Nastavenie polí

Nastavenie polí je výkonný nástroj prispôsobenia v ProjectLibre Cloud, ktorý vám umožňuje presne určiť, aké údaje sa zobrazujú v prostredí vášho projektu. Či už sa pozeráte na tabuľku alebo na grafický diagram, tento nástroj zaisťuje, že vidíte len informácie relevantné pre vašu aktuálnu úlohu.

I. Prístup k nastaveniu

Ak chcete otvoriť bočný panel nastavenia, kliknite na ikonu ozubeného kolesa (⚙️) v pravom hornom rohu rozhrania. Tento bočný panel ponúka dva hlavné spôsoby práce s údajmi:

• Zobrazenie aktívnych polí: V predvolenom stave panel uvádza všetky polia aktívne v aktuálnom zobrazení. Platí to pre tabuľky v Ganttovom diagrame, Fonde zdrojov a Portfóliu, ako aj pre údaje zobrazené v uzloch WBS a sieťového diagramu.

• Režim Spravovať: Kliknutím na odkaz Spravovať navrchu panela otvoríte celú súpravu nástrojov na prispôsobenie, ktorá umožňuje upraviť zobrazenie.

II. Prispôsobenie zobrazenia

Po prejdení do režimu Spravovať sa panel rozšíri a vpravo zobrazí knižnicu Dostupné polia.

Pridávanie a usporiadanie polí

• Pridanie polí: Ak chcete do zobrazenia pridať nový údaj, nájdite požadované pole v zozname „Dostupné polia“ a potiahnite ho do zoznamu „Aktívne polia“ vľavo.

• Usporiadanie polí: V zozname „Aktívne polia“ môžete pomocou potiahnutia a pustenia zmeniť poradie, v akom sa stĺpce zobrazujú v tabuľke (alebo poradie údajov v uzle WBS/sieťového diagramu). Posunutím poľa vyššie v zozname ho posunete ďalej vľavo v tabuľkovom zobrazení.

Organizácia knižnice

Knižnica „Dostupné polia“ môže byť rozsiahla. Aby ste rýchlo našli to, čo potrebujete, môžete polia usporiadať podľa:

• Skupiny: Kategórie ako „Hlavné“, „Pôvodné plány“, „Skutočnosť“, „Kalendár“ alebo „Poznámky“.

• Typu: Formát údajov, napríklad „Dátum“, „Trvanie“, „Mena“ alebo „Text“.

• Vyhľadávania: Pomocou vyhľadávacieho poľa navrchu knižnice nájdete konkrétne pole podľa názvu.

III. Vplyv na grafické zobrazenia

Hoci Nastavenie polí priamo mení stĺpce v tabuľkových zobrazeniach, zároveň určuje obsah vizuálnych uzlov:

• Diagramy WBS a sieťové diagramy: Prvé polia v zozname „Aktívne polia“ zvyčajne vyplnia informačné rámčeky (uzly) v týchto diagramoch.

• Konzistentné údaje: Zmeny vykonané tu sa prejavia v celom systéme — ak do Ganttovho diagramu pridáte vlastné pole „Riziko“, uvidíte ho aj v rozložení WBS.

Tip: Konzistencia vo viacerých zobrazeniach

Pre rôzne fázy projektu môžete vytvoriť konkrétne zoznamy polí. Napríklad použite zoznam „Plánovanie“ zameraný na Trvanie a Predchodcov a počas fázy realizácie prejdite na zoznam „Realizácia“ zameraný na Skutočné náklady a Percento dokončenia.

Tlač a export údajov

ProjectLibre Cloud poskytuje robustný nástroj Exportovať údaje, ktorý slúži ako hlavná metóda na tlač informácií o projekte aj na extrakciu údajov na externé spracovanie. Namiesto tradičného tlačidla „Tlačiť“ systém používa presné exporty, vďaka ktorým vaše údaje zostanú štruktúrované a budú pôsobiť profesionálne.

I. Prístup k nástroju exportu

Ak chcete začať export alebo pripraviť dokument na tlač, kliknite na ikonu Exportovať údaje (šípka vychádzajúca zo štvorca) na pravom konci hlavnej nástrojovej lišty.

II. Možnosti konfigurácie

Po kliknutí na ikonu exportu sa zobrazí dialóg Exportovať údaje s viacerými parametrami na prispôsobenie výstupu:

• Zobrazenie na export: Môžete exportovať údaje z aktuálneho aktívneho zobrazenia (napríklad Ganttov diagram, Fond zdrojov alebo Portfólio).

• Polia na export:

  • Aktívne polia: Exportuje len stĺpce aktuálne viditeľné v tabuľke (podľa vášho Nastavenia polí). Toto je najlepšia možnosť na prehľadnú, zacielenú tlač.

  • Všetky polia: Extrahuje každý jednotlivý údaj spojený s úlohami alebo zdrojmi na hĺbkový audit.

• Formát súboru:

  • Excel (.xlsx): Preferovaný formát na spracovanie údajov, zložité výpočty a tvorbu vlastných grafov.

  • CSV (.csv): Univerzálny textový formát ideálny na import vašich projektových údajov do iných podnikových systémov alebo databáz.

  • PDF: (ak je dostupné) Vyberte tento formát pre snímky vo vysokom rozlíšení pripravené na fyzickú tlač alebo distribúciu e-mailom.

III. Tlač prostredníctvom exportu

Pretože ProjectLibre Cloud je podnikové riešenie bežiace v prehliadači, najspoľahlivejší spôsob tlače je:

1. Nastaviť stĺpce tabuľky tak, aby na stránke zobrazovali presne to, čo chcete.

2. Vybrať ako formát exportu Excel alebo PDF.

3. Kliknúť na Download.

4. Otvoriť stiahnutý súbor a pomocou nastavení tlače vášho lokálneho softvéru (napríklad „Prispôsobiť na jednu stránku“ alebo „Orientácia na šírku“) dokončiť papierovú kópiu.

IV. Spracovanie údajov v Exceli

Pre pokročilých používateľov otvára export do Excelu svet možností nad rámec štandardného rozhrania PM:

• Vlastné kontingenčné tabuľky: Vytvárajte zložité súhrny alokácie zdrojov.

• Externý reporting: Kombinujte údaje ProjectLibre s finančnými údajmi z vášho účtovného softvéru.

• Hromadné úpravy: Hoci ProjectLibre 2.0 podporuje výkonné úpravy pomocou AI a priamo v riadku, niektorí používatelia pred opätovným importom dávajú prednosť natívnym funkciám Excelu na rozsiahle čistenie údajov.

Tip: Tajomstvo „čistej tlače“

Pred exportom na prezentáciu použite na Ganttovom diagrame nástroj Zoom to Fit a skryte nepotrebné stĺpce pomocou bočného panela Nastavenie polí. Tým zaistíte, že exportovaný súbor bude stručný a čitateľný pre zainteresované strany, ktoré nemusia potrebovať vidieť technické polia ako „Celková časová rezerva“ alebo „Typ obmedzenia“.

Filtrovanie a zoraďovanie údajov portfólia alebo projektu

Pozrite si video: Video: Filter and Sort

Zoraďovanie a filtrovanie údajov

ProjectLibre 2.0 poskytuje zjednodušené nástroje na organizáciu a izoláciu údajov vášho projektu. Tieto funkcie sa používajú predovšetkým v tabuľkových zobrazeniach, ako je Ganttov diagram, Fond zdrojov a Portfólio, aby ste rýchlo našli konkrétne informácie.

I. Filtrovanie údajov

Funkcia Filter umožňuje dočasne skryť riadky, ktoré nespĺňajú konkrétne kritériá. Je to nevyhnutné na správu veľkých projektov so stovkami úloh alebo zdrojov.

• Ako filtrovať: Kliknite na ikonu Filter (zvyčajne v hornej nástrojovej lište alebo v záhlaví tabuľky). Tým sa aktivujú vstupné polia filtra.

• Použitie filtra: Zadajte kritériá vyhľadávania priamo do poľa v záhlaví.

• Príklad: Ak chcete v zozname zdrojov vidieť len zdroje, ktorých názvy začínajú písmenom „C“, jednoducho zadajte „C“ do filtrovacieho poľa Názov. Zobrazenie sa okamžite obnoví a zobrazí len zodpovedajúce položky.

II. Zoraďovanie údajov

Zoraďovanie umožňuje usporiadať riadky tabuľky podľa konkrétneho údaja, napríklad chronologických dátumov alebo abecedných názvov.

• Ako zoraďovať: V nástrojovej lište nie je vyhradené tlačidlo „Zoradiť“. Zoraďovanie sa vykonáva priamo na záhlaviach tabuľky.

• Prepínanie smeru:

  • Jedno kliknutie na záhlavie (napríklad Dátum začiatku) zoradí riadky vzostupne.

  • Ďalšie kliknutie na to isté záhlavie obrátí zoradenie na zostupné.

Zoradenie podľa poľa Dátum začiatku vzostupne

Zoradenie podľa poľa Dátum začiatku zostupne

• Vizuálne indikátory: ProjectLibre 2.0 poskytuje dva jasné signály, že je zoradenie aktívne:

  1. Šípka v záhlaví: V záhlaví tabuľky, na ktoré ste klikli, sa zobrazí malá ikona šípky udávajúca smer zoradenia (nahor pre vzostupné, nadol pre zostupné).

  2. Červená aktivačná ikona: Na ľavom okraji obrazovky sa zobrazí červená ikona. Slúži ako globálny indikátor, že aktuálne zobrazenie je zoradené a nemusí zodpovedať predvolenému poradiu podľa ID projektu.

III. Dôležité súvislosti

• Platí len pre zobrazenie: Zoraďovanie a filtrovanie ovplyvňujú len aktuálne zobrazenie. Usporiadanie vašich úloh podľa poľa „Dátum dokončenia“ v tabuľke Ganttovho diagramu nezmení štrukturálnu hierarchiu vášho projektu v zobrazení WBS.

• Zrušenie zoradenia: Ak sa chcete vrátiť k predvolenej štruktúre projektu (podľa ID úlohy), klikajte na aktívne zoradené záhlavie, kým ikona zoradenia nezmizne, alebo zobrazenie obnovte.

• Zoraďovanie podľa dátumu: Zoraďovanie podľa dátumu Začiatok alebo Dokončenie je jeden z najefektívnejších spôsobov, ako zistiť, „čo sa chystá ďalej“, bez manuálneho prechádzania dlhým harmonogramom.

Tip: Viacúrovňová analýza

Používajte Filter a Zoradiť spolu pre maximálnu efektivitu. Napríklad vyfiltrujte Fond zdrojov podľa konkrétneho oddelenia a potom zoraďte podľa „Štandardná sadzba“, aby ste rýchlo identifikovali najnákladnejšie zdroje v danej skupine.

Formáty dátumu a meny podľa krajiny

Pripravujeme: výber možností formátovania dátumu a meny podľa konkrétnej krajiny.

Výber formátu dátumu a meny podľa krajiny

ProjectLibre ponúka praktický spôsob, ako nastaviť menu a formát dátumu podľa konvencie vašej krajiny. Tým sa zmení formát zadávania dátumu z DD/MM/RRRR na MM/DD/RRRR a tiež zobrazená mena.

Otvorte Správu:

• Kliknite na Application Preferences.
• Vyberte nastavenie Date/Currency podľa krajiny.
• Pole Date/Currency Locale je rozbaľovacia ponuka, kde vyberiete krajinu a jazyk. Tým sa nastaví aj mena. Na obrázku je ako príklad francúzština (Francúzsko), ktorá sa líši od francúzštiny (Kanada).
• Výberom vašej krajiny sa formát dátumu v ProjectLibre automaticky upraví podľa konvencie, ktorá je v danej krajine najbežnejšia.
• Príklad: ak vyberiete angličtinu (Spojené štáty), formát dátumu bude MM/DD/RRRR (mesiac/deň/rok) a mena bude $. Ak vyberiete francúzštinu (Francúzsko), zmení sa na DD/MM/RRRR a mena bude €.
• Dodržaním týchto krokov jednoducho zaistíte, že ProjectLibre zobrazuje dátumy vo formáte, ktorý je pre vás vo vašej krajine najznámejší a najpraktickejší.