Configuration des champs

La Configuration des champs est un puissant outil de personnalisation dans ProjectLibre Cloud qui vous permet de contrôler exactement quelles données s’affichent dans votre environnement de projet. Que vous consultiez un tableur ou un diagramme, cet outil vous garantit de ne voir que les informations utiles à ce que vous êtes en train de faire.

I. Accéder à la configuration

Pour ouvrir le panneau latéral de configuration, cliquez sur l’icône Engrenage (⚙️) située en haut à droite de l’interface. Ce panneau latéral offre deux façons principales d’interagir avec vos données :

• Vue Champs actifs : par défaut, le panneau liste tous les champs actuellement actifs dans votre vue en cours. Cela s’applique aux tableurs du Diagramme de Gantt, du Pool de ressources et du Portefeuille, ainsi qu’aux données affichées dans les nœuds du WBS et du Diagramme de réseau.

• Mode Gérer : cliquer sur le lien Gérer en haut du panneau latéral ouvre la suite complète de personnalisation, vous permettant de modifier l’affichage.

II. Personnaliser votre affichage

Une fois en mode Gérer, le panneau latéral s’étend pour afficher une bibliothèque Champs disponibles à droite.

Ajouter et réordonner des champs

• Ajouter des champs : pour ajouter un nouveau point de données à votre vue, trouvez le champ souhaité dans la liste « Champs disponibles » et faites-le glisser vers la liste « Champs actifs » à gauche.

• Réordonner les champs : dans la liste « Champs actifs », vous pouvez changer l’ordre d’apparition des colonnes dans un tableur (ou la séquence des données dans un nœud WBS/Réseau) par glisser-déposer. Déplacer un champ plus haut dans la liste le déplace plus à gauche dans une vue tableur.

Organiser la bibliothèque

La bibliothèque « Champs disponibles » peut être vaste. Pour trouver rapidement ce dont vous avez besoin, vous pouvez organiser les champs par :

• Groupe : des catégories telles que « Principal », « Planifications initiales », « Réalisé », « Calendrier » ou « Remarques ».

• Type : le format de la donnée, tel que « Date », « Durée », « Devise » ou « Texte ».

• Recherche : utilisez la barre de recherche en haut de la bibliothèque pour trouver un champ précis par son nom.

III. Impact sur les vues graphiques

Bien que la Configuration des champs modifie directement les colonnes des vues tableur, elle dicte aussi le contenu des nœuds visuels :

• Diagrammes WBS et Réseau : les premiers champs de votre liste « Champs actifs » remplissent généralement les encadrés d’information (nœuds) de ces diagrammes.

• Cohérence des données : les changements effectués ici se répercutent dans tout le système, de sorte que si vous ajoutez un champ personnalisé « Risque » à votre Gantt, vous le voyez aussi dans votre vue WBS.

Astuce : cohérence multi-vues

Vous pouvez créer des listes de champs spécifiques pour différentes phases de votre projet. Par exemple, utilisez une liste « Planification » axée sur les durées et les prédécesseurs, puis passez à une liste « Exécution » axée sur les coûts réels et le % achevé pendant la phase de construction.

Impression et export des données

ProjectLibre Cloud fournit un puissant moteur Exporter les données qui constitue la méthode principale à la fois pour imprimer les informations de votre projet et pour extraire des données à traiter dans d’autres outils. Au lieu d’un bouton « Imprimer » traditionnel, le système utilise des exports haute fidélité pour garantir que vos données restent structurées et professionnelles.

I. Accéder à l’outil d’export

Pour lancer un export ou préparer un document à imprimer, cliquez sur l’icône Exporter les données (une flèche sortant d’une boîte) située à l’extrême droite de la barre d’outils principale.

II. Options de configuration

Quand vous cliquez sur l’icône d’export, la boîte de dialogue Exporter les données apparaît, offrant plusieurs paramètres pour personnaliser votre export :

• Vue à exporter : vous pouvez choisir d’exporter les données de votre vue active actuelle (par exemple, Diagramme de Gantt, Pool de ressources ou Portefeuille).

• Champs à exporter :

  • Champs actifs : exporte uniquement les colonnes actuellement visibles dans votre tableur (telles que définies dans votre Configuration des champs). C’est la meilleure option pour une impression propre et ciblée.

  • Tous les champs : extrait chaque point de donnée associé aux tâches ou aux ressources, pour un audit approfondi.

• Format de fichier :

  • Excel (.xlsx) : le format préféré pour la manipulation de données, les calculs complexes et la création de graphiques personnalisés.

  • CSV (.csv) : un format texte universel idéal pour importer vos données de projet dans d’autres systèmes ou bases de données d’entreprise.

  • PDF : (le cas échéant) sélectionnez ce format pour des instantanés haute résolution prêts pour l’impression physique ou la diffusion par e-mail.

III. Imprimer via l’export

Comme ProjectLibre Cloud est une solution d’entreprise fonctionnant dans le navigateur, la manière la plus fiable d’imprimer est de :

1. Configurer les colonnes de votre tableur pour afficher exactement ce que vous voulez sur la page.

2. Sélectionner Excel ou PDF comme format d’export.

3. Cliquer sur Télécharger.

4. Ouvrir le fichier téléchargé et utiliser les paramètres d’impression de votre logiciel local (tels que « Ajuster à une page » ou « Orientation Paysage ») pour finaliser la copie papier.

IV. Manipulation des données dans Excel

Pour les utilisateurs avancés, l’export vers Excel ouvre un monde de possibilités au-delà de l’interface PM standard :

• Tableaux croisés dynamiques personnalisés : créez des synthèses complexes d’allocation des ressources.

• Reporting externe : combinez les données de ProjectLibre avec les données financières de votre logiciel de comptabilité.

• Édition en masse : bien que ProjectLibre 2.0 prenne en charge de puissantes fonctions d’IA et d’édition en ligne, certains utilisateurs préfèrent les fonctionnalités natives d’Excel pour un nettoyage massif des données avant de les réimporter.

Astuce : le secret de « l’impression propre »

Avant d’exporter pour une présentation, utilisez l’outil Zoom to Fit sur le diagramme de Gantt et masquez les colonnes inutiles à l’aide du panneau latéral Configuration des champs. Cela garantit que votre fichier exporté est concis et lisible pour les parties prenantes qui n’ont pas forcément besoin de voir des champs techniques comme « Marge totale » ou « Type de contrainte ».

Filtrer et trier les données de portefeuille ou de projet

Regarder : Vidéo : Filtrer et trier

Trier et filtrer les données

ProjectLibre 2.0 fournit des outils simplifiés pour organiser et isoler vos données de projet. Ces fonctions sont principalement utilisées dans les vues tableur, telles que le Diagramme de Gantt, le Pool de ressources et le Portefeuille, pour vous aider à trouver rapidement une information précise.

I. Filtrer les données

La fonction Filtre vous permet de masquer temporairement les lignes qui ne répondent pas à des critères précis. C’est essentiel pour gérer de grands projets comportant des centaines de tâches ou de ressources.

• Comment filtrer : cliquez sur l’icône Filtre (généralement dans la barre d’outils supérieure ou dans l’en-tête du tableur). Cela active les champs de saisie du filtre.

• Appliquer un filtre : saisissez votre critère de recherche directement dans le champ de l’en-tête.

• Exemple : dans la Liste des ressources, si vous souhaitez ne voir que les ressources dont le nom commence par la lettre « C », saisissez simplement « C » dans le champ de filtre Nom. La vue s’actualise instantanément pour n’afficher que les entrées correspondantes.

II. Trier les données

Le tri vous permet de réordonner les lignes de votre tableur selon un point de donnée précis, comme des dates chronologiques ou des noms alphabétiques.

• Comment trier : il n’y a pas de bouton « Trier » dédié dans la barre d’outils. Le tri s’effectue directement sur les en-têtes du tableur.

• Le mécanisme de bascule :

  • Cliquez une fois sur un en-tête (par exemple, Date de début) pour trier les lignes par ordre croissant.

  • Cliquez à nouveau sur le même en-tête pour inverser le tri en ordre décroissant.

Tri par Date de début, ordre croissant

Tri par Date de début, ordre décroissant

• Indicateurs visuels : ProjectLibre 2.0 fournit deux signaux clairs indiquant qu’un tri est actif :

  1. Flèche d’en-tête : une petite icône de flèche apparaît dans l’en-tête du tableur sur lequel vous avez cliqué, indiquant le sens du tri (vers le haut pour croissant, vers le bas pour décroissant).

  2. Icône rouge d’activation : une icône rouge apparaît à l’extrême gauche de l’écran. Elle sert d’indicateur global signalant que la vue actuelle est triée et ne suit peut-être plus l’ordre par défaut des ID du projet.

III. Points clés à retenir

• Spécifique à la vue : le tri et le filtrage n’affectent que votre vue actuelle. Réordonner vos tâches par « Date de fin » dans le tableur du Gantt ne changera pas la hiérarchie structurelle de votre projet dans la vue WBS.

• Effacer les tris : pour revenir à la structure par défaut du projet (ordonnée par ID de tâche), cliquez sur l’en-tête trié actif jusqu’à ce que l’icône de tri disparaisse, ou actualisez la vue.

• Trier par date : trier par dates de Début ou de Fin est l’un des moyens les plus efficaces d’identifier « ce qui arrive ensuite » sans faire défiler manuellement un long planning.

Astuce : analyse multi-niveaux

Utilisez Filtre et Tri ensemble pour une efficacité maximale. Par exemple, filtrez votre Pool de ressources sur un service précis, puis triez par « Tarif standard » pour identifier rapidement les ressources les plus coûteuses de ce groupe.

Formats de date et de devise selon le pays

Bientôt disponible : choisissez des options de formatage de date et de devise selon le pays.

Sélectionner un format de date et une devise selon le pays

ProjectLibre offre un moyen pratique de définir votre devise et votre format de date selon la convention de votre pays. La saisie des dates passera ainsi de JJ/MM/AAAA à MM/JJ/AAAA, ainsi que la devise affichée.

Accédez à l’administration :

• Cliquez sur Préférences de l’application.
• Choisissez le paramètre Date/Devise selon le pays.
• La zone Paramètres régionaux Date/Devise est une liste déroulante où vous pouvez sélectionner le pays et la langue. Cela définira aussi la devise. L’exemple dans l’image est Français (France), qui serait différent de Français (Canada).
• Sélectionner votre pays ajustera automatiquement le format de date dans ProjectLibre pour correspondre à la convention la plus courante dans ce pays.
• Par exemple, si vous choisissez Anglais (États-Unis) : le format de date sera MM/JJ/AAAA (mois/jour/année) et la devise sera $. Si vous choisissez Français (France), il passera à JJ/MM/AAAA et la devise sera €.
• En suivant ces étapes, vous pouvez facilement vous assurer que ProjectLibre affiche les dates dans le format qui vous est le plus familier et pratique selon l’endroit où vous vous trouvez.