Việc của tôi và Đội của tôi

ProjectLibre kết nối các phân công công việc đã lập tiến độ với việc ghi giờ hằng tuần, khối lượng còn lại, phê duyệt và kế hoạch dự án luôn cập nhật. Bảng chấm công dự án, phê duyệt của đội và dữ liệu thực tế của dự án luôn gắn với cùng các công việc — chứ không phải một hệ thống bảng chấm công tách rời.

Mở từ thanh điều hướng bên trái: Việc của tôi (biểu tượng đồng hồ) và Đội của tôi (biểu tượng người) là các mục trong thanh bên trái của ProjectLibre Cloud. Đội của tôi có thể hiển thị một huy hiệu đỏ cho biết số mục chờ phê duyệt (ví dụ 1). Quản trị (biểu tượng bánh răng) cũng nằm trong thanh bên trái — dùng mục này cho Thiết lập bảng chấm công & phê duyệt.

Quy trình được kết nối (phân công → dữ liệu thực tế)

Toàn bộ luồng, từ phân công trong tiến độ đến dữ liệu thực tế của dự án:

1. Phân công công việc — PM phân công nguồn lực vào các công việc đã lập tiến độ.

2. Nhập khối lượng thực tế — các thành viên đội nhập số giờ theo ngày và cập nhật khối lượng còn lại.

3. Gửi kỳ báo cáo — người dùng gửi bảng chấm công dự án hằng tuần.

4. Phê duyệt hoặc tự động áp dụng — PM xem xét bảng chấm công, hoặc dự án tự động áp dụng thời gian.

5. Cập nhật kế hoạch — khối lượng thực tế và nỗ lực còn lại trở thành trạng thái dự án.

Ví dụ đối chiếu: các công việc được phân công trong tiến độ dự án (Gantt) — ví dụ “Await Owner’s Selection” và “Sign Agreement” — xuất hiện thành các mục trong bảng chấm công dự án của chính người dùng đó trong Việc của tôi.

Việc của tôi

Việc của tôi là một bảng chấm công dự án hằng tuần đơn giản được xây dựng trực tiếp từ tiến độ dự án. Mỗi người chỉ thấy các công việc được phân công mà họ cần báo cáo.

Dành cho ai: các thành viên đội / người đóng góp cá nhân báo cáo tiến độ các công việc được phân công, và bất kỳ ai cần một góc nhìn cá nhân về hoạt động phân công cùng thông báo email (tùy chọn) về các sự kiện công việc.

Bảng chấm công không chỉ dùng để thu thập số giờ. Khối lượng thực tế và khối lượng còn lại luôn gắn với công việc đã lập tiến độ, nhờ đó quản lý dự án có thông tin trạng thái dùng được ngay cho kế hoạch.

Cách dùng Việc của tôi

1. Nhận phân công từ tiến độ dự án (các công việc được PM phân công cho bạn).

2. Mở Việc của tôi từ menu thanh điều hướng bên trái (biểu tượng đồng hồ) — các công việc được phân công xuất hiện thành các mục trong bảng chấm công dự án.

3. Đối với mỗi công việc được phân công:

   • Ghi số giờ thực tế theo ngày (số giờ thực sự đã làm).

   • Cập nhật khối lượng còn lại (nỗ lực còn cần để hoàn thành công việc).

4. Gửi tuần — đưa kỳ báo cáo vào quy trình phê duyệt đã cấu hình (Thiết lập bảng chấm công & phê duyệt).

5. (Tùy chọn) Dùng luồng thông báo cá nhân và cấu hình những sự kiện công việc nào được gửi thêm qua email.

Thông báo của Việc của tôi

Mỗi người dùng có một luồng thông báo cá nhân cho hoạt động công việc trong ProjectLibre. Người dùng có thể chọn những sự kiện công việc nào được gửi bản sao qua email:

• Được phân công vào một công việc

• Hoàn thành hôm nay

• Đến hạn tuần này

Mỗi cá nhân thấy hoạt động phân công và dự án liên quan.

Thiết lập thông báo email

Đội của tôi

Đội của tôi là phần dành cho quản lý dự án trong cùng quy trình liên thông đó: kiểm soát phê duyệt, khả năng xem công việc đã gửi, và một luồng hoạt động / thông báo của đội (bao gồm huy hiệu cho các phê duyệt đang chờ).

Dành cho ai: các quản lý dự án (PM) xem xét thời gian đã gửi trước khi nó làm thay đổi kế hoạch (hoặc bỏ qua bước này), và cấu hình hành vi phê duyệt / báo cáo theo từng dự án (xem Thiết lập bảng chấm công & phê duyệt).

Mở Đội của tôi từ menu thanh điều hướng bên trái (biểu tượng người). Mục menu này có thể hiển thị một huy hiệu thông báo màu đỏ khi có phê duyệt đang chờ cần xử lý.

Quy trình phê duyệt

Khi phê duyệt được bật, thời gian đã gửi được tạm giữ trong Đội của tôi. PM thấy người, công việc, số giờ thực tế và khối lượng còn lại, rồi quyết định những gì sẽ được áp dụng vào dự án. Hàng chờ phê duyệt hiển thị chính xác những gì sẽ được áp dụng vào kế hoạch dự án.

Các hành động phê duyệt:

• Xem xét công việc đã gửi

• Áp dụng tuần

• Từ chối tuần

Quy tắc phê duyệt linh hoạt (theo từng dự án)

Dự án này có thể yêu cầu phê duyệt, dự án khác lại tự động áp dụng thời gian đã gửi. Quản lý dự án có thể kiểm soát quy trình theo từng dự án.

Thiết lập	Hành vi
Phê duyệt BẬT	Số giờ đã gửi chờ trong Đội của tôi để quản lý dự án xem xét rồi chọn và Áp dụng tuần hoặc Từ chối tuần.
Phê duyệt TẮT	Số giờ đã gửi được áp dụng vào kế hoạch dự án ngay lập tức mà không qua bước phê duyệt.

Cấu hình dự án liên quan (đặt trong Thiết lập bảng chấm công & phê duyệt trong Quản trị):

• Thiết lập kỳ báo cáo — cấu hình chu kỳ bảng chấm công dự án, như báo cáo hằng tuần.

• Dùng số giờ kế hoạch làm gợi ý — tùy chọn điền sẵn giúp việc nhập thời gian lặp lại nhanh hơn mà vẫn cho phép sửa dữ liệu thực tế.

• Kiểm soát ở nơi thật sự cần — dùng phê duyệt cho các dự án cần quản lý xem xét, và tự động áp dụng ở nơi tốc độ quan trọng hơn.

Hoạt động / thông báo của Đội của tôi

Các quản lý thấy hoạt động của đội và các bản gửi đang chờ tại một nơi:

• Luồng thông báo Đội của tôi hiển thị các phân công công việc và bảng chấm công đã gửi.

• Huy hiệu cho thấy các phê duyệt đang chờ cần xử lý (bao gồm huy hiệu đỏ trên Đội của tôi trong thanh điều hướng bên trái).

• Hoạt động phân công và các bảng chấm công đã gửi đều hiển thị mà không cần mở từng dự án riêng lẻ.

Tóm tắt: Việc của tôi giúp thành viên đội báo cáo tiến độ một cách tập trung. Đội của tôi mang lại cho quản lý dự án quyền kiểm soát phê duyệt và tầm nhìn cần thiết để biến những cập nhật đó thành dữ liệu thực tế đáng tin cậy của dự án.

---