העבודה שלי והצוות שלי

ProjectLibre מחבר בין הקצאות הפעילויות שבלוח הזמנים לבין דיווח השעות השבועי, העבודה הנותרת, האישור ותוכנית הפרויקט החיה. דיווחי השעות בפרויקט, אישורי הצוות ונתוני הביצוע בפועל נשארים קשורים לאותן פעילויות — ולא למערכת דיווח שעות מנותקת.

פותחים מסרגל הניווט השמאלי: העבודה שלי (סמל שעון) והצוות שלי (סמל אנשים) הם פריטים בסרגל הצד השמאלי של ProjectLibre Cloud. ליד הצוות שלי עשוי להופיע תג אדום עם מספר האישורים הממתינים (למשל 1). גם ניהול המערכת (סמל גלגל שיניים) נמצא בסרגל הצד השמאלי — שם נמצאות הגדרות דיווח השעות והאישור.

תהליך עבודה מחובר (הקצאה → ביצוע בפועל)

התהליך המלא, מההקצאה בלוח הזמנים ועד נתוני הביצוע בפועל של הפרויקט:

1. הקצאת עבודה — מנהל הפרויקט מקצה משאבים לפעילויות שבלוח הזמנים.

2. הזנת עבודה בפועל — חברי הצוות מזינים שעות לפי ימים ומעדכנים את העבודה הנותרת.

3. הגשת התקופה — המשתמש מגיש את דיווח השעות השבועי של הפרויקט.

4. אישור או החלה אוטומטית — מנהל הפרויקט בודק את הדיווח, או שהפרויקט מחיל את השעות אוטומטית.

5. עדכון התוכנית — העבודה בפועל והמאמץ הנותר הופכים למצב הפרויקט.

דוגמה לקשר: פעילויות שהוקצו בלוח הזמנים של הפרויקט (גנט) — למשל “Await Owner’s Selection” ו-“Sign Agreement” — מופיעות כרשומות בדיווח השעות של אותו משתמש במסך העבודה שלי.

העבודה שלי

העבודה שלי הוא דיווח שעות שבועי ופשוט לפרויקט, שנבנה ישירות מלוח הזמנים של הפרויקט. כל אדם רואה בו רק את הפעילויות שהוקצו לו ושעליהן עליו לדווח.

למי זה מיועד: לחברי צוות ולעובדים המדווחים על ההתקדמות בפעילויות שהוקצו להם, ולכל מי שצריך תצוגה אישית של פעילות ההקצאות, עם אפשרות לקבל הודעות דוא״ל על אירועים בפעילויות.

דיווח השעות עושה יותר מאיסוף שעות. העבודה בפועל והעבודה הנותרת נשארות קשורות לפעילות שבלוח הזמנים, וכך מנהל הפרויקט מקבל מידע מצב שאפשר לעבוד איתו בתוכנית.

איך משתמשים בהעבודה שלי

1. מקבלים הקצאות מלוח הזמנים של הפרויקט (פעילויות שמנהל הפרויקט הקצה לכם).

2. פתחו את העבודה שלי מתפריט הניווט השמאלי (סמל שעון) — הפעילויות שהוקצו לכם מופיעות כרשומות בדיווח השעות.

3. בכל פעילות שהוקצתה:

   • רשמו את השעות בפועל לפי ימים (השעות שעבדתם בפועל).

   • עדכנו את העבודה הנותרת (המאמץ שעדיין נדרש כדי להשלים את הפעילות).

4. הגש את השבוע — שולח את תקופת הדיווח לתהליך האישור שהוגדר (הגדרות דיווח השעות והאישור).

5. (רשות) השתמשו בהזנת ההתראות האישית והגדירו אילו אירועים בפעילויות יישלחו גם בדוא״ל.

התראות בהעבודה שלי

לכל משתמש יש הזנת התראות אישית על הנעשה בפעילויות ב-ProjectLibre. כל משתמש יכול לבחור אילו אירועים בפעילויות יישלחו אליו גם בדוא״ל:

• הוקצית לפעילות

• מסתיימות היום

• מועדו השבוע

המשתמש רואה את פעילות ההקצאות ואת הפרויקט הנוגע בדבר.

הגדרות התראות בדוא״ל

הצוות שלי

הצוות שלי הוא הצד של מנהל הפרויקט באותו תהליך מחובר: בקרות אישור, תמונה של העבודה שהוגשה, והזנת פעילות / התראות של הצוות (כולל תגים לאישורים ממתינים).

למי זה מיועד: למנהלי פרויקט שבודקים את השעות שהוגשו לפני שהן משנות את התוכנית (או בלי שלב זה), ושמגדירים את אופן האישור והדיווח בכל פרויקט (ראו הגדרות דיווח השעות והאישור).

פתחו את הצוות שלי מתפריט הניווט השמאלי (סמל אנשים). ליד פריט התפריט עשוי להופיע תג התראה אדום על אישורים ממתינים שדורשים טיפול.

תהליך האישור

כאשר האישור מופעל, השעות שהוגשו ממתינות בהצוות שלי. מנהל הפרויקט רואה את האדם, את הפעילות, את השעות בפועל ואת העבודה הנותרת, ומחליט מה יוחל על הפרויקט. תור האישורים מציג בדיוק מה יוחל על תוכנית הפרויקט.

פעולות אישור:

• בדיקת העבודה שהוגשה

• החל את השבוע

• דחה את השבוע

כללי אישור גמישים (לכל פרויקט)

אפשר לדרוש אישור בפרויקט אחד, ולהחיל את השעות שהוגשו אוטומטית בפרויקט אחר. מנהל הפרויקט שולט בתהליך בכל פרויקט בנפרד.

הגדרה	התנהגות
אישור מופעל	השעות שהוגשו ממתינות בהצוות שלי עד שמנהל הפרויקט יבדוק אותן ויבחר החל את השבוע או דחה את השבוע.
אישור כבוי	השעות שהוגשו מוחלות על תוכנית הפרויקט מיד, בלי שלב אישור.

הגדרות פרויקט קשורות (נקבעות בהגדרות דיווח השעות והאישור שבניהול המערכת):

• קביעת תקופת הדיווח — הגדירו את מחזור דיווח השעות של הפרויקט, למשל דיווח שבועי.

• שעות מתוכננות כהצעה — מילוי מראש (לבחירתכם) מזרז הזנת שעות חוזרת, ועדיין מאפשר לשנות את השעות בפועל.

• בקרה רק היכן שהיא מועילה — השתמשו באישור בפרויקטים שדורשים בדיקה של המנהל, ובהחלה אוטומטית היכן שהמהירות חשובה יותר.

פעילות / התראות בהצוות שלי

המנהלים רואים את פעילות הצוות ואת ההגשות הממתינות במקום אחד:

• הזנת ההתראות של הצוות שלי מציגה הקצאות פעילויות ודיווחי שעות שהוגשו.

• תגים מסמנים אישורים ממתינים שדורשים טיפול (כולל התג האדום ליד הצוות שלי בסרגל הניווט השמאלי).

• פעילות ההקצאות והגשות דיווחי השעות גלויות בלי לפתוח כל פרויקט בנפרד.

לסיכום: העבודה שלי מעניק לחברי הצוות דרך ממוקדת לדווח על ההתקדמות. הצוות שלי מעניק למנהלי הפרויקטים את בקרות האישור ואת התמונה הדרושות כדי להפוך את העדכונים האלה לנתוני ביצוע בפועל אמינים.

---