררכיה ובקודים של WBS, בקיבוץ לפי RBS וביחידות שיא / זמינות, בקיבוץ ובסימון של תיק הפרויקטים לפי OBS, ולבסוף מחבר את שלושת המבנים יחד.