Microsoft Project Online is end of life: MS Project Online retires September 30, 2026. Seamlessly migrate your .mpp portfolios to ProjectLibre Cloud.Learn Migration Path
ProjectLibre Academy · Danh mục dự án, dự án và chế độ xem
Chế độ xem Dự án
Cách menu phụ, chỉnh sửa công việc, nguồn lực, đường cơ sở, lịch và chế độ xem Sử dụng của Dự án hoạt động trên cùng một tiến độ liên kết.
Đường dẫn: từ Danh mục dự án, chọn một dự án và nhấp Mở — bạn sẽ vào ngay Dự án → Gantt. Tiêu đề ở giữa hiển thị tên dự án. Đây là nơi các đội tạo, lập tiến độ, cập nhật và phân tích công việc chi tiết trong một dự án — trên cùng một tiến độ đám mây liên kết.
Danh mục dự án → Mở → Gantt của dự án — từ Project View.
Các biểu tượng menu phụ Dự án — từ Project View.
Menu phụ — năm chế độ xem của một tiến độ
Menu phụ Dự án không phải là các dự án riêng biệt. Gantt · Bảng tính · Phân phối · Sơ đồ mạng · WBS là các chế độ xem khác nhau của cùng một tiến độ liên kết — thay đổi ở một chế độ xem sẽ được phản ánh ở mọi nơi.
Chế độ xem
Cho thấy
Tìm hiểu sâu
Gantt
Khi nào — bảng tính công việc + dòng thời gian; đỏ = công việc găng, xanh dương = công việc không găng
Bộ ba đối chiếu: Gantt = khi nào · Sơ đồ mạng = logic · WBS = phạm vi — ba góc nhìn về cùng một dự án đang vận hành.
Gantt — các cột của bảng tính công việc — từ Project View.
Chỉ báo công việc — găng / chậm tiến độ — từ Project View.
Găng (đỏ) so với không găng (xanh dương) — từ Project View.
Chế độ xem Bảng tính — các trường không có Gantt — từ Project View.
Phân phối — Khối lượng theo thời gian — từ Project View.
Phân phối — nhập Khối lượng thực tế — từ Project View.
Sơ đồ mạng — các nút phụ thuộc — từ Project View.
Sơ đồ phân cấp WBS — từ Project View.
Cùng một tiến độ liên kết trên mọi chế độ xem — từ Project View.
Bản đồ thanh công cụ (mức Điều hướng)
Bài tham quan dài về Project View đi qua nhiều công cụ. Ở mức Điều hướng, hãy coi thanh công cụ như một bản đồ và mở các phần chuyên sâu cho từng quy trình làm việc:
Đường cơ sở · Tách · Thu phóng · Xuất · Màu · Lọc · Cấu hình trường — Biểu đồ Gantt · Đường cơ sở.
Các tab của Sửa công việc: Chính · Hiệu quả thực hiện · Thực tế · Lịch · Lập lịch · Quan hệ phụ thuộc · Rủi ro · Ghi chú — các trường EVM gắn với Quản lý hiệu suất / EVM.
Kiểm tra chất lượng tiến độ (DCMA) — Kiểm tra dự án; chạy kiểm tra chất lượng trước Monte Carlo.
Các khung phía dưới Chi tiết công việc / Biểu đồ nguồn lực · Điều chỉnh nguồn lực — Điều chỉnh nguồn lực.
Thanh công cụ Gantt — + Thêm — từ Project View.
Sửa công việc — dải tab — từ Project View.
Video Project View
Xem:Project View — tham quan đầy đủ menu Dự án (menu phụ + khung giao diện + các điểm vào phân tích).
Tạo dự án bằng AI
ProjectLibre 2.0 giới thiệu AI Generation, một công cụ mạnh mẽ giúp dựng cấu trúc dự án — gồm công việc, quan hệ phụ thuộc và phân công — trực tiếp từ một đoạn mô tả bằng văn bản.
Mở công cụ AI Generation
Tìm biểu tượng AI: Trên thanh menu của biểu đồ Gantt, nhấp vào nút AI (biểu tượng thứ hai từ trái sang).
Mở công cụ: Nhấp vào mũi tên thả xuống trên nút AI và chọn + Generate tasks. Hộp thoại AI Generation sẽ mở ra.
Hộp thoại AI Generation.
Tạo dự án của bạn
Trong trường Mô tả dự án, hãy mô tả phạm vi dự án hoặc các giai đoạn cụ thể bạn muốn xây dựng. Để AI cho kết quả tốt nhất, hãy làm theo các hướng dẫn sau:
Nêu rõ số lượng công việc: Chúng tôi đặc biệt khuyên bạn kết thúc phần mô tả bằng một chỉ dẫn cụ thể, chẳng hạn: “Return 50 tasks” hoặc “Return 100 tasks.” Nhờ đó AI sẽ cung cấp mức độ chi tiết đầy đủ cho tiến độ của bạn.
Phạm vi tối ưu: Dù AI có thể xử lý nhiều kiểu yêu cầu, khoảng 50 đến 100 công việc là “điểm vàng”.
Vì sao nên giới hạn số lượng? Yêu cầu vượt xa con số 100 công việc thường tạo ra một mạng liên kết và dữ liệu chằng chịt, khó sắp xếp hợp lý và chỉnh sửa.
Thực hành tốt: Hãy dùng kết quả 50 công việc làm nền tảng ban đầu chất lượng cao. Để AI dựng cấu trúc chính rồi tự tay chỉnh sửa hoặc bổ sung các chi tiết riêng cho dự án sẽ hiệu quả hơn nhiều.
Tạo phân cấp công việc (công việc cha/con) và Cấu trúc phân chia công việc (WBS)
ProjectLibre cho phép bạn xây dựng một tiến độ dự án chi tiết và có tổ chức bằng cách tạo phân cấp công việc. Khi tăng cấp công việc vào dưới các công việc khác, bạn thiết lập quan hệ Cha/Con (hay Tổng hợp/Công việc con). Cách tổ chức này là nền tảng để tạo Cấu trúc phân chia công việc (WBS) của dự án. Công việc cha tự động kế thừa, hay “cộng dồn”, tổng chi phí, thời lượng và khoảng thời gian tiến độ của tất cả công việc con.
Quy trình bắt đầu bằng việc xác định nhóm công việc bạn muốn sắp xếp dưới một đề mục chung.
Để tạo công việc con (Tăng cấp)
Trong danh sách công việc của biểu đồ Gantt, chọn công việc hoặc nhóm công việc bạn muốn biến thành công việc con. Hình dưới minh họa bước đầu tiên, khi các công việc có ID từ 2 đến 6 được chọn.
Nhấp vào biểu tượng Tăng cấp trên thanh menu (được mũi tên đỏ phía trên chỉ vào biểu tượng ‘>’).
Kết quả: Các công việc đã chọn được dịch sang phải (tăng cấp) nằm dưới công việc liền trước, và công việc đó tự động chuyển thành công việc Cha (Tổng hợp).
Công việc Cha (Tổng hợp)
Giờ đây công việc Cha đóng vai trò bản tóm tắt cấp cao cho toàn bộ nhóm công việc của nó. Sự chuyển đổi này là chìa khóa để hiểu cách ProjectLibre cộng dồn dữ liệu.
Dữ liệu kế thừa từ công việc con: Như hình dưới đây, sau khi tăng cấp, Công việc 1 (“Summary”) đã được chuyển đổi. Giờ đây bên cạnh tên của nó có một dấu mũi tên (caret) có thể nhấp.
Điểm mấu chốt: Thời lượng (10d) và các ngày tiến độ của Công việc 1 giờ được tính trực tiếp và tự động từ các thông số của công việc con (Design, Development, v.v.). Chi phí gán cho các công việc con cũng được cộng dồn lên công việc tổng hợp.
Không giới hạn số cấp WBS: Bạn không bị giới hạn ở một cấp công việc con. Bạn có thể chọn các công việc đã tăng cấp và tăng cấp chúng thêm lần nữa, tạo ra bao nhiêu cấp lồng nhau trong WBS tùy theo nhu cầu của dự án.
Quản lý và trực quan hóa phân cấp
ProjectLibre cung cấp các tính năng để quản lý hiệu quả tiến độ đã sắp xếp và trực quan hóa WBS bên dưới.
Thu gọn và mở rộng các giai đoạn
Để quản lý các dự án phức tạp có nhiều công việc con, bạn có thể thu gọn hoặc mở rộng từng phần của tiến độ để có cái nhìn tổng quan tốt hơn.
Mở rộng: Nhấp vào dấu mũi tên (caret) bên cạnh công việc Cha. Thao tác này ẩn tất cả công việc con của nó khỏi chế độ xem.
Ví dụ: hiển thị chế độ xem Gantt sau khi nhấp vào dấu mũi tên bên cạnh công việc “Summary”, ẩn chi tiết các công việc con từ 2 đến 6 và cho một bản tóm tắt gọn gàng, cấp cao của toàn bộ giai đoạn dự án đó.
Chế độ xem sơ đồ Cấu trúc phân chia công việc (WBS)
Phân cấp công việc bạn tạo bằng cách tăng cấp không chỉ là cách trình bày danh sách Gantt; đó là một Cấu trúc phân chia công việc hoàn chỉnh.
Hình WBS dưới đây thể hiện trực quan cấu trúc này trong một chế độ xem sơ đồ WBS riêng. Ở đây, công việc cha “Summary” nằm ở cấp trên cùng, được liên kết theo thứ bậc và phân nhánh xuống các công việc con bên dưới (Design, Development, v.v.), phản ánh chính xác các quan hệ đã thiết lập trong danh sách Gantt. Toàn bộ dữ liệu chi phí và tiến độ cũng được cộng dồn theo phân cấp này.
Đảo ngược phân cấp: Giảm cấp
Nếu cần đưa một công việc hoặc một nhóm ra khỏi công việc cha và chuyển lên cấp cao hơn trong phân cấp dự án, hãy dùng thao tác ngược lại.
Để giảm cấp: Chọn các công việc và nhấp vào biểu tượng mũi tên Giảm cấp (biểu tượng hình ‘<’ trên thanh menu, nằm bên trái biểu tượng Tăng cấp). Thao tác này làm ngược hẳn với Tăng cấp, đưa công việc lên và ra khỏi công việc Cha (Tổng hợp) hiện tại.
Chọn các công việc và dùng biểu tượng tăng cấp để tạo phân cấp
Sau khi tăng cấp, công việc Tổng hợp (Cha) trải dài theo thời lượng của các công việc con, và chi phí cũng được cộng dồn lên các cấp phân cấp. Nhấp vào mũi tên bên cạnh một công việc Tổng hợp sẽ mở rộng hoặc thu gọn các công việc con chi tiết bên dưới
Công việc tổng hợp với các công việc con đã thu gọn, chỉ hiển thị công việc Cha.
Cấu trúc phân cấp tạo bằng cách tăng cấp cũng đồng thời tạo ra một Cấu trúc phân chia công việc (WBS).
Các biểu tượng khác trên thanh biểu đồ Gantt:
Thêm
AI
Tăng cấp / Giảm cấp
Phân công nguồn lực cho công việc
Đường cơ sở dự án
Lịch
Sửa công việc
Tách công việc
Phóng to / Thu nhỏ
Xuất dự án
Lọc
Cấu hình
Sửa công việc
Thiết lập (cột)
Thêm (Bỏ/Cắt/Sao chép/Dán)
Các mục trong menu thả xuống “Thêm”
1. Bỏ (chức năng “Xóa”)
Chức năng: Xóa hẳn dòng công việc đã chọn.
Vì sao có ở đây: Để “Tạo” một tiến độ gọn gàng, bạn thường phải bỏ đi các mục giữ chỗ hoặc các lỗi.
Mẹo chuyên nghiệp: Thao tác này không chỉ ẩn công việc; nó xóa cả dữ liệu, các nguồn lực đã phân công và thời gian.
2. Sao chép (chức năng “Nhân bản”)
Chức năng: Chụp lại một “ảnh” của công việc bạn đã chọn (gồm thời lượng và người được phân công) và lưu vào bộ nhớ tạm của máy tính (clipboard).
Vì sao là tiêu chuẩn: Giúp bạn khỏi phải gõ lại cùng các chi tiết công việc hết lần này đến lần khác.
3. Cắt (chức năng “Di chuyển”)
Chức năng: Giống Sao chép, nó “ghi nhớ” công việc, nhưng xóa công việc khỏi vị trí hiện tại ngay lập tức.
Vì sao là tiêu chuẩn: Hãy hình dung đây là “nhấc” một công việc lên để “đặt” nó xuống chỗ khác trên dòng thời gian.
4. Dán (chức năng “Chèn”)
Chức năng: Lấy công việc đang có trong “bộ nhớ” (từ Cắt hoặc Sao chép) và đặt nó vào tiến độ.
Logic của dự án: Trong biểu đồ Gantt, Dán thường tạo một dòng hoàn toàn mới. Nó không chỉ thay đổi văn bản của một dòng có sẵn; nó thêm hẳn một mục mới vào dự án của bạn.
Vì sao gọi chúng là “Tiêu chuẩn”
Các thuật ngữ này là tiêu chuẩn của ngành, đã là xương sống của điện toán từ những năm 1980.
Phím tắt phổ biến: Các tùy chọn này hầu như luôn tương ứng với các phím tắt kinh điển: Ctrl+X (Cắt), Ctrl+C (Sao chép) và Ctrl+V (Dán).
Quy tắc bộ nhớ tạm: Giống như trong Word hay Excel, mỗi lúc bạn chỉ có thể có một mục đã “Cắt” hoặc đã “Sao chép”. Nếu bạn sao chép một công việc rồi sao chép một công việc khác, mục đầu tiên sẽ bị mất.
Toàn vẹn dữ liệu: Khác với việc chỉ xóa văn bản, “Bỏ” hay “Cắt” một công việc trong phần mềm quản lý dự án là thao tác “thông minh” — phần mềm biết tự động đánh số lại các công việc và điều chỉnh các thanh Gantt.
Về bản chất, menu này là bộ điều khiển dòng của bạn. Thay vì bốn nút riêng chiếm chỗ trên màn hình, chúng được gom dưới nút “Tạo” vì đó là những công cụ bạn dùng để dựng cấu trúc dự án.
Biểu tượng AI
Biểu tượng AI mở hộp thoại tạo công việc như đã nêu trong phần tạo công việc bằng AI
Tăng cấp / Giảm cấp
Trong quản lý dự án, các nút Tăng cấp và Giảm cấp (mũi tên trái và phải cạnh menu “Tạo”) là những công cụ sắp xếp mạnh nhất. Chúng không chỉ di chuyển văn bản; chúng thay đổi chính logic của tiến độ bằng cách tạo ra một Cấu trúc phân chia công việc (WBS).
Hãy coi các nút này là “công cụ tạo thư mục” của dự án.
Nút Tăng cấp (>)
Khi nhấp Tăng cấp, bạn đang báo cho phần mềm: “Công việc này là một chi tiết của công việc ngay phía trên nó.”
Tạo cấp tổng hợp: Công việc nằm phía trên công việc bạn vừa tăng cấp sẽ tự động trở thành Công việc tổng hợp (thường hiển thị chữ đậm với một dấu ngoặc đen trên biểu đồ Gantt).
Tính toán tự động: Khi một công việc đã trở thành Công việc tổng hợp, bạn không thể tự thay đổi thời lượng hay các ngày của nó nữa. Nó sẽ “cộng dồn” mọi thứ bên dưới. Nếu các công việc con mất 10 ngày, Công việc tổng hợp sẽ tự động hiển thị 10 ngày.
Quan hệ “Cha-Con”: Điều này tạo ra một phân cấp, trong đó “Cha” (Tổng hợp) theo dõi giai đoạn tổng thể, còn các “Con” (công việc con) theo dõi phần việc thực tế.
Nút Giảm cấp (<)
Nhấp Giảm cấp sẽ làm điều ngược lại: nó “nâng” một công việc lên cấp cao hơn.
Bỏ bớt cấp: Dùng khi một công việc vô tình bị đặt vào dưới một giai đoạn mà nó không thuộc về. Công việc được đưa trở lại gần lề trái.
Cắt đứt quan hệ: Nếu bạn giảm cấp công việc con duy nhất của một Công việc tổng hợp, Công việc tổng hợp đó sẽ mất vai trò “Cha” và trở lại thành một công việc thông thường.
Xây dựng WBS (Cấu trúc phân chia công việc)
WBS về bản chất là bản đồ của dự án. Khi dùng Tăng cấp và Giảm cấp, bạn đang xây dựng “địa chỉ” cho từng công việc.
Thao tác
Kết quả trên WBS
Thay đổi hiển thị trên Gantt
Tăng cấp
Tạo một công việc con (Cấp 2, 3, v.v.)
Công việc phía trên chuyển thành một thanh đen đậm.
Giảm cấp
Chuyển về phía một Giai đoạn chính (Cấp 1)
Công việc dịch sang trái và thanh “Cha” của nó co lại.
Mẹo chuyên nghiệp: Một biểu đồ Gantt chuyên nghiệp hiếm khi chỉ là một danh sách dài 100 công việc. Thông thường đó là 5 hoặc 10 Công việc tổng hợp (Giai đoạn), mỗi giai đoạn có vài công việc con được tăng cấp bên dưới. Nhờ vậy bạn có thể “thu gọn” các giai đoạn đang không làm để màn hình luôn gọn gàng.
Cách hoạt động của Công việc tổng hợp
Khi tăng cấp các công việc để tạo một cấp tổng hợp, hãy nhớ: Công việc tổng hợp là một tấm gương.
Ngày bắt đầu: Nó bắt đầu khi công việc con sớm nhất bắt đầu.
Ngày kết thúc: Nó kết thúc khi công việc con muộn nhất kết thúc.
Tiến triển: Nó hiển thị tỷ lệ phần trăm có trọng số của khối lượng đã hoàn thành trên tất cả công việc con.
Phân công nguồn lực
Video Phân công nguồn lực
Phân công nguồn lực
Sau khi đã sắp xếp WBS bằng các công cụ Tăng cấp/Giảm cấp, bạn cần phân công nguồn lực cho từng công việc cụ thể để theo dõi trách nhiệm, khối lượng và chi phí. Trong ProjectLibre, việc này được thực hiện qua một giao diện phân công riêng.
Biểu tượng phân công
Biểu tượng Phân công nguồn lực.
Để bắt đầu, chọn một công việc trong danh sách (ví dụ “Design”) và nhấp vào biểu tượng Phân công nguồn lực. Biểu tượng này nằm ở giữa thanh công cụ, có hình bóng hai người.
Dùng hộp thoại Phân công nguồn lực
Hộp thoại Phân công nguồn lực.
Khi hộp thoại mở ra, bạn sẽ thấy kho nguồn lực của mình. Giao diện này cho phép kiểm soát chi tiết mức “công sức” mà mỗi nguồn lực đóng góp cho công việc.
Tỷ lệ phân công linh hoạt (thanh trượt): Bạn có thể phân công một nguồn lực bằng cách kéo thanh trượt. Dù 50% và 100% là các mức thường gặp, tỷ lệ phân công có thể là bất kỳ phần trăm nào dự án cần (ví dụ: 23%, 75% hoặc 10%).
Nhập giá trị tùy chỉnh: Nếu thanh trượt quá thô, bạn có thể nhấp vào ô phần trăm để gõ một giá trị cụ thể. Cách này hữu ích khi cần điều chỉnh nguồn lực chính xác, lúc một thành viên đội chỉ dành được một phần thời gian.
Phân công tất cả / Bỏ phân công tất cả: Dùng các nút này cho thao tác hàng loạt, chẳng hạn phân công cả đội vào một buổi động não, hoặc xóa hết các tên để phân bổ lại một công việc.
Kết quả hiển thị trên biểu đồ Gantt
Sau khi nhấp Lưu, biểu đồ Gantt lập tức phản hồi trực quan về mức bố trí nhân sự:
Nhãn nguồn lực: Tên những người được phân công (ví dụ: “Tayler,” “Sidney”) xuất hiện ngay cạnh thanh công việc trên biểu đồ Gantt. Nhờ vậy, ai xem tiến độ cũng biết ai chịu trách nhiệm cho từng sản phẩm bàn giao.
Cộng dồn lên công việc “Tổng hợp”: Nếu bạn phân công nguồn lực cho các công việc con, Công việc tổng hợp (thanh cha) sẽ tự động tổng hợp dữ liệu. Nó tính tổng số giờ công và chi phí cho cả giai đoạn dựa trên tỷ lệ phần trăm bạn đã phân công cho các công việc con.
Tính khối lượng: Phần mềm dùng tỷ lệ phần trăm của bạn để tính ra số giờ “Khối lượng” thực sự phải làm.
Ví dụ: Nếu một công việc dài 10 ngày và bạn phân công một nguồn lực ở mức 25%, phần mềm sẽ tính rằng người đó đóng góp 20 giờ công trong 10 ngày đó.
Tóm tắt những gì đã làm trên thanh công cụ
Khi đã nắm vững ba phần này, bạn đã hoàn tất phần thiết lập cốt lõi của dự án:
Tạo: Xây dựng danh sách công việc.
Tăng cấp/Giảm cấp: Sắp xếp các công việc thành một phân cấp WBS hợp lý.
Phân công nguồn lực: Gắn công việc với đội và thiết bị của bạn.
Quản lý đường cơ sở của dự án
Đường cơ sở như một ảnh chụp nhanh (bản xem trước 2.0): Lưu một đường cơ sở sẽ ghi lại dòng thời gian và phạm vi tại một thời điểm. Nhiều đường cơ sở (Đường cơ sở và Đường cơ sở 1–10) có thể hiển thị thành các thanh tô bóng trên Gantt, để bạn so sánh kế hoạch sau khi logic hoặc ngày tháng thay đổi.
“Khi tiến độ dự án đã được sắp xếp đầy đủ — các công việc đã được tạo, WBS đã được thiết lập bằng tăng cấp và nguồn lực đã được phân công — đã đến lúc chốt ‘Phiên bản 1.0’. Trong quản lý dự án, đây gọi là Đường cơ sở.”
1. Đường cơ sở là gì?
“Đường cơ sở là một ảnh chụp nhanh trạng thái ‘theo kế hoạch’ của dự án. Nó cố định ngày bắt đầu, ngày kết thúc và chi phí ban đầu, để khi dự án tiến triển, bạn có thể so sánh tiến triển thực tế với các mục tiêu ban đầu.”
2. Mở hộp thoại Lưu đường cơ sở
“Để lưu kế hoạch hiện tại, nhấp vào biểu tượng Đường cơ sở trên thanh công cụ (gần các tùy chọn thiết lập và chế độ xem). Hộp thoại Lưu đường cơ sở sẽ mở ra.”
3. Chọn vị trí lưu đường cơ sở (quy tắc ‘11 phiên bản’)
“ProjectLibre cho phép bạn lưu tới 11 đường cơ sở khác nhau.
Vị trí chính có nhãn đơn giản là ‘Đường cơ sở.’ Đây nên là ‘Phiên bản 1.0’ chính thức của bạn.
10 vị trí bổ sung (Đường cơ sở 1 đến Đường cơ sở 10) rất thích hợp cho việc lập lại kế hoạch giữa dự án hoặc các kịch bản giả định ‘what-if’. Dùng menu thả xuống trong hộp thoại để chọn vị trí bạn muốn lưu vào.”
4. Xác định phạm vi: Toàn bộ dự án hay Công việc đã chọn
“Bạn có thể linh hoạt chọn những gì cần ghi lại:
Toàn bộ dự án: Đây là lựa chọn thông thường. Nó ghi lại mọi dòng và mọi cấp tổng hợp trong biểu đồ Gantt.
Công việc đã chọn: Nếu bạn chỉ vừa cập nhật một giai đoạn cụ thể (như ‘Design’) và chỉ muốn lưu đường cơ sở cho những thay đổi đó, trước tiên hãy chọn các dòng đó trong biểu đồ Gantt, rồi bỏ chọn ô ‘Toàn bộ dự án’ trong hộp thoại. Ảnh chụp sẽ chỉ áp dụng cho các công việc đã chọn.”
5. Lưu đường cơ sở
“Sau khi đã chọn vị trí và phạm vi, nhấp Lưu đường cơ sở. Bạn sẽ thấy biểu đồ Gantt giờ lưu các thanh ‘theo kế hoạch’ ẩn này. Nếu sau này một công việc bị trễ, thanh ‘Thực tế’ sẽ dịch chuyển, nhưng ‘Đường cơ sở’ vẫn đứng yên, cho bạn thấy chính xác dự án đã lệch khỏi kế hoạch bao xa.”
6. Xóa một đường cơ sở
“Nếu bạn lỡ tay hoặc cần đặt lại một phiên bản cụ thể, hãy tìm tùy chọn ‘Xóa đường cơ sở’ (biểu tượng thùng rác màu đỏ) ở góc dưới bên trái hộp thoại. Thao tác này xóa dữ liệu khỏi vị trí đường cơ sở đã chọn, để bạn bắt đầu lại từ đầu.”
Tổng kết
“Đường cơ sở là chìa khóa của trách nhiệm giải trình. Lưu ‘Phiên bản 1.0’ ngay bây giờ giúp bạn về sau báo cáo hiệu suất dự án với độ chính xác tuyệt đối.”
Bảng tra cứu nhanh
Tính năng
Chức năng
Danh sách thả xuống Đường cơ sở
Chọn trong 11 vị trí có sẵn (Đường cơ sở, Đường cơ sở 1-10).
Toàn bộ dự án
Chụp toàn bộ tiến độ để theo dõi tổng thể.
Công việc đã chọn
Chỉ lưu đường cơ sở cho các dòng bạn đã chọn.
Xóa đường cơ sở
Xóa vĩnh viễn ảnh chụp ở vị trí đã chọn.
Lưu đường cơ sở
Ghi ngày/chi phí hiện tại vào vị trí đường cơ sở đã chọn.
Hộp thoại chi tiết công việc
Sửa công việc: hộp thoại chi tiết với các tab và tab con
Hộp thoại chi tiết công việc gồm bảy tab chính. Dùng hộp thoại này để cập nhật tiến triển của công việc, quản lý chi phí và tinh chỉnh các ràng buộc lập lịch. Các thay đổi chỉ được ghi nhận khi bạn nhấp nút Lưu.
Tài liệu đầy đủ này phân tích chi tiết hộp thoại chi tiết công việc. Giao diện này được thiết kế cho quản lý dự án với độ chính xác cao, cho phép người dùng chuyển qua lại giữa lập tiến độ ở mức tổng quát và dữ liệu giá trị thu được chi tiết.
I. Tab Chính: các tham số cốt lõi của công việc
Tab Chính là giao diện chính để xác định danh tính của công việc và tiến độ cơ bản của nó.
Tên và ID: Tên công việc là một chuỗi có thể chỉnh sửa, còn ID (ví dụ: “6”) là mã định danh duy nhất do hệ thống tạo để theo dõi trong cơ sở dữ liệu.
Các chỉ số định lượng:
Thời lượng: Khoảng thời gian theo kế hoạch (ví dụ: 3d).
Khối lượng: Tổng công lao động (ví dụ: 24h).
Chi phí: Tổng chi phí dự toán.
Lập lịch:
Bắt đầu/Kết thúc: Nhập bằng bộ chọn ngày và giờ. Lưu ý nút “X” trong các trường này, dùng để xóa các ràng buộc cụ thể và trở về ngày được lập lịch tự động.
Theo dõi tiến triển:
% hoàn thành: Có thanh trượt chia độ chi tiết. Các nút chọn nhanh 0% và 100% giúp cập nhật trạng thái nhanh chóng.
Độ ưu tiên: Trường số (mặc định 0) dùng để xác định mức độ quan trọng của công việc khi điều chỉnh nguồn lực.
Công việc trước: Trường nhập riêng để xác định các liên kết logic (ví dụ: 1FS+2d) với các công việc khác trong sơ đồ mạng.
II. Tab Đường cơ sở: Giá trị thu được và ảnh chụp nhanh
Tab Đường cơ sở.
Tab này rất quan trọng cho việc đo lường hiệu suất, chứa 11 chỉ số Phân tích giá trị thu được (EVA) cụ thể và việc quản lý phiên bản.
Các chỉ số Phân tích giá trị thu được
Mỗi trường có một biểu tượng thông tin (i) để xem định nghĩa ngay tại chỗ.
Chỉ số
Tên đầy đủ
Mô tả
BCWS
Budgeted Cost of Work Scheduled
“Giá trị kế hoạch” (PV); số tiền bạn dự định chi tính đến ngày này.
BCWP
Budgeted Cost of Work Performed
“Giá trị thu được” (EV); khối lượng công việc thực tế đã hoàn thành, quy ra tiền.
ACWP
Actual Cost of Work Performed
“Chi phí thực tế” (AC); số tiền thực sự đã chi tính đến nay.
SV
Schedule Variance
Tính bằng $BCWP - BCWS$. Giá trị dương là vượt tiến độ.
CV
Cost Variance
Tính bằng $BCWP - ACWP$. Giá trị dương là dưới ngân sách.
EAC
Estimate at Completion
Tổng chi phí dự kiến của công việc dựa trên hiệu suất hiện tại.
BAC
Budget at Completion
Tổng ngân sách theo kế hoạch ban đầu của công việc.
VAC
Variance at Completion
Tính bằng $BAC - EAC$. Mức dư hoặc thiếu dự kiến khi kết thúc.
SPI
Schedule Performance Index
$BCWP / BCWS$. Tỷ số hiệu quả; $>1.0$ là vượt tiến độ.
CPI
Cost Performance Index
$BCWP / ACWP$. Tỷ số hiệu quả; $>1.0$ là sử dụng chi phí hiệu quả.
TCPI
To-Complete Performance Index
Hiệu suất cần đạt để hoàn thành công việc trong phạm vi ngân sách còn lại.
Ảnh chụp đường cơ sở
Phần này cho phép lưu trữ các trạng thái của dự án.
Lưu trữ: Bạn có thể lưu một Đường cơ sở chính và năm ảnh chụp bổ sung (Đường cơ sở 1–5).
Chức năng: Nhấp vào biểu tượng đĩa/Lưu để ghi các chỉ số hiện tại vào vị trí đó. Dùng mũi tên thả xuống để mở rộng và xem dữ liệu lịch sử lưu trong ảnh chụp đó.
III. Tab Thực tế: theo dõi thực hiện
Tab Thực tế.
Tab Thực tế dùng để ghi nhận tiến triển thực tế khi công việc đã bắt đầu.
Khối lượng và thời lượng:
Thời lượng thực tế: Thời gian đã trôi qua.
Khối lượng thực tế: Số giờ công thực tế đã báo cáo.
Khối lượng ngoài giờ thực tế: Theo dõi riêng số giờ làm vượt ngoài ca theo lịch chuẩn.
Hạch toán chi phí: Theo dõi Chi phí thực tế (đã chi) so với Chi phí còn lại (dự toán để hoàn thành).
Ghi mốc thời gian:
Bắt đầu thực tế/Kết thúc thực tế: Ngày cố định khi công việc thực sự bắt đầu và kết thúc.
Dừng/Tiếp tục: Dùng cho các công việc bị gián đoạn. Ngày Dừng đánh dấu lúc gián đoạn; Tiếp tục đánh dấu lúc làm lại.
Độ trễ trước khi tiếp tục: Xác định khoảng chờ giữa lúc dừng và lúc làm lại (ví dụ: 0h).
IV. Tab Lịch: logic thời gian làm việc
Tab Lịch.
Lịch: Chọn một lịch cụ thể ở cấp công việc (ví dụ: “Chuẩn”, “Ca đêm”) để thay thế thiết lập ở cấp dự án.
Lịch hiệu lực: Trường chỉ đọc, hiển thị lịch thực sự được áp dụng sau khi xét phần chồng lấp giữa lịch công việc và lịch nguồn lực.
Bỏ qua lịch nguồn lực: Khi đặt là True, công việc sẽ bỏ qua thời gian khả dụng của nhân sự được phân công và tuân thủ chặt chẽ lịch công việc (hữu ích cho các công việc tự động hoặc sự kiện có ngày cố định).
V. Tab Ràng buộc: quy tắc lập lịch
Tab Ràng buộc.
Ràng buộc giới hạn sự dịch chuyển của công việc trong tiến độ.
Loại ràng buộc: Xác định mức độ “chặt chẽ” khi đặt vị trí công việc. Các tùy chọn thường gồm:
Càng sớm càng tốt (ASAP)
Bắt đầu không sớm hơn (SNET)
Kết thúc không muộn hơn (FNLT)
Phải bắt đầu vào (MSO)
Ngày ràng buộc: Mốc ngày/giờ cụ thể cho loại ràng buộc đã chọn.
Chỉ báo: Trường tổng hợp các cờ hệ thống (ví dụ: “Công việc có ràng buộc”).
Chỉ báo chấm xanh dương: Các chấm xanh dương nhỏ cạnh nhãn (ví dụ: Loại ràng buộc) cho biết đã đặt một giá trị khác mặc định, báo cho người dùng rằng công việc này bị ràng buộc thủ công.
VI. Tab Ghi chú: tài liệu
Tab Ghi chú.
Một trình soạn thảo văn bản định dạng (RTE) đầy đủ tính năng để ghi chép tài liệu cho công việc.
Định dạng: Các kiểu thông dụng Đậm, Nghiêng, Gạch chân, Gạch ngang và Tô sáng.
Kiểu chữ: Hỗ trợ tiêu đề H1, H2 và H3 cho tài liệu có cấu trúc.
Danh sách: Danh sách gạch đầu dòng và danh sách đánh số cho quy trình vận hành chuẩn hoặc công việc con.
Căn lề: Căn trái, căn giữa và căn phải.
VII. Tab Khác: siêu dữ liệu nâng cao
Tab Khác.
Chứa các phép tính “Float” (thời gian dự trữ) và các trường tích hợp tùy chỉnh.
Ngày sớm/muộn: Hiển thị Bắt đầu sớm/Kết thúc sớm (thời điểm sớm nhất công việc có thể dịch đến) và Bắt đầu muộn/Kết thúc muộn (thời điểm muộn nhất mà không làm trễ dự án).
Trường hệ thống:
!Field.networkX! / !Field.networkY!: Tọa độ hoặc logic xác định vị trí trên sơ đồ mạng.
!Field.xbsX! / !Field.xbsY!: Dùng để tham chiếu chéo cấu trúc phân chia (WBS/OBS) hoặc viết script tùy chỉnh.
Các thao tác chung
Hủy: Hoàn tác mọi thay đổi đã thực hiện trên tất cả các tab trong lần chỉnh sửa hiện tại.
Lưu: Ghi dữ liệu vào tiến độ dự án.
Đóng (X): Thoát hộp thoại theo cách thông thường (tương đương Hủy).
Đặt lịch công việc: Áp dụng lịch đã chọn cho công việc đang được chọn trong bảng tính.
Các tab quản lý: Ngoại lệ và Tuần làm việc
Ở cuối khung chỉnh sửa, bạn sẽ thấy hai tab quan trọng:
Tuần làm việc: Xác định lịch “bình thường” lặp lại của lịch này (ví dụ: “Thứ Hai nào cũng làm từ 8–5”).
Ngoại lệ: Dùng cho những sai khác một lần như ngày lễ, văn phòng đóng cửa hoặc các ca làm cuối tuần cụ thể.
III. Tạo và chỉnh sửa logic tùy chỉnh
Lưới lịch thể hiện trực quan lịch làm việc của bạn.
Nhận biết thời gian không làm việc
Cột xám/đỏ: Những ngày hiện không làm việc (thường là Thứ Bảy và Chủ Nhật trong lịch Chuẩn) được tô xám hoặc hiển thị chữ đỏ để cho thấy không thể lập lịch vào đó.
Ngày được chọn: Khi bạn nhấp vào một ngày (chẳng hạn Chủ Nhật), chi tiết sẽ hiển thị ở khung bên phải.
Chuyển ngày không làm việc thành ngày làm việc
Nếu cần thực hiện một công việc cụ thể vào một ngày thường được đánh dấu là “nghỉ”:
Chọn ngày cụ thể đó trên lưới lịch.
Trong khung chi tiết bên phải, tìm các tùy chọn dạng nút radio.
Đổi lựa chọn sang “Thời gian làm việc khác mặc định.”
Kết quả: Mọi công việc dùng lịch này giờ được phép lập lịch làm việc vào ngày đó, thay cho giới hạn “cuối tuần” thông thường.
IV. Thiết lập lịch ở cấp công việc
Trong hộp thoại chi tiết công việc (tab Lịch), bạn có thể tinh chỉnh cách các lịch này phối hợp với nhau:
Chọn lịch: Chọn lịch nào trong các lịch bạn đã tạo sẽ áp dụng cho công việc này.
Lịch hiệu lực: Trường chỉ đọc, hiển thị lịch “cuối cùng” có được khi kết hợp các ràng buộc của công việc, nguồn lực và dự án.
Bỏ qua lịch nguồn lực:
False (mặc định): Công việc chỉ được lập lịch làm việc khi cả lịch công việc lẫn lịch của nguồn lực được phân công đều là thời gian làm việc.
True: Công việc tuân thủ chặt chẽ Lịch công việc, ngay cả khi nguồn lực được phân công đang “nghỉ” (hữu ích cho các công việc tự động hoặc hạn chót có ngày cố định).
V. Bảng tóm tắt thao tác
Biểu tượng/Thao tác
Mô tả
+ Thêm
Tạo một lịch hoàn toàn mới từ đầu.
Sao chép
Nhân bản lịch đang chọn để giữ các thiết lập phức tạp trong khi chỉnh sửa nhỏ.
Xóa
Xóa vĩnh viễn một lịch (không thể hoàn tác nếu lịch đang được dùng).
Tab Ngoại lệ
Ghi các ngày cụ thể như “Tết Dương lịch”, khi lịch chuẩn tạm ngừng.
Tab Tuần làm việc
Đặt nhịp lặp lại chuẩn như “9 giờ đến 5 giờ” hoặc “24/7”.
Chế độ xem Sử dụng theo công việc cho bạn góc nhìn phân bổ theo thời gian về công lao động của dự án. Trong khi biểu đồ Gantt tập trung vào thời lượng và trình tự công việc, chế độ xem Sử dụng tập trung vào phân bổ khối lượng — cho thấy chính xác bao nhiêu giờ được lên lịch thực hiện cho từng công việc dọc theo dòng thời gian.
1. Giao diện chia đôi màn hình
Chế độ xem Sử dụng được chia thành hai nửa hoạt động đồng bộ với nhau:
Bên trái (bảng tính tổng hợp): Hiển thị tên công việc, ID và Tổng khối lượng (tổng số giờ công) phân bổ cho mỗi công việc hoặc công việc tổng hợp.
Bên phải (kế hoạch đã lập lịch): Hiển thị một lưới các “khoảng thời gian”. Đây là nơi khối lượng được phân bổ theo lịch và tiến độ công việc.
2. Cộng dồn theo phân cấp
Một trong những tính năng mạnh nhất của chế độ xem Sử dụng là khả năng cộng dồn khối lượng theo phân cấp dự án.
Công việc tổng hợp: Số giờ hiển thị cho một công việc tổng hợp là tổng cộng của tất cả công việc con trong cấp phân cấp đó.
Công việc tổng hợp của dự án: Dòng trên cùng cho biết tổng số giờ công theo kế hoạch của toàn bộ dự án, giúp bạn thấy tổng công sức cần có tại bất kỳ thời điểm nào trong tiến độ.
3. Quản lý khoảng thời gian và thu phóng
Có thể điều chỉnh độ chi tiết của dữ liệu cho phù hợp với nhu cầu báo cáo. Dùng các công cụ Phóng to/Thu nhỏ, bạn có thể đổi đơn vị thời gian phân bổ trong lưới bên phải:
Ngày: Lý tưởng để quản lý nguồn lực hằng ngày và theo dõi chi tiết.
Tuần/Tháng: Phù hợp nhất cho lập kế hoạch trung hạn và theo dõi các mốc.
Quý: Dùng cho các buổi đánh giá cấp lãnh đạo về nhu cầu nhân công dài hạn.
4. Theo dõi khối lượng kế hoạch và khối lượng thực tế
Để giúp bạn theo dõi tình trạng dự án, chế độ xem Sử dụng cho phép so sánh điều lẽ ra phải xảy ra với điều đã thực sự diễn ra.
Hiện/Ẩn Thực tế: Nhấp vào biểu tượng Khối lượng thực tế trong thiết lập chế độ xem để bật hoặc tắt hiển thị số giờ đã làm thực tế.
Xếp chồng dữ liệu: Khi bật, mỗi khoảng thời gian sẽ hiển thị cả Khối lượng theo lịch lẫn Khối lượng thực tế đã thực hiện trong khoảng đó. Nhờ vậy bạn thấy chính xác công việc nào có thể đang vượt ngân sách nhân công.
Mẹo chuyên nghiệp: Nhận biết các giai đoạn “nước rút”
Dùng thiết lập Thu phóng theo tuần để tìm những tuần mà dòng “Tổng hợp dự án” cho thấy tổng số giờ tăng vọt. Đây là hệ thống cảnh báo sớm cho những giai đoạn đội của bạn chịu áp lực lớn nhất, bất kể có bao nhiêu công việc riêng lẻ đang chạy.
