Feltkonfiguration

Feltkonfiguration er et effektivt tilpasningsværktøj i ProjectLibre Cloud, som giver dig mulighed for præcist at styre, hvilke datapunkter der vises i hele dit projektmiljø. Uanset om du kigger på et regneark eller et grafisk diagram, sikrer dette værktøj, at du kun ser den information, der er relevant for din aktuelle opgave.

I. Få adgang til konfigurationen

For at åbne konfigurationssidepanelet klikker du på tandhjulsikonet (⚙️) i øverste højre hjørne af brugergrænsefladen. Dette sidepanel giver to primære måder at arbejde med dine data:

• Visning af aktive felter: Som standard viser sidepanelet alle felter, der aktuelt er aktive i din nuværende visning. Dette gælder regnearkene i Gantt-diagrammet, Ressourcepuljen og Portefølje, samt de data, der vises i knuderne i WBS og Netværksdiagrammet.

• Administrér-tilstand: Hvis du klikker på linket Administrér øverst i sidepanelet, åbnes hele tilpasningssættet, så du kan ændre visningen.

II. Tilpas din visning

Når du er i tilstanden Administrér, udvides sidepanelet, så det viser et bibliotek med Tilgængelige felter til højre.

Tilføj og omarrangér felter

• Tilføj felter: For at tilføje et nyt datapunkt til din visning finder du det ønskede felt på listen “Tilgængelige felter” og trækker det til listen “Aktive felter” til venstre.

• Omarrangér felter: På listen “Aktive felter” kan du ændre den rækkefølge, kolonnerne vises i, i et regneark (eller sekvensen af data i en WBS-/netværksknude) ved at bruge træk og slip. Flytter du et felt højere op på listen, flyttes det længere til venstre i en regnearksvisning.

Organisér biblioteket

Biblioteket “Tilgængelige felter” kan være omfattende. For hurtigt at finde det, du skal bruge, kan du organisere felterne efter:

• Gruppe: Kategorier som “Hoved”, “Oprindelige planer”, “Faktiske værdier”, “Kalender” eller “Noter”.

• Type: Dataformatet, f.eks. “Dato”, “Varighed”, “Valuta” eller “Tekst”.

• Søgning: Brug søgefeltet øverst i biblioteket til at finde et bestemt felt ved navn.

III. Betydning for grafiske visninger

Mens Feltkonfiguration direkte ændrer kolonnerne i regnearksvisninger, bestemmer den også indholdet af grafiske knuder:

• WBS og netværksdiagrammer: De første felter på din liste “Aktive felter” udfylder typisk informationsboksene (knuderne) i disse diagrammer.

• Konsistente data: Ændringer, du foretager her, afspejles i hele systemet, så hvis du tilføjer et brugerdefineret “Risiko”-felt til dit Gantt-diagram, kan du også se det i dit WBS-layout.

Godt tip: Konsistens på tværs af visninger

Du kan oprette specifikke feltlister til forskellige faser af dit projekt. Brug for eksempel en “Planlægning”-liste med fokus på varighed og foregående opgaver, og skift i byggefasen til en “Udførelse”-liste med fokus på faktiske omkostninger og % færdigt.

Udskriv og eksportér data

ProjectLibre Cloud har en robust motor til Eksportér data, som er den primære måde både at udskrive dine projektoplysninger og at udtrække data til videre bearbejdning uden for programmet. I stedet for en traditionel “Udskriv”-knap bruger systemet eksport i høj kvalitet, så dine data forbliver strukturerede og professionelle.

I. Få adgang til eksportværktøjet

For at starte en eksport eller forberede et dokument til udskrivning klikker du på ikonet for Eksportér data (en pil, der peger ud af en kasse), som findes helt til højre på hovedværktøjslinjen.

II. Konfigurationsmuligheder

Når du klikker på eksportikonet, vises dialogboksen Eksportér data med flere parametre til at tilpasse dit output:

• Visning, der skal eksporteres: Du kan vælge at eksportere data fra din aktuelt aktive visning (f.eks. Gantt-diagrammet, Ressourcepuljen eller Portefølje).

• Felter, der skal eksporteres:

  • Aktive felter: Eksporterer kun de kolonner, der aktuelt er synlige i dit regneark (som defineret i din Feltkonfiguration). Dette er den bedste mulighed for ren og fokuseret udskrivning.

  • Alle felter: Udtrækker hvert enkelt datapunkt tilknyttet opgaverne eller ressourcerne til dybdegående revision.

• Filformat:

  • Excel (.xlsx): Det foretrukne format til databearbejdning, komplekse beregninger og oprettelse af tilpassede diagrammer.

  • CSV (.csv): Et universelt tekstformat, der er ideelt til at importere dine projektdata i andre virksomhedssystemer eller databaser.

  • PDF: (Hvor relevant) Vælg dette format til billeder i høj opløsning, der er klar til fysisk udskrivning eller e-maildistribution.

III. Udskrivning via eksport

Fordi ProjectLibre Cloud er en browserbaseret virksomhedsløsning, udskriver du mest pålideligt sådan:

1. Konfigurér dine regnearkskolonner, så de viser præcis det, du vil have på siden.

2. Vælg Excel eller PDF som dit eksportformat.

3. Klik på Download.

4. Åbn den downloadede fil, og brug dit lokale programs udskriftsindstillinger (som “Tilpas til én side” eller “Liggende papirretning”) til at færdiggøre den fysiske kopi.

IV. Databearbejdning i Excel

For avancerede brugere åbner eksport til Excel en verden af muligheder ud over den almindelige brugerflade til projektstyring:

• Tilpassede pivottabeller: Opret komplekse oversigter over ressourcetildeling.

• Ekstern rapportering: Kombinér ProjectLibre-data med økonomidata fra dit bogføringsprogram.

• Masseredigering: Selvom ProjectLibre 2.0 understøtter stærk AI og inline-redigering, foretrækker nogle brugere Excels indbyggede funktioner til omfattende dataoprydning før genimport.

Godt tip: Hemmeligheden bag den “rene udskrift”

Før du eksporterer til en præsentation, bruger du værktøjet Zoom to Fit på Gantt-diagrammet og skjuler unødvendige kolonner ved hjælp af sidepanelet Feltkonfiguration. Dette sikrer, at din eksporterede fil er kort og letlæselig for interessenter, der måske ikke behøver at se tekniske felter som “Samlet slæk” eller “Betingelsestype”.

Filtrér og sortér portefølje- eller projektdata

Se videoen: Video: Filtrering og sortering

Sortering og filtrering af data

ProjectLibre 2.0 giver strømlinede værktøjer til at organisere og isolere dine projektdata. Disse funktioner bruges primært i regnearksvisninger, som Gantt-diagrammet, Ressourcepuljen og Portefølje, til at hjælpe dig med hurtigt at finde specifik information.

I. Filtrering af data

Funktionen Filter giver dig mulighed for midlertidigt at skjule rækker, der ikke opfylder bestemte kriterier. Dette er afgørende for at håndtere store projekter med hundredvis af opgaver eller ressourcer.

• Sådan filtrerer du: Klik på filterikonet (typisk i den øverste værktøjslinje eller i regnearkets overskriftsområde). Dette aktiverer filterinputfelterne.

• Anvend et filter: Indtast dine søgekriterier direkte i kolonneoverskriften.

• Eksempel: I Resource List kan du, hvis du kun vil se ressourcer, hvis navne begynder med bogstavet “C”, blot indtaste “C” i filterfeltet Navn. Visningen opdateres straks, så den kun viser matchende poster.

II. Sortering af data

Sortering giver dig mulighed for at omarrangere rækkerne i dit regneark baseret på et bestemt datapunkt, f.eks. kronologiske datoer eller alfabetiske navne.

• Sådan sorterer du: Der er ingen særskilt “Sortér”-knap på værktøjslinjen. I stedet udføres sortering direkte på regnearkets kolonneoverskrifter.

• Skiftemekanismen:

  • Klik én gang på en overskrift (f.eks. Startdato) for at sortere rækkerne i stigende rækkefølge.

  • Klik igen på samme overskrift for at vende sorteringen til faldende rækkefølge.

Sortér efter Startdato, stigende

Sortér efter Startdato, faldende

• Visuelle indikatorer: ProjectLibre 2.0 giver to tydelige signaler om, at en sortering er aktiv:

  1. Pil i overskriften: Et lille pilikon vises i den regnearksoverskrift, du klikkede på, og viser sorteringsretningen (op for stigende, ned for faldende).

  2. Rødt aktiveringsikon: Et rødt ikon vises helt til venstre på skærmen. Dette fungerer som en global indikator for, at den aktuelle visning er sorteret og måske ikke følger standardrækkefølgen efter projekt-ID.

III. Vigtige hensyn

• Specifik for visningen: Sortering og filtrering påvirker kun din aktuelle visning. Sorterer du dine opgaver efter “Afslutningsdato” i Gantt-regnearket, ændrer det ikke det strukturelle hierarki for dit projekt i WBS-visningen.

• Fjern sorteringer: For at vende tilbage til standardprojektstrukturen (sorteret efter opgave-ID) klikker du på den aktive sorterede overskrift, indtil sorteringsikonet forsvinder, eller genindlæser visningen.

• Sortering efter dato: At sortere efter Start- eller Slut-datoer er en af de mest effektive måder at finde ud af, “hvad der sker som det næste”, uden manuelt at skulle rulle gennem en lang tidsplan.

Godt tip: Analyse på flere niveauer

Brug Filter og Sortér sammen for maksimal effektivitet. Filtrér for eksempel Ressourcepuljen efter en bestemt afdeling, og sortér derefter efter “Standardsats” for hurtigt at identificere de dyreste ressourcer i den specifikke gruppe.

Landespecifikke datoformater og valutaer

Kommer snart: valg af landespecifikke indstillinger for dato- og valutaformat.

Vælg et landespecifikt datoformat og valuta

ProjectLibre gør det nemt at indstille valuta og datoformat efter skikken i dit land. Dette ændrer dataindtastningen fra DD/MM/YYYY til MM/DD/YYYY og også den viste valuta.

Åbn Administration:

• Klik på Application Preferences.
• Vælg Date/Currency-indstillingen baseret på land.
• Feltet Date/Currency Locale er en rulleliste, hvor du kan vælge land og sprog. Dette indstiller også valutaen. Eksemplet på billedet er French (France), som adskiller sig fra French (Canada).
• Når du vælger dit land, justeres datoformatet i ProjectLibre automatisk, så det matcher den mest almindelige skik i det pågældende land.
• Eksempel: hvis du vælger English (United States), bliver datoformatet MM/DD/YYYY (måned/dag/år), og valutaen bliver $. Hvis du vælger French (France), ændres det til DD/MM/YYYY, og valutaen bliver €.
• Ved at følge disse trin kan du nemt sikre, at ProjectLibre viser datoer i det format, der er mest velkendt og praktisk for dig der, hvor du befinder dig.