Configuració de camps

La configuració de camps és una eina de personalització potent a ProjectLibre Cloud que us permet controlar exactament quines dades es mostren al vostre entorn de projecte. Tant si esteu mirant un full de càlcul com un diagrama gràfic, aquesta eina garanteix que només veieu la informació rellevant per a la tasca que teniu entre mans.

I. Accedir a la configuració

Per obrir la barra lateral de configuració, feu clic a la icona d’engranatge (⚙️) situada a la cantonada superior dreta de la interfície. Aquesta barra lateral ofereix dues maneres principals d’interactuar amb les vostres dades:

• Vista de camps actius: per defecte, la barra lateral mostra tots els camps actius a la vista actual. Això s’aplica als fulls de càlcul del diagrama de Gantt, el fons de recursos i la Cartera de projectes, així com a les dades mostrades dins dels nodes del WBS i del diagrama de xarxa.

• Mode Gestiona: fent clic a l’enllaç Gestiona de la part superior de la barra lateral s’obre tot el conjunt de personalització, que us permet modificar la visualització.

II. Personalitzar la vostra visualització

Un cop en mode Gestiona, la barra lateral s’amplia per mostrar una biblioteca de Camps disponibles a la dreta.

Afegir i reordenar camps

• Afegir camps: per afegir una dada nova a la vostra vista, trobeu el camp desitjat a la llista «Camps disponibles» i arrossegueu-lo a la llista «Camps actius» de l’esquerra.

• Reordenar camps: dins de la llista «Camps actius», podeu canviar l’ordre en què apareixen les columnes en un full de càlcul (o la seqüència de dades en un node del WBS/diagrama de xarxa) amb arrossega i deixa anar. Moure un camp més amunt a la llista el mou més a l’esquerra en una vista de full de càlcul.

Organitzar la biblioteca

La biblioteca de «Camps disponibles» pot ser extensa. Per trobar ràpidament el que necessiteu, podeu organitzar els camps per:

• Grup: categories com «Principal», «Línies de base», «Valors reals», «Calendari» o «Notes».

• Tipus: el format de la dada, com «Data», «Durada», «Moneda» o «Text».

• Cerca: feu servir la barra de cerca a la part superior de la biblioteca per trobar un camp concret pel nom.

III. Impacte a les vistes gràfiques

Tot i que la configuració de camps canvia directament les columnes a les vistes de full de càlcul, també determina el contingut dels nodes visuals:

• WBS i diagrames de xarxa: els primers camps de la llista «Camps actius» normalment omplen els quadres d’informació (nodes) d’aquests diagrames.

• Dades coherents: els canvis fets aquí es reflecteixen a tot el sistema, de manera que si afegiu un camp personalitzat «Risc» al vostre diagrama de Gantt, també el podreu veure al vostre esquema del WBS.

Consell: coherència entre vistes

Podeu crear llistes de camps específiques per a diferents fases del vostre projecte. Per exemple, feu servir una llista «Planificació» centrada en les durades i les predecessores, i canvieu a una llista «Execució» centrada en els costos reals i el percentatge completat durant la fase de construcció.

Imprimir i exportar dades

ProjectLibre Cloud ofereix un motor d’exportació robust, Exporta les dades, que serveix com a mètode principal tant per imprimir la informació del vostre projecte com per extreure dades per a manipulació externa. En lloc d’un botó «Imprimeix» tradicional, el sistema fa servir exportacions d’alta fidelitat per garantir que les vostres dades es mantinguin estructurades i professionals.

I. Accedir a l’eina d’exportació

Per iniciar una exportació o preparar un document per imprimir, feu clic a la icona d’Exporta les dades (una fletxa que surt d’una caixa) situada a l’extrem dret de la barra d’eines principal.

II. Opcions de configuració

Quan feu clic a la icona d’exportació, apareix el diàleg Exporta les dades, que ofereix diversos paràmetres per personalitzar la vostra sortida:

• Vista a exportar: podeu triar exportar les dades de la vostra vista activa actual (per exemple, Diagrama de Gantt, Fons de recursos o Cartera de projectes).

• Camps a exportar:

  • Camps actius: exporta només les columnes visibles actualment al vostre full de càlcul (tal com es defineix a la vostra configuració de camps). Aquesta és la millor opció per a una impressió neta i centrada.

  • Tots els camps: extreu cada dada associada a les tasques o als recursos per a una auditoria a fons.

• Format de fitxer:

  • Excel (.xlsx): el format preferit per a la manipulació de dades, càlculs complexos i la creació de gràfics personalitzats.

  • CSV (.csv): un format de text universal ideal per importar les dades del vostre projecte a altres sistemes o bases de dades empresarials.

  • PDF: (si escau) seleccioneu aquest format per a instantànies d’alta resolució llestes per a la impressió física o la distribució per correu electrònic.

III. Imprimir mitjançant l’exportació

Com que ProjectLibre Cloud és una solució empresarial basada en navegador, la manera més fiable d’imprimir és:

1. Configurar les columnes del vostre full de càlcul per mostrar exactament el que voleu a la pàgina.

2. Seleccionar Excel o PDF com a format d’exportació.

3. Fer clic a Download.

4. Obrir el fitxer descarregat i fer servir la configuració d’impressió del vostre programari local (com «Ajusta a una pàgina» o «Orientació horitzontal») per enllestir la còpia impresa.

IV. Manipulació de dades a Excel

Per als usuaris avançats, exportar a Excel obre un món de possibilitats més enllà de la interfície estàndard de gestió de projectes:

• Taules dinàmiques personalitzades: creeu resums complexos d’assignació de recursos.

• Informes externs: combineu les dades de ProjectLibre amb dades financeres del vostre programari de comptabilitat.

• Edició massiva: tot i que ProjectLibre 2.0 admet una potent edició amb IA i en línia, algunes persones prefereixen les funcions natives d’Excel per fer una neteja massiva de dades abans de tornar a importar-les.

Consell: el secret de la «impressió neta»

Abans d’exportar per a una presentació, feu servir l’eina Zoom to Fit al diagrama de Gantt i amagueu les columnes innecessàries amb la barra lateral de Configuració de camps. Això garanteix que el fitxer exportat sigui concís i llegible per a les parts interessades que potser no necessiten veure camps tècnics com «Marge total» o «Tipus de restricció».

Filtrar i ordenar les dades de la cartera o del projecte

Mireu: Vídeo: filtratge i ordenació

Ordenar i filtrar dades

ProjectLibre 2.0 ofereix eines simplificades per organitzar i aïllar les dades del vostre projecte. Aquestes funcions es fan servir principalment dins de vistes de full de càlcul, com el diagrama de Gantt, el fons de recursos i la Cartera de projectes, per ajudar-vos a trobar informació concreta ràpidament.

I. Filtrar dades

La funció Filtre us permet amagar temporalment les files que no compleixen criteris específics. Això és essencial per gestionar projectes grans amb centenars de tasques o recursos.

• Com filtrar: feu clic a la icona de filtre (normalment a la barra d’eines superior o dins de la capçalera del full de càlcul). Això activa els camps d’entrada de filtre.

• Aplicar un filtre: introduïu els vostres criteris de cerca directament a la capçalera del camp.

• Exemple: a la llista de recursos, si voleu veure només els recursos els noms dels quals comencen per la lletra «C», simplement introduïu «C» al camp de filtre Nom. La vista s’actualitzarà a l’instant per mostrar només les entrades coincidents.

II. Ordenar dades

L’ordenació us permet reordenar les files del vostre full de càlcul segons una dada concreta, com dates cronològiques o noms alfabètics.

• Com ordenar: no hi ha un botó «Ordena» dedicat a la barra d’eines. En canvi, l’ordenació es fa directament a les capçaleres del full de càlcul.

• El mecanisme d’alternança:

  • Feu clic una vegada a una capçalera (per exemple, Data d’inici) per ordenar les files en ordre ascendent.

  • Feu clic de nou a la mateixa capçalera per invertir l’ordenació a ordre descendent.

Ordenat per Data d’inici ascendent

Ordenat per Data d’inici descendent

• Indicadors visuals: ProjectLibre 2.0 ofereix dos senyals clars que una ordenació és activa:

  1. Fletxa de capçalera: apareixerà una petita icona de fletxa dins de la capçalera del full de càlcul on heu fet clic, indicant la direcció de l’ordenació (cap amunt per a ascendent, cap avall per a descendent).

  2. Icona d’activació vermella: apareixerà una icona vermella a l’extrem esquerre de la pantalla. Serveix com a indicador global que la vista actual està ordenada i que potser no representa l’ordre per defecte per ID de projecte.

III. Consideracions clau

• Específic de la vista: l’ordenació i el filtratge només afecten la vostra vista actual. Reordenar les vostres tasques per «Data d’acabament» al full de càlcul del Gantt no canviarà la jerarquia estructural del vostre projecte a la vista WBS.

• Esborrar ordenacions: per tornar a l’estructura per defecte del projecte (ordenat per ID de tasca), feu clic a la capçalera ordenada activa fins que la icona d’ordenació desaparegui, o actualitzeu la vista.

• Ordenar per data: ordenar per les dates d’Inici o de Fi és una de les maneres més eficaces d’identificar «què passa a continuació» sense haver de desplaçar-vos manualment per una planificació llarga.

Consell: anàlisi multinivell

Feu servir Filtre i Ordena junts per a la màxima eficiència. Per exemple, filtreu el vostre fons de recursos per a un departament concret, i després ordeneu per «Tarifa estàndard» per identificar ràpidament els recursos de cost més alt dins d’aquell grup concret.

Formats de data i moneda específics per país

Properament: opcions de format de data i moneda específiques per país.

Seleccionar un format de data i moneda específic per país

ProjectLibre ofereix una manera còmoda d’establir la vostra moneda i format de data segons la convenció del vostre país. Això canviarà l’entrada de dades de DD/MM/AAAA a MM/DD/AAAA i també la moneda mostrada.

Accediu a l’Administració:

• Feu clic a Preferències de l’aplicació.
• Trieu la configuració de data/moneda segons el país.
• El quadre de configuració regional de data/moneda és un desplegable on podeu seleccionar el país i l’idioma. Això també establirà la moneda. L’exemple de la imatge és francès (França), que seria diferent del francès (Canadà).
• Seleccionar el vostre país ajustarà automàticament el format de data a ProjectLibre perquè coincideixi amb la convenció més habitual d’aquella ubicació.
• Exemple: si trieu anglès (Estats Units): el format de data serà MM/DD/AAAA (mes/dia/any) i la moneda serà $. Si trieu francès (França), canviarà a DD/MM/AAAA i la moneda serà €.
• Seguint aquests passos, podreu garantir fàcilment que ProjectLibre mostri les dates en el format que us sigui més familiar i convenient segons la vostra ubicació.