Cấu hình trường

Cấu hình trường là một công cụ tùy chỉnh mạnh mẽ trong ProjectLibre Cloud cho phép bạn kiểm soát chính xác những dữ liệu nào được hiển thị trong toàn bộ môi trường dự án. Dù bạn đang xem bảng tính hay sơ đồ đồ họa, công cụ này đảm bảo bạn chỉ thấy thông tin liên quan đến công việc hiện tại của mình.

I. Truy cập cấu hình

Để mở thanh bên cấu hình, nhấp vào biểu tượng bánh răng (⚙️) ở góc trên bên phải giao diện. Thanh bên này cung cấp hai cách chính để tương tác với dữ liệu của bạn:

• Chế độ xem Trường đang dùng: theo mặc định, thanh bên liệt kê mọi trường đang hoạt động trong chế độ xem hiện tại của bạn. Điều này áp dụng cho các bảng tính trong Gantt, Kho nguồn lực, và Danh mục dự án, cũng như dữ liệu hiển thị trong các nút của WBS và Sơ đồ mạng.

• Chế độ Quản lý: Nhấp vào liên kết Quản lý ở đầu thanh bên để mở bộ công cụ tùy chỉnh đầy đủ, cho phép bạn thay đổi cách hiển thị.

II. Tùy chỉnh cách hiển thị

Khi vào chế độ Quản lý, thanh bên mở rộng để hiển thị thư viện Trường có sẵn ở bên phải.

Thêm và sắp xếp lại các trường

• Thêm trường: để thêm một điểm dữ liệu mới vào chế độ xem của bạn, tìm trường mong muốn trong danh sách “Trường có sẵn” và kéo nó vào danh sách “Trường đang dùng” ở bên trái.

• Sắp xếp lại trường: trong danh sách “Trường đang dùng”, bạn có thể thay đổi thứ tự xuất hiện của các cột trong một bảng tính (hoặc trình tự dữ liệu trong một nút WBS/Sơ đồ mạng) bằng cách kéo và thả. Di chuyển một trường lên cao hơn trong danh sách sẽ đưa nó sang bên trái hơn trong chế độ xem bảng tính.

Sắp xếp thư viện

Thư viện “Trường có sẵn” có thể rất lớn. Để tìm nhanh những gì bạn cần, bạn có thể sắp xếp các trường theo:

• Nhóm: các danh mục như “Chính”, “Đường cơ sở”, “Thực tế”, “Lịch” hoặc “Ghi chú”.

• Loại: định dạng của dữ liệu, như “Ngày”, “Thời lượng”, “Tiền tệ” hoặc “Văn bản”.

• Tìm kiếm: dùng thanh tìm kiếm ở đầu thư viện để tìm một trường cụ thể theo tên.

III. Ảnh hưởng lên các chế độ xem đồ họa

Cấu hình trường không chỉ trực tiếp thay đổi các cột trong chế độ xem bảng tính mà còn quyết định nội dung của các nút trong sơ đồ:

• Sơ đồ WBS và Sơ đồ mạng: một vài trường đầu tiên trong danh sách “Trường đang dùng” của bạn thường sẽ điền vào các hộp thông tin (nút) trong các sơ đồ này.

• Dữ liệu đồng nhất: các thay đổi thực hiện ở đây được phản ánh trên toàn hệ thống, đảm bảo rằng nếu bạn thêm một trường “Rủi ro” tùy chỉnh vào biểu đồ Gantt của mình, bạn cũng có thể thấy nó trong bố cục WBS của mình.

Mẹo hay: Nhất quán giữa các chế độ xem

Bạn có thể tạo các Danh sách trường riêng cho các giai đoạn khác nhau của dự án. Ví dụ, dùng danh sách “Lập kế hoạch” tập trung vào Thời lượng và Công việc trước, và chuyển sang danh sách “Thực hiện” tập trung vào Chi phí thực tế và Phần trăm hoàn thành trong giai đoạn thi công.

In và xuất dữ liệu

ProjectLibre Cloud cung cấp một công cụ Xuất dữ liệu mạnh mẽ, đóng vai trò là phương pháp chính cho cả việc in thông tin dự án của bạn và trích xuất dữ liệu để xử lý bên ngoài. Thay vì một nút “In” truyền thống, hệ thống dùng các bản xuất có độ chính xác cao để dữ liệu luôn giữ được cấu trúc và trình bày chuyên nghiệp.

I. Truy cập công cụ xuất

Để bắt đầu một lần xuất hoặc chuẩn bị một tài liệu để in, nhấp vào biểu tượng Xuất dữ liệu (mũi tên hướng ra ngoài một chiếc hộp) ở ngoài cùng bên phải của thanh công cụ chính.

II. Các tùy chọn cấu hình

Khi bạn nhấp vào biểu tượng xuất, hộp thoại Xuất dữ liệu xuất hiện, cung cấp một số tham số để tùy chỉnh đầu ra của bạn:

• Chế độ xem để xuất: bạn có thể chọn xuất dữ liệu từ chế độ xem hiện tại của bạn (ví dụ: Gantt, Kho nguồn lực, hoặc Danh mục dự án).

• Các trường để xuất:

  • Trường đang dùng: chỉ xuất các cột hiện đang hiển thị trong bảng tính của bạn (như đã xác định trong Cấu hình trường của bạn). Đây là lựa chọn tốt nhất để in gọn gàng, tập trung.

  • Mọi trường: trích xuất mọi điểm dữ liệu liên quan đến các công việc hoặc nguồn lực để kiểm tra chuyên sâu.

• Định dạng tệp:

  • Excel (.xlsx): định dạng được ưa chuộng để xử lý dữ liệu, các phép tính phức tạp, và tạo biểu đồ tùy chỉnh.

  • CSV (.csv): một định dạng văn bản phổ quát, lý tưởng để nhập dữ liệu dự án của bạn vào các hệ thống hoặc cơ sở dữ liệu doanh nghiệp khác.

  • PDF: (nếu áp dụng) chọn định dạng này để có bản chụp độ phân giải cao, sẵn sàng để in ra giấy hoặc gửi qua email.

III. In qua xuất

Vì ProjectLibre Cloud là một giải pháp doanh nghiệp dựa trên trình duyệt, cách đáng tin cậy nhất để in là:

1. Cấu hình các cột bảng tính của bạn để hiển thị chính xác những gì bạn muốn trên trang.

2. Chọn Excel hoặc PDF làm định dạng xuất của bạn.

3. Nhấp Download.

4. Mở tệp đã tải xuống và dùng các cài đặt in của phần mềm trên máy của bạn (như “Fit to One Page” hoặc “Landscape Orientation”) để hoàn tất bản in.

IV. Xử lý dữ liệu trong Excel

Đối với người dùng nâng cao, việc xuất sang Excel mở ra rất nhiều khả năng vượt xa giao diện quản lý dự án tiêu chuẩn:

• Bảng tổng hợp tùy chỉnh: tạo các bản tóm tắt phân bổ nguồn lực phức tạp.

• Báo cáo bên ngoài: kết hợp dữ liệu ProjectLibre với dữ liệu tài chính từ phần mềm kế toán của bạn.

• Chỉnh sửa khối lượng lớn: trong khi ProjectLibre 2.0 hỗ trợ chỉnh sửa trực tiếp và AI mạnh mẽ, một số người dùng vẫn ưa thích các tính năng gốc của Excel để dọn dẹp dữ liệu khối lượng lớn trước khi nhập lại.

Mẹo hay: Bí quyết “In sạch”

Trước khi xuất để thuyết trình, dùng công cụ Zoom to Fit trên biểu đồ Gantt và ẩn các cột không cần thiết bằng thanh bên Cấu hình trường. Điều này đảm bảo tệp bạn xuất ra gọn gàng và dễ đọc đối với các bên liên quan có thể không cần thấy các trường kỹ thuật như “Dự trữ toàn phần” hay “Loại ràng buộc”.

Lọc và sắp xếp dữ liệu danh mục dự án hoặc dự án

Xem video: Video: Lọc và Sắp xếp

Sắp xếp và lọc dữ liệu

ProjectLibre 2.0 cung cấp các công cụ gọn gàng để sắp xếp và khoanh vùng dữ liệu dự án của bạn. Các chức năng này chủ yếu được dùng trong các chế độ xem bảng tính, như Gantt, Kho nguồn lực, và Danh mục dự án, để giúp bạn tìm thông tin cụ thể một cách nhanh chóng.

I. Lọc dữ liệu

Chức năng Lọc cho phép bạn tạm thời ẩn các dòng không đáp ứng tiêu chí cụ thể. Tính năng này rất cần khi quản lý các dự án lớn với hàng trăm công việc hoặc nguồn lực.

• Cách lọc: nhấp vào biểu tượng Lọc (thường nằm trên thanh công cụ trên cùng hoặc trong vùng tiêu đề bảng tính). Thao tác này bật các ô nhập điều kiện lọc.

• Áp dụng một bộ lọc: nhập tiêu chí tìm kiếm trực tiếp vào ô tiêu đề của trường.

• Ví dụ: trong Resource List, nếu bạn muốn chỉ thấy các nguồn lực có tên bắt đầu bằng chữ “C”, chỉ cần nhập “C” vào trường lọc Tên. Chế độ xem sẽ làm mới ngay lập tức để chỉ hiển thị các mục khớp.

II. Sắp xếp dữ liệu

Sắp xếp cho phép bạn thay đổi thứ tự các dòng bảng tính dựa trên một điểm dữ liệu cụ thể, như ngày theo trình tự thời gian hoặc tên theo thứ tự chữ cái.

• Cách sắp xếp: không có nút “Sắp xếp” riêng trên thanh công cụ. Thay vào đó, việc sắp xếp được thực hiện trực tiếp trên tiêu đề bảng tính.

• Cơ chế bật/tắt:

  • Nhấp một lần vào một tiêu đề (ví dụ: Ngày bắt đầu) để sắp xếp các dòng theo thứ tự tăng dần.

  • Nhấp lại vào cùng tiêu đề đó để đảo ngược sắp xếp thành thứ tự giảm dần.

Sắp xếp theo Ngày bắt đầu tăng dần

Sắp xếp theo Ngày bắt đầu giảm dần

• Các dấu hiệu trực quan: ProjectLibre 2.0 cung cấp hai tín hiệu rõ ràng cho biết đang có sắp xếp:

  1. Mũi tên tiêu đề: một biểu tượng mũi tên nhỏ sẽ xuất hiện trong tiêu đề bảng tính bạn đã nhấp, cho biết hướng sắp xếp (lên cho tăng dần, xuống cho giảm dần).

  2. Biểu tượng kích hoạt màu đỏ: một biểu tượng màu đỏ sẽ xuất hiện ở ngoài cùng bên trái màn hình. Đây là dấu hiệu toàn cục cho biết chế độ xem hiện tại đang được sắp xếp và có thể không còn theo thứ tự ID mặc định của dự án.

III. Những điều cần lưu ý

• Theo từng chế độ xem: sắp xếp và lọc chỉ ảnh hưởng đến chế độ xem hiện tại của bạn. Sắp xếp lại các công việc của bạn theo “Ngày kết thúc” trong bảng tính Gantt sẽ không thay đổi cấu trúc phân cấp của dự án trong chế độ xem WBS.

• Xóa sắp xếp: để trở về cấu trúc dự án mặc định (sắp xếp theo Mã công việc), nhấp vào tiêu đề đang được sắp xếp cho đến khi biểu tượng sắp xếp biến mất, hoặc làm mới chế độ xem.

• Sắp xếp theo ngày: sắp xếp theo ngày Bắt đầu hoặc Kết thúc là một trong những cách hiệu quả nhất để xác định “việc gì sắp diễn ra” mà không phải cuộn qua một tiến độ dài theo cách thủ công.

Mẹo hay: Phân tích đa cấp

Dùng Lọc và Sắp xếp cùng nhau để đạt hiệu quả tối đa. Ví dụ, lọc Kho nguồn lực của bạn theo một bộ phận cụ thể, sau đó sắp xếp theo “Đơn giá chuẩn” để nhanh chóng xác định các nguồn lực chi phí cao nhất trong nhóm đó.

Định dạng ngày và tiền tệ theo quốc gia

Sắp có: chọn các tùy chọn định dạng ngày và tiền tệ theo quốc gia.

Chọn định dạng ngày và tiền tệ theo quốc gia

ProjectLibre cung cấp một cách thuận tiện để thiết lập tiền tệ và định dạng ngày của bạn dựa trên quy ước của quốc gia bạn. Thiết lập này sẽ đổi cách nhập dữ liệu từ DD/MM/YYYY sang MM/DD/YYYY, đồng thời đổi cả tiền tệ hiển thị.

Truy cập Quản trị:

• Nhấp vào Application Preferences.
• Chọn thiết lập Ngày/Tiền tệ theo Quốc gia.
• Hộp Date/Currency Locale là một danh sách thả xuống để bạn chọn Quốc gia và Ngôn ngữ. Lựa chọn này cũng thiết lập luôn tiền tệ. Ví dụ trong hình là tiếng Pháp (Pháp), khác với tiếng Pháp (Canada).
• Khi bạn chọn quốc gia, ProjectLibre sẽ tự động điều chỉnh định dạng ngày cho khớp với quy ước phổ biến nhất được dùng tại địa điểm đó.
• Ví dụ, nếu bạn chọn tiếng Anh (Hoa Kỳ): định dạng ngày sẽ là MM/DD/YYYY (tháng/ngày/năm) và tiền tệ sẽ là $. Nếu bạn chọn tiếng Pháp (Pháp), nó sẽ đổi thành DD/MM/YYYY và tiền tệ sẽ là €.
• Với các bước này, bạn dễ dàng bảo đảm ProjectLibre hiển thị ngày theo định dạng quen thuộc và thuận tiện nhất với nơi bạn sống và làm việc.