Omat työt ja Oma tiimi

ProjectLibre yhdistää aikataulun tehtävävaraukset viikoittaiseen tuntikirjaukseen, jäljellä olevaan työmäärään, hyväksyntään ja ajantasaiseen projektisuunnitelmaan. Projektin tuntikortit, tiimin hyväksynnät ja projektin toteumat pysyvät sidottuina samoihin tehtäviin – kyse ei ole erillisestä tuntikirjausjärjestelmästä.

Avaaminen vasemmasta navigaatiosta: Omat työt (kellokuvake) ja Oma tiimi (henkilökuvake) ovat ProjectLibre Cloudin vasemman sivupalkin kohteita. Oma tiimi -kohdassa voi näkyä punainen merkki, joka kertoo odottavien hyväksyntöjen määrän (esimerkiksi 1). Myös Ylläpito (rataskuvake) on vasemmassa sivupalkissa – sieltä löytyvät tuntikirjauksen ja hyväksynnän asetukset.

Yhtenäinen työnkulku (varaus → toteumat)

Koko kulku aikataulun varauksesta projektin toteumiin:

1. Varaa työ — Projektipäällikkö varaa resursseja aikataulun tehtäviin.

2. Kirjaa todellinen työmäärä — Tiimin jäsenet kirjaavat tunnit päiväkohtaisesti ja päivittävät jäljellä olevan työmäärän.

3. Lähetä jakso — Käyttäjä lähettää viikoittaisen projektin tuntikortin.

4. Hyväksy tai kirjaa automaattisesti — Projektipäällikkö tarkistaa tuntikortin, tai projekti kirjaa tunnit automaattisesti.

5. Päivitä suunnitelma — Todellisesta työmäärästä ja jäljellä olevasta työmäärästä tulee projektin tila.

Esimerkki vastaavuudesta: Projektin aikataulussa (Gantt) varatut tehtävät – esimerkiksi “Await Owner’s Selection” ja “Sign Agreement” – näkyvät saman käyttäjän projektin tuntikortin riveinä Omat työt -näkymässä.

Omat työt

Omat työt on yksinkertainen viikoittainen projektin tuntikortti, joka muodostetaan suoraan projektin aikataulusta. Se näyttää kullekin henkilölle vain hänelle varatut tehtävät, joista hänen on raportoitava.

Kenelle: Tiimin jäsenille ja yksittäisille tekijöille, jotka raportoivat varattujen tehtävien edistymisestä, sekä kaikille, jotka tarvitsevat henkilökohtaisen näkymän varauksiin liittyviin tapahtumiin ja haluavat tehtävätapahtumista valinnaisesti myös sähköposti-ilmoituksen.

Tuntikortti ei vain kerää tunteja. Todellinen työmäärä ja jäljellä oleva työmäärä pysyvät sidottuina aikataulun tehtävään, joten projektipäällikkö saa suunnitelmaa varten käyttökelpoista tilatietoa.

Omat työt -näkymän käyttö

1. Saat varaukset projektin aikataulusta (tehtävät, jotka projektipäällikkö on varannut sinulle).

2. Avaa Omat työt vasemmasta navigaatiovalikosta (kellokuvake) – varatut tehtävät näkyvät projektin tuntikortin riveinä.

3. Jokaiselle varatulle tehtävälle:

   • Kirjaa todelliset tunnit päiväkohtaisesti (tosiasiassa tehdyt tunnit).

   • Päivitä jäljellä oleva työmäärä (työ, joka tehtävän valmistumiseen vielä tarvitaan).

4. Lähetä viikko — lähetä raportointijakso määritettyyn hyväksyntätyönkulkuun (tuntikirjauksen ja hyväksynnän asetukset).

5. (Valinnainen) Käytä henkilökohtaista ilmoitusvirtaa ja määritä, mistä tehtävätapahtumista ilmoitetaan myös sähköpostitse.

Omat työt -ilmoitukset

Jokaisella käyttäjällä on ProjectLibren tehtävätapahtumille henkilökohtainen ilmoitusvirta. Käyttäjä voi valita, mistä tehtävätapahtumista lähetetään kopio myös sähköpostiin:

• Varattu tehtävään

• Päättyy tänään

• Erääntyy tällä viikolla

Käyttäjä näkee varaustapahtumat ja projektin, jota ne koskevat.

Sähköposti-ilmoitusten asetukset

Oma tiimi

Oma tiimi on saman yhtenäisen työnkulun projektipäällikön puoli: hyväksyntätoiminnot, näkymä lähetettyyn työhön sekä tiimin tapahtuma- ja ilmoitusvirta (mukaan lukien odottavien hyväksyntöjen merkit).

Kenelle: Projektipäälliköille, jotka tarkistavat lähetetyt tunnit ennen kuin ne muuttavat suunnitelmaa (tai ilman tarkistusta), ja jotka määrittävät projektikohtaisen hyväksyntä- ja raportointikäytännön (katso tuntikirjauksen ja hyväksynnän asetukset).

Avaa Oma tiimi vasemmasta navigaatiovalikosta (henkilökuvake). Valikkokohdassa voi näkyä punainen ilmoitusmerkki, kun hyväksyntöjä odottaa käsittelyä.

Hyväksyntätyönkulku

Kun hyväksyntä on käytössä, lähetetyt tunnit odottavat Oma tiimi -näkymässä. Projektipäällikkö näkee henkilön, tehtävän, todelliset tunnit ja jäljellä olevan työmäärän ja päättää sitten, mitä projektiin kirjataan. Hyväksyntäjonosta näkyy täsmälleen, mitä projektisuunnitelmaan kirjataan.

Hyväksyntätoiminnot:

• Tarkista lähetetty työ

• Kirjaa viikko

• Hylkää viikko

Joustavat hyväksyntäsäännöt (projektikohtaiset)

Yhdessä projektissa voidaan vaatia hyväksyntä, toisessa lähetetyt tunnit kirjataan automaattisesti. Projektipäällikkö voi ohjata työnkulkua projektikohtaisesti.

Asetus	Toiminta
Hyväksyntä käytössä	Lähetetyt tunnit odottavat Oma tiimi -näkymässä, kunnes projektipäällikkö tarkistaa ne ja valitsee Kirjaa viikko tai Hylkää viikko.
Hyväksyntä ei käytössä	Lähetetyt tunnit kirjataan projektisuunnitelmaan heti ilman hyväksyntävaihetta.

Projektiin liittyvät asetukset (määritetään kohdassa tuntikirjauksen ja hyväksynnän asetukset, Ylläpito):

• Aseta raportointijakso — Määritä projektin tuntikorttien jakso, esimerkiksi viikoittainen raportointi.

• Käytä suunniteltuja tunteja ehdotuksena — Valinnainen esitäyttö nopeuttaa toistuvaa tuntikirjausta, ja toteumia voi silti muuttaa.

• Valvo siellä, missä siitä on hyötyä — Käytä hyväksyntää projekteissa, joissa esimiehen tarkistus on tarpeen, ja automaattista kirjausta, kun nopeus on tärkeämpää.

Oma tiimi -tapahtumat ja -ilmoitukset

Esimiehet näkevät tiimin tapahtumat ja odottavat lähetykset yhdestä paikasta:

• Oma tiimi -ilmoitusvirrassa näkyvät tehtävävaraukset ja lähetetyt tuntikortit.

• Merkit nostavat esiin käsittelyä odottavat hyväksynnät (mukaan lukien punainen merkki vasemman navigaation Oma tiimi -kohdassa).

• Varaustapahtumat ja lähetetyt tuntikortit näkyvät avaamatta jokaista projektia erikseen.

Yhteenveto: Omat työt tarjoaa tiimin jäsenille selkeän tavan raportoida edistymisestä. Oma tiimi antaa projektipäälliköille hyväksyntätoiminnot ja näkyvyyden, joiden avulla päivityksistä tulee luotettavia projektin toteumia.

---